蔡雯玨

【摘 要】外貿(mào)函電旨在培養(yǎng)學(xué)生掌握外貿(mào)函電的基本原則，在業(yè)務(wù)中能夠利用函電和客戶(hù)進(jìn)行業(yè)務(wù)磋商和履行。傳統(tǒng)的外貿(mào)函電教學(xué)存在的諸多問(wèn)題使其教學(xué)無(wú)法達(dá)到這種教學(xué)效果，因?yàn)檫^(guò)于重視理論知識(shí)，但實(shí)際運(yùn)用能力卻不盡如人意，畢業(yè)生到了工作崗位后運(yùn)用英語(yǔ)進(jìn)行國(guó)際商務(wù)溝通能力不強(qiáng)，無(wú)法適應(yīng)社會(huì)與企業(yè)的需要。外貿(mào)函電課程必須從教學(xué)理念、教學(xué)方法與手段、教學(xué)環(huán)境等方面進(jìn)行創(chuàng)新和改革。文章以外貿(mào)開(kāi)發(fā)信寫(xiě)作為例對(duì)外貿(mào)函電課程的教學(xué)內(nèi)容和手段的創(chuàng)新提出了一些建議。

【關(guān)鍵詞】外貿(mào)函電；模板化教學(xué)；客戶(hù)開(kāi)發(fā)

一、外貿(mào)函電課程教學(xué)現(xiàn)狀

作為一名高職院校國(guó)際貿(mào)易實(shí)務(wù)專(zhuān)業(yè)的教師，本人深刻的意識(shí)到“重理論，輕實(shí)踐”是目前高職院校國(guó)貿(mào)專(zhuān)業(yè)在外貿(mào)函電課程教學(xué)中存在的普遍問(wèn)題。由于教學(xué)大多還是只停留在理論層面，學(xué)生很難從課本的案例中體會(huì)外貿(mào)工作的真實(shí)環(huán)境。造成這一結(jié)果的主要原因是教師本身缺乏足夠的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)，甚至有些是從英語(yǔ)教師轉(zhuǎn)型而來(lái)或兼任；所以長(zhǎng)期以來(lái)外貿(mào)函電教學(xué)一直是以學(xué)習(xí)書(shū)本上的模板信函為主，花大量的時(shí)間和精力在研究信函的句型和詞匯運(yùn)用上。但對(duì)于這樣的信函到底能收到什么樣的功效，沒(méi)有人真正研究過(guò)；而且在真實(shí)的工作環(huán)境中這樣模板化教學(xué)中學(xué)到的知識(shí)是應(yīng)付不了和外商的業(yè)務(wù)往來(lái)的。

另一方面，這樣的教學(xué)模式對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)這就意味著課堂上要花大部分時(shí)間作大量筆記，理解信函意思，翻譯句子；課后花大量精力去消化課堂筆記，熟悉詞組句型。這種“填鴨式”拘泥于寫(xiě)作訓(xùn)練或翻譯閱讀訓(xùn)練的單一教學(xué)模式大大降低了學(xué)生課堂學(xué)習(xí)的效果，也影響到他們的學(xué)習(xí)興趣。

二、外貿(mào)函電課程的改革目標(biāo)

學(xué)生在教學(xué)過(guò)程中切實(shí)感受到具體的商務(wù)工作場(chǎng)景，身臨其境的接受任務(wù)，分析問(wèn)題，解決問(wèn)題。改變郵件寫(xiě)得過(guò)長(zhǎng)，沒(méi)有明確的主題，長(zhǎng)篇大論的公司或工廠(chǎng)介紹這些外貿(mào)函電中的通病。要讓學(xué)生了解到即使你的郵件寫(xiě)得四平八穩(wěn)，語(yǔ)法精到，整篇下來(lái)沒(méi)有任何錯(cuò)誤，在大學(xué)里可以拿滿(mǎn)分的作文，客人收到以后，還是怎么看怎么別扭。要解決這些問(wèn)題必須要忘記中國(guó)人的行文和思維方式，要按歐美人的習(xí)慣去思考問(wèn)題和寫(xiě)郵件，這樣才能讓客人把你當(dāng)成同類(lèi)。

三、以外貿(mào)開(kāi)發(fā)信寫(xiě)作為例

無(wú)論是傳統(tǒng)貿(mào)易還是電子商務(wù)逐漸盛行的當(dāng)下，開(kāi)發(fā)信都外貿(mào)業(yè)務(wù)是流程中的第一步，對(duì)于完全陌生的客戶(hù)，開(kāi)發(fā)信是你留給客戶(hù)的第一印象。能夠?qū)懸环鈨?nèi)容完整、語(yǔ)言流暢并且不失禮節(jié)的開(kāi)發(fā)信對(duì)于很多業(yè)務(wù)員來(lái)說(shuō)并不困難；但是如果從開(kāi)發(fā)信的回復(fù)率上來(lái)看，結(jié)果并不理想。很多業(yè)務(wù)員每天發(fā)送的開(kāi)發(fā)信數(shù)量并不少，但是能夠收到回復(fù)的寥寥無(wú)幾；而在這些回復(fù)郵件中，最終能成交的更少之又少。那么是什么原因?qū)е逻@些開(kāi)發(fā)信沒(méi)有引起客戶(hù)的關(guān)注呢？

本節(jié)教學(xué)內(nèi)容主要包括兩個(gè)方面尋找目標(biāo)客戶(hù)和開(kāi)發(fā)信寫(xiě)作。因?yàn)殚_(kāi)發(fā)信不能盲目的發(fā)送，必須要有明確的潛在客戶(hù)作為對(duì)象，所以尋找目標(biāo)客戶(hù)是必要環(huán)節(jié)，也是在開(kāi)發(fā)信寫(xiě)作講解之前必須要讓學(xué)生了解的內(nèi)容。

傳統(tǒng)尋找客戶(hù)的途徑中最為有效的一定是參展，但是參展由于時(shí)間的局限性和費(fèi)用較高，不可能在日常工作中每天使用?；ヂ?lián)網(wǎng)彌補(bǔ)了這些不足，比如利用搜索引擎e.g. Google和B2B網(wǎng)站e.g. Alibaba.com。所以在教學(xué)過(guò)程中，著重介紹這兩種方式下如何定位目標(biāo)客戶(hù)。

（一）利用搜索引擎

以目前眾多搜索引擎中使用量和訪(fǎng)問(wèn)量最大的Google為例，很多人并不知道如何真正有效的利用Google，所以總是找不到目標(biāo)客戶(hù)。在教學(xué)過(guò)程中，向?qū)W生介紹一些使用Google的技巧，幫助他們?nèi)蘸笤诠ぷ髦心軌蚩焖儆行У恼业侥繕?biāo)客戶(hù)，歸納一下，主要有以下幾個(gè)方面：

（1）學(xué)會(huì)使用各國(guó)的Google網(wǎng)址

（2）設(shè)置有效靈活的搜索關(guān)鍵詞

（二）B2B網(wǎng)站

最好能夠使用付費(fèi)的B2B網(wǎng)站，畢竟這些公司會(huì)在廣告和開(kāi)發(fā)上投入較高的預(yù)算。針對(duì)這個(gè)內(nèi)容在教學(xué)過(guò)程中，需要利用一定時(shí)間向?qū)W生演示如何使用Alibaba國(guó)際站資源。

但是無(wú)論是搜索引擎還是B2B網(wǎng)站，關(guān)鍵詞的設(shè)置對(duì)于能否準(zhǔn)確的定位目標(biāo)起到了決定性的作用；設(shè)置關(guān)鍵詞不能過(guò)于狹窄，特別是同一中文意思，對(duì)應(yīng)的英語(yǔ)可能有幾種，所以不能只限定于一個(gè)英語(yǔ)關(guān)鍵詞；各國(guó)對(duì)于同一種產(chǎn)品，叫法也不統(tǒng)一，所以要先對(duì)各國(guó)行情做好調(diào)研。

通過(guò)上述途徑確定你的目標(biāo)客戶(hù)后，才能開(kāi)始寫(xiě)開(kāi)發(fā)信。但是傳統(tǒng)的外貿(mào)函電教學(xué)中，開(kāi)發(fā)信的內(nèi)容過(guò)于模板化，這樣的教學(xué)方式對(duì)學(xué)生將來(lái)走上工作崗位幫助甚微，所以必須要改變。那么在實(shí)際業(yè)務(wù)中，能夠獲得較高回復(fù)率的開(kāi)發(fā)信具備了哪些要素呢？以下幾個(gè)方面不能忽略：

（1）開(kāi)發(fā)信標(biāo)題的設(shè)置：避免模板化標(biāo)題，能夠吸引別人的眼球（通過(guò)比較兩組標(biāo)題，分析兩組標(biāo)題的利弊）。

（2）精簡(jiǎn)的篇幅：冗長(zhǎng)的開(kāi)發(fā)信往往會(huì)令客戶(hù)失去閱讀的興趣（通過(guò)引入兩封郵件，比較未縮減和縮減之后的開(kāi)發(fā)信的區(qū)別）。

（3）直奔主題。

（4）避免在郵件主體內(nèi)容中設(shè)置過(guò)多的圖片和鏈接。

除了這些意外，一些細(xì)節(jié)也不能忽視，比如郵件稱(chēng)呼要避免使用籠統(tǒng)稱(chēng)呼，會(huì)給客戶(hù)造成是群發(fā)郵件的印象；郵件結(jié)尾簽名要完整，盡可能多的讓客戶(hù)了解你方的信息；重要的信息盡量不要用附件形式發(fā)送給客戶(hù)，有可能因?yàn)閼峙赂郊y帶病毒而不打開(kāi)閱讀；開(kāi)發(fā)信中盡量要讓客戶(hù)能夠回想或者聯(lián)系起之前的交往經(jīng)歷，不然容易被當(dāng)成垃圾郵件；以及商務(wù)信函寫(xiě)作的4C原則在開(kāi)發(fā)信中的應(yīng)用。

以上所談的只是寫(xiě)一封合格開(kāi)發(fā)信的要求，如果想讓你的開(kāi)發(fā)信更上一個(gè)臺(tái)階，更準(zhǔn)確的抓住客戶(hù)的心理，開(kāi)發(fā)信還可以用群組的形式發(fā)送，過(guò)程大致如下：

第一封籠統(tǒng)的介紹企業(yè)概況和產(chǎn)品的郵件，詢(xún)問(wèn)客戶(hù)的合作意圖，以此作為敲門(mén)磚；

第二封郵件針對(duì)客戶(hù)所在的特定市場(chǎng)推薦幾款典型產(chǎn)品或者暢銷(xiāo)產(chǎn)品，最好能附加圖片，使客戶(hù)有更直觀(guān)的感受；endprint

第三封郵件可以針對(duì)簽名推薦的一兩款產(chǎn)品向客戶(hù)直接報(bào)價(jià)，試探客戶(hù)的反應(yīng)；

如果客戶(hù)有回復(fù)，第四封郵件可以附上關(guān)于產(chǎn)品的一些測(cè)試報(bào)告，認(rèn)證等；

如果還有回復(fù)，在下一封郵件中可以介紹工廠(chǎng)的生產(chǎn)能力和設(shè)備，也可以歡迎客戶(hù)來(lái)驗(yàn)廠(chǎng)。

這種方式既避免了每一封郵件過(guò)長(zhǎng)的問(wèn)題，又可以有連續(xù)追蹤的效果；后一封郵件是對(duì)前一封郵件的遞進(jìn)，可以逐漸調(diào)動(dòng)客戶(hù)的興趣，將潛在客戶(hù)逐步轉(zhuǎn)化為真實(shí)客戶(hù)。

本節(jié)內(nèi)容的理論教學(xué)完成后，還可以給學(xué)生布置一些課后任務(wù)，比如熟悉利用搜索引擎和B2B網(wǎng)站找客戶(hù)的方法，還有一些郵件發(fā)送技巧，可以安排1課時(shí)在實(shí)訓(xùn)室讓學(xué)生直接上機(jī)操作。

四、外貿(mào)函電課程教學(xué)方法匯總

（一）情境教學(xué)

在模擬的工作環(huán)境中，由學(xué)生扮演角色來(lái)體驗(yàn)工作過(guò)程、學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，提高外貿(mào)英語(yǔ)的語(yǔ)言運(yùn)用能力。這種情況的教學(xué)程序是：教師圍繞教學(xué)目標(biāo)設(shè)計(jì)教學(xué)活動(dòng)，進(jìn)而創(chuàng)設(shè)模擬情境，介紹職業(yè)角色和工作過(guò)程，然后組織學(xué)生扮演職業(yè)角色，反思、總結(jié)工作過(guò)程、整理知識(shí)，最后加以鞏固。例如寫(xiě)推銷(xiāo)信時(shí)，可以模擬廣交會(huì)的情形，讓學(xué)生搜集語(yǔ)言材料，進(jìn)入職業(yè)角色進(jìn)行情境對(duì)話(huà)來(lái)介紹公司和產(chǎn)品，最后由老師匯集點(diǎn)評(píng)學(xué)生的材料，介紹推銷(xiāo)信的寫(xiě)作技巧，寫(xiě)作要點(diǎn)及常用的表達(dá)方法，使知識(shí)系統(tǒng)化，進(jìn)而布置鞏固性作業(yè)并加以矯正。同樣，在學(xué)習(xí)詢(xún)問(wèn)交易條件、磋商交易條件的信函時(shí)，也可以采用模擬談判、角色扮演的教學(xué)方式。

（二）軟件模擬

利用外貿(mào)業(yè)務(wù)模擬軟件，使學(xué)生置身于仿真的國(guó)際市場(chǎng)環(huán)境中從事進(jìn)出口操作，學(xué)生對(duì)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有個(gè)更清晰、切實(shí)的感受，在具體的環(huán)境中教授外貿(mào)函電寫(xiě)作，更能使學(xué)生思維活躍、縝密，促使其選擇適當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言清楚、簡(jiǎn)潔、禮貌地表達(dá)所想，更好地理解專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)所代表和蘊(yùn)涵的意義，實(shí)現(xiàn)語(yǔ)言學(xué)習(xí)、商務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)和實(shí)踐的良好結(jié)合，培養(yǎng)了學(xué)生的商務(wù)交際能力。利用外貿(mào)業(yè)務(wù)軟件開(kāi)展教學(xué)同時(shí)也滿(mǎn)足了學(xué)生個(gè)性化學(xué)習(xí)的需要，學(xué)生根據(jù)自己的需要和興趣進(jìn)行學(xué)習(xí)，教師提供針對(duì)學(xué)生個(gè)體的幫助輔導(dǎo)，這種個(gè)性化的服務(wù)更能促進(jìn)學(xué)生知識(shí)的建構(gòu)。

（三）外貿(mào)資源平臺(tái)

利用外貿(mào)資源平臺(tái)讓學(xué)生嘗試真實(shí)的溝通。讓學(xué)生在諸如阿里巴巴國(guó)際站，環(huán)球資源等主流的外貿(mào)資源平臺(tái)上搜尋真實(shí)的產(chǎn)品資料和客戶(hù)信息。

五、結(jié)語(yǔ)

外貿(mào)函電課程作為國(guó)際貿(mào)易實(shí)務(wù)專(zhuān)業(yè)的核心課程，教學(xué)效果的好壞直接影響到學(xué)生今后進(jìn)入工作崗位的表現(xiàn)。以上這些改革和創(chuàng)新是已經(jīng)經(jīng)過(guò)了一段時(shí)間的教學(xué)實(shí)踐驗(yàn)證的，證明能有效地激發(fā)學(xué)生參與課堂教學(xué)的積極性，突出學(xué)生在教學(xué)活動(dòng)中的主體地位，加深了學(xué)生對(duì)所學(xué)知識(shí)的理解和記憶，并對(duì)自身不足之處給予充分的認(rèn)識(shí)。當(dāng)然今后在該課程的教學(xué)中還有很大的提升空間，教師本身還應(yīng)該利用業(yè)余時(shí)間到企業(yè)中了解行業(yè)最新動(dòng)向以及搜集行業(yè)案例，以便充實(shí)今后的教學(xué)內(nèi)容。

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