高職高專檔案管理信息化的建設(shè)關(guān)鍵點分析

朱曉光

[摘 要]就高職高專院校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行討論，闡述了檔案管理信息化建設(shè)的限制因素，找到了觀念轉(zhuǎn)變、資金多投、檔案安全系統(tǒng)健全、等促進(jìn)信息化建設(shè)快速發(fā)展的詳細(xì)策略。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化建設(shè)；管理隊伍

近年來，受“科教興國”與“人才強國”戰(zhàn)略影響，高等職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展迅速[1]。十七大中提出的培養(yǎng)高素質(zhì)人才戰(zhàn)略，對高職教育起到了巨大的推動作用。高職教育的進(jìn)步意味著各種類別、形式的檔案數(shù)量也顯著增長，這些資料信息對于高職高專院校各項工作的實施有著重要意義。如果保管不當(dāng)造成丟失或毀損，一定會對高職教育事業(yè)造成無法彌補的損失。所以，找出高職院校檔案管理信息化方面的不足，討論怎樣促進(jìn)高職高專院校檔案管理信息化建設(shè)，意義重大。

1.檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.1檔案管理隊伍整體素質(zhì)偏低

目前，大部分高職院校都不具備高素質(zhì)、高效率的檔案管理專業(yè)團(tuán)隊。其一，檔案管理人員在受教育程度、知識水平、年齡比例、職稱結(jié)構(gòu)方面都存在不合理現(xiàn)象；其二，高職院校中兼職檔案管理者基本上都沒有進(jìn)行過專業(yè)的培訓(xùn)，對于檔案管理和檔案信息化建設(shè)方面的知識技能掌握不夠熟悉。

1.2基礎(chǔ)設(shè)施簡陋

檔案信息化建設(shè)是基于完整的先進(jìn)軟硬件設(shè)備基礎(chǔ)上實現(xiàn)的，還需配置容量較高的服務(wù)器和獨立計算機，需要研發(fā)專業(yè)性管理系統(tǒng)，還需提供相關(guān)輔助類硬件，包括刻錄機、掃描儀等。大部分高職院校都是提升中專學(xué)校而成，或者是大、中專學(xué)校合并形成，現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施簡陋單薄，就算想盡辦法取得資金實施建設(shè)，基本上也只是利用在教學(xué)、科研聯(lián)系密切的項目，所以大部分高職院校檔案設(shè)備非常欠缺。

1.3管理體制混亂

高職院校中的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”原則并未貫徹落實。當(dāng)下，部分地方政府對高職院校檔案管理工作不夠重視，除了必要的會議通知或培訓(xùn)通知，幾乎不會涉及學(xué)校檔案工作。并且，高職院校中的檔案管理制度也不夠完善。甚至有些沒有專門的檔案管理部門，全部交由別的部門代管[2]。

1.4數(shù)字化建設(shè)水平低

沒有網(wǎng)絡(luò)管理的檔案室，數(shù)字化管理方面完全空白；即使實施網(wǎng)絡(luò)計算機管理，數(shù)字化水平也并不高。并且，有些高職院校檔案室雖然達(dá)到了數(shù)字化水平，但僅限于院校內(nèi)部，與外界隔斷，這種數(shù)字化也不是實際意義上的數(shù)字化管理。

1.5檔案信息的開發(fā)利用不足

檔案是一種累加性的事物，只增不減，導(dǎo)致形成非常大的數(shù)額。目前的高職院校中，對于檔案資料基本上只是簡單的查詢和搜索，并沒有更深層次的應(yīng)用，所以檔案中所包含的信息還要深入挖掘。

2.檔案管理信息化的建設(shè)要點

2.1提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念

落后的思想觀念會阻礙檔案信息化管理的發(fā)展，例如，在一些高職高專院校中，部分領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念較為落后，不能做到與時俱進(jìn)、缺乏創(chuàng)新精神，認(rèn)識不到高職高專檔案管理信息化的重要性，不利于其發(fā)展。因此，在檔案管理信息化建設(shè)中首先要明確高職高專院校檔案的重要地位，以及檔案管理信息化建設(shè)的實際作用。檔案信息化建設(shè)的優(yōu)劣是評價高職院?，F(xiàn)代化水平的決定性標(biāo)準(zhǔn)。通過對其認(rèn)識的不斷提高，轉(zhuǎn)變原有的錯誤觀念，增強信息意識。在全新意識的領(lǐng)導(dǎo)下實施高職院校檔案信息化建設(shè)。另外，實施檔案管理信息化建設(shè)時，要遵循實際，根據(jù)實際情況實施建設(shè)。

2.2增加資金投入力度

高職高專院校檔案信息化建設(shè)需要諸多基本條件，包括計算機、軟硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、技術(shù)等。檔案信息化建設(shè)需要較大的投資和長期的堅持，見效非常慢，要增加檔案信息化建設(shè)的投入資金量，從而避免檔案信息化建設(shè)資金欠缺、供需不平衡的問題。檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，財政為主要力量。一方面，政府部門需依法提高高職院校教育經(jīng)費資金量，確保高職院校有充足的資金實施檔案信息電子化。另外，學(xué)校還應(yīng)多渠道籌資，應(yīng)用在檔案管理信息化建設(shè)方面。增加經(jīng)費投入量，促進(jìn)數(shù)據(jù)化要求和制度的實現(xiàn)，強化計算機軟硬件設(shè)備，為檔案信息化建設(shè)提供有力的支撐。

2.3完善檔案信息安全保障體系

高職高專院校檔案信息化的同時，檔案資料也被挖掘出更多的使用價值，安全性也變得越來越重要。檔案本身具有機密性，涉及到權(quán)限問題。但網(wǎng)絡(luò)自身又具有危險性，可能會受到來自不法分子、病毒、技術(shù)缺陷等多方面的威脅，因此必須保證檔案網(wǎng)絡(luò)的安全性。建立健全的信息安全管理系統(tǒng)，在高職高專院校檔案信息化建設(shè)方面起到保障作用。在相關(guān)信息安全性能系統(tǒng)問題上，第一要嚴(yán)格遵循國家及相關(guān)部門和學(xué)校實行的安全法規(guī)、制度。其二，研發(fā)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)時，提高安全意識。最后，整合現(xiàn)有的防護(hù)手段，綜合利用。

2.4加強檔案管理隊伍建設(shè)

實施高職高專院校檔案管理信息化，人才是重點。組建高水平檔案管理團(tuán)隊需要以檔案信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，管理人員的水平對檔案信息化建設(shè)實施影響較大。檔案信息化建設(shè)的相關(guān)者都應(yīng)熟悉掌握檔案管理相關(guān)的理論知識，以及計算機操作、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。組建檔案人員團(tuán)隊時，要注重檔案管理人員整體學(xué)歷層次的提高，促進(jìn)人員結(jié)構(gòu)合理化。在高職高專檔案人員建設(shè)中，要保持檔案團(tuán)隊人員的平均年齡處在一個比較適宜的范圍內(nèi)，不斷優(yōu)化檔案部門的職稱結(jié)構(gòu)，加快并不斷完善高職高專院校的檔案管理隊伍。

3.結(jié)束語

檔案在社會或?qū)W校中，都具有重要價值，因此實施有效的管理是非常必要的。本文通過對目前高職高專院校檔案信息化管理方面存在的問題入手，探尋相應(yīng)的解決措施，以期為高職高專院校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)步和發(fā)展提供依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫國哲.銀州區(qū)檔案局館加強汛期檔案安全管理[J].蘭臺世界：上旬，2013（9）：9.

[2]趙黎霞.中原經(jīng)濟(jì)區(qū)檔案資源選取標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)據(jù)庫設(shè)計[J].檔案管理，2013（5）：37-38.

課題：高職高專系部檔案信息化管理