趙滟

[摘 要]高校人事檔案管理目前還存在重身份管理輕崗位管理的現(xiàn)象，這不利于人事檔案的管理和高校的改革發(fā)展，需要進(jìn)行崗位管理?xiàng)l件下人事檔案管理的模式與方法變革。

[關(guān)鍵詞]高校；人事檔案；崗位管理

人事檔案是在人事檔案活動(dòng)中形成，記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷、德能勤績(jī)、工作表現(xiàn)，集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。高校人事檔案歷史地、全面地記載著高校人事干部及工勤人員的綜合信息，是學(xué)校考察、了解和正確選拔、使用高層次人才的重要依據(jù)，它具有現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、權(quán)威性等特征。高校人事檔案在人事考核、聘用、管理中發(fā)揮著不可替代的作用，管理好高校人事檔案對(duì)于教職員工自身的成長(zhǎng)和學(xué)校的發(fā)展至關(guān)重要，需要加強(qiáng)管理，提高管理水平和質(zhì)量。

一、目前高校人事檔案管理中存在的主要問題

重身份管理、輕崗位管理是目前高校人事檔案管理模式中存在的主要問題。我國(guó)高等教育在十年來進(jìn)行了重大改革，無論是教育規(guī)模還是教育質(zhì)量都得到了很大的提升，但是在高校人事檔案管理的模式和方法上改革創(chuàng)新力度不大，不能很好適應(yīng)高校的人事制度改革。目前大多數(shù)高校還是沿用以前的人事檔案管理模式，以身份管理為主，在人事檔案管理中以教職員工的身份來分類管理，建立干部檔案、工人檔案。這種管理模式是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的產(chǎn)物，對(duì)高校員工實(shí)行嚴(yán)格的身份管理，影響教職員工的年度考核和績(jī)效，阻礙人員效能的發(fā)揮，不能體現(xiàn)高校人事制度改革的成果。隨著高校人事制度的改革，對(duì)教職員工進(jìn)行崗位管理已是人事管理發(fā)展的方向。一些高校在人事檔案管理中不能及時(shí)跟上改革步伐，管理方式陳舊，影響教職員工定期的考核、聘用、晉級(jí)，不能發(fā)揮人事檔案管理服務(wù)高校教學(xué)、科研的功能，不能成為人事和組織部門的助手，弱化檔案部門在高校中的作用。

另外一方面，在高校人事檔案管理中也存在過分強(qiáng)調(diào)崗位管理，忽視甚至摒棄其他管理方式，這是與高校人事檔案管理不相符的。高校人事制度的改革影響到人事檔案管理的改革，一些高校按照高校人事改革的要求，在檔案管理模式和方法中借用人事管理的經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新檔案管理模式，但是一些檔案管理部門在管理中過分強(qiáng)調(diào)改革，忽視原有管理模式的經(jīng)驗(yàn)，造成檔案管理中的脫節(jié)和混亂。其他管理方式在人事檔案幾十年管理中發(fā)揮了重要功能，為上級(jí)組織部門對(duì)高校干部人才的考察和選拔起到了參謀和助手作用，為優(yōu)秀人才的成長(zhǎng)和發(fā)展起到了助推作用，一些好的做法和經(jīng)驗(yàn)仍有價(jià)值和意義。

二、高校人事檔案管理中實(shí)行崗位管理的意義

（一）實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、精細(xì)化

高校人事檔案管理的科學(xué)化、精細(xì)化一直是人事檔案管理部門追求的目標(biāo)，但傳統(tǒng)的身份管理模式則達(dá)不到相關(guān)要求。身份管理模式下的人事檔案管理一般是按照部門或者姓氏筆畫（拼音）進(jìn)行，其中按照部門管理的方式居多，便于檔案材料的收集整理歸類，便于檔案的利用和查詢。但是，這種管理方式在人事制度改革背景下存許多不足，主要就是不能實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、精細(xì)化。以部門歸檔、建檔雖然在搜集檔案材料時(shí)比較方便，但是不能很好體現(xiàn)出學(xué)校教職員工個(gè)體之間在德能勤績(jī)方面的差異，不能及時(shí)有效地為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策和組織人事部門的選撥、考核提供參考依據(jù)。人事檔案管理如果按學(xué)校所設(shè)崗位系列和職級(jí)進(jìn)行分類管理，則能及時(shí)梳理出學(xué)校教職員工的相關(guān)信息，能體現(xiàn)出教職員工個(gè)體之間在德能勤績(jī)方面的差異，使得專技、職員、工勤之間的比例，教授的數(shù)量和質(zhì)量等信息直觀化，實(shí)現(xiàn)人才檔案管理的科學(xué)化、精細(xì)化，能及時(shí)為學(xué)校的重大決策等提供原始依據(jù)。

（二）有利于推進(jìn)檔案信息公開

高校人事檔案在服務(wù)廣大師生、服務(wù)教學(xué)科研上的作用一直未得到充分發(fā)揮，主要原因是檔案管理的信息化水平不夠，從而導(dǎo)致人事檔案信息公開化、社會(huì)化程度不夠，影響利用效率。高校人事檔案管理的信息化依賴于檔案材料收集整理的標(biāo)準(zhǔn)化、格式化。標(biāo)準(zhǔn)化的材料通過計(jì)算機(jī)和相關(guān)的軟件系統(tǒng)對(duì)其信息進(jìn)行分析處理，便于部門和個(gè)人的查詢利用。崗位管理模式下的人事檔案管理與高校的人事管理相呼應(yīng)，使其收集的檔案材料按照崗位設(shè)置和考核的要求來進(jìn)行，從而使檔案材料表格化、標(biāo)準(zhǔn)化，方便管理人員對(duì)檔案信息的錄入和分析統(tǒng)計(jì)。這種管理模式不僅降低了管理人員的工作強(qiáng)度，也提高了管理效率，使檔案管理部門能抽出更多的人力和物力用在檔案的信息化建設(shè)上，為學(xué)校職能部門的工作提供幫助，為教職員工對(duì)檔案信息的查詢利用提供方便，從而推進(jìn)人事檔案信息的公開。

（三）有利于推進(jìn)高校人事改革

在高校人事改革過程中，崗位管理改革是其核心。在人事檔案管理中實(shí)現(xiàn)從身份管理模式向崗位管理模式的轉(zhuǎn)變，與人事管理改革中的科學(xué)定編、按需設(shè)崗、崗責(zé)一致、按崗聘用和按績(jī)晉升的基本要求一致，也便于人事部門對(duì)教職員工的管理和考核。高校人事管理中的績(jī)效考核、年度考核、崗位考核關(guān)系教職員工的切身利益，影響到教職員工的職務(wù)、職級(jí)晉升，其考核結(jié)果往往受到大家的關(guān)注，需要檔案管理部門提供原始材料。如果實(shí)行傳統(tǒng)的身份管理模式，則影響到檔案材料的查詢利用服務(wù)，降低檔案的使用效能，同時(shí)在崗位人事管理背景下也不便于檔案材料的收集、添加和整理。崗位管理模式在人事檔案管理中的推行，則與高校人事改革的理念和路徑相一致，有利于推進(jìn)高校的人事制度改革，有利于優(yōu)化高校崗位設(shè)置，有利于增強(qiáng)崗位考核的實(shí)效性和針對(duì)性。

三、高校人事檔案管理實(shí)行崗位管理的措施

（一）按崗位設(shè)置系列編目

高校人事制度改革要求在人事檔案管理中也要按照崗位進(jìn)行分類和管理，按照專業(yè)技術(shù)、職員、工勤進(jìn)行系列分類編排目錄，并按同一系列的等級(jí)進(jìn)行歸類管理。每種崗位系列可以分成不同的級(jí)別，如教師系列一級(jí)、二級(jí)等，其他專技系列三級(jí)、四級(jí)等，職員九級(jí)、八級(jí)等，工勤五級(jí)、六級(jí)等。這種打破原來按部門和姓氏筆畫編目的管理方式有利于高校干部人事檔案的精細(xì)化、科學(xué)化管理，便于人事和組織部門的考核，也有利于教職工對(duì)檔案信息的查詢。無論是檔案管理人員整理和添加材料，還是職能部門查詢員工信息，都不用像以前那樣隨著人員部門變化又進(jìn)行重新編排和整理，也用不著像按姓氏筆畫查詢那樣費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這種全新的管理方式從根本上提高了檔案的管理和利用效率。

（二）加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

高校檔案管理和服務(wù)水平低下，主要原因是在檔案管理方式上落后。大部分高校檔案館仍處于手工和紙質(zhì)化階段，電子化、信息化管理水平較低，不少高校缺乏專業(yè)的人事檔案管理軟件，同時(shí)也缺乏高素質(zhì)的技術(shù)和管理人才。在崗位管理模式下，高校人事檔案管理需要加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提升管理效能。為了適應(yīng)高校的人事管理改革，人事檔案管理也得實(shí)行崗位管理模式，這也要求在檔案信息的收集、整理、錄入上實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化。在人事檔案管理中，需要按照崗位設(shè)置系列設(shè)置不同的信息模塊，統(tǒng)一同一系列基本信息的格式和模板，實(shí)行模板化、格式化管理。在高校人事檔案管理中還需要加強(qiáng)硬件和軟件建設(shè)，為檔案管理部門配齊相關(guān)設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)器、專業(yè)的人事檔案管理軟件等，便于檔案信息的整理、錄入、統(tǒng)計(jì)和查詢。提高檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平，有利于組織人事部門了解和掌握學(xué)校各類人員動(dòng)態(tài)信息，為學(xué)校的科學(xué)決策和干部培養(yǎng)提供支持和保障。

（三）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

目前，高校的檔案管理部門在學(xué)校的機(jī)構(gòu)設(shè)置和編制中大多處于弱勢(shì)地位，有的檔案管理部門掛靠在學(xué)校辦公室，有的檔案管理部門雖然有獨(dú)立的機(jī)構(gòu)、獨(dú)立的編制，但是其行政級(jí)別要比其他管理部門低，這些就造成高水平、高素質(zhì)的管理和專業(yè)技術(shù)人才不愿意到檔案部門工作。部分高校的檔案管理人員主要由大齡女性構(gòu)成，其文化水平低、專業(yè)素質(zhì)差，缺乏工作能力和熱情，一些檔案管理部門甚至沒有年輕人、沒有技術(shù)和業(yè)務(wù)骨干，沒有高級(jí)職稱人員。崗位管理模式下的高校人事檔案管理需要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，需要引進(jìn)和培養(yǎng)高學(xué)歷、高職稱技術(shù)人才，這就要求高校領(lǐng)導(dǎo)重視人事檔案管理工作，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理對(duì)教學(xué)、科研的促進(jìn)作用，為檔案管理提供物質(zhì)和人才支持，為檔案管理人員定編定崗，激發(fā)他們的工作熱情。只有充分發(fā)揮檔案管理人員的積極性，提高管理人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，人事檔案管理改革的措施才能得到落實(shí)，崗位管理模式的效能才能得到體現(xiàn)，改革才能取得實(shí)效。

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