王爍+宋子如

[摘 要]信息時代，計算機已經(jīng)和網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，從最初的主機式計算機到當代的PC機；從密集的處理大量復雜數(shù)據(jù)到個人可以形成簡單的文字、圖形等數(shù)據(jù)文件；從人類認識的角度來說，人類對于信息的傳播方式從面對面的口口相傳發(fā)展到當今世界的網(wǎng)絡(luò)高速傳遞。本文重點針對將“機讀文件”這一名詞從人類認識發(fā)展變化的角度，來分析從“機讀文件”名詞應用與改變的過程，從中尋找規(guī)律性的東西，對“機讀文件”名詞演變與發(fā)展的脈絡(luò)進行一個清晰的勾畫和展望。

[關(guān)鍵詞]機讀文件；名詞；演變

前言

本文所研究的“機讀文件”這一廣泛定義的名詞的范疇中包括穿孔卡帶、穿孔卡片、機讀檔案等事物。

國際檔案理事會制定的檔案術(shù)語中，把“機讀文件”定義為：“通常以代碼形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡帶上的文件，它的內(nèi)容只有用機器才能存取。與數(shù)據(jù)檔案不同之處是，它按來源原則進行整理，這就是機讀文件?！保?）

1994年出版的《檔案學詞典》中有“機讀文件”和“機讀檔案”的名詞解釋，“機讀文件是由應用軟件控制處理、進行編輯或輸出信息的計算機文件；機讀檔案是存入計算機中的由計算機讀取處理的檔案?！保?）

一、國外對于“機讀文件”名詞演變的認識

“機讀文件”最早產(chǎn)生于1890年，當時聯(lián)邦政府統(tǒng)計局使用穿孔卡片和一個制表設(shè)備來處理當年的某些數(shù)據(jù)?！爸钡?930年不斷有聯(lián)邦政府機構(gòu)使用辦公機械并產(chǎn)生機讀文件。在二十世紀40年代末50年代初，電子計算機的產(chǎn)生和它在聯(lián)邦機構(gòu)中的應用才使得機讀信息的數(shù)量穩(wěn)步增加?！保?）這是查爾斯M·多勒在《聯(lián)邦政府和國家檔案館的機讀文件》一文中，詳悉了機讀文件產(chǎn)生的時代。澳大利亞國家檔案館的Greg Oshea先生解讀道：“‘機讀文件這一概念一直用到80年代末，大約90年代初，‘電子文件才開始使用。這一明確的回答讓我們了解到人類對于‘機讀文件這個概念從開始接觸研究到進行轉(zhuǎn)化經(jīng)歷了近100年的時間。”（4）

長期以來，機讀文件已被人們普遍公認為是專指由計算機處理的文件。國際檔案理事會自動化委員會給“機讀文件”下了這樣一個定義：“錄制在這樣一種載體上的文件：它只借助于計算機或它的軟件才能供研究用?！保?）

說到“機讀文件”最初的實體形式，不能不提到穿孔卡片。穿孔卡片是一種由薄紙板制成，用孔洞位置或其組合表示信息，通過穿孔或軋口方式記錄和存儲信息的方形卡片。是手工檢索和機械化情報檢索系統(tǒng)的重要工具。穿孔卡片可應用于產(chǎn)品、材料、情報資料的管理和索引編排等方面，但亦有較大局限性，如信息存貯量小，代碼容量有限，檢索操作速度較慢，卡片易損壞等等。隨著計算機在數(shù)據(jù)處理和情報檢索中的成功應用，穿孔卡片已被磁性信息載體所取代，只有機器穿孔卡片仍作為計算機輸入數(shù)據(jù)的一種手段繼續(xù)使用著。

公元1880年，美利堅合眾國舉行了一次全國性人口普查，為當時5000余萬的美國人口登記造冊。當時美國經(jīng)濟正處于迅速發(fā)展的階段，人口流動十分頻繁，再加上普查的項目繁多，統(tǒng)計手段落后，從當年元月開始的這次普查，花了7年半的時間才把數(shù)據(jù)處理完畢。也就是說，直到快進行第二次人口普查時，美國政府才能得知第一次人口普查期間全國人口的狀況。

人口普查需要大量處理的是數(shù)據(jù)，如年齡、性別等用調(diào)查表采集的項目，并且還要統(tǒng)計出每個社區(qū)有多少兒童和老人，有多少男性公民和女性公民等等。這些數(shù)據(jù)是否也可由機器自動進行統(tǒng)計？采礦工程師霍列瑞斯想到了紡織工程師杰卡德80年前發(fā)明的穿孔紙帶。杰卡德提花機用穿孔紙帶上的小孔，主要用來控制提花操作的步驟，即編寫程序，霍列瑞斯則進一步設(shè)想要用它來儲存和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，發(fā)明一種自動制表的機器。

霍列瑞斯首先把穿孔紙帶改造成穿孔卡片，以適應人口數(shù)據(jù)采集的需要。由于每個人的調(diào)查數(shù)據(jù)有若干不同的項目，如性別、籍貫、年齡等等?；袅腥鹚拱衙總€人所有的調(diào)查項目依次排列于一張卡片，然后根據(jù)調(diào)查結(jié)果在相應項目的位置上打孔。例如，穿孔卡片“性別”欄目下，有“男”和“女”兩個選項；“年齡”欄目下有從“0歲”到“70歲以上”等系列選項，如此等等。統(tǒng)計員可以根據(jù)每個調(diào)查對象的具體情況，分別在穿孔卡片各欄目相應位置打出小孔。每張卡片都代表著一位公民的個人檔案。

直到1888年，霍列瑞斯博士才實際完成自動制表機設(shè)計并申報了專利。他發(fā)明的這種機電式計數(shù)裝置，比傳統(tǒng)純機械裝置更加靈敏，因而被1890年后歷次美國人口普查選用，獲得了巨大的成功。杰卡德和霍列瑞斯分別用開創(chuàng)了程序設(shè)計和數(shù)據(jù)處理之先河。以歷史的目光審視他們的發(fā)明，正是這種程序設(shè)計和數(shù)據(jù)處理，構(gòu)成了電腦“軟件”的雛形。

穿孔卡片有許多種類。按處理手段可分為手工穿孔卡片和機器穿孔卡片。還可以按穿孔部位、孔洞形狀、編碼方法等特征來分類。其中，較常見的類型有：邊緣穿孔卡片、中心穿孔卡片、槽式穿孔卡片、窗式穿孔卡片、組合穿孔卡片和透光穿孔卡片。機器穿孔卡片又有45列孔、80列孔和90列孔之分。

由此可見，“穿孔卡片”的名詞由來是一種形象命名法，與穿孔卡片本身的載體形式有關(guān)，此時的“穿孔卡片”無論是名詞還是使用方法，都是邏輯使用與物理使用相結(jié)合的方式，通過邏輯方式來進行程序和內(nèi)容的編寫，和讀取；通過物理方式對數(shù)據(jù)進行保存和移動。

二、我國對于“機讀文件”名詞演變的認識

國際檔案理事會制定的檔案術(shù)語中，把“機讀文件”定義為：“通常以代碼形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡帶上的文件，它的內(nèi)容只有用機器才能存取。與數(shù)據(jù)檔案不同之處是，它按來源原則進行整理，這就是機讀文件?！保?）

威廉姆L·羅佛斯在《檔案陷阱：數(shù)量和操作》一書中指出了一個重要的線索，他強調(diào)“機讀”的意思是指離開機器就不能閱讀，而不是指可以借助機器來幫助閱讀。這一線索點明了縮微膠片和機讀文件的本質(zhì)區(qū)別：“縮微膠片需要借助機器，但從本質(zhì)上講它是人工可識讀的”。（7）也就是說“縮微膠片”如果不利用特殊的專用機器，其內(nèi)容仍然是可以被人類直接識讀的。

這些研究成果為我國對于機讀文件的研究提供了方向，我國對于“機讀文件”、“機讀檔案”的研究要晚于國外。

90年代中期以前，我國對于“機讀文件”的研究和定義并沒有明確的針對性，與國外的理論研究相比，我國開始的時間比較晚。在1994年出版的《檔案學詞典》中對于“機讀文件”作如此解釋：“機讀文件是由應用軟件控制處理，進行編輯或輸出信息的計算機文件。”（8）

陳作明教授在《機讀文件及其整理歸檔》一文中詳細介紹了“機讀文件”的概念，種類及其歸檔方法等問題，使我國檔案學界對“機讀文件”有了較為系統(tǒng)的理解。首先，陳教授對于“機讀文件”的解釋為：“機讀文件是通過計算機‘寫入并且只有通過計算機才能閱讀的文件，機讀文件的載體，在現(xiàn)階段主要是磁帶、磁盤并開始使用光盤?！睂Υ耍惤淌谟幸粋€重要的觀點，由于文秘工作現(xiàn)代化以計算機為主要工具，會產(chǎn)生大量的機讀文件，這些“機讀文件”處理完畢后，其中有保存價值的要歸檔，轉(zhuǎn)化為“機讀檔案”。（9）也就是說，“機讀文件”其實是現(xiàn)行文件的一種，現(xiàn)行文件包括紙質(zhì)文件和“機讀檔案”，和紙質(zhì)現(xiàn)行文件歸檔保存后形成紙質(zhì)檔案一樣，“機讀文件”經(jīng)過歸檔保存后便會形成“機讀檔案”。

三、實踐范疇中“機讀文件”名詞的特殊性分類

人類對于“機讀文件”這一名詞的及其演變的認識發(fā)展，依賴于“機讀文件”自身的發(fā)展演變，隨著科技的不斷變化發(fā)展，“機讀文件”的形態(tài)，功能種種方面都在不斷變化之中，因此，人類的認識也在隨著這種物質(zhì)的變化而變化。

十九世紀80年代，從美國第一次使用穿孔卡片開始，“機讀文件”的產(chǎn)生和使用便出現(xiàn)在人類的認識當中，證明“機讀文件”已經(jīng)成為一種成熟的，可重用的文件形式被應用到實際工作中來。此后100年來的發(fā)展，“機讀文件”的類型也在不斷的變化之中。

陳作明教授在《機讀文件及其整理歸檔》中將“機讀文件”按其載體分為磁帶、磁盤和光盤三類；按其內(nèi)容則分為程序類和數(shù)據(jù)類二部分。

（一）程序類（10）

包括計算機操作系統(tǒng)程序（對計算機進行全面控制的程序）、語言處理程序、數(shù)據(jù)庫管理程序、數(shù)據(jù)通訊程序和實用程序等。如檔案部門研制的《文件、檔案、資料一體化管理程序》、《檔案主題詞自動標引程序》等。這些都可以概括為“系統(tǒng)程序”或“系統(tǒng)軟件”，這類程序是最接近硬件（機器）的軟件，大部分是由計算機設(shè)計者提供的，個別已經(jīng)固化在機器里面。此外，有一種計算機用戶為解決實際的問題而編制的程序，一般可以稱為應用程序。程序類文件是使用計算機的工具，對于使用單位來說，歸檔之后是一種能夠擴展計算機功能的特殊的設(shè)備檔案，對于程序開發(fā)單位來說，它還反映本單位研究開發(fā)計算機技術(shù)的歷史，是本單位的一種科研發(fā)展史料，而且，其中的應用程序往往與相應的數(shù)據(jù)類文件有密不可分的聯(lián)系，也是說，數(shù)據(jù)類文件必須與相應的應用程序文件結(jié)合，才能被讀取。因此，它們甚至應當同“數(shù)據(jù)類機讀文件”一起保存。也就是說，諸如此類的“機讀文件”社會稱之為“計算機程序”，其本質(zhì)屬性與“機讀文件”相通。

（二）數(shù)據(jù)類

數(shù)據(jù)，是數(shù)字、字母、圖形的集合，也有人把它定義為“記載下來的事實”，數(shù)據(jù)類文件形成的前提是有一定的程序類文件，然后是用計算機錄入數(shù)據(jù)而形成的。其形成過程是計算機用戶使用相應的程序類機讀文件進行信息（或數(shù)據(jù)）處理的過程。按其與紙質(zhì)文件的關(guān)系來分析，數(shù)據(jù)類機讀文件有兩種：一種是紙質(zhì)文件的補充，它的內(nèi)容與紙質(zhì)文件是不同的。這就是通過計算機撰寫并傳遞的文件，它從制成到傳遞處理都是由計算機完成的，沒有產(chǎn)生過紙質(zhì)文件。另一種是與相應的紙質(zhì)文件內(nèi)容相同的文件，大多數(shù)是將紙質(zhì)文件的內(nèi)容輸入到計算機里去而后形成的。其形成的直接目的是為了方便檢索，客觀上起了多套保存的作用，比如人口普查統(tǒng)計數(shù)據(jù)的機讀文件就是如此，此類“機讀文件”亦可稱為“機讀數(shù)據(jù)”。

注釋：

（1）國際檔案理事會，國家檔案局外事辦譯.《檔案術(shù)語詞典》第三次修訂版（草案）[Z].北京：檔案出版社，1988

（2）陳子丹.中外電子文件定義評述[J].檔案，2001（10）

（3）于麗娟.機讀檔案與電子文件辨析[J].檔案與建設(shè)，1998（5）

（4）于麗娟.機讀檔案與電子文件辨析[J].檔案與建設(shè)，1998（5）

（5）保羅·勒內(nèi)·巴贊.新型檔案材料的形成和收集原則[J].第十一屆國際檔案大會報告集（1988年巴黎），北京：檔案出版社[C].1990：1-6

（6）國際檔案理事會，國家檔案局外事辦譯.《檔案術(shù)語詞典》第三次修訂版（草案）[Z].北京：檔案出版社，1988：87

（7）于麗娟.機讀檔案與電子文件辨析[J].檔案與建設(shè)，1998（5）

（8）陳子丹.中外電子文件定義評述[J].檔案，2001（10）

（9）陳作明.機讀文件及其整理歸檔[J].浙江檔案，1994（5）

（10）陳作明.機讀文件及其整理歸檔[J].浙江檔案，1994（5）