歸檔文件整理實(shí)踐之我見

安勝男

[摘 要]傳統(tǒng)的文件整理比較繁瑣，程序復(fù)雜，難度大。已經(jīng)不適應(yīng)時代發(fā)展的趨勢，因此，歸檔文件整理需要尋找全新的突破。2001年我國開始實(shí)施《歸檔文件整理規(guī)則》，給檔案文書整理工作帶來了巨大的飛躍。筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)，淺談檔案整理實(shí)踐中的個人體會，希望能夠?yàn)閺V大同仁提供給借鑒。

[關(guān)鍵詞]歸檔文件；實(shí)踐；整理方法；整理方案

隨著時代的發(fā)展，歸檔文件整理也在不斷的自我完善和發(fā)展以適應(yīng)時代發(fā)展趨勢。歸檔文件整理是一項(xiàng)實(shí)踐性很強(qiáng)的活動，人們對實(shí)踐的態(tài)度和方法直接影響著實(shí)踐的效率和結(jié)果。如果歸檔文件整理遵循客觀規(guī)律、發(fā)揮主動性、有明確目標(biāo)則是真正意義上的歸檔文件整理實(shí)踐，相反，被動、盲目、沒有目標(biāo)、機(jī)械教條則是沒有意義的歸檔文件實(shí)踐。

一、具體實(shí)踐與應(yīng)用

傳統(tǒng)的文書立卷工作繁瑣、難度大，為解決這個問題，國家頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》，以實(shí)現(xiàn)快速、便捷的工作程序和工作內(nèi)容為宗旨。《規(guī)則》的頒布從一定程度上解決了較多問題，例如，一些機(jī)關(guān)、企事業(yè)檔案部門被撤離，檔案管理人員也大幅度的減少，甚至還有許多單位將檔案管理崗位設(shè)置為臨時的。除此之外，檔案管理人員要身兼數(shù)職，除了歸檔管理文件還有肩負(fù)著其他重任，例如：擔(dān)任秘書、打字員、接待等工作，而傳統(tǒng)的檔案整理方法已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足以上需求。機(jī)關(guān)、單位為了適應(yīng)時代變化的趨勢，也都采用新的檔案整理方法，在歸檔文件整理實(shí)踐中，采用了文件簡易分類、取消文件裝訂、文件張?zhí)栁矓?shù)相加和立厚卷等簡潔明快的工作方法，這些方法節(jié)省了大量的整理實(shí)踐，原來需要2-3個月才可以完成，現(xiàn)在2-3周就可以完成，工作效率也大幅提高了，集中進(jìn)行歸檔文件整理的目標(biāo)也基本實(shí)現(xiàn)?！兑?guī)則》的頒布改變了傳統(tǒng)文書立卷的工作方式，在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

二、實(shí)踐中的優(yōu)點(diǎn)

簡約歸檔文件整理實(shí)踐，節(jié)省了大量的人力、物力和時間，是歸檔文件整理實(shí)踐的巨大突破。傳統(tǒng)的文書立卷工作防范需要定線、扎邊，不僅工作繁瑣還容易避免拆釘、扎邊給文件造成的撕裂、散亂、丟失或者不注意發(fā)生的文件合訂問題。而簡約分類方法，不僅解決了上述問題，而且能夠更加節(jié)省時間、人力、物力，極大地方便了歸檔文件整理。過去，編寫文件張?zhí)栆彩羌荣M(fèi)時費(fèi)力又惱人的勞動，現(xiàn)在，采用了文件尾號相加的辦法，變成了省時省力的舉措。人們只要將文件正本和定稿的末頁總數(shù)相加，即是該份文件張數(shù)總和。收文是將文件末尾號加上辦文單即可。采用此種工作方法，可縮短編著文件賬號的時間，由過去兩周可以縮短至一至兩天。

三、完善歸檔文件整理方法

上文，我們細(xì)致的論述了傳統(tǒng)文書立卷和《規(guī)則》中要求的歸檔方法相比，《規(guī)則》凸顯出自身的優(yōu)點(diǎn)。它是在傳統(tǒng)歸檔文件整理基礎(chǔ)上發(fā)展而來的，也會一次中重大的突破和變革。但是，我們也應(yīng)該清楚的認(rèn)識到新的工作方法屬于繼承和創(chuàng)新階段，因此，它的發(fā)展還不夠成熟，不夠系統(tǒng)。基于此，筆者認(rèn)為，我們不能完全拋棄就得工作方法，應(yīng)該是取舍相兼，讓傳統(tǒng)工作方法中的有點(diǎn)取代《規(guī)則》中還不夠完善的部分，進(jìn)而形成一種人性化、高效率的工作方式。

《規(guī)則》是的實(shí)行的確提高了檔案文件整理的效率，但是也暴漏出諸多問題，筆者發(fā)現(xiàn)存在文件大流水編號、歸檔文件目錄、定期三分法等問題，具體的來說就是根據(jù)文件分?jǐn)?shù)，一年采用一個連貫的大流水編號，成千上百的文件按照編號被串聯(lián)在一起，這種大分量的文件串聯(lián)，容易出現(xiàn)漏號、重號的錯誤，導(dǎo)致遺漏的文件或后續(xù)需要添加的文件不能夠按照文件內(nèi)容的順序進(jìn)行編輯，只能夠在文件的最后進(jìn)行補(bǔ)充，導(dǎo)致文件歸檔不能夠按照類別、保管單位進(jìn)行編號，沒有建立內(nèi)部的系統(tǒng)規(guī)則。因此，筆者認(rèn)為，要想解決這些問題，可以按照保管單位編寫?yīng)毩⒌奈募魉柋容^便捷，實(shí)行“全引目錄”的方式，就是編制“卷內(nèi)文件目錄”和“案卷目錄”，二者組合成為“全引目錄”，其中“案卷目錄”是指歸檔文件保管單位目錄。使用這種目錄的優(yōu)點(diǎn)是：以醒目的分類標(biāo)識和簡單概要的文件主題詞而便于歸檔文件的手工查找利用。

為了進(jìn)一步保障歸檔文件整理的系統(tǒng)化，國家檔案局于2006年頒發(fā)了《機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》，將歸檔文件保管期限分為永久性和定期性兩種分發(fā)，同時對定期文件的保存期限劃分為不同時間階段，分別為：10年、20年、30年三個期限，避免了部分定期文件由于具體期限劃分不明確給日后檔案鑒定帶來的麻煩，同時為“立厚卷”奠定了基礎(chǔ)。

《規(guī)則》的執(zhí)行要根據(jù)具體實(shí)際情況，切不可完全的照抄照搬，應(yīng)努力做到新舊方法相互融合補(bǔ)充優(yōu)化，最終以實(shí)現(xiàn)高效歸檔為主要目標(biāo)。

四、優(yōu)化歸檔文件整理方案

人們在歸檔文件整理實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)新與舊兩種方法的整合，是遵循客觀實(shí)際需要的實(shí)事求是精神，是為了更加突出新方法的合理性和實(shí)用性。而對于歸檔文件整理實(shí)踐具有更大意義之處，是在歸檔文件整理實(shí)踐中大膽嘗試改革，深化改革，才能使歸檔文件整理實(shí)踐具有自身特色，才能使得歸檔文件整理工作方案最終合乎于自身需要。

《規(guī)則》是對傳統(tǒng)文書立卷的重大變革，可是，它終究不會終結(jié)歸檔文件整理改革的步伐。從辯證唯物論觀點(diǎn)看問題，任何既有的事物都不會是十全十美的，如果使它更加完美，必須進(jìn)一步改革。在實(shí)施《規(guī)則》過程中持續(xù)改革，可以使得本系統(tǒng)的工作方案日臻完善。職能簡易分類方法，就是綜合機(jī)構(gòu)、問題和職能三種分類方法，取其長而避其短，優(yōu)化組合，從適應(yīng)中小企事業(yè)、機(jī)關(guān)歸檔文件分類需要出發(fā)，經(jīng)過多年實(shí)踐探索出的一種新的分類方法。這種分類方法因其具有簡便快捷、簡單易行特點(diǎn)，已經(jīng)在越來越多的中小企事業(yè)、機(jī)關(guān)得到普及推廣。

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