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      會計(jì)集中核算機(jī)構(gòu)基建賬務(wù)處理的思考

      2015-01-02 11:46:45葉浩潔
      財會學(xué)習(xí) 2015年24期
      關(guān)鍵詞:應(yīng)收款款項(xiàng)賬務(wù)

      文/葉浩潔

      會計(jì)集中核算機(jī)構(gòu)基建賬務(wù)處理的思考

      文/葉浩潔

      會計(jì)集中核算機(jī)構(gòu)專門負(fù)責(zé)一個區(qū)域或一個系統(tǒng)內(nèi)所有單位的會計(jì)工作,所有的業(yè)務(wù)都是由單位報賬員根據(jù)已經(jīng)發(fā)生的事項(xiàng)、需要支付的憑證來報賬,核算中心財務(wù)主辦并不了解實(shí)情,而且每一位財務(wù)主辦要承接數(shù)個單位的賬務(wù)處理業(yè)務(wù),無法像一般單位會計(jì)那樣對每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行跟蹤監(jiān)督,因此要求核算中心更加要把賬務(wù)設(shè)置得準(zhǔn)確明了,保證報賬不出錯,而且經(jīng)得起外部的查找與核對。

      一般就事業(yè)單位而言,賬務(wù)處理還是比較簡單的,那些金額小、經(jīng)常性的支出只要針對原始憑證認(rèn)真審核不會出錯,而特別需要引起重視的是那些大筆的支出,對于核算單位,最大筆的支出莫過于(除人員外)基建款項(xiàng)的支出,基建項(xiàng)目涉及單位的改造、裝修等金額較大的工程,占支出的大頭,因此,對于基建項(xiàng)目需要更多關(guān)注與重視,但目前的賬務(wù)處理似乎還不夠嚴(yán)謹(jǐn)。

      一、基建專項(xiàng)賬務(wù)處理的現(xiàn)狀

      目前支付基建款項(xiàng)有三種途徑:一是由基建專項(xiàng)撥款,基建撥款作為收入,然后支出的時候作為“事業(yè)支出-項(xiàng)目支出”核算,基建支出必須提供基建科的審批才可以使用基建專項(xiàng)的資金;二是由單位自有資金支付基建款項(xiàng),基建支出作為“事業(yè)支出-基本支出”核算,一定限額內(nèi)就不需要基建科審批;三是應(yīng)由基建專項(xiàng)支出,但因?yàn)榛▽m?xiàng)資金未到位,而掛“其他應(yīng)收款-基建暫付”核算。

      如果一筆基建款都是單次工程單次支付,分別這樣三種方式支付并無問題,但問題是,基建項(xiàng)目往往因涉及金額大、時間長,常常需要根據(jù)工程進(jìn)度分期支付款項(xiàng),這樣,同一個基建項(xiàng)目,可能今天作“事業(yè)支出-項(xiàng)目支出”、明天作“事業(yè)支出-基本支出”,后天掛“其他應(yīng)收款-基建暫付”,而且支出項(xiàng)目年終結(jié)轉(zhuǎn),一些跨年的基建工程,一轉(zhuǎn),來年什么資料都沒了,要查看一項(xiàng)工程到底支付了多少錢,要一年年地往上查,查完“事業(yè)支出-項(xiàng)目支出”,再查“事業(yè)支出-基本支出”,還要看“其他應(yīng)收款-基建暫付”,不能看漏、看落,而且因?yàn)槊總€基建項(xiàng)目在賬務(wù)里沒有編號,有些項(xiàng)目名稱相似,往往都不知道是不是要查找的那一筆,要翻出憑證來核對,但核算中心所有憑證只保管一年,遇到兩年以上未完結(jié)的工程,還要委托單位自己回去翻看憑證,不管是近一兩年未完結(jié)的基建項(xiàng)目,還是兩年以上的基建項(xiàng)目,這樣來來回回翻找頗費(fèi)周折,而且還不能做到萬無一失。所以現(xiàn)在基本依賴報賬員自己能夠登記清楚,做到心中有底,能夠正確處理,遇到不負(fù)責(zé)、不內(nèi)行的報賬員,支付基建款項(xiàng)真的讓人膽戰(zhàn)心驚。

      當(dāng)然,也曾嘗試過由核算中心的財務(wù)主辦登記備查賬,但因?yàn)橐粋€財務(wù)主辦要負(fù)責(zé)多家單位的賬務(wù)處理,日常工作非常繁忙,基建款項(xiàng)又不是常常會發(fā)生,非常容易忘記登記備查賬,也無從核對,有一筆登漏了,備查賬便變得毫無意義,并且因?yàn)楹芏嘈枰制诟犊畹墓こ炭疃际强缒甑?,核算中心財?wù)主辦輪換后,備查賬常常也沒有延續(xù)下來,因此,實(shí)行后不久便不了了之。

      如果能有一種財務(wù)處理方法,不用這么多科目煩雜地去查看,從賬上某一個科目便能一眼看出某項(xiàng)工程已經(jīng)支付了多少錢,則支付的確定性能增加很多。對于這樣大筆的支出,改革原有的賬務(wù)處理辦法成了迫在眉睫的事情。

      二、基建賬務(wù)處理的特殊性

      (一)按規(guī)定,每年事業(yè)單位要上報大型基建的預(yù)算,然后相關(guān)部門審批后撥入單位,再行使用,但現(xiàn)實(shí)情況是,一是時間上的延遲,很多項(xiàng)目其實(shí)都已經(jīng)在進(jìn)行,但審批及資金到位常常要滯后,才會出現(xiàn)單位要么就用自有資金支付,做“事業(yè)支出-基本支出”核算,要么就掛賬“其他應(yīng)收款”,如果撥下的專項(xiàng)資金趕上后期支付款項(xiàng)的時間,則余下的做“事業(yè)支出-項(xiàng)目支出”,這樣一來,完整的一筆基建款項(xiàng),支付得七零八落,要查找也很困難;二是用途上的改變,本來,預(yù)算的基建款項(xiàng)應(yīng)是分為專門項(xiàng)目的,但因?yàn)闀r間的延誤,前期單位用自有資金支付了本該專項(xiàng)支付的款項(xiàng),待到款項(xiàng)到位時,多出的部分又用于其他基建項(xiàng)目的支出,因?yàn)闀r間的關(guān)系,根本做不到專款專用。

      (二)由于種種原因,有些單位自己也不知道某些巳上報的基建款到底有沒有批下來,今年會撥下多少基建專項(xiàng)款項(xiàng),要么,有些報賬員不了解情況,有些應(yīng)用基建專項(xiàng)資金的沒有用,造成一定的混亂,遇上單位的報賬員更換,前期的支付情況到了新一任就一問三不知了。因此,不能完全依賴報賬員去掌握基建款項(xiàng)的支付情況。

      撥款的時間與方式作為我們核算中心無法控制,報賬員的專業(yè)素質(zhì)也非短期可以改變,那么,我們該如何在現(xiàn)有狀況下安全地支付基建款項(xiàng)呢?

      三、基建專項(xiàng)賬務(wù)處理的建議

      單筆單次支付的基建款項(xiàng)可以直接做支出,如果是用基建專項(xiàng)的資金,可以做“事業(yè)支出-項(xiàng)目支出”,如果是用自有資金,可以做“事業(yè)支出-基本支出”,如果確定應(yīng)由未到位的基建專項(xiàng)的資金支付,可以做“其他應(yīng)收款-基建暫付”。

      重點(diǎn)要關(guān)注的是跨期的、分期支付的基建款項(xiàng)該如何核算。最簡單的一種辦法,只要還沒完結(jié)的基建款項(xiàng)支付的時候都先掛在“其他應(yīng)收款-分期支付基建款”,以承接工程的單位名稱設(shè)置為往來單位,分別每個承接工程的單位進(jìn)行明細(xì)核算,直到基建項(xiàng)目完結(jié),再分別根據(jù)實(shí)際情況結(jié)轉(zhuǎn)到“事業(yè)支出-項(xiàng)目支出”或“事業(yè)支出-基本支出”科目,這樣,單單看“其他應(yīng)收款-分期支付基建款”科目,那么每項(xiàng)基建款項(xiàng)已經(jīng)支付了多少一目了然。

      但問題是,如果一個工程持續(xù)幾年的話,一邊有基建專項(xiàng)的撥入做收入,另一邊基建支出因未完結(jié),掛“其他應(yīng)收款-分期支付基建款”不結(jié)轉(zhuǎn),報表上顯示收入增加而沒有支出,虛增了結(jié)余,不能反映真實(shí)的狀況,所以又不能全部掛在“其他應(yīng)收款-分期支付基建款”下。

      那是否可以這樣解決這個問題,所有分期支付的基建款,支付的時候根據(jù)實(shí)際情況,借:事業(yè)支出-項(xiàng)目支出(基本支出、其他應(yīng)收款)貸:銀行存款,然后,接著做一筆轉(zhuǎn)賬,借:其他應(yīng)收款-分期支付基建款, 貸:其他應(yīng)收款-分期支付基建款馬上結(jié)轉(zhuǎn), “其他應(yīng)收款-分期支付基建款”設(shè)往來單位核算,也就是將承接基建工程的工程單位名稱設(shè)明細(xì)核算,這樣方便查找。

      這樣表面看起來,與原先的三種方式并無不同,又何必再通過“其他應(yīng)收款-分期支付基建款”多做一筆呢,這個科目是借貸同時發(fā)生,余額為零的科目,那這個科目還有存在的必要嗎?還是有存在的必要的,可以把“其他應(yīng)收款-分期支付基建款”科目看作是一個過渡的科目,便于歸集,所有的分期支付基建款都通過這個科目,這樣要查找基建款項(xiàng)支付的情況,只要查找這一個科目即可,可以在每次支付時先核對一下以前支付情況,每次支付注明第幾次支付,最后一筆支付的時候,注明工程巳完結(jié),這樣以后查找起來便會心中有數(shù)。

      如果“其他應(yīng)收款-分期支付基建款”按往來設(shè)置承接工程的單位同時進(jìn)行幾項(xiàng)不同內(nèi)容的工程,則可以在往來設(shè)置中更明細(xì)地設(shè)置成“某某公司-某某工程”,這樣更加清楚明了。

      這樣賬務(wù)處理后,還是有點(diǎn)美中不足,跨年的基建工程,要看已經(jīng)累計(jì)支付了多少錢,因?yàn)椤捌渌麘?yīng)收款-分期支付基建款”都是馬上結(jié)轉(zhuǎn),期末沒有余額,要看工程總共支付了多少錢,還要翻看前幾年的“其他應(yīng)收款-分期支付基建款”的支付情況,但是進(jìn)行這樣的歸集,只要查找這一個科目便可,而且設(shè)置了單位往來核算,查找某個基建公司已經(jīng)支付了多少款項(xiàng)很容易,在準(zhǔn)確度與便捷度上,已經(jīng)改善了很多。

      2015年在本組各單位實(shí)行這種賬務(wù)改變后,減少了支付基建款項(xiàng)時前后查找的工作量,提高了查找的準(zhǔn)確度,收到了預(yù)期的效果。

      (作者單位:溫州市鹿城區(qū)會計(jì)核算中心教育分中心)

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