張云霞

(同濟大學 電子與信息工程學院，上海 201804)

關于提高研究生教務員工作能力的若干思考

張云霞

(同濟大學 電子與信息工程學院，上海 201804)

研究生教務管理工作在高校研究生教學管理過程中起著至關重要的作用，但研究生教務員的工作狀態(tài)和工作能力令人堪憂。在高校研究生教育教學管理水平向更高層次邁進的同時，提高研究生教務員的工作能力，成為高校教育管理者和研究生教務員不容忽視的重要問題。

研究生教務員；工作能力；提高；措施

1 研究生教務員的工作現(xiàn)狀和問題

1.1 身兼數(shù)職，受多部門領導

理論上講，在高校二級管理體制下，學院層級的研究生教務員受學校研究生院和學院分管教學副院長的直接領導[1]，根據(jù)研究生院教學培養(yǎng)相關職能部門下達的精神、文件、通知和要求等，在分管教學副院長的指示和安排下，進行具體的貫徹和實施。一般情況下，研究生教務員會根據(jù)任務的性質和內容，將其傳達給系主任、導師或研究生，待相關人員反饋結果后，經(jīng)過歸納整理，上報教學副院長和研究生院，形成一個閉合環(huán)路。

隨著高校人力資源管理工作的推進，行政管理崗位受到一定程度的控制，很多行政管理人員身兼數(shù)職，這其中也包括大量的研究生教務員，他們扮演著“系管家”的角色，集多種職能于一身，除研究生教務員的本職工作外，還承擔系里的行政和黨務工作，同時也涉及了科研、外事、人事等專業(yè)性很強的工作，幾乎受學院各分管院長的領導，工作內容多，精力分散，效率低下。

1.2 工作頭緒紛繁、內容瑣碎龐雜

研究生教務管理的基本工作涉及研究生招生、學籍、課程、考試、出國、實踐、開題、中期考核、答辯與學位授予等，同時還包括與導師相關的事務，如導師增列、經(jīng)費管理等。這些工作由研究生院培養(yǎng)處、招生處、管理處、學位辦、基金辦、在職教育管理處等不同職能部門負責，共同構成了研究生教務管理的核心和主體。研究生院各部門會在不同時期下達不同的任務，各項任務接踵而至、相互疊加，形成了教務管理部門特殊的“任務鏈”。這個“任務鏈”從年初到年末，從無斷層，雖然每個任務的特點和要求、難易程度、所需時長、服務對象等不同，但都是研究生教務員工作的一部分，必須認真完成。若某些研究生教務員，如前文所述，身兼數(shù)職，則面臨的工作更加龐雜，頭緒更加繁雜，工作量和工作難度不言而喻。

1.3 培訓機會少、工作能力提升緩慢

盡管研究生教務員在整個研究生教育培養(yǎng)過程中起著巨大的、不可替代的作用，可是與專職教師隊伍相比，高校對研究生教務員的重視程度不高。在人們心中，依然認為研究生教務員只是做些簡單的上傳下達的工作，無需具備專業(yè)知識，只要經(jīng)驗豐富，按規(guī)定操作即可，這種想法已經(jīng)根深蒂固。近年來，高校在該崗位的用人選聘條件上，已做了很大提升，如要求研究生學歷，教育管理相關專業(yè)背景優(yōu)先考慮，熟練操作辦公軟件等，可以說，被聘用者的基本素質是令人欣慰的。但是在這些新進研究生教務員入職以后，高校幾乎不再安排與工作內容相關的學習和培訓，導致他們沒有機會與國內外有經(jīng)驗的管理團隊交流，只是閉門造車，不停地工作，雖然經(jīng)過自學和工作經(jīng)驗的積累，會在工作能力上有一定的提升和進步，但成效甚微，且耗時較長。

1.4 職業(yè)發(fā)展路徑模糊、工作積極性不高

“重科研、輕管理”是高校普遍存在的問題。研究生教務員在保證研究生教學有序進行、促進教學質量提高、為科研提供優(yōu)質的保障平臺方面起著至關重要的作用；但其自身的職業(yè)發(fā)展路徑卻很模糊，晉升渠道不暢通，難以找到事業(yè)成就感，工作積極性不高，甚至出現(xiàn)離職或調崗的現(xiàn)象，造成了研究生教務員隊伍極大的不穩(wěn)定性。

2 提高研究生教務員工作能力的措施

2.1 高校應重視研究生教務員隊伍建設

研究生教務工作是高校行政管理的重要組成部分，加大對研究生教務工作的重視和投入，不僅有利于提高高校行政管理的整體水平，更有利于研究生教學和培養(yǎng)的有效進行。

規(guī)范管理，明確責任分工。研究生教務員與高校簽訂的人事合同，對研究生教務員的崗位名稱、職責、薪酬、獎懲、考勤、考核等都有明確的規(guī)定。院系領導一方面應根據(jù)研究生教務員的崗位職責對其進行規(guī)范和考核，這是促進管理和監(jiān)督的有效方式；另一方面，要對工作認真、表現(xiàn)優(yōu)秀的研究生教務員給予必要的獎勵，提高他們的工作積極性；同時要尊重研究生教務員的勞動，分配任務時，要充分考慮其工作量，不能給研究生教務員帶來過重的工作負擔，明確責任分工，避免多人領導。

加強對研究生教務員的培訓和資助。近幾年，研究生教務員的入職門檻普遍提高，為研究生教務管理團隊整體素質的提升奠定了基礎。高校應全面重視研究生教務員的培養(yǎng)，重視其職業(yè)生涯的規(guī)劃和發(fā)展，鼓勵其成長和創(chuàng)新，并適時為其提供諸如出國進修、國內高校互訪與調研、高校內各院系間的經(jīng)驗交流以及關于項目管理、執(zhí)行力、領導力、溝通能力、寫作能力等多種形式的交流和培訓機會，從真正意義上拓寬研究生教務員的眼界、啟發(fā)其智慧、鞭策其進步、促進其成長。同時，加大經(jīng)費投入，鼓勵研究生教務員積極參與教育改革和建設項目，使其融入到科學研究的氛圍之中，從理論層面上提高他們對研究生教務管理的認識和思考[2]。

優(yōu)化研究生教務管理信息系統(tǒng)。研究生教務管理信息系統(tǒng)涉及研究生培養(yǎng)的各個環(huán)節(jié)，包括學籍、注冊、培養(yǎng)計劃、課程、成績、開題、中期考核、答辯、盲審、畢業(yè)等各項內容，根據(jù)學生、教務員、導師等不同身份，開放不同權限。研究生教務管理信息系統(tǒng)是研究生教務員的重要工具，雖然該系統(tǒng)已經(jīng)為教務工作提供了便捷，但是有些程序，如迎新、延期答辯、論文盲審、三助崗位設置、補辦學生證、離校管理等依然沿襲傳統(tǒng)做法，大部分需要簽字蓋章，提交紙質材料。若加大信息化建設力度，進一步推進無紙化辦公，規(guī)范各部門的辦事流程，簡化辦事手續(xù)，盡量減少教務員跨校區(qū)辦公，逐步實現(xiàn)辦事流程網(wǎng)絡化，如數(shù)字迎新和離校、在線盲審、自主辦理學生證等，會大大提高教務員、學生和導師的辦事效率[3]。這是高校急需解決的問題。

2.2 研究生教務員應重視自身素質的提高

在經(jīng)濟社會高速發(fā)展，生活節(jié)奏快速提高的今天，研究生教務員不能安于現(xiàn)狀，不思進取，而要正視工作中的壓力和困難，進行自我學習和提高，培養(yǎng)良好的工作品質和出色的業(yè)務素質。

熟練掌握業(yè)務規(guī)范和工作流程。熟練掌握工作內容和規(guī)范，明確工作職責和流程，是任何一個工作者必備的基本素質。研究生教務員要了解國家、學校對研究生培養(yǎng)各環(huán)節(jié)的政策和措施，并準確地傳達給院系領導以及研究生和相關導師。同時，研究生教務員要熟悉研究生教學培養(yǎng)各環(huán)節(jié)的要求和任務，知曉其重要和緊急程度，明確其工作流程，準確無誤地完成各環(huán)節(jié)工作。筆者以2014年9～10月開展的研究生推薦免試(以下簡稱推免)工作為例進行簡單說明。本次推免工作較往年有較大變革，主要體現(xiàn)在以下兩點：一是推免資格取消了校內和校外的區(qū)別；二是推免生需在全國統(tǒng)一的研究生招生平臺(全國推薦優(yōu)秀應屆本科畢業(yè)生免試攻讀研究生信息公開暨管理服務系統(tǒng))上報名，且可報3個平行志愿。面對政策的變革，學院領導數(shù)次開會討論，制定了詳細的招生方案。而對于一線研究生教務員而言，首先要了解國家政策和學院招生方案，明確變革之處，知曉其重要和緊急度；其次要捋順任務要點和工作流程，便于抓住重點，合理分配時間；再次要學習推免報名系統(tǒng)的操作方法，確保發(fā)出的信息準確無誤；最后要認真組織復試，保證整個過程萬無一失。推免工作是研究生招生工作的一部分，事關學生的前途和發(fā)展，面對此類重要任務，熟練掌握業(yè)務規(guī)范和工作流程顯得尤為重要。

總結工作規(guī)律，提高管理能力。如前文所述，研究生教務員的工作龐雜、瑣碎，且同一時間要處理不同部門分配的不同任務，工作負擔很重?；诖?，研究生教務員要總結各任務的特點和規(guī)律，加強統(tǒng)籌規(guī)劃、時間管理、運籌管理等能力，提高工作效率。假設研究生教務員要同一時間處理以下三項任務：統(tǒng)計近3年研究生出國信息、協(xié)助導師完成助研經(jīng)費結算工作、準備學位會所需相關材料。最便捷的方法就是根據(jù)任務特點，進行任務的二次分配，解放出自己，處理最重要的任務。和其他兩項任務相比，準備學位會材料是最重要且只能由研究生教務員本人完成的，所以教務員要給自己留出更多的時間來完成這項任務；出國信息和學生有關，信息量大且具體，可請班長協(xié)助；經(jīng)費結算需導師本人操作，研究生教務員可事先編制一份導師經(jīng)費結算操作流程圖，發(fā)放給每位導師，并提醒導師按流程操作，如遇問題，再個別解決。經(jīng)過這樣的任務二次分配，不僅減少了研究生教務員的工作量，也提高了各方人員的參與度，有利于管理效率的提升。

充分利用現(xiàn)代化辦公工具和信息平臺。在信息技術高速發(fā)展的今天，研究生教務員要緊跟時代步伐，將現(xiàn)代化辦公工具運用到工作中來，最重要的就是辦公設備和辦公軟件的使用。計算機、打印機、復印件、速印機、投影儀、傳真機、掃描儀等是目前辦公不可或缺的設備，研究生教務員應充分認識和熟悉這些設備的特點和功能，學習其使用方法，對提高辦公效率不無裨益。對辦公軟件而言，使用頻率最高的就是Office辦公軟件中的Word、Excel和PPT。研究生教務員除了要掌握最基本的打字、排版功能，還要學習諸如郵件合并、數(shù)據(jù)透視表和常用函數(shù)、動畫及母版的設置等功能，從而提高工作效率，將自己從繁重的工作中解放出來。同時，研究生教務員還應有效利用現(xiàn)代化信息平臺，如微信、微博、飛信、QQ、郵箱等，將某些通知、文件等多渠道傳播開來，擴大受眾面，提高工作效率。

加強語言文字的表達和運用能力。研究生教務員不僅僅局限于處理事務性的工作，還要根據(jù)教育文件或工作內容撰寫一些與教學管理相關的文書，如學院層面的研究生招生工作辦法、研究生答辯與學位授予流程、研究生教學狀態(tài)評估報告、研究生教學工作總結等；同時，在為學生辦理學籍變動、延期答辯等手續(xù)時，要向上一級相關部門提交情況說明或請示報告。長期以來，研究生教務員(尤其是理工科院系的研究生教務員)普遍不注重語言文字表達和運用能力的培養(yǎng)，在撰寫教學文書時，只能拼湊字數(shù)、應付差事，這是教務管理的漏洞和缺陷。研究生教務員應主動學習應用文的寫作方法，并通過閱讀教育文件和書籍，提高對語言文字的興趣和敏感度，最終達到提高寫作能力的目的。

3 結語

研究生教務管理是保障研究生教學和培養(yǎng)有序進行的關鍵因素，研究生教務員的工作能力影響著高校研究生教育的整體運行效益。高校應加大經(jīng)費投入，提供培訓機會，激發(fā)研究生教務員的工作熱情；同時，研究生教務員要通過各種方法加強學習能力的培養(yǎng)。雙方共同努力，最終達到提高研究生教務員工作能力的目的。

[1] 姚遠，劉志剛.二級管理體制下研究生教務秘書工作探析[J].中國校外教育,2012(2):67-70.

[2] 閻文璠，孫婷.試論高校研究生教務管理隊伍的建設和優(yōu)化[J].中國成人教育,2011(2):27-29.

[3] 宣華，郭大勇，武海平.研究型大學研究生教務管理的改革與創(chuàng)新[J].江蘇高教,2005(6).65-67.

(責任校對 王小飛)

20141119

張云霞(1984- )，女，山西大同人，碩士，主要從事研究生教務管理研究。

10.13582/j.cnki.1674-5884.2015.05.030

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1674-5884(2015)05-0097-03