如何提升高?？蒲袡n案信息化管理水平的研究

摘 要：高?？蒲袡n案是高校檔案的重要組成部分，是高?？蒲泄ぷ髻|(zhì)量評(píng)估的重要憑證和標(biāo)準(zhǔn)，因此在高校檔案管理中占有極其重要的地位。近年來(lái)隨著信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新與發(fā)展，高校對(duì)于科研信息的需求不斷增多，而且需求也日益多樣化，傳統(tǒng)的高?？蒲袡n案信息化管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代高校的發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)高?？蒲袡n案信息化管理是一種必然趨勢(shì)。本文主要分析了高?？蒲袡n案實(shí)現(xiàn)信息化管理的重要性及必要性，并且提出了幾點(diǎn)提高科研檔案信息化管理水平的建議。

關(guān)鍵詞：高校；科研檔案；信息化管理；提高策略

基金項(xiàng)目：內(nèi)蒙古自治區(qū)高等學(xué)?？茖W(xué)研究項(xiàng)目 項(xiàng)目編號(hào)：NJSY13234

高校科研檔案主要真實(shí)、全面的記錄了高校相關(guān)科研人員對(duì)某一種科學(xué)技術(shù)的研究過(guò)程及成果，高?？梢詰{借科研檔案資料記載審核科研成果，實(shí)現(xiàn)高校知識(shí)創(chuàng)新，并且轉(zhuǎn)化科技成果，同時(shí)高校也可以依據(jù)科研檔案資料不斷進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展。在當(dāng)前提倡科技強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的時(shí)代背景下，科研工作在高校中的地位也越來(lái)越突出，科研活動(dòng)的開(kāi)展對(duì)高?？蒲袡n案管理工作也提出了更高的要求，需要采取新的措施進(jìn)一步提高高?？蒲袡n案管理水平。21世紀(jì)是信息化時(shí)代，社會(huì)很多行業(yè)已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)入信息化管理階段，高校科研檔案管理也應(yīng)該大力引入信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)科研檔案信息化管理，從而提高科研檔案管理水平及其利用價(jià)值。

1 高?？蒲袡n案信息化管理的重要性及必要性

高?？蒲袡n案信息化主要是指通過(guò)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等手段進(jìn)行科研檔案的收集、整理、分類、匯總、編目、立卷存檔、統(tǒng)計(jì)、信息檢索等一系列工作。相對(duì)于傳統(tǒng)手工操作而言，高校科研檔案信息化管理可大大減少相關(guān)工作人員的工作量，提高檔案管理工作效率，也可以為檔案信息使用者提供更加及時(shí)、快速、準(zhǔn)確的信息服務(wù)。而且科研檔案管理信息化可以形成動(dòng)態(tài)的科研數(shù)據(jù)中心，可為信息交流提供更好的溝通平臺(tái)，促進(jìn)信息資源的共享，提高檔案信息的開(kāi)發(fā)、利用程度。同時(shí)，科研檔案管理化管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化大大提高，可有效確保科研檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、真實(shí)可靠性，為決策層提供準(zhǔn)確的科研信息，從而提高決策的正確性。

2 提高高?？蒲袡n案信息化管理水平的策略

2.1 應(yīng)形成科研檔案數(shù)字化建設(shè)意識(shí)，構(gòu)建一個(gè)長(zhǎng)效檔案管理機(jī)制

想要實(shí)現(xiàn)高?？蒲袡n案信息化管理，就需要做好長(zhǎng)期打算，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜、系統(tǒng)的工作，因此高校必須樹(shù)立正確的檔案信息化建設(shè)思想，提高對(duì)科研檔案信息化建設(shè)的重視度，將該項(xiàng)工作真正融入到日常管理工作中。同時(shí)，高校應(yīng)建立一個(gè)專門(mén)的科研檔案管理部門(mén)，統(tǒng)一規(guī)劃高?？蒲袡n案信息化管理工作，建立一套科學(xué)、合理的高校科研檔案信息化管理機(jī)制。主管領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)統(tǒng)一、全面負(fù)責(zé)高?？蒲袡n案信息化管理工作，而高校檔案管理部門(mén)應(yīng)充分發(fā)揮自己的帶頭作用，積極動(dòng)員組織多個(gè)部門(mén)相互協(xié)作、相互配合，盡可能從人才培訓(xùn)、技術(shù)支持、制度健全、組織管理等多個(gè)方面進(jìn)行統(tǒng)一建設(shè)和管理，從而使科研檔案信息化建設(shè)形成一種長(zhǎng)效管理機(jī)制。

2.2 加大對(duì)硬件設(shè)施的投入力度，加快科研檔案信息系統(tǒng)建設(shè)力度

各種硬件設(shè)施是支持高?？蒲袡n案信息化運(yùn)行和管理的重要基礎(chǔ)，科研檔案信息化管理主要是先將所有的檔案信息資料進(jìn)行數(shù)字化處理，然后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)手段進(jìn)行傳輸，這些操作都需要通過(guò)硬件才能操作。因此，想要進(jìn)一步提高高校科研檔案信息化管理水平，首先應(yīng)備好掃描儀、計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、各種數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備等互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備。同時(shí)，應(yīng)充分利用目前最先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)及軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)發(fā)展成果，不斷提高硬件設(shè)備條件。在開(kāi)發(fā)科研檔案信息化管理系統(tǒng)的過(guò)程中，應(yīng)廣泛聽(tīng)取科研人員以及檔案管理人員的意見(jiàn)、要求及建議，確保研制出一種簡(jiǎn)便、實(shí)用的檔案管理軟件，從而加快檔案信息化建設(shè)步伐。因此，高校應(yīng)加大對(duì)科研檔案信息化管理的財(cái)政投入力度，檔案部門(mén)應(yīng)多給予相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)支持。同時(shí)，高校檔案管理部門(mén)可結(jié)合檔案信息化管理系統(tǒng)的需要，深入挖掘自身海量的檔案信息資源，更好的滿足高校科研人員的多樣化信息需求，從而提高檔案資料的經(jīng)濟(jì)效益。

2.3 應(yīng)多與科研部門(mén)溝通、聯(lián)系，加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

高校檔案管理部門(mén)應(yīng)和校內(nèi)科研部門(mén)及時(shí)溝通、聯(lián)系，選擇一些市場(chǎng)發(fā)展?jié)摿^大，應(yīng)用價(jià)值相對(duì)較高的科研技術(shù)和項(xiàng)目，全力協(xié)助學(xué)校科研部門(mén)將科研研究成果轉(zhuǎn)化成產(chǎn)品，并且向企業(yè)和市場(chǎng)上推廣。因此，需要建立一個(gè)產(chǎn)業(yè)化、市場(chǎng)化科技信息市場(chǎng)，通過(guò)科技信息市場(chǎng)和企業(yè)之間建立密切聯(lián)系，實(shí)時(shí)關(guān)注技術(shù)市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，并且并追蹤到的信息及時(shí)向科研檔案用戶反饋，從而確保高?？蒲泄ぷ髂軌蚝褪袌?chǎng)保持同步，進(jìn)一步拓寬科研檔案信息化管理范圍。其次，每次結(jié)題一個(gè)科研項(xiàng)目后，應(yīng)密切監(jiān)督相關(guān)科研人員進(jìn)行歸檔、入庫(kù)，確?？蒲袡n案數(shù)據(jù)的原始性、真實(shí)性、全面性。其次，應(yīng)提高科研檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，不僅需要熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，也需要了解掌握新技術(shù)，多參與一些學(xué)?？蒲谢顒?dòng)，從而確?？蒲袡n案資料的質(zhì)量。

綜上所述，高?？蒲袡n案信息化管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜的工作，也是科研檔案管理的必然趨勢(shì)，高校應(yīng)重視檔案信息化建設(shè)，建立長(zhǎng)效信息化管理機(jī)制，加大對(duì)信息化管理硬件設(shè)施建設(shè)的投入，建立完善的監(jiān)督機(jī)制，全面提高高?？蒲袡n案信息化管理水平。

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作者簡(jiǎn)介

李紅升（1968—），女，漢族，內(nèi)蒙古包頭人，本科，包頭師范學(xué)院，副研究館員。