摘 要：隨著當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展及廣泛運(yùn)用于各個(gè)領(lǐng)域，我們有充足的理由相信在不久的將來(lái)在一定范圍內(nèi)可公開(kāi)的檔案資源會(huì)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上共享，大家可以根據(jù)自己的需要隨時(shí)隨地找到這些資料信息。大家都知道的是，石油企業(yè)檔案對(duì)油田的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各方面都有著無(wú)法替代的關(guān)鍵性作用，如果在全國(guó)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，必將有力推動(dòng)我國(guó)石油事業(yè)的快速發(fā)展，從這一點(diǎn)上來(lái)看，石油企業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)在當(dāng)前這樣一個(gè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)極為激烈的大環(huán)境下是顯得至關(guān)重要的。本文將會(huì)首先闡述石油企業(yè)進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的必要性加以分析，然后描述我國(guó)當(dāng)前是由企業(yè)數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中所出現(xiàn)的相關(guān)問(wèn)題以及建議，希望能夠得到借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；石油企業(yè)；數(shù)字化；信息化；網(wǎng)絡(luò)

眾所周知，檔案已經(jīng)成為我們當(dāng)前保存?zhèn)洳榈膱D像、文字、聲音等各種載體形式記載的有效憑證，并且在過(guò)去的很長(zhǎng)一段時(shí)間里一直是以紙質(zhì)檔案作為事件記錄的最主要形式，因?yàn)檫@樣可以使得這些資料具有唯一性，我們不可隨意進(jìn)行更改（否則就會(huì)視為無(wú)效）。除此之外，它還具有直觀性的特點(diǎn)，這一點(diǎn)是數(shù)字化檔案所做不到的，但是值得我們注意的一點(diǎn)是，紙質(zhì)檔案在保存過(guò)程中需要具備很高的外界條件。事實(shí)證明，石油企業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)經(jīng)過(guò)大家共同的努力已經(jīng)取得了比較明顯的進(jìn)步，但距離真正的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化時(shí)代還相差甚遠(yuǎn)，因此我們千萬(wàn)不可松懈，而是堅(jiān)持不懈在這個(gè)方面進(jìn)行努力研究。

1 現(xiàn)代檔案管理必然走數(shù)字化之路

1.1 擋案數(shù)字化的相關(guān)定義

簡(jiǎn)單地說(shuō)，檔案數(shù)字化指的是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、存儲(chǔ)等技術(shù)的快速發(fā)展而產(chǎn)生的一種檔案信息形態(tài)，它能夠?qū)⒏鞣N載體的檔案資源通過(guò)某種方式轉(zhuǎn)化為具有數(shù)字化屬性的檔案信息（同時(shí)以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)），然后利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)加以有效管理，通過(guò)這種方式形成—個(gè)能夠?yàn)槿藗冸S時(shí)隨地（需要有網(wǎng)絡(luò)的前提下）共享的檔案信息庫(kù)。通過(guò)以往大量的實(shí)踐結(jié)果表明，檔案數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的新舉措，可以為我們進(jìn)行資源的及時(shí)有效利用創(chuàng)造了極其有利的條件。

1.2 檔案數(shù)字化具有非常明顯的先進(jìn)性

這一點(diǎn)主要是與傳統(tǒng)的石油檔案管理相比較而言的，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)重要方面：（1）大大提高經(jīng)濟(jì)效益。大家都知道的是，在過(guò)去的很長(zhǎng)一段時(shí)間里，我們一直使用的是粗放型模式，也就是通過(guò)增加辦公人員和辦公經(jīng)費(fèi)的方式，這樣一來(lái)很容易會(huì)造成管理成本出現(xiàn)較大程度的上漲；（2）大大提高辦公效率。從前面的描述中我們發(fā)現(xiàn)，數(shù)字化檔案管理可以使得資料得到非常及時(shí)的歸檔，并最大限度的加以利用。我們以組織部門(mén)來(lái)打個(gè)比方，干部的任用或者提拔的過(guò)程中都需要比較詳細(xì)而且準(zhǔn)確的檔案信息才行。實(shí)踐表明，這一點(diǎn)我們可以完全通過(guò)檔案數(shù)字化管理做到。除此之外，數(shù)字化檔案管理可以使查詢(xún)資料更為快捷，從真正意義上讓辦公人員在家里便可知曉所有的企業(yè)相關(guān)信息；（3）進(jìn)一步增強(qiáng)檔案原始文件的保護(hù)。我們通過(guò)調(diào)查顯示，將紙質(zhì)檔案被數(shù)字化電子檔案所替代后，檔案的使用相比較而言更加安全。數(shù)字化處理后在很大程度上對(duì)其進(jìn)行了更好的保護(hù)，另外，我們通過(guò)這種方式還可以有效防止檔案被篡改，安全性得到大大的增強(qiáng)。

2 石油企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中的主要問(wèn)題以及相關(guān)建議

通過(guò)前面的描述中我們可以清楚的看到，數(shù)字檔案自身具有存儲(chǔ)、檢索、傳輸極其快速以及信息共享等優(yōu)點(diǎn)，這些都是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所無(wú)法做到的。但是它也存在一些亟需改進(jìn)的地方，我們必須對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)才能真正地實(shí)現(xiàn)油田檔案數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)而

為油田發(fā)展提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，歸納的說(shuō)，可以具體表現(xiàn)如下幾種重要形式。

2.1 確保檔案的安全性

大家都知道的是，數(shù)字化檔案建設(shè)在很大程度上都是直接依賴(lài)于數(shù)字化設(shè)備的。我們通過(guò)調(diào)查顯示，油田企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)區(qū)域的全覆蓋，這樣一來(lái)就可以為實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理提供了至關(guān)重要的硬件條件。而數(shù)字化檔案如果一旦離開(kāi)了網(wǎng)絡(luò)及與之相應(yīng)的軟件，就無(wú)法生成、識(shí)別以及傳遞相關(guān)信息。與過(guò)去的那種紙質(zhì)文檔管理相比較而言，這種數(shù)字化管理模式可在很多時(shí)候充分發(fā)揮高效存取以及檢索功能，與此同時(shí)還可有效保障檔案的憑證價(jià)值作用。鑒于此，雙套制應(yīng)應(yīng)運(yùn)而生，而雙套制的存在，在很大程度上意味著在今后的很長(zhǎng)一段時(shí)間里檔案館中的紙質(zhì)檔案與電子檔案將實(shí)現(xiàn)共存，這也勢(shì)必會(huì)成為未來(lái)檔案館館藏結(jié)構(gòu)中不可或缺的一個(gè)重要組成部分。

2.2 人才隊(duì)伍建設(shè)速度有待進(jìn)一步提高

檔案數(shù)字化建設(shè)說(shuō)到底其實(shí)就是高新技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及電子設(shè)備通過(guò)某種連接所支撐起來(lái)的產(chǎn)物，這些都是需要高新技術(shù)來(lái)作為強(qiáng)而有力的支撐的，否則檔案數(shù)字化建設(shè)只能是一紙空文，數(shù)字檔案館則更加無(wú)從談起了。另外，石油企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中因其涉及較多的專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的問(wèn)題，比方說(shuō)勘探數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)、測(cè)井、油建等相關(guān)方面，處理起來(lái)也絕非易事，而且我們需要招納一些高質(zhì)量的人才，這些人屬于需要既懂專(zhuān)業(yè)，同時(shí)又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的綜合型人才。準(zhǔn)確的說(shuō)，就是需要要培養(yǎng)一支既檔案管理十分精通，又油田專(zhuān)業(yè)和信息技術(shù)比較精通的復(fù)合型人才隊(duì)伍，只有這樣才能從真正意義上推動(dòng)油田系統(tǒng)檔案數(shù)字化建設(shè)的快速發(fā)展。

2.3 檔案的憑證價(jià)值的重要影響

總的來(lái)說(shuō)，檔案的基本價(jià)值主要表現(xiàn)為兩個(gè)重要方面：參考價(jià)值與憑證價(jià)值，其中以憑證價(jià)值最為重要。雖然說(shuō)數(shù)字化檔案的參考價(jià)值同樣十分重要，然而數(shù)字化檔案目前還無(wú)法具備相應(yīng)的法律憑證效力，這無(wú)疑會(huì)大大減弱數(shù)字檔案的作用。第一，數(shù)字檔案要想得到及時(shí)有效的解讀必須依靠計(jì)算機(jī)設(shè)備，通過(guò)這種方式人們對(duì)其原始性、可靠性必然會(huì)產(chǎn)生懷疑，畢竟數(shù)字檔案的非人工識(shí)讀性與其他載體不同的檔案本質(zhì)上就有很大的區(qū)別。第二，數(shù)字檔案作為當(dāng)今高新技術(shù)的產(chǎn)物，我們可以輕而易舉的對(duì)其進(jìn)行復(fù)制、修改并且刪除，這樣一來(lái)就會(huì)造成檔案“原件”的無(wú)法準(zhǔn)確辨別。第三，數(shù)字檔案的字跡可以根據(jù)實(shí)際需要變動(dòng)，這樣的話我們便很難用過(guò)去那種傳統(tǒng)的字跡鑒定技術(shù)數(shù)字檔案的原始性進(jìn)行有效分辨了。從這一點(diǎn)上來(lái)看，要想很好的確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價(jià)值，我們還有很長(zhǎng)的一段路要走。

2.4 檔案數(shù)字化建設(shè)中的法律法規(guī)問(wèn)題

眾所周知，檔案數(shù)字化建設(shè)中往往會(huì)牽扯許多法律法規(guī)問(wèn)題，而這些問(wèn)題都是很難快速予以解決的問(wèn)題。比方說(shuō)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、著作權(quán)等保護(hù)問(wèn)題特別突出。因?yàn)榻?jīng)過(guò)檔案數(shù)字化建設(shè)后，過(guò)去那種傳統(tǒng)意義上的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、著作權(quán)已無(wú)法提供相應(yīng)的保護(hù)，這樣一來(lái)著作權(quán)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)被侵犯將會(huì)變成一件輕而易舉的事情。因此，我們應(yīng)當(dāng)怎樣對(duì)檔案著作權(quán)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)加以有效保護(hù)已經(jīng)成為數(shù)字檔案館建設(shè)不得不面對(duì)的一大重要挑戰(zhàn)。而我們一直以來(lái)進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)從本質(zhì)上就是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)共享。值得大家注意的是，如果電子檔案的法律憑證問(wèn)題無(wú)法得到妥善解決的話，數(shù)字化檔案也會(huì)大大削弱其利用價(jià)值。

3 總結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著時(shí)代的發(fā)展與科技的不斷進(jìn)步，檔案數(shù)字化在這種信息化大環(huán)境中是機(jī)遇和挑戰(zhàn)二者并存的。通過(guò)以往大量的實(shí)踐結(jié)果表明，檔案信息化并無(wú)法完全取代傳統(tǒng)的檔案管理方式，不僅僅體現(xiàn)在檔案內(nèi)容，與此同時(shí)檔案載體等信息可以正確的判斷檔案信息的真實(shí)性等。鑒于此，我們當(dāng)前最好的辦法就是有機(jī)結(jié)合是有檔案的數(shù)字化建設(shè)與傳統(tǒng)的檔案信息保存方法，只有這樣才能從真正意義上確保檔案事業(yè)得到蓬勃發(fā)展，更好的服務(wù)于油田發(fā)展以及整個(gè)社會(huì)。

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作者簡(jiǎn)介

徐冰心（1986-），女，遼寧省盤(pán)錦市人，漢，助理工程師，本科。