淺論中專院校人事檔案管理

覃小助

摘 要：本文從做好人事檔案管理工作對(duì)中專實(shí)施“人才強(qiáng)校”戰(zhàn)略，事業(yè)單位收入分配制度改革，中專院校的和諧發(fā)展具有重要意義著手，分析了中專人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題，從增強(qiáng)檔案意識(shí)、提高管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)信息化建設(shè)等方面提出了改善中專院校人事檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：中專院校；人事檔案；管理

人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是知人善任，選賢舉能的重要工具。人事檔案管理工作是人事管理工作中不可缺少的一個(gè)重要組成部分，是人事工作的基本條件之一。人事檔案管理工作的好壞直接影響到單位和個(gè)人的工作效率和質(zhì)量。管好用好人事檔案對(duì)中專院校人才資源開(kāi)發(fā)，事業(yè)單位收入分配制度改革以及中專院校的和諧發(fā)展起著重要作用。

1 做好中專院校人事檔案管理工作的意義

1.1 對(duì)實(shí)施“人才強(qiáng)校”戰(zhàn)略的重要意義

中專院校要實(shí)現(xiàn)快速發(fā)展，最顯著最有效最根本的途徑和辦法，就是千方百計(jì)培養(yǎng)、引進(jìn)和用好人才，建設(shè)一支高素質(zhì)高水平的師資隊(duì)伍。為此，各中專院校紛紛出臺(tái)政策，采取措施，加緊實(shí)施“人才強(qiáng)?！睉?zhàn)略。

人事檔案是人事管理工作的重要數(shù)據(jù)和資料，集中反映了人才個(gè)人基本情況、經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲等方面的情況。 做好中專院校人事檔案工作，有利于引進(jìn)優(yōu)秀人才，中專所引進(jìn)的人才應(yīng)該是人才隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)以及年齡結(jié)構(gòu)中最緊缺的，又不能在內(nèi)部調(diào)劑補(bǔ)充的人才。人事檔案反映著人才有關(guān)專業(yè)、學(xué)歷、職稱、特長(zhǎng)、研究方向、教育工作及進(jìn)修經(jīng)歷等第一手最真實(shí)、最新、最全面的材料。人事管理部門(mén)可以在對(duì)人事檔案材料進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)、分析的基礎(chǔ)上，對(duì)學(xué)院所制訂的人才引進(jìn)計(jì)劃提出意見(jiàn)和建議。人事部門(mén)還可以借助檔案對(duì)前來(lái)應(yīng)聘的人才進(jìn)行專業(yè)分析，辨別真?zhèn)危瑱z查錯(cuò)漏，預(yù)測(cè)人才價(jià)值，確保所引進(jìn)的人才符合中專實(shí)際需要，促進(jìn)人才的合理梯隊(duì)建設(shè)。

1.2 對(duì)做好事業(yè)單位工作人員收入分配制度改革的意義

目前我國(guó)正全面推進(jìn)事業(yè)單位收入分配制度改革，在此次工資改革中，以崗定薪，崗變薪變，個(gè)人所聘崗位，任職年限，年度考核等因素成為工資套改的重要依據(jù)。如所聘崗位時(shí)間確定不準(zhǔn)，直接影響薪級(jí)工資，又如全日制大專以上畢業(yè)生在校學(xué)習(xí)時(shí)間計(jì)算在套改年限中，套改年限長(zhǎng)短又直接影響薪級(jí)工資。這樣，對(duì)一些人員信息的查實(shí)與確認(rèn)，不得不直接查閱人事檔案。實(shí)踐中，當(dāng)人事檔案記述內(nèi)容摸棱兩可時(shí)，其真實(shí)性在很大程度上只能憑人事管理人員的主觀判斷以及工作經(jīng)驗(yàn)而定，由此帶來(lái)許多不良后果。

1.3 對(duì)中專院校的和諧發(fā)展具有重要意義

近年來(lái)，我國(guó)中專職業(yè)教育管理體制改革取得了重大進(jìn)展，進(jìn)一步完善了國(guó)家的中專教育結(jié)構(gòu)，優(yōu)化了教育資源配置，提高了辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益。做好干部人事檔案管理是中專院校和諧發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作。

有些學(xué)校原先干部人事檔案沒(méi)有自主管理權(quán)，長(zhǎng)期以來(lái)不能引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的足夠重視，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊等問(wèn)題。而人事檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)，關(guān)系到每位教職工的切身利益。中專院校如果能夠充分樹(shù)立起檔案意識(shí)，在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制和經(jīng)費(fèi)上給予充分保證，促進(jìn)干部人事檔案工作績(jī)效的提高，那么它必將為學(xué)院在師資培養(yǎng)、干部選拔、崗位聘任等方面發(fā)揮積極作用，為中專院校的和諧發(fā)展推波助瀾。

2 中專院校人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題

2.1 對(duì)中專人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠

長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員包括領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)中專人事檔案工作的認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管性的事務(wù)工作，與教學(xué)和科研工作沒(méi)有直接聯(lián)系，也不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要守好那一堆材料，不丟失、不泄密，能應(yīng)付干部調(diào)動(dòng)或提拔時(shí)的查檔工作就行。因此，人事檔案工作變得默默無(wú)聞，很少有人過(guò)問(wèn)，人事檔案管理部門(mén)也習(xí)以為常，不主動(dòng)拓展工作內(nèi)容，不主動(dòng)為學(xué)校的教學(xué)、科研特別是人才建設(shè)工作提供依據(jù)和參謀作用。

2.2 中專人事檔案管理隊(duì)伍亟待加強(qiáng)

由于重視不夠，中專人事檔案室很少設(shè)置有專職的檔案管理人員，兼職人員也無(wú)法保證有足夠的時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致中專人事檔案建設(shè)滯后，問(wèn)題不少。哪怕有專職的人事檔案管理人員，也往往是半路改行，沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn)，檔案管理只能在低水平的層面上按“想當(dāng)然”的辦法進(jìn)行。

2.3 檔案管理方式落后，檔案信息利用不充分

目前，多數(shù)中專人事檔案管理部門(mén)的工作仍然停留在原始的管理方式上，靠手工檢索、人工管理，工作量大，效率低，準(zhǔn)確性差，一些現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段都沒(méi)能發(fā)揮作用。此外，現(xiàn)行的人事檔案立卷裝訂方法煩瑣、復(fù)雜，標(biāo)準(zhǔn)過(guò)于苛刻，每頁(yè)都要裁剪，使得拆卷裝訂成為檔案人員一項(xiàng)沉重的負(fù)擔(dān)，而且這種裝訂方法不利于材料的復(fù)印、保存與借閱。

3 加強(qiáng)中專人事檔案管理工作的措施

3.1 加強(qiáng)檔案宣傳工作，增強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)

首先，要讓領(lǐng)導(dǎo)了解、熟悉檔案工作，認(rèn)識(shí)到檔案工作是學(xué)校發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是非常重要的信息來(lái)源；認(rèn)識(shí)到檔案工作是保證學(xué)校正確決策，提高工作質(zhì)量，事關(guān)工作全局的重要環(huán)節(jié)。只有領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)提高了，才能在檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，設(shè)備配套更新等方面給予重視和支持，才有可能實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化及更好地發(fā)揮人事檔案的參考價(jià)值。其次，要切實(shí)通過(guò)《檔案法》、《人事檔案條例》等重要法規(guī)的宣傳，讓檔案意識(shí)深入每位教職工之心，破除人們對(duì)人事檔案的神秘感。只有這樣，才能讓廣大教職工意識(shí)到人事檔案與每個(gè)人都有著密切關(guān)系，是關(guān)系到他們職稱評(píng)定、工資定級(jí)、竟聘上崗、離退休等事宜的重要憑證；只有這樣，才能讓廣大教職工認(rèn)真填寫(xiě)各類人事檔案材料，自覺(jué)地將學(xué)歷證明等檔案材料送到人事檔案管理部門(mén)，確保人事檔案材料的真實(shí)性和及時(shí)性。

3.2 加強(qiáng)培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變觀念，提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

人事檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，要將人事檔案管理人員培養(yǎng)納入人才培養(yǎng)計(jì)劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。首先要組織人事檔案管理人員到檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富的兄弟院校參觀學(xué)習(xí)、交流工作體會(huì)來(lái)提高業(yè)務(wù)知識(shí)水平。其次人事檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，主動(dòng)學(xué)習(xí)，通過(guò)各種形式的繼續(xù)教育來(lái)不斷更新知識(shí)，改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，開(kāi)拓視野，增強(qiáng)創(chuàng)新思維。再次，人事檔案管理人員要解放思想，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，改變過(guò)去“等、靠、要”的傳統(tǒng)工作模式，打破過(guò)去看堆守?cái)?、重管輕用的陳舊管理方式。要深入一線調(diào)查研究對(duì)檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索人事檔案管理工作。最后要強(qiáng)化服務(wù)手段，完善檢索體系，提高服務(wù)效率，編制多種檔案檢索工具，為教職工利用檔案提供方便，主動(dòng)圍繞工作需要，全方位跟蹤服務(wù)，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

3.3 建立信息網(wǎng)絡(luò)，發(fā)揮檔案服務(wù)效能

干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫(xiě)文字信息電腦化、數(shù)字化；二是要把數(shù)字化的信息網(wǎng)絡(luò)化，要能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上人事信息的接收、傳遞、儲(chǔ)存和資源共享。當(dāng)前，人事檔案管理系統(tǒng)計(jì)算機(jī)信息軟件已在部分中專使用，但其發(fā)揮的作用程度比較低。中專院校要逐步吸收一批精通信息技術(shù)的人才和從事檔案信息管理構(gòu)件或善于制作檔案管理網(wǎng)頁(yè)的人才，建立一套完整的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的信息共享，大大提高檔案的利用水平。

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