企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的路徑探析

楊秀娟

摘 要：伴隨著市場經(jīng)濟發(fā)展需求與國際化趨同性的趨勢，各大企業(yè)在迎來一眾機遇的同時也面臨著更多新的挑戰(zhàn)，在此背景下的檔案管理作為企業(yè)不可或缺的重要組成已日顯重要。作為核電站這樣的大型企業(yè)，檔案是企業(yè)管理中必不可少的重要資源。與此同時，信息化技術的大面積普及，也為企業(yè)檔案管理提供了技術支撐。傳統(tǒng)檔案管理在此形勢下已逐漸凸顯出與發(fā)展脫節(jié)的種種跡象，亟待加強規(guī)范化管理以與時代相適應，以更好地服務于電站管理，實現(xiàn)企業(yè)的長遠發(fā)展。

關鍵詞：企業(yè)行政管理；檔案管理規(guī)范；信息化建設；企業(yè)歸檔制度

本文主要圍繞電站檔案管理工作展開，檔案載錄了電站從選址、設計、建設、調(diào)試、運行至退役歷程中的點點滴滴，而科學、規(guī)范化的檔案管理不僅能夠為企業(yè)文件查閱與利用帶來極大便利，使得電站檔案管理水平得到切實提高，同時也為企業(yè)未來發(fā)展提供了強大的資源支撐。

1 企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的意義

社會主義市場經(jīng)濟的深化帶動了國內(nèi)各領域、行業(yè)的發(fā)展，同時也迎來了更多、更大的挑戰(zhàn)與沖擊，改革創(chuàng)新已呈必然之勢，作為與國民經(jīng)濟息息相關的核電站更應如是。其中，檔案管理工作作為全局管理中至關重要的有機組成，需企業(yè)上下應給予足夠的重視和關注，使之充分發(fā)揮職能作用，為企業(yè)長期和可持續(xù)發(fā)展提供有利支撐。

檔案資料載錄著企業(yè)發(fā)展的各個印記和發(fā)展歷程，是企業(yè)展現(xiàn)其歷史與案例的重要平臺，是解決新問題、應對新挑戰(zhàn)的咨詢手冊，也是制定未來發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的指南針。何以衡量一家企業(yè)管理現(xiàn)代化水平的標尺，考量視其檔案管理水平的高低即可知一二。檔案管理工作內(nèi)容不僅包含了記錄企業(yè)上下、生產(chǎn)前線或后勤等一系列資料信息，同時記錄著相關財政收入和支出的財務檔案；行政文書和企業(yè)印章的保存、管理，行政工作登記備案的行政檔案；工作人員基本信息與人員流動情況的人事檔案；相關產(chǎn)品研究資料的研發(fā)檔案，等等?；谏鲜隹芍恳活惸康臋n案都各有其收錄與管轄范圍，中心內(nèi)容也各不相同，但卻都與企業(yè)發(fā)展與運作密不可分，必須予以高度重視，積極采取規(guī)范化管理，借以嚴謹?shù)陌l(fā)展觀提高檔案管理的整體水平。

2 企業(yè)檔案管理工作中的常見現(xiàn)象

（一）檔案利用率偏低。新形勢下，我國社會經(jīng)濟發(fā)展迅速，社會改革不斷推進，社會各界對檔案的要求亦隨之不斷提高，因此企業(yè)在檔案收集工作中遇到的問題越來越明顯，尤其檔案收集與利用之間脫節(jié)嚴重。例如，企業(yè)在進行某項研發(fā)和投產(chǎn)分析時，通常較少，甚至從不在以前存留下的同類檔案，或是已研討過的檔案中尋找方案或依據(jù)，由此造成大量方案被重復研究，不僅在人力、物力與財力上造成了浪費，同時亦有礙于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標的如期實現(xiàn)。也就是說，企業(yè)如若對其保存的檔案棄之不用，檔案管理工作即至始至終毫無存在意義，而檔案規(guī)范化管理的目的，就在于幫助企業(yè)實現(xiàn)有效且高效的檔案利用率。

（二）檔案收集不完整。因部分企業(yè)檔案管理結構的不合理，比如過度重視上級發(fā)文，而對涉及內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營相關的資料、管理文件、經(jīng)濟合同、報表的管理過于疏忽，資料的收集既不及時，又不完整，沒能抓住新形勢下企業(yè)的工作重點，不僅對企業(yè)重點科研成果、重要生產(chǎn)項目資料收集不當，對電子版信息資料的收集也多有缺漏。此外，受人員流動頻繁的影響，部分企業(yè)檔案管理人員也經(jīng)常更換，有些檔案管理人員在變動過程中，沒有進行相關的工作交接，甚至將極為重要的文件弄丟或者據(jù)為己有，或是在組織架構變動時撤銷了檔案管理部門，造成資料歸檔混亂，致使大量檔案資料不同程度上的缺漏，這些都大大增加了檔案的收集難度。

（三）隊伍素養(yǎng)待強化。部分企業(yè)檔案管理人員長期被動工作，全然不會主動收集資料，坐等相關人員上交，造成檔案資料收集出現(xiàn)嚴重滯后性。同時，隨著檔案管理信息化程度不斷縱深發(fā)展，為檔案管理提供了先進的科技手段，也對檔案管理人員提出了新的要求。然而現(xiàn)實中，大多企業(yè)在市場經(jīng)濟的調(diào)控和競爭之下，一直都將發(fā)展戰(zhàn)略重點投放在經(jīng)營上，對待檔案管理工作的態(tài)度普遍徘徊在一種“可有可無”的形態(tài)中，由此對待檔案管理工作人員的重視度自然也就不高，導致愿意投身檔案管理事業(yè)的人員逐年減少，即便在崗人員，也因長期缺乏專業(yè)培訓而致使業(yè)務能力無法適應檔案管理工作的發(fā)展需求。

3 實踐企業(yè)檔案規(guī)范化管理的工作路徑

自電站企業(yè)設立了文件檔案處，從項目建造、機組調(diào)試到電站生產(chǎn)運行，所有的文件和檔案工作均由文檔處負責，使文檔一體化管理得到了體制上的保障。為適應企業(yè)建設發(fā)展，究其檔案管理工作的革新筆者建議如下：

（一）更新檔案規(guī)范管理理念。此舉雖不僅是提高企業(yè)檔案管理水平的前提和基礎，還是規(guī)范員工自身行為，維護企業(yè)良好形象的有效方法之一。為此，可利用座談會議、實例分析等活動的開展來宣傳檔案管理工作的重要性，特別是電站管理層首應以身作則，借以示范帶頭作用來端正全體員工對檔案管理的認知，同時，檔案管理人員自身也應清晰認識到本職工作的重要程度，藉以不斷強化專業(yè)技能，提高工作效率，樹立對本職工作的榮譽感和自豪感。

（二）健全檔案歸檔制度規(guī)范。檔案規(guī)范化管理是企業(yè)檔案管理工作開展的重中之重，對其管理制度的制定必須予以嚴格審視，參照企業(yè)實際情況與需求可能性，以及權衡各部門、各對象受眾的利益。比如，制度應對檔案管理工作的每一環(huán)節(jié)作出明確的分工指引，如具體的工作細則，詳細的管理要求，人性化的獎懲措施，完善的應急預案等。此外，還應對檔案的復印、備份以及保密等手續(xù)予以嚴格限定，以提高檔案管理人員的警惕性，最大范圍將管理失誤風險降至最低。

（三）強化全員管理業(yè)務素質。檔案收集人員的工作連續(xù)性與穩(wěn)定性，極有利于為企業(yè)培養(yǎng)更為專業(yè)的檔案資料收集管理人員。因檔案資料收集管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，新上崗的人員需要一定時期實習才能完全勝任，所以，要根據(jù)內(nèi)部檔案工作具體情況，配備相應的檔案收集人員，并確保其工作相對穩(wěn)定，從而為電站檔案管理工作的長足穩(wěn)定儲備人才資源，確保電站檔案管理工作得以長期有序開展。

（四）推動檔案的信息化建設。信息化的檔案管理不僅使得檔案更便于相關人員的查閱與利用，同時亦有益于檔案資料的長久保存。為此，企業(yè)應廣泛借鑒先進的管理經(jīng)驗，加大對檔案信息化管理的資金投入，結合企業(yè)實際情況與經(jīng)濟實力合理適度的引入相關先進設備，對以往紙質檔案全面以電子文檔形式收編歸檔，同步設置電子檢索功能。需要注意的是，在全面推廣信息化管理的同時，要警惕信息技術特性是利弊同在的，故在享受信息技術為檔案管理帶來的便捷時，也必須強化網(wǎng)絡安保措施，防止電子檔案遭受病毒漏洞、網(wǎng)絡竊取等技術攻擊，確保電站內(nèi)部機密資料的高度安全性。

4 結語

隨著我國核電建設的快速發(fā)展，核電機組國產(chǎn)化進程的加快，核電檔案管理工作水平也會不斷踏上新的臺階，為我國核電事業(yè)的大發(fā)展，提供可靠保障和優(yōu)質服務。檔案管理工作雖看似企業(yè)管理中最為基礎的工作，但對企業(yè)整體管理與發(fā)展作用重大。大量新科技及新技術被廣泛應用到檔案收集工作中，改變了企業(yè)檔案傳統(tǒng)的儲存形式，對檔案管理工作即帶來機遇又是新的挑戰(zhàn)，檔案管理人員必須厘清檔案管理工作難點，積極尋找解決途徑，不斷在實踐中促進檔案管理工作更為規(guī)范與高效。

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