文/廖建兵

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高校實(shí)驗(yàn)室檔案規(guī)范化管理研究

文/廖建兵

摘要:高校實(shí)驗(yàn)室檔案規(guī)范化管理在高校實(shí)驗(yàn)管理中尤為關(guān)鍵，直接體現(xiàn)出高校教學(xué)品質(zhì)、科學(xué)研究及管理能力。只有持續(xù)完善高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理，令其變成高校日常管理中的基本內(nèi)容，完成高校實(shí)驗(yàn)室檔案的規(guī)范化管理，才可以良好提升高校教學(xué)品質(zhì)及科研管理能力。

關(guān)鍵詞:實(shí)驗(yàn)室;檔案;規(guī)范化管理

引言:實(shí)驗(yàn)室作為高校教學(xué)的主要部分，成為培養(yǎng)復(fù)合型人才的主要場(chǎng)所。高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作是完成實(shí)驗(yàn)室工作，從整體上提升實(shí)驗(yàn)室管理能力及實(shí)驗(yàn)教學(xué)能力的有效保障，對(duì)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)及發(fā)展尤為重要。穩(wěn)抓實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)，掌握實(shí)驗(yàn)室檔案管理模式，能夠加快實(shí)驗(yàn)室綜合管理能力的提升，以此更好的體現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室在實(shí)驗(yàn)教學(xué)及科學(xué)研究中的作用。創(chuàng)建一套完善的高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理體系，創(chuàng)建科學(xué)規(guī)范的文檔材料，能夠給不同評(píng)估給予正確、完善、及時(shí)的實(shí)踐教學(xué)檔案材料，不僅能夠加快教學(xué)改革，還可以提升教學(xué)品質(zhì)。

一、高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理中的問題

1、實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度不完善

很多院校沒有創(chuàng)建有效的實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度及完善的組織機(jī)構(gòu)，缺乏實(shí)驗(yàn)室檔案管理中有效的制約方式，相關(guān)部門及人員職責(zé)混淆，甚至有些有價(jià)值的資料沒有及時(shí)收集歸檔，院校實(shí)驗(yàn)室檔案工作無人管理，毫無章法。

2、實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員素質(zhì)較低

實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員不僅要具備較高的思想覺悟，還要具備較高的檔案知識(shí)及專業(yè)知識(shí)，可是很多高校因?yàn)楦黝愐蛩兀鄙賹I(yè)檔案管理人員，通常由實(shí)驗(yàn)室技術(shù)人員擔(dān)任，沒有相關(guān)專業(yè)知識(shí)，無法正確進(jìn)行采集、整理，使得實(shí)驗(yàn)室檔案出現(xiàn)少歸或漏歸的現(xiàn)象［1］。

3、管理方式落后，研發(fā)力度欠缺

很多高校不具備正規(guī)化的檔案保管部門，欠缺必備的檔案用品。實(shí)驗(yàn)室檔案存放于實(shí)驗(yàn)辦公室，沒有建立專門的防護(hù)設(shè)施。采集、整理及管理檔案方式落后，并且通常使用封閉式管理，只為了應(yīng)付檢查和評(píng)估，并沒有利用價(jià)值，實(shí)驗(yàn)室檔案不具備服務(wù)功能。

二、實(shí)驗(yàn)室檔案規(guī)范化管理的方法

1、提升意識(shí)，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)

主管領(lǐng)導(dǎo)需真正意識(shí)到實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)的意義所在，了解實(shí)驗(yàn)室檔案對(duì)于實(shí)驗(yàn)室不同管理工作所體現(xiàn)出來的重要作用，將實(shí)驗(yàn)室檔案工作歸入領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)范疇，提升領(lǐng)導(dǎo)對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案工作的重視度，將其歸入高校檔案工作及實(shí)驗(yàn)室工作規(guī)劃當(dāng)中。細(xì)致規(guī)劃歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔類別及統(tǒng)計(jì)、保管、運(yùn)用制度。

2、創(chuàng)建完善的檔案管理制度

實(shí)驗(yàn)室檔案涵蓋面較廣，專業(yè)性較強(qiáng)。所以必須規(guī)劃出相應(yīng)的實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度。比如《實(shí)驗(yàn)物品領(lǐng)用制度》、《實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員職責(zé)制度》、《實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度》、《實(shí)驗(yàn)室設(shè)備采購制度》、《實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案管理制度》等。關(guān)于實(shí)驗(yàn)室檔案組織部門、職責(zé)權(quán)限、運(yùn)用及法律責(zé)任均應(yīng)給出具體的規(guī)定，讓實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化、制度化［2］。

3、強(qiáng)化實(shí)驗(yàn)技術(shù)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提升實(shí)驗(yàn)室檔案管理能力

實(shí)驗(yàn)技術(shù)團(tuán)隊(duì)素質(zhì)的程度，是做好實(shí)驗(yàn)室檔案管理的重要所在，領(lǐng)導(dǎo)需不斷培訓(xùn)技術(shù)人員的檔案管理知識(shí)，通過走出去、請(qǐng)進(jìn)來的方式，實(shí)施不同方式的實(shí)驗(yàn)室檔案管理分析及研發(fā)工作，通過不斷交流提升意識(shí)，加強(qiáng)管理能力及業(yè)務(wù)能力。

4、改變檔案管理的工作氛圍及設(shè)施

硬件設(shè)施是做好實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的必備條件，所以，只要學(xué)校經(jīng)費(fèi)足夠充分，則需有規(guī)劃的為實(shí)驗(yàn)室檔案管理提供相應(yīng)資金，以便打造有利的設(shè)施條件。

5、提升實(shí)驗(yàn)室檔案管理方式

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入高科技信息時(shí)代，檔案管理已經(jīng)由傳統(tǒng)檔案管理形式朝著科學(xué)管理形式逐步轉(zhuǎn)變。運(yùn)用電子文件、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。所以，需透過計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)創(chuàng)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拿?guī)則，將手工操作的紙質(zhì)文件逐漸朝著計(jì)算機(jī)操控的電子文件轉(zhuǎn)變，并需不斷創(chuàng)造條件透過網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)大信息量及服務(wù)范疇。

檔案管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)方面需考量其實(shí)用性、操作性、靈活性以及通用性，需具備可擴(kuò)充性，便于維護(hù)。用戶的登錄模塊中需設(shè)置用戶注冊(cè)、登錄、身份驗(yàn)證等選項(xiàng)。透過判斷登錄人員的身份，依照設(shè)定程序提供登錄人員相關(guān)的管理權(quán)力。信息管理模塊作為關(guān)鍵的功能模塊，提供基本信息錄用功能，用戶可以將收集過得信息，通過處理后進(jìn)行分類歸檔。系統(tǒng)維護(hù)功能模塊可以對(duì)用戶提供設(shè)置權(quán)限、更改登錄口令、修改數(shù)據(jù)、刪除信息及信息備份的功能。

6、有效體現(xiàn)檔案的運(yùn)用效率

實(shí)施實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作是為了研發(fā)運(yùn)用實(shí)驗(yàn)室檔案信息資源，所以，檔案作為一種信息，更為關(guān)鍵的是一種資源。不論是實(shí)驗(yàn)室應(yīng)用的錄影帶、圖片、實(shí)驗(yàn)方式的分析、儀器設(shè)施，還是大型儀器設(shè)施功能的研發(fā)、拓展與整理的相關(guān)材料，均會(huì)成為實(shí)驗(yàn)室管理及教學(xué)改革中使用的客觀證據(jù)，需最大程度體現(xiàn)出檔案的利用效率，令其真正為科研、教學(xué)所應(yīng)用。

7、擴(kuò)大實(shí)驗(yàn)室檔案的開放力度

為地方經(jīng)濟(jì)提供服務(wù)，強(qiáng)化校校聯(lián)合、校企結(jié)合的方式已經(jīng)成為高校辦學(xué)的重要方式。所以，實(shí)驗(yàn)室檔案為教學(xué)科研提供服務(wù)的同時(shí)，還要積極擴(kuò)大與盟友院校間、生產(chǎn)廠家間的溝通與合作，為其他院校乃至當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展提供應(yīng)有的幫助。

結(jié)束語:高校實(shí)驗(yàn)室檔案工作作為實(shí)驗(yàn)室創(chuàng)建及管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、規(guī)范化的主要標(biāo)志之一，是一項(xiàng)根本性、持續(xù)性的工作。實(shí)驗(yàn)室檔案管理能力對(duì)實(shí)驗(yàn)教學(xué)乃至其他實(shí)驗(yàn)室工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，乃至實(shí)驗(yàn)室未來的發(fā)展情況有著直接的影響，所以，需加強(qiáng)高校實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)管理。檔案學(xué)的根本需求為展現(xiàn)存檔內(nèi)容的最初屬性，因此，實(shí)驗(yàn)室檔案需要在實(shí)驗(yàn)教學(xué)及研究當(dāng)中直接構(gòu)成具備保存價(jià)值的記錄。只有確保其記錄的真實(shí)性與直接性，才可以保障歸檔材料的真實(shí)度及可信度。隨著時(shí)間的推動(dòng)，高校實(shí)驗(yàn)室檔案會(huì)越積越多，檔案整理及管理工作量愈發(fā)龐大，紙質(zhì)檔案愈發(fā)無法符合目前實(shí)驗(yàn)室的管理所需。由于信息化方式的普及，檔案信息化管理則成為實(shí)驗(yàn)室檔案工作的必然選擇。

(作者單位:湖南食品藥品職業(yè)學(xué)院)

參考文獻(xiàn):

［1］胡志富，王雅琴．高?？蒲袡n案集成管理模式研究［J］．浙江檔案．2011．( 9): 38－39．

［2］梁國華，武曉峰．高校實(shí)驗(yàn)室檔案工作的實(shí)踐與思考［J］．實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理．2012．29 ( 6) : 206－211．

中圖分類號(hào):G647

文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A

文章編號(hào):2095－9214 ( 2015) 09－0201－01