任家英

摘 要：高等院校的檔案管理工作對于高校文化體系的建設(shè)來說具有非常重要的意義，要做好高等院校的管理工作，制定優(yōu)秀的檔案管理模式是基礎(chǔ)。本文結(jié)合當(dāng)前高等院校檔案管理現(xiàn)狀，分析了其檔案管理工作中存在的一些問題，并提出了相應(yīng)的檔案管理創(chuàng)新模式，希望能夠為高校檔案管理工作的有效實施提供參考。

關(guān)鍵詞：高等院校；檔案管理；管理模式

隨著高等院校管理者對學(xué)院基礎(chǔ)建設(shè)工作認(rèn)知程度的日益加深，學(xué)院對檔案管理也逐漸開始重視。高校檔案記錄院校發(fā)展經(jīng)歷、經(jīng)驗總結(jié)的載體，做好其管理工作既可以為高等院校今后的教學(xué)及科研活動提供理論基礎(chǔ)，還可以真實的將院校的發(fā)展歷史進(jìn)行再現(xiàn)，為推動院校的更好發(fā)展提供力量。

1 高等院校檔案管理工作中存在的問題

1.1 領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視程度不夠

雖然當(dāng)前大多數(shù)院校逐步開始重視學(xué)院的檔案管理工作，但在對其重要性的認(rèn)知定義還不夠準(zhǔn)確，對檔案管理的重視程度還尚未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求[1]。領(lǐng)導(dǎo)者對高等院校工作的開展上僅僅只是圍繞著教研工作和科研工作來進(jìn)行，對檔案管理工作的投入力度不夠，致使檔案管理工作資金的缺乏，工作所需的相關(guān)硬件和軟件設(shè)備不健全，院校檔案管理工作缺乏基礎(chǔ)的物資保障，因而其工作水平難以得到提升。此外，檔案工作管理人員在日常工作中缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性和責(zé)任意識，致使高校檔案管理工作風(fēng)氣渙散，工作內(nèi)容混亂，檔案資源的流失問題較為嚴(yán)重。

1.2 檔案管理工作技術(shù)手段相對較落后

目前，大多數(shù)高校在對檔案信息進(jìn)行錄入時都是采用人工收錄的方法，對錄入檔案資料的整理匯編也都是通過手工整理，這種方式不僅延長了管理人員的工作時間，還加大了工作量、增加了工作難度。另外，這種管理方式也為后續(xù)資料的查找?guī)砹瞬槐?，降低了檢索效率的同時，還有可能會導(dǎo)致院校文件檔案的磨損。

1.3 高等院校檔案管理缺乏專業(yè)管理人員

部分高等院校在對檔案管理工作內(nèi)容的認(rèn)識上存在一定的誤區(qū)，認(rèn)為其工作無非就是對學(xué)院的資料進(jìn)行搜集和整理，并不需要較高專業(yè)水平的人員來進(jìn)行管理，所以對學(xué)院的檔案管理工作也并非要采取專業(yè)化的管理模式。受這種認(rèn)知誤區(qū)的影響，大部分院校在對檔案管理人員的聘請上并不會設(shè)置有相關(guān)的專業(yè)要求和制度，管理人員對學(xué)院檔案管理工作的不重視，這是造成高等院校檔案管理工作效率不高的根本原因。

2 高校高校檔案管理模式創(chuàng)新的具體措施

2.1 加強領(lǐng)導(dǎo)重視程度及投放力度

檔案管理工作雖說是一項基礎(chǔ)性工作，但卻可以在一定程度上作為衡量學(xué)院辦學(xué)質(zhì)量及管理水平的標(biāo)桿，高等院校領(lǐng)導(dǎo)要正視檔案工作的重要作用，加大對學(xué)院檔案管理的投放力度。在對學(xué)院的發(fā)展規(guī)劃中，必須將檔案管理工作納入發(fā)展戰(zhàn)略中，在對檔案管理工作機制的建立、人員的培養(yǎng)、設(shè)備的裝配以及管理經(jīng)費等方面加大保障措施。只有學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，才能進(jìn)一步激發(fā)檔案管理工作人員的緊迫意識和責(zé)任意識，讓管理工作者認(rèn)知到自己工作內(nèi)容對于學(xué)院未來全面發(fā)展的重要性，從而能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)的開展好學(xué)院的檔案管理工作，有效推動高等院校檔案管理工作向著科學(xué)化、規(guī)范化的道路邁進(jìn)。

2.2 規(guī)范高校檔案的內(nèi)容及分類體系

高等院校的檔案具有分散性、廣泛性、復(fù)雜性以及周期性等特點，要做好對其內(nèi)容的管理工作，在必須要遵循科學(xué)的分類方法[2]。依照時間的先后順序并結(jié)合其特點進(jìn)行分類管理。一是對各類材料檔案除紙質(zhì)保存外，還必須做到電子檔同步保存；二是將學(xué)籍、花名冊等具有明顯周期性特點的文件，按照學(xué)期或其它時間為單位進(jìn)行整理歸檔；三是在對一些特殊、重要的文件進(jìn)行管理時，應(yīng)嚴(yán)格按照教育行政部門的規(guī)定進(jìn)行歸檔；最后是建立檔案標(biāo)簽，便于日后對檔案資源的利用和查找。

2.3 加快高校檔案管理的信息化建設(shè)

隨著對媒體技術(shù)在各個領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，高等院校在對學(xué)院檔案的管理上也應(yīng)逐步實現(xiàn)信息化。高等院校應(yīng)對學(xué)院的檔案管理技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，加強學(xué)院檔案管理工作的信息化建設(shè)。通過采用信息化的管理技術(shù)，在高等院校自身的網(wǎng)絡(luò)平臺上建立專屬的檔案管理數(shù)據(jù)庫，有資格進(jìn)入管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中用戶，可以不受時間、地域以及空間的限制，及時查找自己所需的資料信息；另外，還可以利用網(wǎng)絡(luò)中的管理平臺實現(xiàn)資源的共享，不僅可以有效的提高學(xué)院的檔案管理質(zhì)量，還可以為高等院校的可持續(xù)發(fā)展提供動力。

2.4 增強高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

高等院校在對學(xué)院檔案工作的管理上要設(shè)置專門的部門崗位，明確在崗人員的崗位職責(zé)和崗位責(zé)任，全面提升高校檔案管理人員整體水平素質(zhì)。其一是要加強對檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，注重管理人員責(zé)任感和政治危機意識的培養(yǎng)，讓其在工作中能夠堅守崗位，做到工作上認(rèn)真仔細(xì)、盡職盡責(zé)。然后是要注重檔案管理人員專業(yè)水平的不斷進(jìn)步，定期或不定期的開展檔管人員專業(yè)管理知識的培養(yǎng)，高等院校檔案工作的管理必須隨著時代的發(fā)展不斷更新，進(jìn)而確保其檔案管理工作的高效性和高質(zhì)性。

3 結(jié)束語

總而言之，高等院校的檔案管理工作是促進(jìn)學(xué)院更好發(fā)展所必不可少的重要組成，是學(xué)院整體管理運行體系中的重要環(huán)節(jié)。它不僅可以在一定程度上體現(xiàn)高等院校的教學(xué)管理水平，還可以有效的推動高等院校各項教學(xué)和教育工作的更好發(fā)展。高等院校需要明確學(xué)院檔案管理工作的價值及作用，加強學(xué)院檔案管理體系的建設(shè)，為高等院校的科學(xué)、合理發(fā)展提供有力的保障。

參考文獻(xiàn)

[1]李銀亭.新時期如何創(chuàng)新高職檔案管理工作[J].科技與企業(yè)，2015，（12）：13.

[2]李瑞卿.高校二級學(xué)院檔案管理模式的相關(guān)探討[J].科技資訊，2015，（08）：126-127.