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      檔案管理工作創(chuàng)新

      2015-10-14 01:51:49林雙靜
      卷宗 2015年10期
      關鍵詞:見解總結創(chuàng)新

      林雙靜

      摘 要:結合個人對檔案管理工作的實際經驗,對檔案管理工作分析總結,提出自己的一點見解。

      關鍵詞:管理;總結;創(chuàng)新;見解

      1 檔案工作創(chuàng)新,要解決好四個關系問題

      (一)創(chuàng)新與基礎的關系

      工作創(chuàng)新不是憑空想象,不是“空中樓閣”,創(chuàng)新必須在原有基礎之上進行。建國以來,我國檔案工作歷經半個世紀的發(fā)展,形成了一整套理論、方法和工作經驗,檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展,形成了獨具特色的工作體系,這些基礎對我們今后的工作仍具有較強的指導意義,是創(chuàng)新的根基,因此,創(chuàng)新絕不能拋棄這個基礎,要在認真研究、總結過去的基礎上,分析現(xiàn)在和將來的形勢,在發(fā)展中尋求新的突破。

      (二)創(chuàng)新與現(xiàn)實的關系

      工作創(chuàng)新不能脫離實際。當前,檔案工作仍處于初級發(fā)展階段,在由計劃經濟模式向市場經濟模式的轉變過程中,許多問題沒有解決好,檔案工作還處于受多種條件限制發(fā)展較慢、社會檔案意識不強、檔案部門工作不到位、檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足狀態(tài)。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實,面向未來,從實際出發(fā),圍繞如何解決現(xiàn)實存在的問題,在打好基礎、快速發(fā)展上求突破。

      (三)創(chuàng)新與學習、借鑒的關系

      學習是創(chuàng)新的基礎,借鑒是創(chuàng)新的階梯,創(chuàng)新是學習的動力,也是學習的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學習本行業(yè)專業(yè)知識,借鑒本行業(yè)成功的經驗和方法,又要學習相關專業(yè)、其他行業(yè)知識,借鑒其他行業(yè)和專業(yè)創(chuàng)新方法和成功經驗。創(chuàng)新要堅持“推陳出新”原則,運用否定之否定認識規(guī)律和批判、繼承觀念,在學習、借鑒中創(chuàng)新。

      (四)創(chuàng)新與實踐的關系

      創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動力,但創(chuàng)新絕不能是虛無飄渺的創(chuàng)新,理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經過實踐檢驗,凡是對事業(yè)的發(fā)展有促進作用的創(chuàng)新,都要大力推廣,在實踐中不斷完善。

      2 服務手段創(chuàng)新

      (一)建立檔案館(室)網頁,開展網上利用服務。隨著檔案館(室)內部局域網的建立,檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網站制作自己的網頁,積極組織上網數(shù)據(jù)和信息,使檔案管理服務系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網站,實現(xiàn)檔案信息的網上檢索,為用戶提供更好的服務。

      (二)建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館(室)與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合,建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設在企事業(yè)單位檔案館(室),是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件,并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務,實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣,內容豐富,利用率高。

      (三)電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作,已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質檔案收集有很大差異的是,許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了,因此,檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式,在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口,在第一時間將其收集到,并在檔案館(室)的服務器上歸檔。

      (四)開展在線服務。傳統(tǒng)的檔案利用方式,如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件,特別是到檔案部門利用檔案原件的方式,在信息化時代里必然要發(fā)生變化,至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境,使人們更注重信息的時效性,希望通過信息系統(tǒng)、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此,被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務方式所代替。

      (五)開展現(xiàn)行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入,到檔案館(室)查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后,公民出于維護自身合法權益、投資興業(yè)等需要,希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢發(fā)展要求,進一步轉變工作職能,提高工作效率,密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系,維護廣大人民群眾的根本利益。

      3 拓展服務領域

      (一)信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內的對象服務轉化為社會全方位服務,已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人,又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中,人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發(fā)展,人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜,越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

      (二)興辦服務實體,發(fā)展檔案產業(yè)。處于信息化社會的今天,從信息資源開發(fā)的角度看,檔案人員不再單純是檔案的保管員,還應是檔案信息財富的擁有者和提供者;檔案館(室)也不再是單純的收藏機構,還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案館(室)的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路,在為社會提供檔案信息服務的基礎上,創(chuàng)建檔案信息服務產業(yè),建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。

      (三)加強橫向聯(lián)合,實現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時代的發(fā)展,人類的知識和信息總量在急劇增長,面對浩瀚繁雜的文獻情報,任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面,建立一個完整的社會信息系統(tǒng),實行一體化管理,充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄,實行資源共享,正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內容之一。

      (四)注重“反饋”,深層次開發(fā)檔案信息。反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發(fā)利用所產生的結果,進行分析研究,可以提高信息資源開發(fā)利用的科學性、合理性、系統(tǒng)性。例如,產品經過用戶使用之后,能否適應需要、哪些需要改進等,這是檢驗企業(yè)為適應市場需求而采取的改革措施是否成功的關鍵,也是對產品質量作出的評價。通過對產品質量的反饋材料進行分析研究,在此基礎上,企業(yè)進行自我調節(jié),評判自身,檢查企業(yè)產品改進的目標是否已達到、已經做了些什么、還應做些什么等。

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