摘要:科研管理信息化是學(xué)院數(shù)字校園建設(shè)中一個重要部分。分析高職院??蒲泄芾硇畔⒒ㄔO(shè)的現(xiàn)狀,梳理高職院??蒲泄芾硇畔⒒ㄔO(shè)存在的問題,提出相應(yīng)的對策,有助高職院校科研管理信息化的建設(shè)進(jìn)程。
關(guān)鍵詞:高職院校;科研管理;信息化建設(shè)
基金項(xiàng)目:浙江省教育廳2013年科研資助項(xiàng)目“數(shù)字校園建設(shè)中科研管理信息化研究”(項(xiàng)目編號:Y201330128)
作者簡介:蔣學(xué),女,浙江建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院助理研究員,主要研究方向?yàn)榭蒲泄芾淼取?/p>
中圖分類號:G717文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1674-7747(2015)05-0035-04
數(shù)字化校園是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)以及科學(xué)規(guī)范的管理對校園內(nèi)的教學(xué)、科研、管理和生活服務(wù)有關(guān)的所有信息資源進(jìn)行整合、集成和全面的數(shù)字化,以構(gòu)成統(tǒng)一的用戶管理、統(tǒng)一的資源管理和統(tǒng)一的權(quán)限控制;通過組織和業(yè)務(wù)流程再造,推動學(xué)校進(jìn)行制度創(chuàng)新、管理創(chuàng)新,最終實(shí)現(xiàn)教育信息化、決策科學(xué)化和管理規(guī)范化。
高職院??蒲泄芾砥脚_的建設(shè),是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等,實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目和成果管理的信息化,對科研活動的全程進(jìn)行跟蹤,為科研人員和科研管理人員服務(wù),實(shí)現(xiàn)對科研信息的高效率管理和控制,滿足管理部門對科研活動的宏觀管理與決策需要??蒲泄芾硇畔⒒ㄔO(shè)應(yīng)從簡化工作程序,提高工作效率,減輕操作工作量,使科研管理工作程序化、規(guī)范化、效益化角度出發(fā),全面、綜合考慮學(xué)校的特點(diǎn)和特色,構(gòu)建真正適合學(xué)校的科研管理系統(tǒng)。
一、背景意義
科研管理信息化是科研管理手段的一種變革,實(shí)現(xiàn)信息化是高職院校科研管理的必由之路,具有非常重要的意義。
(一)提高科研管理的工作效率,實(shí)現(xiàn)科研二級管理體制
隨著學(xué)校科研項(xiàng)目、科研成果等數(shù)量的逐年增加,現(xiàn)有的手工管理方式已無法滿足大量的數(shù)據(jù)管理,Excel等常用辦公軟件也只能進(jìn)行一些簡單的數(shù)據(jù)輸入和查詢,花費(fèi)了科研管理部門大量的時間和精力。科研管理系統(tǒng)建成并正常投入使用后,可有效地提高工作效率,實(shí)現(xiàn)科研數(shù)據(jù)填報(bào)、存儲、統(tǒng)計(jì)、分析、考核等工作的準(zhǔn)確性和實(shí)時性。同時,科研管理系統(tǒng)中各二級單位(學(xué)院各系)可以擔(dān)負(fù)起本單位科研管理的責(zé)任,負(fù)責(zé)對本單位科研人員、科研項(xiàng)目、科研成果、學(xué)術(shù)活動等數(shù)據(jù)資料進(jìn)行審核和管理,真正實(shí)現(xiàn)科研二級管理體制。
(二)加強(qiáng)各部門之間的協(xié)同運(yùn)作,實(shí)現(xiàn)科研信息數(shù)據(jù)共享
科研管理信息化是學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)中的一部分,科研管理系統(tǒng)不是一個獨(dú)立的系統(tǒng),可和學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)不再出現(xiàn)數(shù)據(jù)孤島問題,從而真正實(shí)現(xiàn)學(xué)??蒲泄芾聿块T和其他職能部門間的協(xié)同運(yùn)作。例如,科研管理系統(tǒng)可從學(xué)校數(shù)據(jù)中心獲取全校用戶基本數(shù)據(jù)、組織機(jī)構(gòu)等數(shù)據(jù);從人事管理系統(tǒng)中獲取科研人員數(shù)據(jù);從財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中獲取科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)收支數(shù)據(jù);從資產(chǎn)設(shè)備管理系統(tǒng)中獲取科研儀器設(shè)備數(shù)據(jù)等。學(xué)校人事管理系統(tǒng)可從科研管理系統(tǒng)中獲取科研人員的科研數(shù)據(jù),從而大大減少職稱評審過程中科研管理部門對科研數(shù)據(jù)審核的工作量。
(三)建立全??蒲袛?shù)據(jù)資料庫,實(shí)現(xiàn)科研檔案電子化管理
科研管理系統(tǒng)不僅是一個科研數(shù)據(jù)中心和科研管理溝通平臺,也是一個科研檔案管理平臺,既為科研人員提供了管理個人科研活動的網(wǎng)絡(luò)空間,又為科研管理人員提供了管理科研檔案的網(wǎng)絡(luò)空間。在科研管理系統(tǒng)中,可通過科研項(xiàng)目申報(bào)資料、立項(xiàng)文件、合同、中期檢查資料、結(jié)題資料的整理上傳,實(shí)現(xiàn)對科研項(xiàng)目全過程中的資料跟蹤管理;通過論文資料、專利證書、成果獎申報(bào)資料和證書等的整理上傳,實(shí)現(xiàn)對科研成果資料的分類管理。既避免了資料丟失的情況,又節(jié)省了資料查找的時間,從而真正實(shí)現(xiàn)科研檔案的電子化管理。
二、高職院校研管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
2012年8月,浙江省教育廳印發(fā)了《浙江省數(shù)字校園示范項(xiàng)目實(shí)施方案》,力爭經(jīng)過4年左右時間的努力,形成國家、省、市、縣、校五級數(shù)字校園示范建設(shè)體系,建成200所特色鮮明、具有示范引領(lǐng)作用的省級數(shù)字校園示范學(xué)校,引領(lǐng)、帶動全省學(xué)校加強(qiáng)信息化環(huán)境建設(shè),提升全省教育信息化整體水平。從高職院校數(shù)字校園建設(shè)中科研管理信息化建設(shè)水平來看,本科院校和高職院校存在一定的差距。
(一)本科高職院校發(fā)展迅速
本科高職院校數(shù)字化校園建設(shè)已呈現(xiàn)不斷增長的勢頭,在校園網(wǎng)基礎(chǔ)建設(shè)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)、信息資源整合等方面都已初具規(guī)模,隨著“211工程”的建設(shè)和推進(jìn),絕大部分高職院校都制定了信息化建設(shè)整體規(guī)劃,并投入了大量的人力、物力和財(cái)力,開展了分步實(shí)施,最終整合的建設(shè)進(jìn)程。在科研管理系統(tǒng)方面,國內(nèi)一些一流大學(xué),如復(fù)旦大學(xué)、南京大學(xué)、中國人民大學(xué)等都已實(shí)現(xiàn)了科研管理信息化。以浙江大學(xué)為例,學(xué)校早已制定了《浙江大學(xué)2011~2015年信息化建設(shè)規(guī)劃》,建立了高性能科研網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)了教學(xué)管理、科研管理、校務(wù)管理的數(shù)據(jù)共享。
(二)高職院校存在瓶頸
1.科研管理信息化處于起步階段。高職院校由于科研起步晚,科研項(xiàng)目和成果數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于本科院校,因此,對科研管理信息化的需求并不迫切,簡單的使用Excel進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)查詢,便能滿足日常的管理需求。以浙江省內(nèi)高職院校為例,雖然大部分高職院校都建有獨(dú)立的科研網(wǎng)站或科研專欄,但只有15%的高職院校建有科研管理系統(tǒng)。
2.科研管理信息化個性要求明顯?,F(xiàn)有的科研管理系統(tǒng),以易普拉格公司開發(fā)的科研管理系統(tǒng)為例,具有一定的通用性,尤其是完全兼容教育部統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)這一優(yōu)勢,非常適用于廣大本科院校,在全國使用該系統(tǒng)的高職院校中,高職院校僅占4%。由于各學(xué)校有自己的特色,因此,科研管理系統(tǒng)的運(yùn)行和使用有一定的個性。例如,從浙江建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院角度來看:(1)建設(shè)類的高職院校,學(xué)校和建筑企業(yè)關(guān)系緊密,許多課題的研究有建筑企業(yè)作為合作單位,因此,科研管理系統(tǒng)應(yīng)滿足校外人員參與科研;(2)學(xué)校在數(shù)字校園建設(shè)中,校務(wù)管理信息化包括了科研、資產(chǎn)、人事、財(cái)務(wù)、檔案等十個管理系統(tǒng)的建設(shè),因此,科研管理系統(tǒng)與其他校務(wù)管理系統(tǒng)間應(yīng)有整合對接,才能真正實(shí)現(xiàn)學(xué)院整體信息化,構(gòu)建教師一站式平臺;(3)科研管理系統(tǒng)的使用,面向的是領(lǐng)導(dǎo)層和廣大科研工作者,應(yīng)該在操作上實(shí)現(xiàn)簡便、流暢、人性化,如界面美觀舒適、實(shí)時提供在線幫助等。
三、高職院??蒲泄芾硇畔⒒ㄔO(shè)存在的問題
通過對浙江省10所高職院校、南京和廣州4所高職院校的調(diào)研,結(jié)合浙江建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院自身的特點(diǎn),發(fā)現(xiàn)目前數(shù)字化校園環(huán)境下科研管理系統(tǒng)建設(shè)存在著以下四個問題。
(一)沒有一個包羅萬象的軟件供應(yīng)商
在學(xué)校數(shù)字化大平臺環(huán)境下,各個校務(wù)管理系統(tǒng)都要進(jìn)行建設(shè)和整合對接,包括科研、資產(chǎn)、后勤、學(xué)生、人事、財(cái)務(wù)、圖書、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)、檔案管理等,以實(shí)現(xiàn)環(huán)境數(shù)字化、管理數(shù)字化、學(xué)習(xí)數(shù)字化、生活數(shù)字化。然而在調(diào)研的幾所高職院校中,只有廣州一所高職院校聘請了一支開發(fā)團(tuán)隊(duì),完成了整個數(shù)字化校園包括各個校務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè),其余高職院校均采用各自建設(shè),最終整合的模式。以浙江建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例,大數(shù)據(jù)中心平臺、辦公系統(tǒng)采用正方公司的技術(shù),財(cái)務(wù)系統(tǒng)采用用友公司的軟件,圖書管理采用金盤公司的軟件等,這樣的模式有利有弊。利在于可選用各自領(lǐng)域?qū)嵤┙?jīng)驗(yàn)豐富且口碑較好的軟件公司;弊在于各系統(tǒng)整合對接的過程中會產(chǎn)生一定的困難和問題。
(二)科研人員對信息化建設(shè)積極性不高
廣大教職工普遍認(rèn)為科研管理系統(tǒng)利用率不高,且大大增加了工作量。目前,國家社會科學(xué)和自然科學(xué)基金、教育部項(xiàng)目、浙江省科技計(jì)劃項(xiàng)目、浙江省自然科學(xué)基金、浙江省教育廳等項(xiàng)目的申報(bào)、管理、結(jié)題都有各自的系統(tǒng),在學(xué)院的科研管理系統(tǒng)中,還需要教師將自己的科研工作包括科研項(xiàng)目、科研成果等再進(jìn)行錄入,既重復(fù)工作又浪費(fèi)時間,因此,教師對于啟用科研管理系統(tǒng)的積極性不高。但是從管理者的角度出發(fā),科研管理工作日益繁重,在傳統(tǒng)的依賴Excel、Word等辦公軟件的管理方式下,隨著數(shù)據(jù)量的不斷加大,數(shù)據(jù)的采集、查詢和分析等工作越來越費(fèi)時費(fèi)力。管理人員經(jīng)常被一些繁瑣的事務(wù)性工作所累,管理水平難以提升??蒲泄芾硐到y(tǒng)主要用于學(xué)校日常科研管理工作,可以有效加強(qiáng)科研管理部門的數(shù)據(jù)處理能力和提高與科研人員的溝通協(xié)作效率。
(三)科研管理信息化建設(shè)過程漫長
以浙江建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院科研管理系統(tǒng)為例,從啟動科研管理信息化建設(shè)、省內(nèi)外調(diào)研和學(xué)習(xí)、校內(nèi)調(diào)研和需求整理、廠家演示和試用、形成建設(shè)方案、專家論證建設(shè)方案、修改建設(shè)方案、形成采購方案、系統(tǒng)采購、系統(tǒng)試運(yùn)行、初始數(shù)據(jù)整理、個性化定制、系統(tǒng)培訓(xùn),最終到系統(tǒng)正式上線,整整經(jīng)歷了20個月的漫長時間。在這個過程中,既需要管理人員花費(fèi)大量時間和精力,又需要相關(guān)部門和人員的支持與配合。
(四)科研管理信息化建設(shè)效果不理想
從調(diào)研的情況來看,雖然很多高職院校都使用了科研管理系統(tǒng),但是系統(tǒng)的利用率不高,并沒有很好地達(dá)到科研信息的高效率管理和控制,滿足管理部門對科研活動的宏觀管理與決策需要。例如:有些學(xué)校只是簡單使用了科研系統(tǒng)的查詢功能;有些學(xué)校由于錄入數(shù)據(jù)有偏差,導(dǎo)致科研統(tǒng)計(jì)不正確或不完整;有些學(xué)校仍然采用手工計(jì)算科研工作量的方式,并沒有利用科研管理系統(tǒng)進(jìn)行計(jì)算;有些學(xué)校在科研管理系統(tǒng)中沒有實(shí)現(xiàn)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對接及數(shù)據(jù)共享,無法管理科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用等。因此,真正要達(dá)到科研管理系統(tǒng)的使用目的,還需要對系統(tǒng)不斷地進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。
四、高職院??蒲泄芾硇畔⒒ㄔO(shè)的對策
(一)注重前期調(diào)研,吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)
在數(shù)字化校園建設(shè)的第一階段,開展了一系列的調(diào)研活動。(1)通過電話調(diào)研的方式,咨詢了省內(nèi)20所高職院??蒲泄芾聿块T工作人員,了解各學(xué)??蒲泄芾硇畔⒒慕ㄔO(shè)情況和進(jìn)度,科研系統(tǒng)使用的效果,建設(shè)中碰到的問題等;(2)通過實(shí)地調(diào)研的方式,走訪了南京3所高職院校,直觀感受了各學(xué)??蒲泄芾硐到y(tǒng)的使用情況。通過廣泛的調(diào)研,整理出兄弟院校在科研管理信息化建設(shè)中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),為建設(shè)工作提供了非常重要的借鑒作用。
(二)建立突出重點(diǎn)、分步實(shí)施建設(shè)
數(shù)字化校園的建設(shè)不是一朝一夕可以完成的,科研管理信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)與學(xué)校整體信息化發(fā)展相適應(yīng),這就決定了信息化建設(shè)是一個動態(tài)的、不斷更新的過程。(1)科研管理信息化建設(shè)必須在學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)總體實(shí)施方案的指導(dǎo)下,制定一個全局規(guī)劃和合理的建設(shè)目標(biāo);(2)在綜合考慮學(xué)??蒲邪l(fā)展方向和信息技術(shù)飛速發(fā)展變化的情況下,制定與之相對應(yīng)的階段性目標(biāo),分步開展建設(shè),最終完成總體實(shí)施,如先完成科研管理系統(tǒng)與學(xué)院數(shù)據(jù)中心及財(cái)務(wù)系統(tǒng)的集成,再完成與學(xué)院人事處等相關(guān)部門系統(tǒng)的集成等;(3)提取科研管理信息化建設(shè)的重點(diǎn),如項(xiàng)目管理、經(jīng)費(fèi)管理、成果統(tǒng)計(jì)等,以保障核心業(yè)務(wù)模塊的成功使用。
(三)全面需求獲取,統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)
科研管理系統(tǒng)的用戶涉及范圍很廣,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、科研管理部門、各系部、廣大教師等都是系統(tǒng)的使用者,因而,在收集需求的時候要最大程度地?cái)U(kuò)展意見征求范圍,并進(jìn)行多次分析迭代,確保需求分析的全面性。浙江建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院在建設(shè)過程中,多次深入各系部征求意見,科研管理系統(tǒng)廠家上門演示,通過軟件試運(yùn)行,廣大教師提出了很多實(shí)用性的意見和建議,為建設(shè)方案的提煉提供了借鑒。
另外,信息化建設(shè)是一項(xiàng)全局性的工作,需要各部門之間通力合作、相互協(xié)調(diào)。浙江建設(shè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院在建設(shè)過程中,以數(shù)字化辦公室為牽頭部門,站在整個學(xué)校的層面,制定了一套統(tǒng)一的、各部門共同遵循的信息標(biāo)準(zhǔn),用以理順學(xué)校各業(yè)務(wù)部門內(nèi)部和各部門之間的管理流程,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和交換。科研管理信息系統(tǒng)也制定了開發(fā)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn),包括數(shù)據(jù)項(xiàng)、數(shù)據(jù)類、數(shù)據(jù)集、編碼等。
(四)健全反饋溝通機(jī)制,及時獲取售后服務(wù)
在完成科研系統(tǒng)的采購工作后,如何及時有效地在技術(shù)開發(fā)團(tuán)隊(duì)和用戶間構(gòu)建反饋溝通機(jī)制,是系統(tǒng)順利上線使用、及時改進(jìn)更新的重要保證。由于科研業(yè)務(wù)的易變性和復(fù)雜性,軟件供應(yīng)商所提供的標(biāo)準(zhǔn)版系統(tǒng)無法完全滿足實(shí)際需要,必須根據(jù)學(xué)校的特點(diǎn)進(jìn)行個性化定制或二次開發(fā),在這個過程中,需要雙方不斷地溝通和協(xié)調(diào)。系統(tǒng)在使用過程中也會不斷地暴露出各種問題和不足,需要技術(shù)開發(fā)團(tuán)隊(duì)提供及時和良好的售后服務(wù)工作。
綜上所述,科研管理信息化建設(shè)是促進(jìn)科研管理水平的必由之路,也是提升高職院??蒲兴降谋厝灰?,大力加強(qiáng)高職院??蒲泄芾硇畔⒒ㄔO(shè)重要性不言而喻。同時,高職院校的科研管理信息化建設(shè)與本科院校相比,有其獨(dú)特的要求。因此,在科研管理信息化建設(shè)過程中,應(yīng)特別注重整體規(guī)劃、特色打造和實(shí)際應(yīng)用。只有梳理出各種問題,并根據(jù)高職院校辦學(xué)特點(diǎn),對癥下藥,才能有助于科研管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。
參考文獻(xiàn):
[1]蔣學(xué).淺談高職院??蒲泄芾硇畔⒒ㄔO(shè)[J].煙臺職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào),2012(1):11-13.
[2]蔣偉,張弦.高職院??蒲泄芾硐到y(tǒng)現(xiàn)狀及發(fā)展方向[J].科技信息,2013(20):67-68.
[3]張永華.高職院??蒲泄芾硐到y(tǒng)的信息化建設(shè)[J].數(shù)學(xué)技術(shù)與應(yīng)用,2013(4):221.
[4]宋嶸嶸.芻議高職院校科研管理信息化建設(shè)[J].科技管理研究,2011(13):95-98.
[5]周濤.加強(qiáng)高職院校科研管理信息化建設(shè)[J].中共山西省委黨校學(xué)報(bào),2014(1):117-119.
[6]曹海濤.高職院校科研管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及問題淺析[J].經(jīng)營管理者,2013(8):274.
[責(zé)任編輯李漪]