王雪瑩

(河北省承德市灤平縣人力資源和社會保障局，河北 灤平 068250)

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試論新時期人力資源和社會保障局人事檔案管理的有效性

王雪瑩

(河北省承德市灤平縣人力資源和社會保障局，河北 灤平 068250)

摘要：人力資源和社會保障局承擔(dān)著參與政務(wù)、管理事務(wù)、檔案管理、協(xié)調(diào)服務(wù)等重要職責(zé)。尤其是人事檔案管理工作，成為了溝通上下的“咽喉”、聯(lián)系各部門、各企事業(yè)單位之間的“紐帶”。隨著社會突飛猛進(jìn)的發(fā)展和時代的進(jìn)步，給負(fù)責(zé)人事檔案管理工作的人員也提出了新的更高的要求。新形勢下，人事檔案管理工作也一定要緊跟發(fā)展步伐，以與時俱進(jìn)的開拓精神，主動適應(yīng)提高效率的需要和發(fā)展的需要。本文將對新時期人事檔案管理工作的有效性進(jìn)行分析，旨在為相關(guān)工作者提供一些借鑒。

關(guān)鍵詞：新時期；人事檔案；能動性；規(guī)范；信息化

對于在人力資源和社會保障局的工作人員來說，進(jìn)行人事檔案管理是日常工作的一部分。做好人事檔案管理工作，不僅可以有效地加強對現(xiàn)有工作人員的管理，同時，對于相關(guān)單位的人才儲備、可持續(xù)發(fā)展等都有著重要的意義。但是，就我國新時期下人事檔案管理工作來說，依舊存在著很多問題，因此，在以后的工作當(dāng)中，必須要建立完善的人事檔案管理制度，充分發(fā)揮人的能動性，確保人事檔案管理工作的有效性。本文對新時期人力資源和社會保障局人事檔案管理的有效性做一些重要分析。相信對人力資源和社會保障局的穩(wěn)定發(fā)展具有一定的意義。

1新時期人事檔案管理存在的問題

人事檔案管理工作非常重要，人力資源和社會保障局在這方面已經(jīng)積累了很多的經(jīng)驗。但是，在基層人員的人事檔案管理工作中，還存在一些問題，主要體現(xiàn)在：

1.1市場經(jīng)濟的發(fā)展導(dǎo)致人檔分離、棄檔不用的情況日益嚴(yán)重，人事檔案管理工作的效率受到了影響。

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和社會制度的改革，私營經(jīng)濟在市場中的比例逐漸增大，人才資源配置的市場化也日益明顯。而在私營企業(yè)中，私營企業(yè)主及其雇員是基本不需要人事檔案的。這就造成了許多人根本不重視人事檔案，人檔分離甚至棄檔不用的人員數(shù)目越來越多。許多人員的檔案都已經(jīng)成為了死檔，根本無人問津。但這些檔案又不能不管，這些情況都影響了人事檔案管理工作的效率。

1.2人事檔案的內(nèi)容過于簡單，信息量不足。

目前，一些人力資源和社會保障局的人事檔案收集歸檔的范圍依然沿用“老十類”的標(biāo)準(zhǔn)，即履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察材料，學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料，政治歷史情況的審查材料；參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；獎勵材料；處分材料；錄用、任免、轉(zhuǎn)業(yè)、工資等材料，其他可供組織參考的材料。但是，隨著近年來我國用人制度的不斷改革與完善，人員考核制度的健全與發(fā)展，人事檔案材料中關(guān)于人員的人才類型、管理才能、技術(shù)專長、工作實績、心理素質(zhì)、個性特點等方面的材料卻少之又少。

1.3人事檔案管理的模式落后，造成人事檔案管理工作的作用大打折扣。

目前，許多地方的人事檔案管理工作沒有利用先進(jìn)的技術(shù)手段對信息進(jìn)行必要的分類、歸納、排列乃至分析，造成了人事檔案不便于查閱，更不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

1.4管理機構(gòu)和管理人員的安全意識不足。

一些人力資源和社會保障局在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)時，基于安全意識不足和對信息技術(shù)安全的了解不充分，經(jīng)常由于不當(dāng)?shù)牟僮骰蛘呤褂么嬖诎踩┒吹能浖斐呻娔X癱瘓、受到黑客或者病毒的攻擊，嚴(yán)重的甚至造成了檔案信息的丟失或者泄露，給人事檔案管理工作帶來了巨大的損失。

2新時期加強人事檔案高效管理的措施

針對上面提到的幾個問題，筆者認(rèn)為，要規(guī)范辦公人員的人事檔案管理工作，提高人事檔案管理工作的效率，充分發(fā)揮人事檔案的作用，我們需要從以下幾個方面著手：

2.1對人事檔案進(jìn)行分級別管理，提高人事檔案管理的工作效率及作用。

結(jié)合社會發(fā)展的需要，針對不同社會群體的不同需求，對人事檔案進(jìn)行分類別管理。對死檔和棄檔進(jìn)行相應(yīng)的處理。加強人事檔案的可流動性和便捷性，提高人事檔案在人才流動過程中的功用。通過采用上述措施，可以把有效的人員和工作精力投入到龐雜的人事檔案管理工作中，從而提高人事檔案管理工作的效率，強化人事檔案管理工作在人才流動和社會發(fā)展過程中的作用，為社會經(jīng)濟的發(fā)展提供有效的支持。

2.2加強對人事檔案利用信息的收集。

要加強對人事檔案利用信息的收集，對于人才類型、管理才能、技術(shù)專長、工作實績、心理素質(zhì)、個性特點等方面的信息收集一定要作為重點，這樣就能夠充分保證人事檔案管理工作可以符合新的形勢下產(chǎn)生的一些需求。

2.3建立相對統(tǒng)一的人事檔案管理模式，規(guī)范人事檔案的內(nèi)容。

一些人力資源和社會保障局應(yīng)當(dāng)建立相對統(tǒng)一的人事檔案管理模式，加強對人事檔案的管理，保證人事檔案在形成、修訂、流轉(zhuǎn)等各個過程中都有可參考的規(guī)范和制度。此外，還要規(guī)范人事檔案的內(nèi)容，盡量保證人事檔案的內(nèi)容即符合法律法規(guī)的要求，也符合市場經(jīng)濟發(fā)展的要求。這樣才可以充分提高人事檔案的使用率和可使用率。

2.4提高安全意識及業(yè)務(wù)水平。

作為人事檔案管理工作的實際操作人，人事檔案管理人員要充分提高自己的業(yè)務(wù)能力，利用業(yè)余時間多學(xué)習(xí)一些關(guān)于計算機安全防范技術(shù)知識，充分利用高科技手段實現(xiàn)人事檔案的管理安全性。

總結(jié)

二十一世紀(jì)以來，科學(xué)技術(shù)進(jìn)入了全面發(fā)展的新時期。隨著相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用，我國的人事檔案管理工作也得到了有效的加強。但是，就現(xiàn)階段我國的檔案管理工作來說，依舊存在著這樣或那樣的問題，比如管理層對人事檔案管理不夠重視、人事檔案管理人員沒有足夠的專業(yè)知識，嚴(yán)重影響了人事檔案的管理工作。本文探討了在新時期如何提高人事檔案管理工作的有效性，希望文中的觀點和措施能夠為有關(guān)工作者帶來一些幫助。

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中圖分類號:G275

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號：1671-1602(2016)02-0143-01