配網(wǎng)工程項目檔案管理的現(xiàn)狀及信息化管理分析

王明惠 秦毅 王猛

摘 要：在電網(wǎng)建設(shè)施工過程中，配網(wǎng)工程項目檔案是最為重要的信息資料，記錄了整個工程建設(shè)的所有信息和數(shù)據(jù)。不但是配電網(wǎng)工程項目施工投產(chǎn)、施工結(jié)束以及審核檢驗過程中必不可少的組成部分之一，而且還能夠為電網(wǎng)未來的生產(chǎn)運行和改造建設(shè)等。本文就配電網(wǎng)工程項目檔案管理的現(xiàn)狀進行分析，并在此基礎(chǔ)上提出有效的加強措施，最后簡要闡述了配網(wǎng)工程項目檔案信息化管理實現(xiàn)方法，希望能夠為我國配電網(wǎng)工程檔案管理帶來一定參考價值。

關(guān)鍵詞：配網(wǎng)工程；檔案管理；信息化管理

在電力工程中配網(wǎng)工程是重要組成部分之一，對配網(wǎng)工程進行優(yōu)化和創(chuàng)新，能夠做到有效的惠民和富民，對配網(wǎng)工程項目的管理有著非常顯著的意義和作用。但是，就目前而言，當下我國很多配網(wǎng)工程的檔案管理都存在一定問題，嚴重阻礙了配網(wǎng)工程項目檔案信息化管理目標的實現(xiàn)。因此，必須深入分析配網(wǎng)工程中所存在的問題，才能讓配網(wǎng)工程的檔案安全管理工作得以更加全面。

1 配網(wǎng)工程項目檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題

1.1 對檔案管理的認識不足

由于當下很多配網(wǎng)工程企業(yè)對檔案管理工作的重要性沒能做到有效認識，相應的教育培訓活動也沒有付之實踐，從而也就導致企業(yè)中很多員工沒能正確的認識到配網(wǎng)工程項目檔案管理工作的重要性，嚴重缺乏參與檔案管理工作的積極性和主動性。因此，也就會致使檔案收集不全面、歸檔不合理以及遺失重要檔案文件等一系列問題頻繁發(fā)生。此外，還有一些單位片面的認為工程施工進度控制工作、施工質(zhì)量的保障工作以及工程的安全生產(chǎn)管理等環(huán)節(jié)就是配網(wǎng)工程工作的全部重點，嚴重忽視了檔案管理工作的重要性[1]。而如果沒有結(jié)合檔案管理進行各個環(huán)節(jié)的實施，就很難充分開發(fā)和運用到工程檔案，從而也就致使無法有效發(fā)揮出工程檔案的綜合價值和作用。

1.2 配網(wǎng)工程的檔案管理制度不完善

就目前而言，我國我國配網(wǎng)工程項目檔案管理制度相對于國外發(fā)達國家而言，存在很大漏洞，對當下的配電工程需求已經(jīng)很那做到有效滿足。例如：配網(wǎng)工程檔案的信息化管理，由于缺乏相應的管理制度，促使檔案管理標準不太一致、雜亂無序的檔案管理程序等一系列問題逐漸形成，從而也就讓配電網(wǎng)工程項目檔案管理的真實性、安全性以及規(guī)范性無法得到有效實現(xiàn)。除此之外，配網(wǎng)工程項目檔案管理還有很多制度沒有完善，缺乏針對性，很難發(fā)揮出實質(zhì)作用，對配電網(wǎng)工程項目檔案的開發(fā)和運用造成了嚴重阻礙。

2 配網(wǎng)工程項目檔案管理的有效加強措施

2.1 對檔案管理的規(guī)范性進行和制度進行強化

就目前而言，想要讓配網(wǎng)工程項目檔案資料的規(guī)范性和合理性得到有效實現(xiàn)，依舊還存在很大阻礙[2]。不過，雖然這些困難和阻礙給檔案管理者帶來了很大挑戰(zhàn)，但同時也帶來了很大的機遇。從本質(zhì)上將檔案的管理制度構(gòu)建出來并進行不斷完善，不但有助于資料查詢，同時對檔案信息的可靠性和安全性也能起到有效保障。因此，在建設(shè)配網(wǎng)工程項目檔案資料的過程中，必須加強檔案管理制度的完善力度，只有這樣才能讓檔案管理水平得到有效提升。此外，還要對檔案管理制度進行不斷創(chuàng)新和改革，讓符合當下實際情況的檔案管理標準和規(guī)范得以實現(xiàn)。簡單而言，就是讓所有和檔案管理相關(guān)的部門都要嚴格遵循檔案管理的規(guī)范和標準，在記錄和儲存檔案資料時要做到及時性、完整性和準確性，并對所有資料進行整合和分類，從而讓檔案資料信息的準確性、完善性以及可靠性的以確保。

2.2 建立檔案管理領(lǐng)導小組

只有全面掌握配網(wǎng)工程項目檔案資料的建設(shè)工作流程和情況，才能夠更加有效的分配和部署檔案資料信息[3]。其次，還要在檔案資料和工程項目規(guī)模有關(guān)的國際規(guī)定的基礎(chǔ)上，將檔案管理領(lǐng)導小組給構(gòu)建起來，嚴格的落實貫徹項目檔案管理的工作職責，對領(lǐng)導責任制進行有效實施。向相應的檔案管理工作的業(yè)務標準和規(guī)范給及時建立起來，并要求各個單位和部門需要嚴格執(zhí)行。

2.3 對檔案管理人員素質(zhì)進行不斷提升

相關(guān)檔案管理人員是接觸檔案資料最頻繁的因素，對檔案管理工作有著非常直接的聯(lián)系。雖然設(shè)備支撐和先進技術(shù)是讓檔案管理的規(guī)范化和合理化得以實現(xiàn)的組要因素，但不能否認，最終能否實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和合理化還是取決于人。因此，只有對數(shù)據(jù)庫分析和軟件開發(fā)以及檔案網(wǎng)絡服務等方面的綜合型素質(zhì)人才進行大力挖掘和培育，才能有效推動檔案管理的規(guī)范化和合理化。通過人才的培養(yǎng)，一方面能夠讓配網(wǎng)工程項目檔案管理部門在教育和培訓相關(guān)工作人員上更加具有針對性，從而有效提升人員的專業(yè)業(yè)務能力和業(yè)務素質(zhì)，讓檔案管理人才結(jié)構(gòu)得到完善[4]。另一方面，相關(guān)檔案管理部門也能夠?qū)⑾鄳陌l(fā)展方案給制定出來，讓檔案管理高素質(zhì)人才的培育工作得到有效重視，進而讓檔案管理的規(guī)范化和合理化能夠盡早得到實現(xiàn)。

2.4 對檔案資料的宏觀管理進行加強

要讓配網(wǎng)工程項目的檔案資料編制和歸納的及時性、準確性以及完整性得到保障，從而才能讓配網(wǎng)工程項目建設(shè)管理過程中，檔案資料管理的作用得到充分發(fā)揮，進而讓配網(wǎng)工程項目檔案管理的規(guī)范化和合理化得以實現(xiàn)，有效推動配電工程項目的建設(shè)和發(fā)展

3 實現(xiàn)檔案管理的信息化

計算機技術(shù)在配電網(wǎng)企業(yè)的檔案管理中，能夠起到非常大的促進作用，能夠讓檔案管理現(xiàn)代化水平得到有效提升，因此在檔案管理中應用越來越廣泛。計算機具有很到強大功能，在配電工程項目檔案管理中，首先，借助于計算機技術(shù)能夠?qū)n案資料進行有效的整理、歸檔和編目。依照檔案著錄格式在計算機磁盤或光盤中能夠存儲檔案目錄或全文，通過對計算機一次輸入和多次輸出功能的充分運用，能夠讓檔案整理和編目等程序?qū)崿F(xiàn)自動化，從而也就能夠讓手工勞動得以節(jié)約，讓工作效率得到提升。其次，借助于計算機技術(shù)能夠有效編制檔案資料的索引、文獻以及專題資料。結(jié)合相應需求能夠?qū)τ嘘P(guān)專題、專題資料以及打印檔案的各種索引進行自動選擇[5]。第三，借助于計算機技術(shù)能夠做到配網(wǎng)工程項目檔案資料的流通管理。運用計算機技術(shù)能夠技術(shù)的記錄下檔案案卷題名、存儲位置、移交、銷毀以及鑒定等信息，讓檔案流通全過程自動化管理得到有效實現(xiàn)。第四，借助于計算機技術(shù)實施檔案檢索。對計算機的數(shù)據(jù)處理功能進行充分運用，能夠?qū)⒏颖憬莸臋z索服務提供給檔案資料的使用者，讓使用者需求得到及時滿足。最后，聯(lián)機檢索檔案。借助于計算機網(wǎng)絡，能夠讓不同地區(qū)和單位之間檔案資料實現(xiàn)聯(lián)機檢索，從而讓檔案信息資源共享得以實現(xiàn)。

4 總結(jié)

總而言之，檔案管理能否規(guī)范化、合理化以及科學化，在很大程度上會影響到配網(wǎng)工程項目檔案資料的運用和開發(fā)，而且還緊密聯(lián)系著工程奸惡后水平和質(zhì)量。因此，相關(guān)的配網(wǎng)工程項目檔案管理人員，應該對檔案管理的重要性做到充分認識，對自身的檔案管理責任意識進行不斷加強，將具有較高專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人才培養(yǎng)出來，并及時將相關(guān)檔案管理制度建立、完善起來。只有這樣才能讓配網(wǎng)工程項目檔案管理的規(guī)范化和合理化進度得以加快實現(xiàn)，促進配電網(wǎng)工程項目的建設(shè)和發(fā)展。

參考文獻

[1]金玲.工程項目信息化管理的現(xiàn)狀研究及對策分析[J].中外建筑，2010，12：121-122.

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[3]李源.建筑安裝工程檔案信息化管理現(xiàn)狀分析與優(yōu)化控制[J].廣東科技，2013，14：16-17.

[4]陶慶，王紅春.工程項目管理信息化現(xiàn)狀分析與對策研究[J].北京建筑工程學院學報，2007，01：77-80.

[5]李俊.試論工程項目管理信息化的現(xiàn)狀分析和對策[J].現(xiàn)代裝飾（理論），2014，07：163.

作者簡介

王明惠（1980—），女，安徽省池州市人，國網(wǎng)安徽省池州供電公司，檔案館員，研究方向：檔案學。