多措并舉解決高校“報賬難”問題

農(nóng)時偉

【摘要】高校財務(wù)部門是學(xué)校的“財政中心”，全盤管理、核算學(xué)校各項收入和支出。隨著教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，教學(xué)經(jīng)費、科研經(jīng)費等資金來源渠道多樣化，高校資金總量不斷增加，財務(wù)部門報賬業(yè)務(wù)量劇增，“報賬難”已成為財務(wù)工作的突出問題，是師生員工關(guān)注的焦點，是財務(wù)部門需要著力解決的問題。本文通過分析高校財務(wù)報賬的現(xiàn)狀及存在的問題，提出優(yōu)化報賬方式和報賬流程等措施，解決“報賬難”的對策。

【關(guān)鍵詞】多措并舉 高校 報賬難

高校財務(wù)兩個最基礎(chǔ)性的工作，一是收錢，二是付錢，按法律法規(guī)要求管好收到的錢，確保資金安全，按財務(wù)制度規(guī)定支付該付的錢，防止資金被挪用或套取，而報賬則是付錢具體的實施過程。學(xué)校資金總量的增加，報賬業(yè)務(wù)量也隨之增加，按部就班、手續(xù)繁瑣的傳統(tǒng)報賬流程和報賬方式，已不能滿足不斷增加的報賬業(yè)務(wù)需要，長時間排隊等候，讓前來辦理報賬業(yè)務(wù)的師生怨聲載道，財務(wù)報賬人員也是苦不堪言，因此，需要優(yōu)化報賬方式和報賬流程，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息化優(yōu)勢，提高高校財務(wù)報賬效率。

一、高校報賬難的原因

造成報賬難的原因有多方面，但主要有以下幾點：

（一）傳統(tǒng)報賬流程繁瑣，報賬等候時間長

經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，報賬人對原始票據(jù)進(jìn)行整理、簽名，由部門負(fù)責(zé)人或項目負(fù)責(zé)人審批，然后將票據(jù)交到財務(wù)部門，財務(wù)人員進(jìn)行現(xiàn)場審核，錄入會計憑證，經(jīng)復(fù)核人員復(fù)核，出納人員核對金額后付款。報賬流程圖如下：

在報賬流程中，造成報賬難的環(huán)節(jié)主要有以下四個：

1.審批環(huán)節(jié)。高校各部門經(jīng)費主管領(lǐng)導(dǎo)往往身兼數(shù)職，科研項目負(fù)責(zé)人也是兼有教學(xué)和科研任務(wù)，事務(wù)都是比較繁忙，報賬人經(jīng)常跑一兩次才能辦好審批手續(xù)，有些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的票據(jù)，在財務(wù)人員審核時發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定，退回補(bǔ)辦手續(xù)，多次往返，花費了報賬人大量時間，也浪費了財務(wù)人員審核時間。

2.審核環(huán)節(jié)。財務(wù)人員對報賬票據(jù)的真實性、合法性、合理性進(jìn)行審核，這是最耗費時間和精力的環(huán)節(jié)，也是最容易讓報賬人產(chǎn)生積怨和矛盾的環(huán)節(jié)。由于報賬人不熟悉報賬規(guī)定等相關(guān)制度，經(jīng)常出現(xiàn)報銷票據(jù)不符合規(guī)定的現(xiàn)象，有些票據(jù)填寫不規(guī)范，內(nèi)容不完整，比如沒有填寫客戶名稱，或者只有商品名稱和金額，沒有數(shù)量和單價；有的票據(jù)內(nèi)容不真實，與業(yè)務(wù)無關(guān)，比如有些報賬人收集大量出租車票來報銷，一些出租車票顯示的乘坐時間是晚上11點鐘以后的，有的甚至是凌晨過后的，而報銷單填寫的乘車?yán)碛墒堑侥衬硻C(jī)關(guān)部門辦事，這顯然是不真實的，是不能報銷的。

3.制單和憑證錄入環(huán)節(jié)。雖然現(xiàn)在高校財務(wù)都實行電算化處理會計業(yè)務(wù)，但有些憑單還是需要經(jīng)過財務(wù)人員審核后再手工填制的，比如差旅費報賬表、原始憑證報銷單等，這些手工填制憑單工作花費了財務(wù)人員不少的時間。錄入憑證時，一些重復(fù)的業(yè)務(wù)，比如批量購置固定資產(chǎn)，根據(jù)制度要求和管理需要，按入庫單逐筆錄入，這種錄入方法既費時又容易出錯。

4.付款環(huán)節(jié)?，F(xiàn)在高校都實行公務(wù)卡消費制度，大大方便了教職員工日常公務(wù)支出刷卡消費，避免攜帶大量現(xiàn)金存在丟失的風(fēng)險。但有些業(yè)務(wù)還是使用現(xiàn)金支付，比如差旅火車票、汽車票、野外調(diào)研臨時租車費以及零星物品購買等，這些業(yè)務(wù)在報銷付款時，由于受銀行營業(yè)時間和領(lǐng)用現(xiàn)金額度的限制，等待付款也是花費了報賬人大量時間。

（二）報賬規(guī)定等規(guī)章制度宣傳不到位，報賬人對財務(wù)規(guī)章制度不甚了解

雖然大多數(shù)高校財務(wù)部門都利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺將有關(guān)財務(wù)制度和報賬流程上傳到校園網(wǎng)，方便師生員工查閱，但正所謂隔行如隔山，師生員工對財務(wù)制度的理解是有限的，而且大多數(shù)老師由于工作忙，都是委托學(xué)生來報賬，學(xué)生對規(guī)章制度更是不了解，對報銷的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)也不清楚，常常是報一筆賬來回跑幾次財務(wù)部門，對財務(wù)人員產(chǎn)生積怨，財務(wù)人員為此備受委屈。

（三）財務(wù)人員配備不足，工作壓力大

學(xué)校規(guī)模擴(kuò)大了，資金總量成倍增加，報賬業(yè)務(wù)量也是大幅增加，但由于受到人員編制數(shù)量、新招聘人員學(xué)歷要求等條件限制，每年新招聘進(jìn)來的在編財務(wù)人員寥寥無幾，只好通過內(nèi)部招聘編外人員充實報賬一線，但由于編制問題不能落實，加上長期超負(fù)荷的工作壓力，致使編外人員流動性很大，財務(wù)部門長期處于人員不足狀態(tài)。業(yè)務(wù)量大，人員不足，工作壓力大，長期以久，工作中難免出現(xiàn)差錯，降低了工作質(zhì)量和工作效率。

二、改善高校報賬難的措施

“報賬難”已經(jīng)成為高校財務(wù)管理工作的瓶頸，也是廣大師生員工希望及時解決的問題，引進(jìn)新的報賬手段，提高工作效率，改善當(dāng)前報賬難的狀況，已是勢在必行。

（一）利用網(wǎng)絡(luò)平臺引進(jìn)新的報賬方式，提高報賬效率

1.網(wǎng)上自助報賬。利用網(wǎng)絡(luò)平臺實行網(wǎng)上自助報賬，其步驟是，報賬人登錄網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，輸入報賬的經(jīng)費項目代碼，根據(jù)報銷單據(jù)內(nèi)容填寫報賬摘要和報賬金額，在項目指定的可選科目范圍內(nèi)選擇與業(yè)務(wù)相關(guān)的核算科目，點擊提交，然后將網(wǎng)報單和報銷單據(jù)交到財務(wù)部門，經(jīng)前臺財務(wù)人員初審后即可持回執(zhí)離開；審核人員根據(jù)網(wǎng)報單對相關(guān)的原始票據(jù)進(jìn)行審核，自動生成記賬憑證，經(jīng)復(fù)核無誤后，由出納人員將款項轉(zhuǎn)入報賬人指定的銀行賬戶。網(wǎng)上自助報賬的好處有兩點，一是報賬人可以全天候在辦公室或在家里進(jìn)行網(wǎng)上報賬，打破時間和空間限制，不用在報賬大廳排隊等候報賬，審核、復(fù)核、銀行轉(zhuǎn)賬等后續(xù)工作都由財務(wù)人員完成，更為方便和節(jié)省時間；同時，錄入憑證、填寫報賬摘要和金額等報賬業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性工作分散由報賬人完成，財務(wù)人員只需后續(xù)審核即可形成記賬憑證。這種利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)的部門之間協(xié)同辦公，既可以提高工作效率，也可以解決財務(wù)人員不足問題，報賬人還可以隨時查詢項目經(jīng)費支出情況和結(jié)余金額；二是利用報賬系統(tǒng)的信息反饋功能，財務(wù)人員將報賬信息，包括報賬進(jìn)度，若遇到需要修改、補(bǔ)充的問題等信息反饋給報賬人，報賬人通過網(wǎng)上查詢，就可以知道報賬是否已辦結(jié)，或者還要補(bǔ)辦哪些手續(xù)。

2.建立第三方平臺，實現(xiàn)資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)與財務(wù)系統(tǒng)自動對接。高校每年購置的固定資產(chǎn)，不管是數(shù)量還是種類都是比較多的，報賬業(yè)務(wù)也是比較頻繁的，財務(wù)人員在辦理固定資產(chǎn)報賬業(yè)務(wù)時，按入庫單逐筆錄入，如果遇到批量購置，逐筆錄入既花費時間，又容易出現(xiàn)差錯；利用網(wǎng)絡(luò)信息化，建立第三方平臺，實現(xiàn)資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)與財務(wù)系統(tǒng)自動對接，就能很好的解決這個問題，財務(wù)人員只需掃描固定資產(chǎn)入庫單條形碼，就可以通過第三方平臺提取到固定資產(chǎn)信息，按設(shè)定的格式自動生成記賬憑證，不用手工錄入，省時、高效、準(zhǔn)確；記賬憑證打印后，資產(chǎn)管理部門即可通過第三方平臺自動提取報賬信息，實現(xiàn)實物資產(chǎn)與財務(wù)賬自動對接。

3.與銀行合作，引入無現(xiàn)金支付系統(tǒng)，實現(xiàn)無現(xiàn)金支付。對于使用現(xiàn)金支付的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，報賬人只需提供收款人銀行賬戶信息，財務(wù)人員對報賬單據(jù)審核無誤后，由出納人員通過無現(xiàn)金支付系統(tǒng)將報賬款劃轉(zhuǎn)到報賬人指定的銀行卡，不再等候領(lǐng)取現(xiàn)金，既節(jié)省付款時間，又保證資金安全，極大提高工作效率。

（二）引入叫號系統(tǒng)，開設(shè)綠色通道報賬崗位

對一些票據(jù)張數(shù)少，業(yè)務(wù)簡單，審核時間短的報賬業(yè)務(wù)，如借款、零星購買辦公用品、論文版面費等業(yè)務(wù)，可以通過叫號的方式，在綠色通道崗位辦理，報賬人通過叫號系統(tǒng)實時播放的報賬信息，了解報賬進(jìn)度，安排自己的報賬時間，既節(jié)約了等待時間，也改善了無序報賬的狀況。

（三）多元化宣傳財務(wù)制度，方便師生員工了解報賬規(guī)定和流程

首先，除了將財經(jīng)法規(guī)、財務(wù)制度、報賬規(guī)定等相關(guān)文件上傳到校園網(wǎng)財務(wù)部門主頁，方便師生員工查閱外，還要將報賬規(guī)定和報賬流程印制成小冊子擺放的報賬大廳，分發(fā)到各學(xué)院、各部門辦公室，方便師生員工隨時查閱，并將報賬規(guī)定和流程制作成視頻資料，以卡通的形式在報賬大廳滾動播放，更加直觀，更加通俗易懂，讓師生員工更容易理解和明了。

其次，加強(qiáng)與各學(xué)院、各部門的溝通，組織相關(guān)科室財務(wù)人員，定時或不定時的到各學(xué)院、各部門開展報賬基本須知培訓(xùn)，對報賬流程、網(wǎng)上自助報賬操作方法等進(jìn)行更詳細(xì)的講解，讓教職工了解報賬業(yè)務(wù)的有關(guān)規(guī)定和報賬程序，規(guī)范報銷票據(jù)，減少差錯率，縮短報賬時間。

（四）加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，提高財務(wù)人員業(yè)務(wù)水平

財務(wù)人員業(yè)務(wù)水平的高低，決定了工作質(zhì)量的好壞，而高水平、高效率、高質(zhì)量的業(yè)務(wù)能力，是完成日趁繁重的財務(wù)工作任務(wù)的保障，因此，要加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，有針對性的進(jìn)行專業(yè)知識的后續(xù)培訓(xùn)，不斷提升財務(wù)人員知識水平和業(yè)務(wù)水平，提高工作效率和工作質(zhì)量；同時，在人員招聘方面，爭取人事部門的支持，給予政策傾斜，招聘一些熱愛財務(wù)工作，業(yè)務(wù)扎實，能留得住的年輕財務(wù)人員，增添新生力量，充實報賬一線。

三、結(jié)束語

實行網(wǎng)上自助報賬、建立第三方平臺實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動對接、引入叫號系統(tǒng)等報賬方式，是高校財務(wù)工作的一種創(chuàng)新，是解決“報賬難”問題的舉措，是對傳統(tǒng)報賬方式的更新和完善，其目的是用科學(xué)的方法，管好用好學(xué)校資金，更好地為學(xué)校教學(xué)科研工作服務(wù)，為廣大師生員工服務(wù)。

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