信息化背景下企業(yè)辦公室職能轉(zhuǎn)變分析

薛艷飛

【摘 要】信息化是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的大趨勢(shì)，信息處理技術(shù)已逐漸融入企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、決策等各個(gè)環(huán)節(jié)。順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，辦公室傳統(tǒng)的辦事、辦文、辦會(huì)職能已然不能滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展要求，在做好傳統(tǒng)工作之余，還需要適時(shí)重新定位，增加一些新的職能。本文就信息化背景下企業(yè)辦公室職能轉(zhuǎn)變進(jìn)行分析，提出科學(xué)、合理的建議。

【關(guān)鍵詞】信息化 企業(yè)管理 辦公室職能

1 擺正企業(yè)辦公室職能定位

1.1 考慮全局

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要統(tǒng)領(lǐng)全局、統(tǒng)籌工作，辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀，當(dāng)然要站在全局考慮，尤其是要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去思考工作，既要及時(shí)搜集和分析企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)工作的動(dòng)態(tài)信息，為領(lǐng)導(dǎo)把握全局、制定決策、指導(dǎo)工作提出參考和依據(jù)，又要善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，借鑒各方面經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)推進(jìn)具體工作提出切實(shí)可行的操作意見(jiàn)，這樣才能使領(lǐng)導(dǎo)做出符合企業(yè)實(shí)際的管理決策。

1.2 加強(qiáng)協(xié)調(diào)

企業(yè)辦公室是為整個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供資源支持和后勤保障服務(wù)的，是承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系四面八方的樞紐。因此要做好上下級(jí)聯(lián)絡(luò)溝通工作，確保信息暢通、政令暢通；積極加強(qiáng)與外部政府、相關(guān)企業(yè)的聯(lián)系，為企業(yè)營(yíng)造良好和諧的外部工作環(huán)境；加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各部門之間的工作溝通和聯(lián)系，為企業(yè)發(fā)展搞好協(xié)調(diào)和綜合服務(wù)工作。

1.3 強(qiáng)化責(zé)任

企業(yè)辦公室工作千頭萬(wàn)緒，不僅要管理日常工作，更要為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難，因此一定要有強(qiáng)烈的責(zé)任感，要能夠嚴(yán)格、有序、高效地完成領(lǐng)導(dǎo)安排的工作。要樹立成敗在于細(xì)節(jié)的理念，不斷提升工作質(zhì)量的內(nèi)在要求，使工作壓力自覺(jué)轉(zhuǎn)化為工作動(dòng)力。

1.4 注重效率

參謀、服務(wù)、規(guī)則等都需要通過(guò)辦公室運(yùn)作來(lái)體現(xiàn)，辦公室的運(yùn)作效率甚至能夠直接影響企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的辦事水平和能力。辦公室的運(yùn)作環(huán)節(jié)較多，雖然有參謀權(quán)，但卻沒(méi)有實(shí)在的決策權(quán)，因此在辦公室運(yùn)作過(guò)程中一定要注重效率，這樣才能夠有序地處理企業(yè)各方面工作，才能夠?yàn)槠髽I(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展做好準(zhǔn)備。

2 審時(shí)度勢(shì)轉(zhuǎn)變企業(yè)辦公室職能

在基本的職能定位不變的同時(shí)，現(xiàn)代企業(yè)辦公室的職能定位應(yīng)隨著外部環(huán)境和企業(yè)發(fā)展的變化進(jìn)行調(diào)整。當(dāng)前企業(yè)正處于激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和生存壓力之中，處于為適應(yīng)市場(chǎng)而進(jìn)行深入的改革和調(diào)理之中，處于各種矛盾的紛繁交織之中，辦公室應(yīng)成為企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)、加快發(fā)展中更為敏感的部門，更具有前瞻性的部門。因此，辦公室職能要從側(cè)重保證企業(yè)內(nèi)部順暢運(yùn)作向協(xié)調(diào)內(nèi)外、推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的方向轉(zhuǎn)變，從側(cè)重事務(wù)性工作向事務(wù)處理與為領(lǐng)導(dǎo)研究決策提供參考并舉的方向轉(zhuǎn)變，從單純的服務(wù)向主動(dòng)超前地研究問(wèn)題、督導(dǎo)各項(xiàng)工作的推進(jìn)和決策的貫徹落實(shí)上轉(zhuǎn)變。

（1）督查督辦職能。督查督辦工作是保證企業(yè)決策順利、有效實(shí)施的重要手段，對(duì)企業(yè)的重大項(xiàng)目、重要工作進(jìn)展情況的督查要做到細(xì)致入微、狠抓過(guò)程、確保落實(shí)；對(duì)經(jīng)常性工作的督查要做到真實(shí)有效、扎實(shí)開展，為整體工作的推進(jìn)打好基礎(chǔ)；對(duì)臨時(shí)性工作的督查要做到盡快查辦、找準(zhǔn)問(wèn)題、及時(shí)建議。要建立正常的協(xié)調(diào)督辦工作機(jī)制，使督查工作經(jīng)?；⒁?guī)范化，確保各項(xiàng)督查工作落到實(shí)處。（2）企業(yè)制度設(shè)計(jì)優(yōu)化職能。能夠根據(jù)企業(yè)當(dāng)前需要，與時(shí)俱進(jìn)，摸索出在辦文、辦會(huì)、辦事等傳統(tǒng)工作中隱含的規(guī)律和存在的薄弱環(huán)節(jié)，有針對(duì)性地通過(guò)制度的建設(shè)、補(bǔ)充，不斷優(yōu)化企業(yè)管理制度體系，從而制定出一套更加科學(xué)、合理、實(shí)用的流程和規(guī)范。（3）節(jié)約型企業(yè)建設(shè)職能。建設(shè)節(jié)約型企業(yè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，也是一項(xiàng)長(zhǎng)期性工作。辦公室要能夠出臺(tái)一系列具有可操作性的舉措，在企業(yè)內(nèi)部興起勤儉節(jié)約之風(fēng)，有效降低行政費(fèi)用支出和對(duì)各類資源的浪費(fèi)。節(jié)約只是一種手段和方法，要真正建立節(jié)約型企業(yè)，達(dá)到良好效果，我們就必須把它作為一個(gè)永恒的主題，并逐步使之規(guī)范化，制度化。（4）企業(yè)信息化建設(shè)職能。企業(yè)信息化建設(shè)是促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作全面提高的一個(gè)重要突破口，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的核心競(jìng)爭(zhēng)力。如何有效利用信息技術(shù)重塑企業(yè)的組織與管理，持續(xù)提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平，是當(dāng)前辦公室面對(duì)的一項(xiàng)新課題。

3 職能轉(zhuǎn)變對(duì)辦公室人員提出新要求

職能定位的轉(zhuǎn)變給辦公室工作帶來(lái)了更多的挑戰(zhàn)，辦公室人員需要轉(zhuǎn)變觀念、創(chuàng)新思維、終身學(xué)習(xí)、提高能力。

（1）現(xiàn)代社會(huì)，知識(shí)更新速度日新月異，辦公室工作涉及面廣，標(biāo)準(zhǔn)高，要求嚴(yán)。辦公室人員必須樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，不斷積累，儲(chǔ)備廣博的綜合知識(shí)，努力使自己成為復(fù)合型人才，跟上現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的步伐。（2）辦公室通常都是企業(yè)的窗口，辦公室工作人員的言行舉止與企業(yè)形象有著直接的聯(lián)系，因此，待人接物要大方、熱情、客氣，對(duì)自己的工作要經(jīng)常反省，吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，彰顯良好的辦公室風(fēng)氣，樹立良好的企業(yè)形象。（3）要勤于思考、勇于創(chuàng)新，保持開拓進(jìn)取的精神狀態(tài)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，主動(dòng)探索辦公室工作的新思路、新途徑，努力使辦公室工作在創(chuàng)新中不斷推進(jìn)，促進(jìn)企業(yè)管理水平不斷提高。（4）辦公室人員要時(shí)刻保持清醒的頭腦，將廉潔自律原則放在心中，忠于職守、嚴(yán)守機(jī)密，守得住清貧，抗得住誘惑，經(jīng)得起考驗(yàn)。

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