新形勢下地方高校人事檔案改革淺析

安瑩瑩

摘 要：事業(yè)單位實(shí)行人員聘任制以來，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸暴露，檔案材料不全、失實(shí)、造假乃至遺失的現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)。系統(tǒng)研究當(dāng)前地方高校人事檔案管理中存在問題，剖析產(chǎn)生成因，探討解決這些問題的對策，對于促進(jìn)新形勢下探索創(chuàng)新性的人事檔案管理體制，發(fā)揮干部人事檔案在人事管理工作中的作用具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：新形勢 高校 人事檔案

自事業(yè)單位實(shí)行人員聘任制以來，人事檔案管理工作已不能適應(yīng)新形勢下事業(yè)單位的人事工作，特別是2014年5月國務(wù)院頒布了《事業(yè)單位人事管理?xiàng)l例》[1]，這是我國第一部系統(tǒng)規(guī)范事業(yè)單位人事管理的行政法規(guī)?！稐l例》的頒布和實(shí)施，對于建立權(quán)責(zé)清晰、分類科學(xué)、機(jī)制靈活、監(jiān)管有力、符合事業(yè)單位特點(diǎn)和人才成長規(guī)律的人事管理制度，更好地建設(shè)高素質(zhì)的事業(yè)單位管理人員隊(duì)伍，具有非常重要的意義，同樣對于指導(dǎo)當(dāng)前地方高校人事檔案管理的改革也具有非常重要的意義。

1 地方高校人事檔案管理方面普遍存在的問題

1.1 相關(guān)人員檔案意識較薄弱。首先，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。由于地方高校部分領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作的重要性認(rèn)識不到位，長期不重視，嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理工作的有序開展。然后，人員歸檔意識不強(qiáng)。地方高校有些部門缺乏歸檔意識，不及時(shí)將應(yīng)歸入人事檔案的相關(guān)材料向人事檔案部門移交，一旦機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員更換等情況發(fā)生，這些檔案材料就會被分散甚至于被遺忘、消失，嚴(yán)重影響人事檔案的完整。最后，人員檔案服務(wù)意識不強(qiáng)。高校人事檔案部門工作重心是收集、整理、保管檔案，檔案開發(fā)利用工作被動(dòng)。人事檔案部門沒有抓住檔案信息特點(diǎn)，缺乏有針對性和有效的服務(wù)，開發(fā)檔案信息資源工作乏力。

1.2 檔案材料普遍質(zhì)量不高。人事管理制度的一系列改革，使得地方高校人事檔案發(fā)揮著越來越重要的作用。但是因人事檔案材料普遍存在雷同、陳舊等現(xiàn)象，已滿足不了利用需求，難以適應(yīng)新形勢新發(fā)展的要求。主要表現(xiàn)在：檔案內(nèi)容不完整。某高校檔案館在對全校教職工人事檔案進(jìn)行整理清查時(shí)，發(fā)現(xiàn)在將近1200份的人事檔案中，年度考核材料部分年份缺乏，學(xué)籍材料不齊全，工作履歷不連續(xù)等情況很普遍。檔案信息失真。大量的假材料充斥在檔案里，使得人事檔案的真實(shí)性受到質(zhì)疑。另外，許多高校的人事和畢業(yè)生就業(yè)部門為圖方便省事，讓他們自帶個(gè)人檔案，由此而引起的檔案涂改、遺失等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

1.3 “棄檔”現(xiàn)象嚴(yán)重，“重新建檔”迭出。各類企業(yè)為了吸引人才，竟然開出為新進(jìn)的無檔的優(yōu)秀人才重新建檔的條件，實(shí)行聘用制的高校也是如此，人才為了自由流動(dòng)，往往放棄檔案，選擇更好的崗位，這就忽略了人事檔案的重要作用，而且托管人事檔案，不僅要辦理相關(guān)手續(xù)，還要繳納相關(guān)費(fèi)用；同時(shí)人事檔案的托管目前仍按屬地原則辦理，而人員是可以自由流動(dòng)的，工作單位與人事檔案往往不在同一地市，為了省錢省力，許多人選擇了“棄檔”。

2 地方高校人事檔案管理問題的原因分析

2.1 管理制度不夠健全?！吨腥A人民共和國檔案法》規(guī)定了檔案行政管理部門對人事檔案管理的監(jiān)督和指導(dǎo)的權(quán)力。但在具體實(shí)踐中，檔案行政部門并未對人事檔案管理進(jìn)行有效的監(jiān)督指導(dǎo)，使得人事檔案管理處于無人監(jiān)管的狀態(tài)。由于沒有定期檢查，使人事檔案管理處于混亂中，新增加材料沒有連續(xù)性；部分人員檔案材料遺失。同時(shí)，人事檔案管理工作還嚴(yán)重缺乏聘用制下檔案收集、整理、利用與保管等業(yè)務(wù)工作方面的有關(guān)規(guī)定，對新的內(nèi)容和載體形式人事檔案材料的出現(xiàn)，也是持保守態(tài)度，未能形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

2.2 管理模式過于封閉。封閉式管理模式是人事檔案管理目前實(shí)行的管理模式，一般不對外開放。而且個(gè)人根本不可能接觸到自己的檔案，只有在相關(guān)工作人員執(zhí)行公共事務(wù)時(shí)方能查閱、使用其中有關(guān)個(gè)人的信息，如需攜帶，還需滿足“兩人同行，身份是中共黨員，帶上組織介紹信”[2]等要求。所以大多數(shù)人對人事檔案充滿著敬畏和好奇。人事檔案也成為各級組織考察、培養(yǎng)、選人用人的重要依據(jù)。漸漸地，組織部門就成為人事檔案的唯一用戶，個(gè)人利用自己的人事檔案反而成了違規(guī)的行為。

2.3 管理手段較為落后。目前，地方高校人事檔案部門管理手段較為落后。一是計(jì)算機(jī)管理水平不高。地方高校的人事檔案工作部門，很多仍停留在手工整理的原始階段，即使有利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，也僅限于錄入、查詢等簡單功能，處于管理的較低水平。二是數(shù)據(jù)庫之間不能兼容。由于地方各高?，F(xiàn)代化發(fā)展較不平衡，數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)無法進(jìn)行統(tǒng)一使用匯總，資源不能共享，軟件之間不能兼容，整個(gè)數(shù)據(jù)庫無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，不能相互促進(jìn)。

2.4 人力資源建設(shè)匱乏。聘用制下，高校檔案館無論從人力資源總量還是人員素質(zhì)，都亟待加強(qiáng)。加之人力資源管理機(jī)制缺失，使得人力資源建設(shè)成為制約其發(fā)展的“瓶頸”。首先，檔案人員素質(zhì)較低。在高校，由于聘用制的實(shí)施，一些聘余人員就被安置到人事檔案部門，這部分人員通常不是檔案專業(yè)出身，學(xué)歷、職稱層次較低，不能適應(yīng)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和新型檔案管理設(shè)備；另外，人力資源培養(yǎng)制度脫節(jié)。檔案人員的職業(yè)技術(shù)教育培訓(xùn)、繼續(xù)教育培訓(xùn)等很少進(jìn)行。大部分檔案工作人員自參加工作以來，僅僅為了晉升職稱而參加繼續(xù)教育，其他再無培訓(xùn)機(jī)會。

3 地方高校人事檔案管理改革思路和措施

3.1 充實(shí)內(nèi)容，確保材料真實(shí)性。地方高校人事檔案還是原來的16類內(nèi)容，隨著形勢的變化，人事檔案應(yīng)該適時(shí)增加原來未曾涉及的信息，包括：一是教師教學(xué)情況。包括教師每學(xué)年所指導(dǎo)的課程門類、課時(shí)數(shù)、任教班級等；二是科學(xué)研究相關(guān)資料。包括教師每年完成有代表性的論文和論著、專利發(fā)明、科研項(xiàng)目名稱、成果鑒定材料等。三是獲得榮譽(yù)情況。包括教師在教學(xué)、科研活動(dòng)中獲得表彰的文字、證件材料。四是個(gè)人誠信材料。誠信檔案是個(gè)人在社會活動(dòng)中信用狀況的記錄。新形勢下的人事檔案要及時(shí)根據(jù)高校自身的特點(diǎn)，以新標(biāo)準(zhǔn)來及時(shí)更新檔案內(nèi)容，通過補(bǔ)充新內(nèi)容，更全面更直觀地反映個(gè)人的素質(zhì)，通過收集檔案材料的科學(xué)、完整，提高人事檔案反映一個(gè)人綜合情況的“立體感”“折射度”。[3]

3.2 加大宣傳，推進(jìn)檔案知情權(quán)建設(shè)。新形勢下，利用高校的宣傳欄，宣傳關(guān)于人事檔案的知識，積極參與學(xué)校人事政策調(diào)整，包括人才選拔、工資調(diào)整、職稱職務(wù)晉升等工作，宣傳方式多樣化，以更加廣泛的宣傳獲得教職工對檔案的認(rèn)知。隨著社會民主進(jìn)程的快速發(fā)展，客觀上要求放開個(gè)人對自身人事檔案內(nèi)容的知情權(quán)，除了人事檔案中涉及國家利益、個(gè)人隱私等需要保密的材料外，其他的人事檔案材料如果個(gè)人愿意了解的，都要向本人開放。這樣可以改變廣大群眾對人事檔案的神秘感和好奇感，有利于增強(qiáng)全民的檔案意識，促使個(gè)人將需要入檔的各類材料如工作實(shí)績、學(xué)習(xí)進(jìn)修、在崗位變動(dòng)中形成的聘約、各類合同等最新材料及時(shí)入檔，切實(shí)推進(jìn)人事檔案知情權(quán)。

3.3 開發(fā)人事信息，實(shí)現(xiàn)多途徑利用。為了更好地促進(jìn)高校人力資源合理配置，發(fā)揮人事檔案的信息功能，在相關(guān)法律法規(guī)許可的范圍內(nèi)，對高校教職工的人事檔案信息資源開發(fā)。如，為了更好地為人力資源管理服務(wù)，各地方高?？梢越⒙毠ば畔?shù)據(jù)庫，開展一些深加工服務(wù)如人才信息資源深層次開發(fā)、信息調(diào)研分析、信息咨詢等多方位的服務(wù)。建立高校人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人基本信息的聯(lián)機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，用現(xiàn)代化手段管理和提供利用，為用人單位選才提供保障。[4]

3.4 管理多元化，推進(jìn)“三化”建設(shè)。新形勢下人事檔案管理要推進(jìn)高校人事檔案管理的“三化”建設(shè)即現(xiàn)代化、法制化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。首先，人事檔案管理現(xiàn)代化，研發(fā)統(tǒng)一的人事檔案管理軟件，使得各地方高校都能使用，各類功能都能共享、兼容。其次，人事檔案管理法制化，為了實(shí)現(xiàn)高校人事檔案工作法制化，就要求相關(guān)部門制定法律、法規(guī)制度并認(rèn)真貫徹執(zhí)行。人事檔案管理在新形勢下出現(xiàn)的新問題，要求檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)具有開放性和系統(tǒng)性。這就勢必要求國家檔案行政管理部門聯(lián)合相關(guān)人事部門及有關(guān)的立法機(jī)構(gòu)，制定出與現(xiàn)行的工作相配套的、與人事檔案信息開發(fā)、利用相關(guān)的法律法規(guī)和政策，用于指導(dǎo)現(xiàn)行工作。最后，人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，要出臺網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下人事檔案信息的等級劃分和權(quán)限的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案信息數(shù)據(jù)輸入規(guī)定，軟件使用標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)編排細(xì)則等事關(guān)基礎(chǔ)性工作的國家標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能達(dá)到檔案信息的現(xiàn)代化采集、處理工作的標(biāo)準(zhǔn)化。

3.5 人本管理，建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍。學(xué)校檔案管理部門應(yīng)將員工的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)工作納入目標(biāo)管理，統(tǒng)一制訂學(xué)年培訓(xùn)計(jì)劃，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)增加對新知識、新方法的學(xué)習(xí)和掌握，要不斷提高人事檔案管理人員的專業(yè)技能，并增加對人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度，從而滿足人事檔案工作的需要。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)以人為本，要以多樣化的形式營造檔案部門的人文氛圍，尊重工作人員的價(jià)值，盡量滿足或考慮他們的需求。檔案部門也應(yīng)轉(zhuǎn)變用人觀念，遵循公平、公開、公正的原則，最大限度地調(diào)動(dòng)個(gè)人的積極性，可實(shí)行新方法進(jìn)行考核，促使他們在實(shí)踐中不斷掌握新技能、新知識，使自身在競爭中保持競爭優(yōu)勢。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉瑪莉.檔案信息資源開發(fā)和利用中的五個(gè)服務(wù)[J].中國檔案，2004，（9）：38～39.

[2]羊建國.對當(dāng)前人事檔案工作的幾點(diǎn)思考[J].湖南社會科學(xué)，2005（4）：169～170.

[3]裴德瓊.從人才“棄檔”現(xiàn)象看高校人事檔案管理的改革[J].蘭臺世界，2005（1）：45～46.

[4]李克垠.試論如何更好地發(fā)揮高校人事檔案的作用[J].中山大學(xué)學(xué)報(bào)論叢，2006，26（7）：207～209.