加強管理 減少支出

丁凱

中圖分類號：F830 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2016）06-000-01

摘 要 辦公室是企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)的樞紐部門，負(fù)責(zé)企業(yè)公務(wù)車輛管理、辦公用品采購發(fā)放、公務(wù)接待等工作。十八大以來，中央出臺了一系列加強勤儉節(jié)約、減少辦公相關(guān)費用支出的制度和措施。在當(dāng)前宏觀經(jīng)濟增速放緩、企業(yè)發(fā)展受到影響的情況下，通過加強管理，減少相關(guān)費用支出，不僅是落實黨的政策方針的具體體現(xiàn)，也是企業(yè)發(fā)展形勢變化的必然要求。

關(guān)鍵詞 費用 加強管理 減少支出 現(xiàn)狀 方法

一、辦公室相關(guān)費用支出現(xiàn)狀

以寧夏寧東鐵路公司為例，先后制定下發(fā)了《公務(wù)接待管理辦法》、《辦公用品及低值易耗品管理辦法》、《值班車輛管理規(guī)定》等制度。特別是黨的十八大及群眾路線教育實踐活動開展以來，公司認(rèn)真落實中央八項規(guī)定及自治區(qū)若干規(guī)定精神，從嚴(yán)從緊，進(jìn)一步加強對辦公費、公務(wù)用車、公務(wù)接待等費用的管控，修訂完善制度，嚴(yán)格審批程序，有效降低了各種費用支出。

從上表看出，公司的辦公費和公務(wù)接待費用支出逐年大幅減少，相對而言，公務(wù)用車費用支出數(shù)額較大且下降趨勢不明顯。公司的辦公費、公務(wù)用車、公務(wù)接待等費用支出總額呈逐年下降趨勢，所占公司2012年至2014年的營業(yè)成本總支出4.79億元、5.5億元和4.91億元的比例很小?？傮w來說，公司辦公室相關(guān)費用支出規(guī)模不大，可控性強，發(fā)展趨勢良好。

二、辦公室相關(guān)費用支出管理存在問題

（一）員工節(jié)約意識不強。部分員工對節(jié)約認(rèn)識不足，覺得節(jié)約要從燃油等大宗物資入手，跟自己沒關(guān)系。有的認(rèn)為我們企業(yè)效益還可以，不能太“摳”，滋生了“企業(yè)效益好浪費點沒啥”的錯誤思想。部分員工對身邊發(fā)生的浪費現(xiàn)象司空見慣，聽之任之，有時還無意識地充當(dāng)了浪費者。

（二）管理制度不完善，執(zhí)行不到位。公司已經(jīng)下發(fā)了一系列關(guān)于辦公室相關(guān)費用支出管理的制度。但是，這些制度還不夠完善，不夠科學(xué)，還存在漏洞，甚至有些工作“無章可循”。部分制度和流程已經(jīng)不符合公司發(fā)展需要和中央及自治區(qū)有關(guān)規(guī)定，特別是沒能對照上市公司管理要求，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營實際需求等變化，及時修訂、完善和補充，有的制度執(zhí)行不到位，影響了辦公室工作效能。

（三）信息化系統(tǒng)應(yīng)用不夠充分。公司已經(jīng)建立了協(xié)同辦公網(wǎng)絡(luò)平臺（OA系統(tǒng)），但沒有充分利用平臺功能。文件在網(wǎng)上發(fā)布的同時還存在紙質(zhì)傳達(dá)，會議通知在網(wǎng)上傳送的同時還存在電話通知。從上到下，還沒有真正形成“網(wǎng)上辦公”的意識，仍習(xí)慣于紙質(zhì)文件和書面通知。下發(fā)文件沒有完全通過信息化辦公系統(tǒng)平臺審簽、發(fā)布，大多仍沿用以往紙質(zhì)簽批報送方式。網(wǎng)上公文辦理尚未得到應(yīng)用。外來公文的簽批、流轉(zhuǎn)、閱辦等環(huán)節(jié)還沒有實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。移動辦公沒有全面實現(xiàn)。

三、控制辦公室相關(guān)費用支出的方法探討

（一）深化宣傳教育。節(jié)約是公司完成節(jié)能減排任務(wù)的根本出路，應(yīng)成為全體員工的自覺行動。要加大宣傳力度，讓節(jié)約意識真正深入人心。各級領(lǐng)導(dǎo)要切實負(fù)起責(zé)任，抓好厲行節(jié)約工作，要模范帶頭，從嚴(yán)控制和壓縮相關(guān)經(jīng)費支出，“一級做給一級看”，使勤儉節(jié)約蔚然成風(fēng)。機關(guān)職能部門要先行一步，帶動開展各種節(jié)約活動，形成節(jié)約良好風(fēng)尚。

（二）強化制度建設(shè)。加強制度建設(shè)是費用支出管控的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要完善細(xì)化費用管理基本制度，從采購到申領(lǐng)、使用等環(huán)節(jié)都建立相應(yīng)制度和臺賬，杜絕管理漏洞，加大節(jié)約力度，使節(jié)約工作制度化，充分挖掘節(jié)約潛力。完善辦公用品定額管理制度，根據(jù)員工人數(shù)、不同崗位確定靈活、合理的定額消耗指標(biāo)，按定額指標(biāo)申領(lǐng)使用、支出費用。加強費用預(yù)算編制管理，提高規(guī)范性、科學(xué)性、完整性和準(zhǔn)確性。

（三）加強監(jiān)督檢查。嚴(yán)格績效考核和責(zé)任制考核。明確責(zé)任，加大管理制度和流程執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，建立常態(tài)化督查機制，確保制度落實到位。健全完善科學(xué)績效評估機制和合理激勵機制，把有關(guān)情況作為績效考核的重要指標(biāo)。對提出可行建議的、工作突出的給予適當(dāng)獎勵，對有令不行、有禁不止的行為予以堅決查處，并嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任，提高各項制度流程執(zhí)行力度。

（四）創(chuàng)新工作機制。進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思想，提高工作效率，進(jìn)一步拓展協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用領(lǐng)域，提高網(wǎng)絡(luò)平臺的資源整合和管理運行效率，實現(xiàn)更加全面的網(wǎng)上辦公、移動辦公，節(jié)約辦公成本。完善充實平臺內(nèi)容，豐富擴展個性化需求功能，為實現(xiàn)科學(xué)化精細(xì)化管理提供基礎(chǔ)和技術(shù)支撐

四、結(jié)語

冰凍三尺，非一日之寒?？偟膩碚f，公司辦公室相關(guān)費用支出管控要達(dá)到理想的目標(biāo)，不可能一蹴而就，需要不斷的摸索與探究，并根據(jù)公司實際情況不斷調(diào)整和改進(jìn)。只有這樣才能建成適合公司實際情況的規(guī)范化、科學(xué)化管理體系，使預(yù)算與控制相輔相成，達(dá)到最終降低成本、提高效率、提升管理水平的目的，促進(jìn)企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。