淺談如何做好村鎮(zhèn)檔案的管理工作

叢琨

摘 要：伴隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，城鄉(xiāng)居民的收入差距也逐漸加大。這要求我們積極做好村鎮(zhèn)的建設(shè)工作。作為村鎮(zhèn)建設(shè)中的關(guān)鍵部分，村鎮(zhèn)檔案管理也應(yīng)得到重視。此處，我們就村鎮(zhèn)檔案的收集、整理及保管這三個(gè)方面探討如何做好村鎮(zhèn)檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞：村鎮(zhèn)檔案；管理；收集；整理；保管

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，社會(huì)不斷進(jìn)步，城鄉(xiāng)收入差距逐漸增大，黨和國(guó)家開(kāi)始重視村鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)、文化、思想建設(shè)。在村鎮(zhèn)建設(shè)的進(jìn)程中，村鎮(zhèn)檔案管理是比較關(guān)鍵的一個(gè)部分。當(dāng)今社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)均以音頻、視頻、文字的形式記錄下來(lái)，村鎮(zhèn)檔案記錄著村鎮(zhèn)在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中的真實(shí)過(guò)程，對(duì)當(dāng)代和將來(lái)的參考有重要意義。然而我國(guó)的村鎮(zhèn)檔案管理工作并不理想，普遍存在管理人員檔案意識(shí)不高、對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足、檔案制度缺乏、珍貴資料損壞甚至丟失、檔案內(nèi)容調(diào)用困難等問(wèn)題。所以如何做好村鎮(zhèn)檔案的管理工作，使村鎮(zhèn)檔案管理流程規(guī)范化，提高村鎮(zhèn)檔案的管理水平服務(wù)于村鎮(zhèn)建設(shè)，是目前研究的重要內(nèi)容。

現(xiàn)階段做好村鎮(zhèn)檔案的管理工作可從檔案收集、檔案整理、檔案保管三個(gè)方面入手。

1 做好檔案收集工作

從檔案管理的流程來(lái)看，檔案的收集環(huán)節(jié)是一個(gè)重要的組成部分，是其他工作正常開(kāi)展的前提。在村鎮(zhèn)建設(shè)中，存在許多珍貴的、值得保存的檔案資料，檔案的收集工作便是根據(jù)法律規(guī)定，通過(guò)例行接收和專(zhuān)門(mén)征集，將分散在各個(gè)機(jī)構(gòu)（包含各組織、個(gè)人及散失在其他地方）的檔案資料盡可能收集，減少或避免檔案資料流失。在檔案資料的收集過(guò)程中，要做好以下幾點(diǎn)：

1.1 建立并完善檔案收集制度

要制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，明確村鎮(zhèn)檔案的收集目標(biāo)，剔除不必要收集的檔案。在以前的檔案收集工作中，由于檔案收集人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)欠缺，不了解哪些資料是收集范圍，收集工作長(zhǎng)期處于無(wú)序狀態(tài)。因此必須制定嚴(yán)格的檔案收集制度，規(guī)范收集對(duì)象、收集目標(biāo)和收集方法，為收集工作提供依據(jù)。檔案的來(lái)源應(yīng)包含以下兩個(gè)方面：村委會(huì)、村支部、婦委會(huì)、民兵組織等村民自治組織機(jī)構(gòu)的檔案和村辦企業(yè)及村民的檔案。前者是村鎮(zhèn)檔案的主要來(lái)源，其形成不斷豐富著村鎮(zhèn)檔案資源，在使用后應(yīng)及時(shí)歸檔。檔案的收集內(nèi)容可以是村委會(huì)換屆選舉、村民會(huì)議、村中通公路等重大事件。后者是為村鎮(zhèn)檔案增添特色的重要部分，應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范收集范圍：凡是對(duì)村鎮(zhèn)和村民發(fā)展有依據(jù)作用、具有原始記錄性及保存價(jià)值的檔案資料都納入收集范圍。

1.2 制定保管期限

保管期限的制定應(yīng)結(jié)合村鎮(zhèn)生產(chǎn)發(fā)展實(shí)際和村民的實(shí)際需求，在不違背上級(jí)檔案機(jī)關(guān)制定的規(guī)范標(biāo)注前提下，制定適宜的保管期限計(jì)劃表。這也有利于做好村鎮(zhèn)檔案的管理工作，為群眾提供更好更便捷的服務(wù)。

2 做好檔案整理工作

整理檔案的過(guò)程是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，包含多方面的內(nèi)容。這要求我們從不同方面著手，做好檔案的整理工作。檔案整理最重要的內(nèi)容是對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)處理，做好對(duì)檔案的分類(lèi)便于工作人員按類(lèi)別迅速找到需要的檔案，提高辦事人員的工作效率，使之更好地為人民服務(wù)。

2.1 做好檔案分類(lèi)的必要性

做好檔案分類(lèi)工作，有利于村鎮(zhèn)檔案整理工作的高效進(jìn)行，也推動(dòng)了村鎮(zhèn)檔案管理工作的健康發(fā)展。如果工作人員在檔案整理工作中未對(duì)檔案進(jìn)行合理分類(lèi)，一方面，可能會(huì)使檔案室保存檔案出現(xiàn)門(mén)類(lèi)不一致，檔案不齊全等問(wèn)題，從而影響其后的檔案立卷以及組卷的工作，影響工作人員的辦事效率，限制村鎮(zhèn)檔案管理工作的發(fā)展。因此，我們應(yīng)重視對(duì)村鎮(zhèn)檔案的整理工作，做好檔案整理中的分類(lèi)工作。

2.2 檔案的具體分類(lèi)

檔案的分類(lèi)可以按照類(lèi)別劃分，根據(jù)他們所屬的不同類(lèi)別，可以細(xì)分為六種，分別是村民、實(shí)物、科技、會(huì)計(jì)、文書(shū)、和聲像六種檔案。具體來(lái)說(shuō)，這六種檔案又可以做出更全面、細(xì)致的分類(lèi)。村民檔案按戶進(jìn)行劃分，可以按照人口和戶口的統(tǒng)計(jì)建立檔案；實(shí)物檔案會(huì)按照不同的門(mén)類(lèi)進(jìn)行劃分，實(shí)物種類(lèi)的差別影響劃分的類(lèi)別；科技門(mén)類(lèi)包括農(nóng)業(yè)科研、基本建設(shè)、設(shè)備儀器三個(gè)方面的內(nèi)容；會(huì)計(jì)檔案與村中財(cái)務(wù)有關(guān)，按照類(lèi)別進(jìn)行細(xì)致的劃分；文書(shū)檔案分類(lèi)較為細(xì)致，主要分為黨群工作、村民自治、社會(huì)保障、計(jì)劃生育、農(nóng)村建設(shè)以及農(nóng)業(yè)生產(chǎn)六個(gè)主要類(lèi)別。聲像檔案依托的載體有時(shí)會(huì)有差別，有的以照片為載體，有的以錄音為載體。

3 做好檔案保管工作

在檔案管理工作中，我們還應(yīng)注意到檔案保管的重要作用和意義。檔案保管工作的進(jìn)行，不僅影響檔案載體的安全性，還對(duì)其可利用性和信息的完整性產(chǎn)生重大影響。當(dāng)前，城鄉(xiāng)差距仍處于擴(kuò)大趨勢(shì)，農(nóng)村經(jīng)濟(jì)有待發(fā)展，在經(jīng)費(fèi)、工作人員缺失的情況下，對(duì)檔案的保管工作受條件所限而難以獲得更高層面的發(fā)展，檔案管理工作的進(jìn)行面臨考驗(yàn)。

3.1 研究檔案保管策略

檔案保管工作不應(yīng)盲目進(jìn)行，而應(yīng)在科學(xué)性、民主性的基礎(chǔ)上研究檔案保管的策略。一方面，將檔案的保存工作與檔案價(jià)值相結(jié)合，優(yōu)先提高稀有的、史料價(jià)值高的檔案的保管條件，使其獲得更有安全保障的環(huán)境。另一方面，對(duì)于在村鎮(zhèn)建設(shè)中處于重要地位的檔案，需對(duì)其進(jìn)行備份，防患于未然，避免檔案出現(xiàn)損毀、丟失的情況而影響村鎮(zhèn)檔案的管理工作，甚至影響村鎮(zhèn)的建設(shè)與發(fā)展。

3.2 制定檔案保管方案

受條件所限，村鎮(zhèn)檔案保管工作面臨一定的難度，但是相關(guān)部門(mén)應(yīng)在現(xiàn)有條件下努力做好村鎮(zhèn)檔案管理工作，建立健全檔案保管機(jī)制，制定符合村鎮(zhèn)檔案管理工作發(fā)展條件的檔案保管方案。一方面，應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)存放檔案的檔案館，安排相關(guān)工作人員做好管理工作?？梢詫⒋逦k公室的一部分用于檔案室的建設(shè)，采用工作人員輪班制，以減輕人手和經(jīng)費(fèi)壓力。在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)做好檔案的保管與銷(xiāo)毀工作，定期檢查存放檔案，做好對(duì)無(wú)用檔案的處理。另一方面，檔案館工作人員也應(yīng)定期檢查檔案館，做好檔案館中的防潮、防蟲(chóng)工作，避免檔案資料可能遇到的受損問(wèn)題。

4 總結(jié)

在村鎮(zhèn)的建設(shè)和發(fā)展中，村鎮(zhèn)檔案的管理工作占據(jù)著重要地位，對(duì)整個(gè)村鎮(zhèn)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和管理具有重要意義。當(dāng)前，我國(guó)村鎮(zhèn)檔案的管理還存在很多問(wèn)題，這要求我們從村鎮(zhèn)檔案的收集、整理。保管等方面著手，發(fā)現(xiàn)村鎮(zhèn)檔案管理中的問(wèn)題，提出切實(shí)可行的解決方案，從而促進(jìn)村鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)的建設(shè)，縮小城鄉(xiāng)差距，推動(dòng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展。

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