摘 要：本文探討了高職院校檔案資料管理出現(xiàn)的問題，提出了一些可行的改善建議，然后通過筆者自身的實踐經(jīng)驗提出了管理檔案資料的一些新方法、新思路，還探討了學生檔案資料的安全性問題。

關鍵詞：高職院校；學生檔案資料；管理

對于高職院校而言，學生檔案資料管理作為學生管理后援和基礎，是學生管理的重要組成部分，目前古舊的資料管理方式已經(jīng)不適合新時期的需要。因此，本文提出學生學籍、檔案的管理新思路，提高學生檔案資料管理的新方法，并探討了數(shù)據(jù)安全方面的問題。

一、學生檔案管理的新思路

高職院校學生的檔案分為原始檔案和在校檔案，原始檔案為新生入學時由招辦提供的，以及學生畢業(yè)時由學校寄發(fā)到有關部門的對學生終身有效的檔案；在校檔案是指學生在校期間臨時建立的檔案，包括學生各種表現(xiàn)情況的記錄。高職院校對原始檔案的管理主要是保存。學生入學后，原始檔案基本上就處于封存保管狀態(tài)。所以，檔案的管理主要在于對在校檔案的管理。

1.重視學生學籍、檔案的管理工作。學生檔案資料的管理出現(xiàn)這樣那樣的問題，主要是思想上不夠重視。我們應該將學生檔案管理作為學校的一項基礎性的工作常抓不懈。同時，加強管理，在布置、檢查和總結學生管理工作的同時，布置、總結和檢查學生檔案工作。另外，學校要認真落實檔案管理所需的人員、經(jīng)費、設備等問題。對于人員問題，在有條件的情況下盡量安排專人進行檔案管理，而不是兼職管理。對于經(jīng)費和設備問題，學生管理部門最好能設置檔案管理專項經(jīng)費，在硬件上要做好準備。

2.規(guī)范學生檔案資料的收集管理和整理流程。如文字材料書寫要規(guī)范，表格格式要統(tǒng)一，字跡要工整，進入檔案的材料一律使用黑色簽字筆書寫等；要用原件而不是復印件進行存檔；學年操行評語要根據(jù)學生實際，盡量能表現(xiàn)出學生的特點；學生檔案的管理應有一個指定的部門進行統(tǒng)一管理，并指定專人負責。在整理檔案過程中，要將檔案袋內(nèi)有關材料名稱按照時間順序填寫到檔案袋封面的目錄上，以便于查看；要及時收集、整理檔案，將檔案目錄電子化保存，以便于查找、歸類。

3.做好畢業(yè)班學生檔案的管理、轉遞等工作。畢業(yè)班學生的檔案轉遞工作是一項十分艱巨的任務，要求在較短時間內(nèi)將畢業(yè)班的檔案整理、密封，傳遞到用人單位、人才交流中心、人事局等，時間短而且工作量大，涉及面廣，因此要設置合理的傳遞方式和周密的傳遞環(huán)節(jié)，嚴格傳遞手續(xù)，防止畢業(yè)生檔案出現(xiàn)丟失的情況。

二、注重方法，提高效率

要克服上述學生資料管理的缺點，檔案資料電子化勢在必行。檔案資料管理的電子化并不是指全部采用電子資料，紙質(zhì)的檔案資料在相當長的一段時期內(nèi)還不會被淘汰，而是將一些關鍵信息進行電子化，方便保存、查閱和檢索。

近年來，教育部實行了高等教育學歷證書的電子注冊制度，實現(xiàn)了在線查閱檔案信息。這就給了我們學生檔案資料管理人員靈感：學生檔案資料管理也可以此為參照，實施網(wǎng)絡化管理。學?？梢岳镁W(wǎng)絡技術將學生的檔案資料制成電子版，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息存儲的電子化和檢索的網(wǎng)絡化。這樣既能夠節(jié)省大量的人力資源，提高工作效率，又能夠方便學生檔案的查閱，提高檔案的利用率。

三、注重資料的安全性

據(jù)調(diào)查，目前90%以上的高職院校使用普通辦公電腦來管理學生電子檔案資料，而這些電腦大多沒有設置資料備份，而且除了保存學生檔案資料，還承擔了許多別的任務，有些電腦連接著互聯(lián)網(wǎng)，卻沒有正確安裝殺毒軟件。也就是說，萬一這些資料被誤刪或者由于病毒而數(shù)據(jù)丟失，將沒有任何辦法進行恢復。所以，筆者提出做好學生電子檔案資料數(shù)據(jù)安全的一些建議。

1.重視資料的安全性，加大硬件投入。要讓學校各部門知道數(shù)據(jù)安全的重要性，必要時加大資金投入。保存學生電子檔案資料的計算機最好采用商用電腦，商用電腦采用優(yōu)質(zhì)硬件，使用壽命長、穩(wěn)定性好、不易死機。

2.做好數(shù)據(jù)備份。將學生電子檔案資料定期備份，最大限度地保證數(shù)據(jù)安全。

3.利用網(wǎng)絡存儲。建立學生信息網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，例如學生學籍網(wǎng)絡管理系統(tǒng)、學生資助網(wǎng)絡管理系統(tǒng)。這樣，學生電子檔案資料保存在網(wǎng)絡服務器上，即云端，同時在本地也做好備份，安全性進一步得到了提高。

總之，隨著時代以及信息技術的發(fā)展，管理學生檔案的方法必定會推陳出新，我們需要跟上時代的步伐，與時俱進，關注新技術、新方法，更好地完成學生檔案資料的管理。

作者簡介：傅喬（1984— ）男，碩士研究生學歷，西安鐵路職業(yè)技術學院輔導員、助教，研究方向：學生管理、新時期高職院校學生檔案資料管理。