試論檔案管理信息化的相關(guān)問題研究

摘 要：現(xiàn)階段，雖然不論從中央政府還是到地方政府，不論從機(jī)關(guān)事業(yè)單位還是到社會組織和企業(yè)，都在積極推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)。檔案管理也在近幾年內(nèi)完成了信息化改革，但需要認(rèn)識到在檔案管理工作中仍然存在著一定的問題，文章就此展開討論，并針對問題提出對應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；改進(jìn)措施

人們通過對所經(jīng)歷的人或事進(jìn)行記錄的過程就是檔案的最初形式。隨著人類利用文字水平和熟練程度的提高，包括以時(shí)間為順序、以國別為順序或以組織為順序的檔案形式逐漸被應(yīng)用。近年來，隨著人和事呈現(xiàn)爆炸式增長，傳統(tǒng)的借助紙張進(jìn)行檔案記錄和調(diào)閱已經(jīng)難以滿足人們的要求。也正是因?yàn)檫@一情況，在網(wǎng)絡(luò)和電子信息化產(chǎn)品的促進(jìn)下，檔案管理工作逐漸向信息化發(fā)展。通過分析在檔案管理工作中推進(jìn)信息化建設(shè)，并分析現(xiàn)階段存在的問題，進(jìn)而根據(jù)問題提出對應(yīng)的解決措施，為檔案管理工作提供參考意見。

1 現(xiàn)階段檔案管理工作信息化建設(shè)存在的問題

信息化建設(shè)存在著缺乏統(tǒng)一格式、標(biāo)準(zhǔn)的問題。由于在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)時(shí)，并沒有出臺相對應(yīng)的管理建設(shè)細(xì)則，只是各地紛紛建設(shè)檔案管理平臺以及檔案數(shù)據(jù)庫。這就導(dǎo)致中央和地方政府在平臺的搭建過程中所使用的程度和建設(shè)指導(dǎo)思想各不相同、各地所建數(shù)據(jù)庫格式各不相同。雖然各地建設(shè)的電子檔案平臺在各自的環(huán)境下可以良好運(yùn)轉(zhuǎn)。但由于近年來人事制度的變化使得人才隊(duì)伍的交流日趨頻繁。當(dāng)出現(xiàn)人員流動(dòng)時(shí)，相應(yīng)的檔案也需要隨之流動(dòng)。這就容易出現(xiàn)因數(shù)據(jù)庫不同而導(dǎo)致的電子檔案不兼容的問題。

信息化建設(shè)過程中有關(guān)涉密信息保密的教育開展相對不足。目前，信息呈現(xiàn)爆炸式增長。而在這海量的信息中就有涉密信息。如果這類涉密信息被別有用心的人利用，則會造成難以估量的損失。而且，隨著檔案管理工作信息化的推進(jìn)，也給了“黑客”竊取涉密信息的可乘之機(jī)。但目前，部分檔案管理工作人員對保密工作重視程度不足。甚至有的工作人員由于長期與涉密信息打交道，逐漸放松了對涉密信息的保密意識，認(rèn)為涉密信息“無密可?！?，進(jìn)而在無意間泄露了重要信息，給黨和國家?guī)黼y以挽回的損失。而且，現(xiàn)階段黑客技術(shù)和手段快速發(fā)展、變化，使得電子檔案的保密工作日趨嚴(yán)峻。

檔案管理工作還存在著人員隊(duì)伍建設(shè)遲滯的問題。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作對工作人員的要求是細(xì)心。而發(fā)展檔案管理信息化建設(shè)對工作人員的要求則是更熟練的電子操作水平和知識技能。但由于上級部門對檔案管理共組重視程度不足，使得長期以來從編制和資金上檔案管理隊(duì)伍發(fā)展相對遲滯。而且，現(xiàn)階段的人員素質(zhì)水平也難以滿足信息化的要求。

2 信息化環(huán)境為電視臺聲像檔案的價(jià)值挖掘提供了技術(shù)條件

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，編程技術(shù)、服務(wù)器和存儲技術(shù)、多媒體處理軟件技術(shù)不斷成熟，為聲像檔案管理、編研、文化傳播提供了便利的技術(shù)條件。

（一）為建立聲像檔案管理系統(tǒng)提供了便利

隨著影像技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案的形式主要為數(shù)字照片、數(shù)字錄像、數(shù)字音頻等數(shù)字聲像檔案，屬于電子文件的范疇。目前，很多電視臺為加強(qiáng)聲像檔案的統(tǒng)一管理建立了聲像檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)是以企業(yè)聲像信息元數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，覆蓋整個(gè)企業(yè)，滿足企業(yè)多種數(shù)據(jù)格式的聲像檔案全生命周期管理的聲像檔案管理系統(tǒng)，它具有數(shù)據(jù)著錄，歸檔保存、資料掛接、檢索利用等功能，達(dá)到快速有效地資源共享。

通過該系統(tǒng)可以提升聲像檔案文化的傳播效率和速度，作為電視臺的員工可以實(shí)時(shí)在線檢索利用聲像檔案，并且聲像檔案管理人員可以基于該系統(tǒng)建立聲像檔案專題庫，以某個(gè)專題（如基本建設(shè)）為主題將聲像檔案加工整合并展示，滿足了聲像檔案文化價(jià)值挖掘的需求。

（二）提供了聲像檔案編研的軟硬件條件

在信息化條件下，為深入挖掘聲像檔案的文化價(jià)值，需要擴(kuò)展聲像檔案的編研形式，包括畫冊、圖片展、專題片、紀(jì)實(shí)片等，信息化技術(shù)的發(fā)展為這些編研方式提供了成熟的軟硬件條件。

錄像檔案已進(jìn)入1080p高清數(shù)字錄像檔案時(shí)代，傳統(tǒng)的線性編輯軟件主要針對磁性載體的錄像檔案進(jìn)行編輯，已不能滿足新形勢下的錄像檔案編輯處理要求。非線性編輯軟件主要針對以數(shù)字格式存儲的高標(biāo)清錄像檔案，具備畫面剪輯、字幕添加、特技效果制作、音頻剪輯等功能，并且非線性編輯軟件的最大優(yōu)點(diǎn)是可以實(shí)時(shí)定位，既可以在時(shí)間線上拖動(dòng)操作進(jìn)行粗略定位，也可以轉(zhuǎn)動(dòng)鼠標(biāo)輪精確到幀定位編輯點(diǎn)，不需要像傳統(tǒng)線性編輯系統(tǒng)那樣花費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行搜索，提高了編輯效率，完全滿足了專題片和紀(jì)實(shí)片制作的功能需求。利用非線性編輯軟件可以實(shí)現(xiàn)以豐富的畫面內(nèi)容和震撼的視覺效果，為電視臺的宣傳活動(dòng)提供參考，從而最大程度挖掘聲像檔案的文化價(jià)值。

3 信息化環(huán)境下對電視臺檔案管理的新思路

信息環(huán)境為電視臺聲像檔案的挖掘提供了技術(shù)條件，因此，應(yīng)借助信息技術(shù)，做好檔案的收集工作，建設(shè)豐富、完善的檔案資源庫，以電視臺的建設(shè)需求和員工科研工作需求為導(dǎo)向，加大檔案編研力度，利用網(wǎng)絡(luò)做好檔案文化成果的宣傳和推廣，從而深入挖掘檔案的價(jià)值。

（一）廣泛收集、做好聲像檔案資源庫的建設(shè)

檔案的數(shù)量和質(zhì)量直接決定了檔案編研成果的質(zhì)量，因此，建設(shè)豐富、全面的檔案資源庫是做好檔案文化價(jià)值挖掘的重要前提。針對檔案資源存在形成者比較廣泛、載體比較多樣等特點(diǎn)，應(yīng)實(shí)行主動(dòng)收集、創(chuàng)造收集，建立收集網(wǎng)絡(luò)，多渠道、全方位地收集電視臺在采集資料過程中形成的資料。一是，主動(dòng)介入收集，企業(yè)檔案工作人員應(yīng)分析檔案形成的主要部門，并與這些部分主要溝通和聯(lián)系，指導(dǎo)其完成檔案的歸檔。二是，建立移交歸檔網(wǎng)絡(luò)，由于檔案形成者比較廣泛，應(yīng)積極利用信息技術(shù)拓寬歸檔渠道，如建立系統(tǒng)在線移交歸檔擴(kuò)大征集范圍，對于檔案集中形成的部分，建立定期由專人完成歸檔的機(jī)制。

（二）以需求為導(dǎo)向，加大檔案編研力度

傳統(tǒng)的檔案編研基本采取有什么編什么、編什么是什么的做法，導(dǎo)致很多編研成果利用率不高。信息化環(huán)境下，檔案工作者和企業(yè)其它員工之間的溝通更為便捷，完全可以利用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)調(diào)查用戶對編研成果的需求方向，在調(diào)查統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案編研的選題，可以真正做到“以用戶需求導(dǎo)向”為中心的檔案文化價(jià)值挖掘。同時(shí)，在聲像檔案的編研過程中，應(yīng)從分利用信息技術(shù)支持多種格式電子文件融合的便利，以檔案資源為中心，并充分借助其它檔案（如文書檔案）制作圖文并茂的編研成果。

（三）利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳播編研成果，提升影響力

有效的傳播是編研成果得以被充分利用的前提之一，是擴(kuò)大檔案文化影響力的基礎(chǔ)。由于檔案編研成果是以數(shù)字形式存儲于各種載體中的，所以其傳播利用形式在信息化環(huán)境下也呈現(xiàn)出多樣化。制成光盤的，可以利用VCD、DVD等數(shù)字播放器或計(jì)算機(jī)進(jìn)行利用，而以多媒體數(shù)據(jù)庫存在的，則可依靠系統(tǒng)平臺進(jìn)行利用。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境可以使編研成果傳播速度更快、傳播范圍更廣。

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作者簡介

陳冰（1973-），女，湖北石首人，石首市廣播電視臺，現(xiàn)任助理館員。