淺談對(duì)房產(chǎn)檔案的數(shù)字化的實(shí)施

李艇

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步和數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，住房商品化和房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)的大發(fā)展也迎接著各種互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展帶來的的新契機(jī)，房產(chǎn)檔案承擔(dān)著強(qiáng)化規(guī)范管理、服務(wù)社會(huì)的重要責(zé)任，也必須跟上現(xiàn)代化的步伐實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，使房產(chǎn)檔案更加的具有便捷、安全、專業(yè)、真實(shí)、動(dòng)態(tài)等特點(diǎn)。本文從扎實(shí)做好前期的各項(xiàng)工作，對(duì)各項(xiàng)要求須在合同中體現(xiàn)；簽訂合同，做好場(chǎng)地及相關(guān)設(shè)備的交接；檔案首次批量出庫，雙方密切配合，確保按合同要求順利開展；做好檔案的全程質(zhì)量檢查及抽檢，保證檔案的數(shù)據(jù)加工質(zhì)量，四個(gè)方面談如何實(shí)施房產(chǎn)檔案的數(shù)字化，希望本文的研究能夠?yàn)橄嚓P(guān)的人員提供一定的借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；數(shù)字化；實(shí)施

隨著社會(huì)各界對(duì)房產(chǎn)檔案的注重和利用需求越來越高，如何進(jìn)一步提高房產(chǎn)檔案的社會(huì)利用率，更好地做好服務(wù)。房產(chǎn)檔案的數(shù)字化建設(shè)已被定點(diǎn)關(guān)注。筆者目前所在的縣級(jí)市房管部門，擁有近35萬卷的房產(chǎn)檔案。但需要數(shù)字化掃描錄入的約近22萬卷檔案，時(shí)間跨越從1989年至2010年共計(jì)21個(gè)年度。在2014年11月，通過了市里統(tǒng)一的招投標(biāo)平臺(tái)，與一家專業(yè)的數(shù)字化檔案整理公司簽訂了業(yè)務(wù)工程合同。在與其9個(gè)月的合作中，作為發(fā)包方的甲方，現(xiàn)就如何做好對(duì)工程承包方的數(shù)字檔案質(zhì)量查檢，淺談如下：

1 扎實(shí)做好前期的各項(xiàng)工作，對(duì)各項(xiàng)要求須在合同中體現(xiàn)

（一）事前的各項(xiàng)工作事項(xiàng)接待各投標(biāo)方對(duì)庫存房產(chǎn)檔案的各類業(yè)務(wù)及相關(guān)咨詢；帶其去庫房實(shí)地查看。做好與各個(gè)中標(biāo)公司的業(yè)務(wù)咨詢交流。（二）做好庫存需數(shù)字化處理的檔案出庫清單抄錄，建議以密集架每層隔板上的檔案卷數(shù)數(shù)量為最少計(jì)量單位。這個(gè)在以后的出庫加工和入庫上架及加工件數(shù)的統(tǒng)計(jì)尤為重要。（三）積極收集相關(guān)數(shù)據(jù)掃描整理的有關(guān)注意事項(xiàng)，參照檔案數(shù)字化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合自身的檔案業(yè)務(wù)特點(diǎn)，擬出合同中的扣罰措施。越細(xì)小越好。

2 簽訂合同，做好場(chǎng)地及相關(guān)設(shè)備的交接

在經(jīng)過與中標(biāo)公司的合同簽訂確定后。雙方應(yīng)派指定人員進(jìn)行前期的各項(xiàng)工作的交接。發(fā)包方要做好檔案數(shù)字化加工的合理位置，距檔案庫房就近為原則。便于檔案的出入庫交接。做好入場(chǎng)工作掃描人員的登記備案及制作統(tǒng)一的加工場(chǎng)地入場(chǎng)證。

中標(biāo)方應(yīng)對(duì)接收的場(chǎng)地、設(shè)施進(jìn)行系統(tǒng)的安排和調(diào)試。在簽收設(shè)備使用簽收單后，即可將相關(guān)的工作制度上墻，辦理人員入場(chǎng)的證照手續(xù)。并將前期的加工計(jì)劃上報(bào)發(fā)包方。

3 檔案首次批量出庫，雙方密切配合，確保按合同要求順利開展

萬事開頭難，做好檔案外包整理的啟動(dòng)尤為重要。它關(guān)系到雙方合作的順利與否。也是雙方交接、業(yè)務(wù)磨合的重要開始。在中標(biāo)方領(lǐng)取一定量的檔案后，發(fā)包方一定要指定業(yè)務(wù)熟悉人員，前期全程參與接收、拆卷、掃描、數(shù)據(jù)檢查、內(nèi)卷打印、整理裝訂和外盒打印及裝盒移交的全流程工作。注意每個(gè)步驟須按預(yù)先擬定的計(jì)劃做好相應(yīng)的工作。并根據(jù)實(shí)際對(duì)步驟計(jì)劃作些微調(diào)。

4 做好檔案的全程質(zhì)量檢查及抽檢，保證檔案的數(shù)據(jù)加工質(zhì)量

當(dāng)首批檔案全套流程結(jié)束，移交發(fā)包方后。發(fā)包方應(yīng)對(duì)接收的前期檔案進(jìn)行“逐檢”和“定向抽檢”和“隨機(jī)抽檢”。建議前期應(yīng)對(duì)首批接收的檔案進(jìn)行逐卷檢查。要對(duì)實(shí)物檔案材料上的金屬物是否全部剔除干凈、操作時(shí)有無損壞材料及對(duì)材料進(jìn)行剪裁等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行逐一的檢查；在檢查完實(shí)物檔案后，還要打開該卷電子檔案，著重查看掃描載入的影像圖像材料的命名是否確保其唯一性，并應(yīng)與電子檔案目錄形成對(duì)應(yīng)等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查。

通過檢查發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò)、遺漏和缺失，應(yīng)馬上召集中標(biāo)方解決。對(duì)大批量出現(xiàn)的錯(cuò)誤，還要作檔案批次退回。前期“逐檢”的目的就是為了促使承包方能盡快進(jìn)入角色，熟悉、適應(yīng)發(fā)包方的業(yè)務(wù)外包要求。做好雙方的工作磨合、調(diào)整和適應(yīng)。為以后大批量的工作順利開展打好扎實(shí)基礎(chǔ)。

房產(chǎn)檔案的數(shù)字化工作，通過外包公司開展逐卷的逐份整理、彩色掃描、等技術(shù)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)數(shù)字化。不僅大量節(jié)約了房地產(chǎn)檔案的管理成本，更直接的作用是實(shí)現(xiàn)了檔案查詢的便捷度，有效縮短了檔案查找和查詢時(shí)間。盡可能地減少、保護(hù)了對(duì)紙質(zhì)原始檔案的使用。進(jìn)一步提升了房產(chǎn)檔案的社會(huì)利用率。

參考文獻(xiàn)

[1]姚帥.淺議新時(shí)期如何加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理[J].蘭臺(tái)世界，2012（z4）：15-18.

[2]蔡天茹.試論房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化技術(shù)[J].民營科技，2015（9）：23-27.

[3]劉蓉.房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（11）：153-155.