高校人事檔案管理探究

楊鳳梅

摘要：針對(duì)目前高校人事檔案尚未形成完善的管理制度、利用率較低、管理方式落后、需投入等現(xiàn)狀，以及工作中存在的不足，從提高高校人事檔案信息管理系統(tǒng)的性能、控制等方面，提出了信息化時(shí)代高校人事檔案的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；探究

中圖分類(lèi)號(hào)：G718 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1672-1578（2016）09-0011-02

1.目前高校人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1完善的人事檔案管理制度尚未形成。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，對(duì)各大高校人事檔案提出了更多更高的要求。建設(shè)信息化人事檔案管理體系，對(duì)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。未實(shí)現(xiàn)信息化人事檔案管理體系制約著檔案管理工作的發(fā)展，促使人事檔案管理工作的問(wèn)題進(jìn)一步加深。

1.2人事檔案的利用率較低。人事檔案能夠提供學(xué)校所需要的信息，所以創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理方法能夠保證充分發(fā)揮出人事檔案管理工作的作用。許多高校仍舊延續(xù)著傳統(tǒng)的查閱人事檔案的方式，原始的查閱方式不僅導(dǎo)致檔案管理人員的工作效率下降，而且增加了檔案管理人員的工作量。由于學(xué)校仍未使用人事檔案管理系統(tǒng)軟件，因此教學(xué)檔案管理無(wú)法利用信息化的便利實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

1.3高校不重視人事檔案管理。雖然高校人事檔案有著重要的意義和作用，但是相比較科研成果的立項(xiàng)、教學(xué)計(jì)劃的安排等重大項(xiàng)目，高校的領(lǐng)導(dǎo)往往表現(xiàn)出不重視。同時(shí)，隨著我國(guó)自主創(chuàng)業(yè)政策推動(dòng)、就業(yè)方式的多元化等，致使學(xué)生和老師往往意識(shí)不到學(xué)籍檔案的重要性，學(xué)生對(duì)學(xué)籍檔案的重要意義得不到全面了解，不知道在我國(guó)特殊國(guó)情體制的大環(huán)境下，學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)化為個(gè)人檔案過(guò)程，致使自己的合法權(quán)益得不到應(yīng)有的保護(hù)。

1.4高校人事檔案的管理方式落后。高校人事檔案目前較多采用傳統(tǒng)方式的存儲(chǔ)管理，并沒(méi)有發(fā)揮檔案的信息提取、信息共享、數(shù)據(jù)挖掘等作用，這種嚴(yán)重滯后的檔案管理方式，制約著高校檔案價(jià)值的利用程度，同時(shí)也使得高校的檔案管理人員容易產(chǎn)生消極怠工的心理，失去對(duì)工作的積極性，而這又進(jìn)一步影響了檔案管理工作的正常發(fā)展，形成了一種惡性循環(huán)。

1.5高校人事檔案管理信息化系統(tǒng)工程亟需大量投入。高校人事檔案的信息化是一個(gè)系統(tǒng)性復(fù)雜工程，需要前期大量詳細(xì)的規(guī)劃，需要大量的人員配備和資金投入，這就使得一些本來(lái)教學(xué)和科研經(jīng)費(fèi)緊張的高校望而卻步。當(dāng)然，也存在一些學(xué)校投入了巨資進(jìn)行人事檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)，但是由于人員素質(zhì)跟不上，管理系統(tǒng)得不到妥善管理和持續(xù)性利用，這些都是目前高校人事檔案管理中的突出問(wèn)題。

2.高校人事檔案管理的不足之處

一是人檔不統(tǒng)一。人檔合一的歷史已經(jīng)被改變，現(xiàn)在各高校都出現(xiàn)大量人檔分離與一人多檔等現(xiàn)象。其中，人檔分離包括三種不同的情況，多重身份的人員、被扣檔或主動(dòng)棄檔的跳槽人員、檔案遺留在原單位而跳槽的人員，而一人多檔的情況原因較多，這些現(xiàn)象都是人事檔案管理不足的體現(xiàn)。

二是材料收集不全。相關(guān)部門(mén)在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)材料收集不全、數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確，或者整理不夠規(guī)范等情況，其中，包括將不完善的手續(xù)材料存檔，對(duì)檔案里的資料不經(jīng)過(guò)核實(shí)和鑒定，導(dǎo)致檔案的真實(shí)性受到影響。

三是資料保護(hù)意識(shí)差。對(duì)多數(shù)有管理檔案權(quán)限的學(xué)校部門(mén)，其管理方法存在著一些問(wèn)題，比如，一些管理人員缺乏對(duì)檔案管理的保存意識(shí)，而且缺乏一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，這對(duì)檔案保護(hù)來(lái)說(shuō)是非常不利的。因?yàn)闄n案管理是絕密的，而且只有掌握了一定的基礎(chǔ)知識(shí)，才能對(duì)文書(shū)與檔案的內(nèi)容進(jìn)行理解，這樣就可以更好地提高檔案服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。所以必須要引進(jìn)先進(jìn)的管理人才，促進(jìn)檔案的良好管理。

四是檔案管理過(guò)程中信息技術(shù)應(yīng)用欠缺。在人事檔案的管理過(guò)程中，除了缺乏相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)人員，還缺乏對(duì)信息技術(shù)相關(guān)的應(yīng)用。如今互聯(lián)網(wǎng)極具便利，幾乎各行各業(yè)都離不開(kāi)互聯(lián)網(wǎng)的使用。但是如果在人事檔案的管理過(guò)程中僅僅依靠人力勞動(dòng)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。因?yàn)椋绻€是通過(guò)傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事資料的方式，就會(huì)大大降低查閱的速度和效率，而且這也非常不利于對(duì)個(gè)人檔案的保護(hù)。所以在檔案管理過(guò)程中加大信息技術(shù)的應(yīng)用是非常有必要的，這樣才會(huì)更好地促進(jìn)高校個(gè)人檔案的管理工作。

五是檔案管理的保密措施不嚴(yán)密。對(duì)一些人事檔案資料來(lái)說(shuō)，最大的問(wèn)題就是保密技術(shù)問(wèn)題，如果沒(méi)有高超的保密技術(shù)，檔案的管理就會(huì)出現(xiàn)很大的問(wèn)題，比如丟失或是泄露。而且這也是人事檔案管理過(guò)程中一個(gè)重大的問(wèn)題。管理者所要做的就是要采用一些保密措施進(jìn)一步保護(hù)這些檔案免受損壞或丟失。

3.提高信息化時(shí)代高校人事檔案管理水平的對(duì)策建議

3.1提高高校人事檔案信息管理系統(tǒng)的性能。對(duì)高校人事檔案信息管理來(lái)說(shuō)，必須要提高信息管理系統(tǒng)的性能，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是要對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)，不斷更新，這樣才可以保證管理系統(tǒng)的準(zhǔn)確性。信息管理技術(shù)在目前高校檔案管理中起著非常重要的作用，只有進(jìn)一步提高高校人事檔案信息管理系統(tǒng)的性能，才能更好地提升高校人事檔案的管理效率。

3.2提升高校人事檔案信息化管理隊(duì)伍素質(zhì)。在高校人事檔案信息管理過(guò)程中，要引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的管理隊(duì)伍來(lái)提高檔案管理效率，通過(guò)引進(jìn)一些熟悉電子檔案管理設(shè)備的專(zhuān)業(yè)人才，進(jìn)一步提高高校人事檔案管理水平。除此之外，還要對(duì)高校內(nèi)部相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提升其檔案管理水平，為高校的管理隊(duì)伍注入新的活力。

3.3營(yíng)造人事檔案管理信息化氛圍。要加強(qiáng)高校人事檔案管理，首先就要營(yíng)造管理信息化氛圍，重視高校人事檔案信息化建設(shè)，通過(guò)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和管理者制定合理的信息化管理方案，為人事檔案管理數(shù)字化提供良好的基礎(chǔ)。

3.4提高人事檔案服務(wù)效率。制定適合當(dāng)前形勢(shì)需要的人事檔案管理制度，不斷改善整體的管理方法，切實(shí)規(guī)范人事檔案管理。要求每一個(gè)人事檔案管理者都具有熟練的檔案材料的收集、研究、鑒別、分類(lèi)、編排、歸檔、保護(hù)等環(huán)節(jié)的技術(shù)，并且還要掌握自動(dòng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的知識(shí)和技能。

3.5提高人事檔案的數(shù)字化水平。數(shù)字化背景下的高校人事檔案管理，要求管理人員將人事檔案中的材料信息從傳統(tǒng)的文字記錄轉(zhuǎn)換為通過(guò)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)，并形成存檔人員個(gè)人信息數(shù)據(jù)庫(kù)。在進(jìn)行人事檔案的數(shù)字化過(guò)程中，需要同時(shí)考慮檔案的安全和保密兩個(gè)方面。如今經(jīng)濟(jì)發(fā)展正在向數(shù)字化時(shí)代趨勢(shì)轉(zhuǎn)變，充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)，可以有效促進(jìn)高校人事檔案管理的效率。

3.6做好高校人事檔案管理的前端控制。為了處理好人事檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，管理人員需要做好檔案管理前端控制。所謂檔案管理前端控制，就是為了保證檔案內(nèi)所有材料的真實(shí)性、權(quán)威性、完整性、長(zhǎng)期可讀性的有效舉措，具體做法包括：（1）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，根據(jù)材料形成的客觀規(guī)律，對(duì)材料出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行核實(shí)，并采取有效措施解決；（2）整理好關(guān)于晉升、考核、出國(guó)進(jìn)修和訪問(wèn)、離任審計(jì)等相關(guān)資料的更新和變動(dòng)，增強(qiáng)管理人員的前端控制意識(shí)，保證人事檔案材料的質(zhì)量。