李海霞

摘 要：隨著公路事業(yè)的快速發(fā)展，對(duì)公路建設(shè)檔案管理質(zhì)量要求也越來(lái)越高。公路檔案管理在公路建設(shè)中起著非常重要的作用，隨著科技的不斷進(jìn)步，檔案信息化建設(shè)也在不斷加強(qiáng)，本文就公路檔案信息化建設(shè)與管理方面的問(wèn)題進(jìn)行分析與探討。

關(guān)鍵詞：公路檔案；信息化建設(shè)；有效管理

1 公路檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1 缺乏規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性

公路建設(shè)與人們的生活息息相關(guān)，隨著公路建設(shè)事業(yè)的加快，公路數(shù)量也在不斷的提升，在公路建設(shè)中，檔案管理是非常關(guān)鍵的，高質(zhì)量的檔案管理可以有效促進(jìn)公路事業(yè)的發(fā)展，提高公路管理的總體質(zhì)量。但是我國(guó)公路檔案管理建設(shè)比較晚，所以缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，隨著科技的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)在很多領(lǐng)域得到了很好的應(yīng)用，檔案信息化建設(shè)也在公路檔案管理中得到應(yīng)用，但是就目前檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，其管理缺乏規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性，為檔案信息化建設(shè)帶來(lái)了一定的難處。公路建設(shè)中，不同地區(qū)修建的公路類型也不一樣，檔案工作沒(méi)有做好，可能會(huì)影響到各級(jí)公路檔案信息之間的兼容，容易造成某些公路信息的丟失等，這對(duì)公路檔案信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)。

1.2 檔案管理意識(shí)薄弱

檔案信息化管理需要技術(shù)的支持，對(duì)管理人員的素質(zhì)也有著較高的要求，工作人員在完成檔案管理工作時(shí)，需要掌握最新的信息技術(shù)，熟悉檔案管理工作的流程，這樣才能促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。然而實(shí)際上，公路檔案管理部門(mén)的工作人員的檔案管理意識(shí)薄弱，高層對(duì)檔案管理也沒(méi)有重視起來(lái)，因此在招聘檔案管理工作人員的時(shí)候并不嚴(yán)格。而且很多公路建設(shè)對(duì)檔案管理沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作對(duì)公路建設(shè)的重要性，工作過(guò)程中不嚴(yán)謹(jǐn)、不細(xì)心，甚至經(jīng)常導(dǎo)致一些錯(cuò)誤發(fā)生，影響檔案管理工作質(zhì)量的提升。

1.3 缺乏統(tǒng)一的檔案管理模式

隨著公路數(shù)量的不斷增加，公路檔案管理工作量也在不斷加大，每個(gè)檔案管理部門(mén)的工作人員在工作時(shí)肯定存在一定的區(qū)別，雖然檔案信息化建設(shè)中信息技術(shù)是關(guān)鍵，但是工作人員是技術(shù)的實(shí)施者，其工作方式也可能會(huì)影響到檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，不同地區(qū)的檔案管理工作人員在檔案的整體、分類等方面的方式不同，所以當(dāng)某地檔案總局在歸納當(dāng)?shù)毓窓n案的時(shí)候，檔案管理難以同意，不統(tǒng)一的檔案管理模式可能會(huì)導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)一些不必要的錯(cuò)誤，而且也會(huì)更后續(xù)工作人員的工作增加一定的難度，不利于檔案信息化建設(shè)效率的提升。

1.4 公路檔案管理體系不健全

要加強(qiáng)公路檔案信息化建設(shè)，在公路檔案管理中就需要健全的管理體系，但是當(dāng)前由于檔案管理本身還存在很多問(wèn)題，再加上相關(guān)人員的不重視，所以并沒(méi)有健全的體系去進(jìn)行檔案管理。因此，對(duì)不同時(shí)期建設(shè)的公路，在檔案管理上很難統(tǒng)一，很多檔案管理部門(mén)辦事方式不同，如果沒(méi)有確切的工作體系，檔案工作就不能同時(shí)達(dá)到規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。隨著科技的不斷進(jìn)步，出現(xiàn)了很多新型的檔案管理軟件，但是不同軟件之間存在一定的差異，在此基礎(chǔ)上，有的軟件可以實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化與系統(tǒng)化，如果別的檔案管理部門(mén)使用的軟件不具備自動(dòng)將電子文件歸檔的功能，那么其工作量會(huì)加大，還可能會(huì)出現(xiàn)人工失誤。

2 公路檔案信息化建設(shè)的意義

隨著科技的發(fā)展，信息技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，公路檔案信息化是檔案工作發(fā)展的必然要求。在以前，檔案都是紙質(zhì)的，檔案管理人員的工作內(nèi)容也就是檔案的整體、核對(duì)與標(biāo)注，基本上所有的工作都是手動(dòng)完成的。但是隨著科技時(shí)代的到來(lái)，電子檔案已經(jīng)在很多單位得到應(yīng)用，電子檔案不但方便，還可以有效減少檔案儲(chǔ)存空間，對(duì)于檔案的調(diào)配也更加便捷，公路檔案信息化建設(shè)可以有效的增強(qiáng)公路檔案管理的質(zhì)量。其次，檔案信息化建設(shè)可以更好的完善公路檔案信息，公路建設(shè)的周期雖然短，但是其使用的周期長(zhǎng)，所以公路檔案需要保存的時(shí)間比較久，在公路使用的期間，公路如果在質(zhì)量上出現(xiàn)什么問(wèn)題，還需要及時(shí)在檔案上做好記錄，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，管理人員可以直接從信息庫(kù)內(nèi)提取出該公路的檔案，查閱公路建設(shè)情況，并且及時(shí)做好公路維修記錄，提高公路管理質(zhì)量。此外，檔案信息化建設(shè)可以有效的增加檔案資源的儲(chǔ)存量，傳統(tǒng)的檔案是紙質(zhì)的，隨著檔案數(shù)量的不斷增加，需要的紙質(zhì)材料與存儲(chǔ)空間不斷增大，而且紙質(zhì)檔案在保存和查閱上都有點(diǎn)不方便，現(xiàn)代微縮技術(shù)與光盤(pán)技術(shù)等，在很大程度上提高了檔案信息資源的儲(chǔ)存量，而且與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案其保密性會(huì)更高，也不容易損壞或者丟失，檔案管理工作質(zhì)量的提高，對(duì)公路建設(shè)質(zhì)量的提升也有一定的幫助。

3 加強(qiáng)公路檔案信息化建設(shè)的措施

3.1 健全檔案管理制度

要做好公路檔案信息化建設(shè)，首先需要健全檔案管理制度，完成好基本的檔案管理工作，相關(guān)人員一定要重視公路檔案的管理，要制定健全的規(guī)章制度，并且在實(shí)施過(guò)程中要做好監(jiān)督工作，嚴(yán)格督促工作人員按照制度行事，有效避免檔案管理工作中由于工作失誤造成的問(wèn)題。另外，針對(duì)工作人員可以制定出一套獎(jiǎng)懲機(jī)制，要讓其明白檔案管理工作對(duì)公路發(fā)展的重要性。檔案管理工作其實(shí)是比較復(fù)雜的，在健全管理制度的時(shí)候，需要對(duì)檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)提出具體的要求，讓工作人員可以在工作時(shí)有章可循。而且目前，電子檔案并沒(méi)有完全取代紙質(zhì)檔案，要制定科學(xué)的方式讓工作人員可以更好的將紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行融合，為公路檔案信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2 提高檔案管理人員的素質(zhì)

在公路檔案信息化建設(shè)中，檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)信息化建設(shè)的質(zhì)量有很大的影響，所以需要提高檔案管理人員的素質(zhì)，包括專業(yè)素質(zhì)與職業(yè)素質(zhì)。檔案信息化建設(shè)中信息化是關(guān)鍵，所以工作人員一定要掌握最新的信息技術(shù)，在熟悉檔案管理流程的基礎(chǔ)上采用信息技術(shù)進(jìn)行管理。因此，檔案管理部門(mén)在招聘工作人員的時(shí)候，要對(duì)其專業(yè)技能進(jìn)行考核，在工作中，也可以定期組織培訓(xùn)，讓其可以了解到更新的檔案信息管理技術(shù)。除了專業(yè)技術(shù)外，工作人員的品德修養(yǎng)也非常重要，公路檔案是機(jī)密性文件，所以工作人員需要有極強(qiáng)的責(zé)任感，降低檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，提升檔案信息化建設(shè)效率。

3.3 完善管理設(shè)備

檔案信息化建設(shè)需要技術(shù)的支持，也需要新型科技設(shè)備的支持，所以在信息化建設(shè)前期，一定要做好管理設(shè)備的完善工作。檔案信息化建設(shè)并不是某個(gè)人或者某個(gè)部門(mén)的努力就可以實(shí)現(xiàn)的，與其相關(guān)的每個(gè)工作人員都要重視起來(lái)，只有完善了管理設(shè)備，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。完善管理設(shè)備包括硬件與軟件設(shè)施，硬件就是機(jī)器設(shè)備，在機(jī)器的引進(jìn)上，需要結(jié)合檔案管理的需求考慮，選擇性能較高的設(shè)備。對(duì)于軟件的引進(jìn)也需要專門(mén)的技術(shù)人員去選擇，要保證其合理性與兼容性，提高檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。

3.4 檔案信息統(tǒng)一管理

目前，檔案信息化建設(shè)在很多公路檔案管理部門(mén)開(kāi)始應(yīng)用，但是在整體上考慮，信息化程度還存在一定的缺陷，公路檔案雖然具有機(jī)密性，但是對(duì)公路部門(mén)來(lái)說(shuō)，公路檔案信息的共享也是必要的，所以在檔案信息化建設(shè)中，檔案信息需要做好統(tǒng)一管理。針對(duì)這種情況，公路部門(mén)可以建立統(tǒng)一的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，要求各個(gè)檔案管理部門(mén)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施工作，構(gòu)建完善的信息資源共享平臺(tái)，采用互聯(lián)網(wǎng)和多媒體技術(shù)出現(xiàn)公路檔案信息共享，真正實(shí)現(xiàn)公路檔案的信息化建設(shè)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，公路檔案信息化建設(shè)是公路檔案管理工作中非常迫切的事，相關(guān)人員需要引起高度重視，分析檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，進(jìn)而提出有效的措施促進(jìn)公路檔案的信息化建設(shè)。

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