加強電力部門檔案管理工作的對策研究

李 芳

加強電力部門檔案管理工作的對策研究

李 芳

檔案管理是電力部門工作體系中不可或缺的一項內(nèi)容，其中包括大量的電力工程建設資料，以及設備、人員、技術、材料等數(shù)據(jù)，也包括投產(chǎn)之后的管理、改建、維修等內(nèi)容，對區(qū)域經(jīng)濟和電力產(chǎn)業(yè)發(fā)展具有重要的歷史記錄功能，在社會現(xiàn)代化建設中有重要的參考價值。本文中針對當前我國電力部門的檔案管理工作中存在的問題進行了系統(tǒng)的分析，通過剖析原因并提出相應地對策，以供電力部門檔案管理工作人員參考借鑒。

電力部門 檔案管理 存在問題 對策研究

電力部門檔案既具有一般檔案的保密性、體系性、嚴肅性等特征，同時也是基于電力產(chǎn)業(yè)發(fā)展形成的大量真實記錄，電力產(chǎn)業(yè)發(fā)展的程度越高，檔案中的信息內(nèi)容就越有價值，如果能夠有效地利用這一龐大的資源庫存，則可以更好地為我國電力事業(yè)發(fā)展提供決策指導、安全管理和經(jīng)營方向。因此，加強電力部門檔案管理工作已經(jīng)成為當前我國城市化進程中的一項重要任務。

一、加強電力部門檔案管理工作的重要性和必要性

一方面，關于電力部門檔案管理工作加強的重要性論述。很顯然，電力部門的檔案中包括了大量的信息，種類多、范圍廣、專業(yè)性強，其中不乏一些極具價值的數(shù)據(jù)、圖片、文字和影像，而這些不僅是我國電力企業(yè)發(fā)展的歷史軌跡，更多的是經(jīng)驗和教訓，它對提高電力企業(yè)在市場競爭中的能力產(chǎn)生了巨大正面效應。同時，檔案的“原始性”也意味著它是一筆重要的財富，很多與現(xiàn)代社會環(huán)境截然不同或特殊的問題，都可以在電力部門檔案資料中找到類似情況，并參考彼時方案來實現(xiàn)現(xiàn)實問題的解決。甚至說一些電力檔案中包括了大量的國家經(jīng)濟數(shù)據(jù)，通過合理的科學分析、合理歸納，可以對未來的電力行業(yè)發(fā)展趨勢進行正確判斷。

另一方面，加強電力部門檔案管理是現(xiàn)代社會的必然需求。很顯然，信息化時代的來臨促進了一切信息資源的重構，電力部門的檔案管理工作不可能持續(xù)以來傳統(tǒng)的模式和紙質(zhì)載體，這樣極不容易利用也不能有效地分享，反而會消耗掉大量地成本和資源。電力檔案管理的水平在一定程度上反映出供電企業(yè)、部門在市場中敏感度，基于其中豐富的數(shù)據(jù)和問題，可以發(fā)現(xiàn)當前發(fā)電企業(yè)、管理部門存在的瓶頸，有利于制定長遠的電力發(fā)展規(guī)劃。

二、電力部門檔案管理中存在的問題

第一，重視程度不高。鑒于電力部門的特殊社會職能，國家層面有一定的檔案制度建立要求，但在市場經(jīng)濟體制下普遍存在不完善、不健全的問題。究其原因，與電力企業(yè)自身的重視程度不足有直接關系，由于電力企業(yè)涉及的分工很多，需要較強的組織結構才能駕馭，而檔案管理工作則要涉及到各個流程體系，這無疑會造成組織結構上一定的不穩(wěn)定性。因此檔案的范圍、收集、管理等方面很少會設計專門崗位，主要從其他渠道來實現(xiàn)信息、數(shù)據(jù)的收集，并經(jīng)過整理的方式形成檔案，這種依賴檔案的內(nèi)容就較為雜亂。同時，由于缺乏專職人員，檔案管理過程中容易出現(xiàn)丟失、損壞或篡改等問題。

第二，管理水平有限。電力部門主要以電力供應為主要社會職能，在檔案工作的認識上存在一些誤差，并導致宣傳、教育等力度不足，造成檔案管理人員水平參差不齊，甚至一些檔案人員是臨時調(diào)用或兼職的，絕大多數(shù)沒有受過專業(yè)的檔案管理教育，無法確保檔案資料的系統(tǒng)性、完整性和規(guī)范性。在日常的檔案工作中，主要從事一些簡單的記錄、整理等操作，沒有發(fā)揮檔案的流通和分享功能，一些有價值的電力產(chǎn)業(yè)信息、資料被人為地損壞?！稒n案法》的出臺對電力部門檔案管理提出了更高的要求，很顯然在管理水平不足的情況下，電力部門的發(fā)展之路還是任重道遠。

第三，缺乏理論指導。在社會逐漸呈現(xiàn)出信息化特征以后，電力部門的檔案管理思想?yún)s依然十分保守，這導致沒有形成針對性的理論指導，例如，盡管電力部門的資金實力雄厚，非常重視辦公自動化、智能化的建設，但卻不重視電力檔案的發(fā)展。很大程度上說，并非沒有條件而是沒有意識，一些電力企業(yè)雖然投入了大筆資金，但由于把握不好檔案管理的發(fā)展方向，只會造成投資浪費，而沒有真正地發(fā)揮檔案管理工作效應的提升。

三、加強電力部門檔案管理工作的對策

首先，提高電力部門檔案管理人員綜合素質(zhì)。所謂“綜合素質(zhì)”是指既符合電力部門工作需要又符合現(xiàn)代化檔案管理工作的需要，一方面可以對現(xiàn)有的檔案管理人員加強計算機知識、網(wǎng)絡知識的培訓，提高其檔案管理數(shù)字技術應用水平。另一方面，引進具有檔案管理專業(yè)能力的新型人才，結合電力部門的需要進行培訓。

其次，不斷建立健全電力部門檔案管理制度。加強檔案管理制度在電力部門各層次的滲透，通過科學的分工和配合，實現(xiàn)電力部門信息資料的全方位、無死角記錄，確保相關內(nèi)容的完整性。

再次，加大電力部門檔案管理資金合理投入。檔案管理工作并非大量投資硬件或購買軟件管理系統(tǒng)就可以“萬事大吉”，對于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，體系化管理，查詢權限的設計以及保密性機制建設等，都要與電力部門的實效性、實用性相關聯(lián)。

總體而言，伴隨著工業(yè)文明和科學技術的發(fā)展，人類已經(jīng)進入了電力為主要能源模式的新時代。電力供應是維系社會正常運轉(zhuǎn)的重要保障，也是構建信息化社會的能源基礎，客觀上為電力部門檔案管理工作的革新提供了前提條件。

[1]朱巖福．新形勢下加強檔案管理工作的對策建議[J]．科技創(chuàng)新導報,2014(04)：172,174．

[2]孫志梅．電力檔案管理工作中存在的問題及對策[J]．中國電力教育,2010(01)：259～260．

（作者單位：長春職業(yè)技術學院）