黃晏?趙玉強(qiáng)

摘 要：本文結(jié)合某高校實(shí)際，從使用者角度出發(fā)，分析了教務(wù)管理系統(tǒng)在教學(xué)運(yùn)行中存在的一些問題，提出應(yīng)借鑒全社會(huì)進(jìn)行的“三網(wǎng)合一”應(yīng)用技術(shù)整合學(xué)校現(xiàn)有的各管理信息系統(tǒng)和各種教學(xué)資源，以方便系統(tǒng)用戶、提高工作效率。

關(guān)鍵詞：教務(wù)管理系統(tǒng)；整合；改進(jìn)策略

隨著計(jì)算機(jī)的日益普及，網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展和數(shù)據(jù)庫的廣泛應(yīng)用，使得利用校園Internet進(jìn)行教務(wù)管理已成為可能。不但可以減少工作量、提高辦公效率，而且使目前分散的教務(wù)信息得到集中管理。由此各高校相繼使用了數(shù)字化校園的核心應(yīng)用系統(tǒng)——教務(wù)管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)涵蓋了高校日常教學(xué)運(yùn)行的大部分功能，例如選修課程、排課、安排考試與補(bǔ)考、查詢與統(tǒng)計(jì)教學(xué)信息等。教務(wù)管理是教學(xué)工作的重點(diǎn)內(nèi)容，也是學(xué)校運(yùn)作的樞紐。 當(dāng)然，從計(jì)算機(jī)誕生的那個(gè)時(shí)代到依照摩爾定律飛速前進(jìn)的今天，關(guān)于教務(wù)管理信息系統(tǒng)的研究也有幾十年的歷史，但不是一勞永逸。技術(shù)的發(fā)展、環(huán)境的變化、時(shí)代的要求，都帶來了新的挑戰(zhàn)和新的問題。

一、目前教務(wù)管理系統(tǒng)存在的問題分析

現(xiàn)在高校由于教學(xué)對(duì)象、教學(xué)管理部門、教學(xué)特點(diǎn)的差異，往往多套教務(wù)管理系統(tǒng)并行，例如有本科學(xué)分制系統(tǒng)、研究生信息管理系統(tǒng)、體育選課管理系統(tǒng)、MBA專用管理信息系統(tǒng)，等等，加之高校經(jīng)過合并，大多擁有兩個(gè)或多個(gè)校區(qū)，地域分散，這些都對(duì)系統(tǒng)用戶造成了一些困擾，影響了教務(wù)管理系統(tǒng)的使用成效。我們通過對(duì)學(xué)校各院系數(shù)十名教師、教務(wù)工作人員以及學(xué)生干部進(jìn)行的訪談?wù){(diào)查，歸集了以下幾點(diǎn)反映較普遍的問題。

問題1：任課教師要上多套系統(tǒng)查詢自己上課的時(shí)間地點(diǎn)，以防出現(xiàn)同一時(shí)間課程沖突或同一時(shí)間段跨校區(qū)課程因時(shí)間間隔太短無法按時(shí)到達(dá)等問題。如果已經(jīng)出現(xiàn)這類情況，按目前管理要求，需教師本人在多部門進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通以調(diào)整上課時(shí)間。一旦相關(guān)管理部門為教師進(jìn)行了課程調(diào)整，又有可能影響到其他教師和學(xué)生的上課時(shí)間造成新的沖突。任何的調(diào)整還要及時(shí)向相關(guān)教師和學(xué)生進(jìn)行通告，否則可能造成安排落空。

問題2：教師面對(duì)的問題對(duì)學(xué)生同樣存在。學(xué)生要上多套系統(tǒng)查詢自己上課的時(shí)間地點(diǎn)，以防上課時(shí)間沖突。同時(shí)需注意各課程間教學(xué)場地之間的距離。如在選課時(shí)間段發(fā)現(xiàn)問題要進(jìn)行調(diào)整，需要學(xué)生上多個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行退選和重選操作；如錯(cuò)過了選課時(shí)間，則要本人到多部門辦相關(guān)手續(xù)才能進(jìn)行退選和重選操作。

問題3：為了防止排課出現(xiàn)沖突，學(xué)校采取先排數(shù)據(jù)量比較大的本科課程，然后再安排研究生的課程。管理研究生排課的操作人員為預(yù)防排課沖突，會(huì)先將本科排課結(jié)果下載下來，作為研究生排課的依據(jù)進(jìn)行下一步工作。這樣就對(duì)下載之后本科排課進(jìn)行的調(diào)整就不能及時(shí)掌握并反映在研究生課程的安排中。而一些突發(fā)和臨時(shí)性的教學(xué)安排無法顧及多個(gè)方面，出現(xiàn)一定范圍的調(diào)課，還得各級(jí)管理人員想辦法通知相關(guān)教師和學(xué)生。

問題4：任課老師要經(jīng)常性登錄本科、研究生等多個(gè)管理系統(tǒng)關(guān)注自己下個(gè)時(shí)段的課程安排，然后才能根據(jù)排課結(jié)果對(duì)自己上課、科研、會(huì)議等做出安排。各院級(jí)教務(wù)人員在一些日常教學(xué)工作分派如安排某位教師參加監(jiān)考，也要面對(duì)同樣的情況，系統(tǒng)操作處理比較煩瑣。

二、整合教務(wù)管理系統(tǒng)的意義

由于現(xiàn)有的教務(wù)管理系統(tǒng)多系統(tǒng)并行，造成管理工作過于煩瑣，部分工作不能共享系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)，而需要單獨(dú)處理編輯，不能保證教學(xué)實(shí)施的時(shí)效，整合教務(wù)系統(tǒng)就顯得十分必要。

1.整合教務(wù)管理系統(tǒng)方便了系統(tǒng)用戶

“實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理信息化也是教育現(xiàn)代化 、規(guī)范化 、科學(xué)化的基礎(chǔ) ”。對(duì)學(xué)校而言，教師、學(xué)生、教室等教學(xué)資源是固定的。之前提到的問題占用了很多師生的寶貴時(shí)間，降低了工作效率，從現(xiàn)狀和信息處理水平來看，要解決這些問題，行之有效的途徑就是建立一套完整的教務(wù)信息管理系統(tǒng)，整合目前使用的多套信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和功能。如此既可以避免教學(xué)安排的相互沖突，又在一定程度上提高了教室等教學(xué)資源的利用效率，大大地方便了學(xué)生、教師以及系統(tǒng)管理人員，盡可能地將學(xué)生的上課時(shí)間安排在利于吸收知識(shí)的時(shí)間段，符合多網(wǎng)合一的社會(huì)需求和技術(shù)發(fā)展方向。對(duì)于優(yōu)化學(xué)校的教學(xué)資源利用效率，更好的服務(wù)學(xué)生和教師是一個(gè)好的選擇。

2.整合教務(wù)管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，提高工作效率

整合之后解決了現(xiàn)有的存在各套系統(tǒng)之間不通用、信息不能共享的問題，方便廣大師生工作和學(xué)習(xí)，使得學(xué)校的教務(wù)管理系統(tǒng)水平再上一個(gè)臺(tái)階。整合之后教務(wù)管理系統(tǒng)就成了近似實(shí)時(shí)的管理系統(tǒng)，能夠減輕管理和操作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高教學(xué)工作安排的效能。

3.整合教務(wù)管理系統(tǒng)可優(yōu)化系統(tǒng)管理維護(hù)人員配置

原有的各套教務(wù)系統(tǒng)都有各自的系統(tǒng)編程升級(jí)人員、數(shù)據(jù)備份管理人員和日常維護(hù)人員。整合之后系統(tǒng)用戶將達(dá)到一定的數(shù)量和規(guī)模，可對(duì)原有人員進(jìn)行精簡與合并，培養(yǎng)專業(yè)人員集中管理操作，既降低運(yùn)營成本，又提高了系統(tǒng)工作效率。

三、整合教務(wù)管理系統(tǒng)需要解決的問題

1.資源的分配問題

資源包括場地、時(shí)間、館藏等，其中場地資源是最便于分配的，但是時(shí)間資源的劃分就不那么容易了。學(xué)校要對(duì)不同性質(zhì)、不同辦學(xué)形式的課程所占用資源的時(shí)段，作出相對(duì)明確的規(guī)定，有個(gè)全局性的統(tǒng)一安排。另外，為了貫徹效率優(yōu)先的原則，針對(duì)排課的先后順序進(jìn)行制度性規(guī)定。例如，數(shù)量占絕大多數(shù)的本科生的教學(xué)任務(wù)應(yīng)當(dāng)最先安排，而數(shù)量最少的教學(xué)任務(wù)可以放到最后去協(xié)調(diào)解決。

2.信息交互反饋及時(shí)性問題

整合后的系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)高水平的信息資源共享和跨平臺(tái)的信息資源訪問，要解決不同的資源子網(wǎng)的信息共享，提高信息資源共享的利用率。根據(jù)高校多校區(qū)和教學(xué)資源分散的特點(diǎn)，考慮教師、學(xué)生的時(shí)間等因素，合理地排課并分配教室資源。當(dāng)發(fā)生調(diào)整時(shí)及時(shí)提示操作人員，重新運(yùn)行自動(dòng)排課，也可手工進(jìn)行調(diào)整。

3.抵御風(fēng)險(xiǎn)問題

合一的教務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)做到“系統(tǒng)、全面、有效地抵御各類不利于教務(wù)系統(tǒng)正常運(yùn)行的風(fēng)險(xiǎn)”。可以建立多個(gè)不同用途和內(nèi)容的數(shù)據(jù)庫，各套教務(wù)信息管理系統(tǒng)都以這些數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)。對(duì)于查詢成績、上課時(shí)間和教室等相關(guān)操作應(yīng)只對(duì)鏡像數(shù)據(jù)進(jìn)行。而對(duì)各種數(shù)據(jù)的錄入操作分層、分級(jí)、分類管理：如上課時(shí)間和教室安排可采取指定人員操作；培養(yǎng)計(jì)劃和考試安排采用各學(xué)院專人錄入鏡像備用庫；學(xué)校相應(yīng)管理人員經(jīng)批準(zhǔn)后再放入錄入正式庫；關(guān)鍵性數(shù)據(jù)如成績等可由教師錄入——提交備用庫——成績管理人員批準(zhǔn)后再放入正式庫和鏡像庫。為了加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全，防范工作還可采用多重加密和專用口令等途徑。

4.人員與經(jīng)費(fèi)問題

原有多套教務(wù)系統(tǒng)分別歸屬不同的部門，分別有經(jīng)費(fèi)、人員、編制的相應(yīng)管理辦法。如果整合建立一套完整的教務(wù)信息管理系統(tǒng)，學(xué)校就要解決相應(yīng)的部門、人員和資金的相關(guān)管理流程的重新劃分和落實(shí)。

新的教務(wù)系統(tǒng)由學(xué)校自己組織教務(wù)管理系統(tǒng)的開發(fā)或招標(biāo)，要提出完整合理的功能要求。并能借機(jī)鍛煉相關(guān)學(xué)科的教師隊(duì)伍，同時(shí)也對(duì)以后的系統(tǒng)完善和升級(jí)做人才和技術(shù)準(zhǔn)備。

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