淺談高校檔案信息化建設(shè)

王　磊（浙江大學(xué)檔案館，杭州　310028）

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淺談高校檔案信息化建設(shè)

王磊
（浙江大學(xué)檔案館，杭州310028）

摘要：隨著社會(huì)信息化和“數(shù)字化校園”的逐步推進(jìn)，高校檔案工作信息化建設(shè)已成為必然趨勢(shì)。為了夯實(shí)高校檔案工作的基礎(chǔ)，更好的收集、管理、利用檔案，推進(jìn)高校檔案工作，使高校檔案工作更有深度、廣度，必須重視高校檔案信息化建設(shè)。本文分析高校檔案信息化建設(shè)的必要性，提出高校檔案信息化工作的建議。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；信息化

0　引言

近年來(lái)，隨著我國(guó)信息化建設(shè)不斷推進(jìn)，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，信息網(wǎng)絡(luò)快速普及，高校的信息化建設(shè)快速發(fā)展，高校檔案工作也面臨著巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。如何應(yīng)對(duì)信息化帶來(lái)的變化，進(jìn)一步拓展檔案工作發(fā)展空間，利用信息化為提升高校檔案管理工作和服務(wù)工作，是我們亟待解決的問(wèn)題。

1　高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1高校檔案信息化建設(shè)成績(jī)顯著

自從2000年國(guó)家檔案局在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中提出：“要堅(jiān)持依賴(lài)科教振興檔案事業(yè)的方針，加快檔案信息化進(jìn)程”，把檔案信息化建設(shè)作為“十五”期間的一項(xiàng)戰(zhàn)略性任務(wù)明確下來(lái)，全國(guó)各地高校均開(kāi)展了檔案信息化建設(shè)工作，許多高校投入經(jīng)費(fèi)，進(jìn)行檔案的數(shù)字化工作，部署數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。

1.2館藏?cái)?shù)字化資源量不斷增大，但檔案資源數(shù)字化比例不高

大多數(shù)高校已經(jīng)開(kāi)展數(shù)字化工作，但由于各種原因只能逐步推進(jìn)。一方面存量檔案數(shù)量巨大，數(shù)字化需要大量的人力物力，短時(shí)間內(nèi)難以完成。另一方面新增檔案還不能完全實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化采集歸檔，大多還停留在紙質(zhì)件歸檔，手工著錄的模式。

1.3數(shù)字檔案管理系統(tǒng)重管理，輕服務(wù)

大多數(shù)高校的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)經(jīng)過(guò)多年的使用已經(jīng)比較成熟，但大多注重檔案的管理，卻不夠重視服務(wù)利用。

1.4高校檔案信息化投入不足

檔案信息化工作需要經(jīng)費(fèi)作為保障，但高校檔案部門(mén)長(zhǎng)期處于學(xué)校發(fā)展的邊緣化位置，學(xué)校對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案工作的投入本身就不足，更何況檔案信息化建設(shè)。同時(shí)檔案工作作為學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，無(wú)法創(chuàng)收，只能依靠學(xué)校的行政撥款。

2　高校檔案信息化建設(shè)的必要性

2.1電子文件日益增多，需信息化手段管理收集

傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文歸檔到著錄，然后掃描，最后歸檔的模式耗費(fèi)大量的人力物力。目前高校的公文大多已通過(guò)電子文件的形式在OA中處理，通過(guò)信息化手段，探索電子公文的半自動(dòng)或自動(dòng)歸檔，可以提高檔案收集歸檔工作的效率。

2.2檔案數(shù)量日益龐大，需信息化手段進(jìn)行管理，提升工作效率

新時(shí)代下，高校教育教學(xué)、對(duì)外交流等工作均不斷發(fā)展，歸檔范圍也不斷調(diào)整，檔案量隨之不斷增加，高校檔案庫(kù)房緊張，通過(guò)信息化手段一方面數(shù)字化保存檔案，另一方面合理規(guī)劃管理檔案庫(kù)房，從而更好的保存學(xué)校檔案。

2.3利用服務(wù)要求日益提高，檔案工作需要借助信息化手段提升服務(wù)

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，傳統(tǒng)的檔案查詢(xún)利用模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足廣大師生、校友對(duì)檔案利用的要求，通過(guò)信息化手段，提升檔案檢索利用的效率、準(zhǔn)確率，從而更好的提供檔案利用的服務(wù)。

3　高校檔案信息化建設(shè)的建議

3.1規(guī)范制度建設(shè)，制定明確目標(biāo)計(jì)劃

標(biāo)準(zhǔn)化是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和必要條件，直接關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的成敗和可持續(xù)發(fā)展。高校檔案信息化工作應(yīng)制定和完善適合自身發(fā)展、符合國(guó)家和地方相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息化建設(shè)規(guī)范制度。同時(shí)高校檔案應(yīng)制定切合實(shí)際的具體目標(biāo)及計(jì)劃，有序的推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

3.2依托全校信息化建設(shè)，強(qiáng)化檔案館基礎(chǔ)設(shè)施

檔案部門(mén)應(yīng)向?qū)W校申請(qǐng)充足的資金，配置檔案信息化建設(shè)需要軟件系統(tǒng)、服務(wù)器、計(jì)算機(jī)等軟硬件設(shè)施。檔案部門(mén)應(yīng)該緊跟學(xué)校信息化建設(shè)的步伐，充分利用學(xué)校信息化建設(shè)成果。例如可以借助學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息中心的網(wǎng)絡(luò)資源，可以租用學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息中心機(jī)房或虛擬服務(wù)器備份資源，可以抓住學(xué)校其他部門(mén)開(kāi)發(fā)信息化系統(tǒng)時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)級(jí)對(duì)接，可以借助學(xué)校公共平臺(tái)推送檔案服務(wù)等。

3.3加快數(shù)字化工作，強(qiáng)化檔案信息資源建設(shè)

信息資源建設(shè)是高校檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，有條件的高校檔案部門(mén)應(yīng)該盡快的開(kāi)展存量檔案的數(shù)字化工作，存量檔案數(shù)字化工作應(yīng)優(yōu)先考慮早期的老檔案、利用率較高的檔案。同時(shí)對(duì)于增量檔案盡可能采取紙質(zhì)、電子雙套歸檔。

3.4穩(wěn)重求快，逐步推出應(yīng)用，提升服務(wù)

高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)在推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的同時(shí)，逐步向師生推送服務(wù)，提高檔案工作在校內(nèi)的影響力。例如可以借助微信公眾平臺(tái)向師生推送檔案工作相關(guān)信息，在校內(nèi)提供檔案查詢(xún)的網(wǎng)上預(yù)約服務(wù)系統(tǒng)，在校內(nèi)開(kāi)發(fā)直接提供師生對(duì)部分開(kāi)放檔案的自助查詢(xún)系統(tǒng)等。

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DOI:10.16640/j.cnki.37-1222/t.2016.11.232

作者簡(jiǎn)介：王磊（1981-），男，浙江杭州人，本科，研究方向：檔案信息化。