淺談商品流通企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理在財(cái)務(wù)管理中的重要性

文/方敏利

淺談商品流通企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理在財(cái)務(wù)管理中的重要性

文/方敏利

現(xiàn)代化精細(xì)化管理需要規(guī)范的業(yè)務(wù)流程，本文闡述了商品流通企業(yè)加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程管理對財(cái)務(wù)管理的重要性，以及如何制定有效的業(yè)務(wù)流程，怎么通過規(guī)范流程加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理。

商品流通企業(yè)業(yè)務(wù)流程；財(cái)務(wù)管理

業(yè)務(wù)流程是為達(dá)到特定的價(jià)值目標(biāo)而由不同的人分別共同完成的一系列活動(dòng)。活動(dòng)之間不僅有嚴(yán)格的先后順序限定，而且活動(dòng)的內(nèi)容、方式、責(zé)任等也都必須有明確的安排和界定，以使不同活動(dòng)在不同崗位角色之間進(jìn)行轉(zhuǎn)手交接成為可能。而財(cái)務(wù)管理則是通過財(cái)務(wù)加強(qiáng)對企業(yè)的監(jiān)督和控制，對企業(yè)的各項(xiàng)工作進(jìn)行梳理和指導(dǎo)，它既是管理的一個(gè)獨(dú)立方面，又是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作。管理依靠規(guī)則，關(guān)于事的規(guī)則主要是流程、程序，關(guān)于人的規(guī)則主要是崗位、制度。規(guī)則覆蓋我們將要做的所有事情。

一、從此可以看出加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程的管理在財(cái)務(wù)管理中的重要性。從以下幾方面進(jìn)行說明

（一）便于監(jiān)督，防止管理漏洞

傳統(tǒng)的管理靠人，不但管得累，還管不住。而靠流程來管，監(jiān)督到位，且只要流程合理，很難出現(xiàn)管理死角。因?yàn)榱鞒痰闹贫〞r(shí)考慮到了業(yè)務(wù)部門在實(shí)際業(yè)務(wù)工作中會(huì)出現(xiàn)的各種問題，反向思維進(jìn)行堵塞，所以只要按流程操作，基本上不會(huì)造成管理漏洞，且財(cái)務(wù)管理部門通過對業(yè)務(wù)部門日常工作流程的抽查，能檢測出業(yè)務(wù)部門存在的問題。公司通過制定業(yè)務(wù)流程，督促業(yè)務(wù)部門改掉一些傳統(tǒng)的容易出現(xiàn)操作辦法，倉管部門按流程操作，監(jiān)管庫存管理，降低人為因素的影響。銷售部門規(guī)范業(yè)務(wù)流程，在系統(tǒng)中處理各個(gè)品種的銷售數(shù)據(jù)，且細(xì)分到各個(gè)單位，便于財(cái)務(wù)與對方進(jìn)行銷售收款核對，有效杜絕個(gè)人私自銷售并收款的行為。通過完善出入庫存手續(xù)，分清責(zé)任，杜絕互相推諉。及時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行收貨、退貨，數(shù)量不符及時(shí)上報(bào)，減少庫存的盤虧。通過對發(fā)票開具的流程規(guī)定，加強(qiáng)對發(fā)票的管理，杜絕虛開發(fā)票的行為。

（二）簡化工作流程，提高工作效率

讓復(fù)雜的事情簡單化，讓員工高效工作，讓企業(yè)員工擺脫工作繁忙且理不清頭緒的狀態(tài)，按照業(yè)務(wù)流程操作，員工能很快找到工作重點(diǎn)，制定工作計(jì)劃，一步一步不會(huì)繞彎路，提高工作效率，且讓所有部門的工作都緊緊圍繞業(yè)務(wù)，減少無用功。通過業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)的應(yīng)用，使訂貨、收貨、退貨、發(fā)貨一體化，要求所有收發(fā)調(diào)全部在系統(tǒng)中體現(xiàn)，簡化了流程，減少人工操作，且準(zhǔn)確性更高。

（三）流程規(guī)范，暢通了部門之間的溝通

各部門員工通過系統(tǒng)就能將工作流程順利的進(jìn)行下去，不讓企業(yè)的業(yè)務(wù)開展受其他因素的影響而造成拖延，部門之間工作溝通也更順暢，減少因項(xiàng)目而產(chǎn)生的部門間業(yè)務(wù)糾紛，流程清楚，責(zé)任明確。

（四）環(huán)環(huán)相扣， 減少失誤， 降低損失

將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程及管理流程細(xì)化到每一步可操作、易管控的流程，確保每一個(gè)員工的工作都符合規(guī)范，對公司業(yè)務(wù)開展有貢獻(xiàn)，環(huán)環(huán)相扣，讓工作高效開展，且降低工作失誤率。而且按流程操作，能避免工作上的漏洞，進(jìn)一步加強(qiáng)臨管，降低財(cái)產(chǎn)損失。例如嚴(yán)格按銷售收款流程，就會(huì)減少因手續(xù)不全而造成的庫存虧損和貨款壞賬。

二、那么，制定工作流程變顯得至關(guān)重要了，要遵循以下原則

（一）重要性與緊迫性原則

重點(diǎn)關(guān)注對公司業(yè)務(wù)有重大影響的關(guān)鍵流程。重點(diǎn)關(guān)注影響公司發(fā)展，需要迫切解決的流程。

（二）價(jià)值增值原則

流程中每一個(gè)環(huán)節(jié)的活動(dòng)盡可能做到最大化增值，盡量減少不必要的無效的活動(dòng)。

（三）控制與效率相結(jié)合

流程設(shè)計(jì)兼顧控制與效率，在保證對關(guān)鍵業(yè)務(wù)有效控制的前提下，盡量提高度工作效率。

（四）可執(zhí)行性原則

制定出的業(yè)務(wù)流程必須可執(zhí)行力強(qiáng)，不然是無效的流程。

三、企業(yè)怎么樣從通過規(guī)范流程來加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理呢？

（一）上下溝通，建立一套有效的業(yè)務(wù)流程

通過對企業(yè)業(yè)務(wù)流程的梳理工作，并將主要業(yè)務(wù)流程以標(biāo)準(zhǔn)流程圖示匯總上報(bào)，此項(xiàng)工作的展開，一方面令各成員對企業(yè)的業(yè)務(wù)所涉及的各項(xiàng)流程有進(jìn)一步的了解，另一方面在梳理過程中發(fā)現(xiàn)不足及時(shí)調(diào)整，尤其為今后的流程標(biāo)準(zhǔn)化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。自上而下的積極引導(dǎo)和自下而上的自覺響應(yīng)的常態(tài)式管理模式。充分調(diào)動(dòng)職工積極性，發(fā)揮員工的聰明才智。

（二）加強(qiáng)電子化管理，服務(wù)于業(yè)務(wù)流程

利用ERP系統(tǒng)，財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化。電子化能以智能的方式處理過程，保證工作中的某項(xiàng)任務(wù)完成后，按預(yù)定的規(guī)則實(shí)時(shí)地把工作傳送給處理過程中的下一步，保留工作流轉(zhuǎn)過程中的操作痕跡，更重要的是保證相關(guān)數(shù)據(jù)的自動(dòng)更新。解決了手工操作復(fù)雜且易錯(cuò)的問題。首先，ERP軟件的應(yīng)用，使企業(yè)的商品收、發(fā)、存管理精細(xì)化且大大簡化，便于財(cái)務(wù)提取數(shù)據(jù)，特別是財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)一體化的實(shí)行，業(yè)務(wù)處理的數(shù)據(jù)直接進(jìn)行財(cái)務(wù)賬務(wù)處理，一方面實(shí)行了監(jiān)控，另一方面為財(cái)務(wù)分析和決策提供了可靠的依據(jù)。

（三）重在執(zhí)行

嚴(yán)格的規(guī)則還需嚴(yán)格的執(zhí)行，否則制定的流程就是一句空話。財(cái)務(wù)管理部門要常規(guī)性的對各個(gè)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行檢查和監(jiān)督，并進(jìn)行考核，不使業(yè)務(wù)流程流于形式。另外流程還需隨著環(huán)境的變化而考慮到執(zhí)行難度，不能一成不變，形同虛設(shè)，當(dāng)流程不適應(yīng)形式時(shí)，制定部門要適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行調(diào)整。

實(shí)踐證明，靠人和權(quán)力來管的企業(yè)不會(huì)長久，而靠規(guī)范業(yè)務(wù)流程來加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的企業(yè)往往能走得長遠(yuǎn)，現(xiàn)代精細(xì)化的管理更需要細(xì)化各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程。

（作者單位：湖南省新華書店有限責(zé)任公司岳陽縣分公司）