如何提升辦公室秘書公文寫作能力

田永旺

中圖分類號：F272.92 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2016）11-000-01

摘要 秘書的工作不僅僅是處理有關(guān)文書的日常工作，還會協(xié)助機關(guān)掌管文書，所以綜合的來說辦公室秘書的主要任務(wù)還是撰寫文稿，所以寫作能力是基本功，因此提升辦公室秘書的公文寫作能力就顯得非常必要了。秘書主要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，所以秘書的工作緊密聯(lián)系著公司的機關(guān)高效運轉(zhuǎn)。

關(guān)鍵詞 辦公室秘書 公文寫作 提升能力

隨著中國社會的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的進程在不斷加速，所以各行各業(yè)的競爭壓力越來越大，與此同時各大企業(yè)的總裁工作也會越來越繁忙，那么，如何幫助公司領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)任務(wù)就是一項非常重要的活動了。分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)工作，輔助和安排領(lǐng)導(dǎo)日程是一個秘書的職責(zé)。而公文寫作又是辦公室秘書的主要日常工作之一，而且在秘書這份職業(yè)中會經(jīng)常書寫公文。文章針對如何提升辦公室秘書公文寫作做出了思考與探討。

一、公文的初步概念

公文主要是指黨政機關(guān)或者公司內(nèi)部的書面命令，是輔助公司進行運行管理的憑證，并且具有法律效力。該公文不單單在公司使用，黨政機關(guān)也同樣會用到公文來發(fā)公告，屬于一種書面通知。公司的領(lǐng)導(dǎo)人主要根據(jù)公文來執(zhí)行對公司的管理，寫作公文的主要目的就是幫助相關(guān)機構(gòu)的管理與運行，是公司管理的一種重要手段。公文寫作會有很明顯的要求，內(nèi)容非常明確，比如支持表揚或者貶低批評某些方面都會在公文中有明顯顯示。

二、提高秘書公文寫作的原因

提高秘書公文寫作不僅僅是當(dāng)下社會發(fā)展的需要，還是相關(guān)企業(yè)工作能夠順利開展的需要，還是服務(wù)上下的需要，最后就是自身提高能力的需要。

（一）社會發(fā)展的需要

秘書這個職業(yè)其實很早以前就有，但是隨著社會的不斷進步，中國企業(yè)在世界上的地位越來越高，秘書這個職業(yè)又有了新的內(nèi)涵。而且秘書這個職業(yè)的重要性是不容忽視的，漸漸地走進人們的焦點視線。有的人對于秘書的工作產(chǎn)生一種誤解，認(rèn)為秘書不過是送茶遞水，傳遞文件，簡單的打幾個字，善于人際交往的人就能夠勝任秘書這一職業(yè)。其實不是，秘書不僅僅要進行貴賓的接待和溝通，根據(jù)當(dāng)代社會的發(fā)展趨勢，優(yōu)秀的公文寫作能力也是必不可少的能力。

（二）開展工作需要

公文的寫作和行文要求都是比較嚴(yán)格的，在很多企業(yè)用人單位和執(zhí)政機關(guān)都發(fā)揮著及其重要的作用，從大會召開前的準(zhǔn)備工作一直到開完會的向上級匯報工作，都要以公文的形式上交給領(lǐng)導(dǎo)，其次還有，年終員工的工作效率總評，以及優(yōu)秀員工的評選，獎金的下發(fā)制度，都要通過公文的形式下發(fā)到個體。所以，用人單位工作開展的是否高效迅速，跟公文寫作的有很大關(guān)系。

（三）服務(wù)上下

服務(wù)上下的意思就是，秘書不僅僅是要給領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，反饋信息，同時還要下發(fā)通知，聯(lián)系相關(guān)部門做好工作，溝通好之后分配任務(wù)，當(dāng)然這些都是要根據(jù)公文來執(zhí)行的，秘書起到了上傳下達的作用。

（四）提高自身需要

實際情況下，提高書寫公文能力，是很鍛煉人的能力的，不僅可以汲取廣泛的知識，還能開拓視野，從各個方面獲取動態(tài)及時的消息，還能夠提升一個人做事的條理性、計劃性。在寫作的過程中還能夠提高思維能力，從多個視角考慮問題。

三、培養(yǎng)方法

至于如何提升辦公室秘書書寫公文能力，可以從以下幾個方面考慮，首先寫公文時選用的材料必須真實，其次主旨必須要明確，最后就是公文的結(jié)構(gòu)必須完整。

（一）材料真實、有價值

辦公紙秘書所搜集的材料可以分為很多類，歷史材料、現(xiàn)實材料、理性材料、感性材料等，雖然搜集材料是為了寫作，但是也是有一定的意義。公文的寫作第一就要求必須絕對真實，絕對不允許可以的編纂內(nèi)容。必須根據(jù)實際情況報道，所以在收集材料的時候要注意信息的真實性。其次要注意，寫公文必須要具有說服力，能夠讓用人單位的員工認(rèn)可。除此之外，還要看公文需要的內(nèi)容是什么，根據(jù)要求來寫。

（二）主旨鮮明

對于一篇優(yōu)秀的公告來說和優(yōu)秀的文章是一樣的，都有自己的中心思想，要表達出主要的態(tài)度和內(nèi)容。公告必須符合實際情況，根據(jù)黨的基本原則，社會主義現(xiàn)代化道路來寫公告。公告完成時要讓讀者立刻明白主旨。

（三）結(jié)構(gòu)完整合理

其實公文的結(jié)構(gòu)就是為文章的主旨服務(wù)的，也可以換句話說就是謀篇布局。這里所提到的公文合理性要求，內(nèi)容與主旨相契合，所以要求秘書在書寫公文時，認(rèn)真的搜集資料，避免出現(xiàn)文不對題的情況。文章前后都要安排合理，詳略得當(dāng)，突出主旨。即使搜集的材料不同，也要主旨相同，盡可能的搜集互相之間有聯(lián)系的材料。一般的格式就是開頭、主體、結(jié)尾，更應(yīng)該注意結(jié)構(gòu)和內(nèi)容的統(tǒng)一性。除此之外，一般的公文都有固定的格式，所以注意不要丟掉要素。

（四）語言準(zhǔn)確

在寫公文時一定要表明自己的觀點，不用含糊的詞語，不說虛假的內(nèi)容，語言是組成公文的主要形式，所以語言必須準(zhǔn)確、真實。無用自、多余字要反復(fù)檢查刪除后，才能正式發(fā)布公文。

（五）具體方法

對于辦公室秘書來說，要多學(xué)多記，多看書，多搜集資料。在保持原有寫作優(yōu)點的基礎(chǔ)上，提出新的想法和觀點，梳理樹立創(chuàng)新思維，提高自己的學(xué)習(xí)意識。而且要多多練習(xí)，找到不足，最好可以每天都有進步。

四、結(jié)語

綜上所述，寫作能力可以提高一個人的綜合能力，不僅在工作中效益高，還能不斷提高自身修養(yǎng)。

參考文獻：

[1] 王朝輝.如何提升辦公室秘書公文寫作能力[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（6）.

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