王薇
[摘 要]集中采購有利于提高采購效率、降低采購成本、規(guī)范采購行為等顯著優(yōu)點,但企業(yè)在實際操作中也存在增加審批環(huán)節(jié)、難以滿足部分采購項目在時間方面的個性化需求,協(xié)調(diào)對接工作量大、容易造成推諉責(zé)任等管理難題,如何根據(jù)采購需求,區(qū)別進(jìn)行,分類實施,充分發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢,盡量減小弊端帶來的不利影響,確保采購和項目的順利實施,是企業(yè)集中采購管理需要破解的難題。
[關(guān)鍵詞]企業(yè)管理;集中采購;采購管理
[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.09.179
1 集中采購的特征
為整合企業(yè)采購資源,降低采購成本、提高采購效率、規(guī)范采購行為,大型企業(yè)多采用成立集中采購中心,統(tǒng)一管理和實施企業(yè)采購工作。企業(yè)集中采購具有有利于發(fā)揮規(guī)模采購優(yōu)惠、有利于規(guī)范采購行為、有利于優(yōu)化供應(yīng)鏈管理、有利于推進(jìn)采購標(biāo)準(zhǔn)化和信息化、有利于提高貨物和服務(wù)質(zhì)量等顯著優(yōu)點,集中采購的特征如下。
1.1 集中采購的組織特征
集中采購是將不同采購主體的工程、貨物或服務(wù)集中歸并于統(tǒng)一時間、地點、流程、規(guī)則進(jìn)行招標(biāo)采購。因此,加強(qiáng)采購需求使用主體與采購組織實施主體的協(xié)同配合,建立集中統(tǒng)一、專業(yè)高效、層級分明的集中招標(biāo)采購組織體系是保證集中招標(biāo)采購成功的組織基礎(chǔ)。
1.2 集中采購的需求特征
適應(yīng)集中采購范圍的是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的通用貨物或服務(wù)。凡是有特殊個性需求、未形成統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的貨物,或規(guī)模較小的零星項目,難以分類歸并集中實施招標(biāo)采購,因此,掌握集中采購需求特征,加強(qiáng)需求計劃管理至關(guān)重要。
1.3 集中采購的程序特征
集中采購涉及采購項目單位多、流程長、環(huán)節(jié)多,采購規(guī)范程度高。招標(biāo)文件審定、分標(biāo)分包規(guī)則、評標(biāo)辦法和評標(biāo)組織等程序事項與單一項目招標(biāo)相比,既有每次招標(biāo)采購之間的簡單重復(fù)性,又有一次招標(biāo)采購內(nèi)的多種需求和管控的復(fù)雜性。
1.4 集中招標(biāo)采購的價值目標(biāo)特征
集中招標(biāo)采購既具有社會影響大、法律與廉政風(fēng)險大,采購的公共性、透明度、規(guī)范性要求高,又可以發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢、提高采購效益、降低采購成本,有利于實現(xiàn)企業(yè)集約化發(fā)展的價值目標(biāo)。與單個項目分散招標(biāo)采購相比,集中招標(biāo)采購需要平衡各個價值目標(biāo)的綜合難度比較大。
2 集中采購中的主要問題
鑒于集中采購的以上特征,在企業(yè)實際操作中存在一些難以規(guī)避的問題,影響實際采購效率,主要表現(xiàn)如下:
(1)增加采購審批環(huán)節(jié),降低采購效率。企業(yè)為實施集中采購,需要成立獨立的集中采購中心對采購工作進(jìn)行統(tǒng)一管理,這樣在采購需求人和招標(biāo)代理公司之間就增加一個管理單位,即企業(yè)集中采購中心。該集中采購中心的主要職責(zé)一般如下:負(fù)責(zé)依據(jù)國家招投標(biāo)法律法規(guī)和企業(yè)有關(guān)規(guī)定,制定采購管理的制度、標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)范性文件;負(fù)責(zé)組織編制和審核企業(yè)采購計劃;負(fù)責(zé)組織審核采購方案和招標(biāo)文件。
鑒于企業(yè)集中采購中心的職能,在進(jìn)行采購立項審批流程時,需要增加集中采購中心審批環(huán)節(jié)。如:某企業(yè)在實施集中采購前的采購立項審批流程為:采購需求人—招標(biāo)代理公司,在實施集中采購后的采購立項審批流程為:采購需求人—集中采購中心—招標(biāo)代理公司。以某企業(yè)為例:根據(jù)集中采購實施一年來的數(shù)據(jù)統(tǒng)計,由于審批環(huán)節(jié)的增加,造成平均每個采購項目的采購時間增加10個工作日。審批環(huán)節(jié)的增加拉長了采購時間,一定程度上降低采購效率。
(2)集中采購按批次組織實施,時間相對固化,難以滿足部分采購項目在時間方面的個性化需求。為提高效率,降低采購成本,企業(yè)集中采購一般按批次進(jìn)行,如:每月原則上組織兩批次集中采購,每月的第一、三周集中審查招標(biāo)文件;第二、四周集中開評標(biāo)。如果在一個批次集中采購前無法完成采購立項審批,或采購需求人未完成招標(biāo)文件的初步編制和內(nèi)審,將錯過本批次采購,只能推遲至下個批次實施,這樣以來評標(biāo)、定標(biāo)、合同簽訂及供貨時間都將全部向后推遲,影響項目實施進(jìn)度。以某企業(yè)為例:根據(jù)集中采購實施一年來的數(shù)據(jù)統(tǒng)計,由于批次集中采購的實施,造成約40%的標(biāo)段采購時間向后推遲,給后期合同簽訂后的工期帶來壓力。因此,集中采購難以滿足部分采購項目在時間方面的個性化需求,不適用于有特殊需求的采購項目。
(3)集中采購過程較長,成本較高,不適用價值低、數(shù)量小的采購項目。集中采購實施過程中,集中采購中心在組織招標(biāo)文件評審階段和評標(biāo)階段均需要將采購需求人集中到同一地點進(jìn)行招標(biāo)文件評審和參與評標(biāo)工作,如雙方無法就招標(biāo)文件關(guān)鍵條件達(dá)成一致,還需要進(jìn)一步溝通和協(xié)調(diào),往往這一過程占據(jù)整個采購時間的1/3。另外,集中采購中心一般位于企業(yè)的總部,在采購招標(biāo)文件評審和評標(biāo)階段需要將招標(biāo)需求人集中到企業(yè)總部,增加企業(yè)管理成本。以某企業(yè)為例:根據(jù)集中采購實施一年來的數(shù)據(jù)統(tǒng)計,由于集中采購的實施,因招標(biāo)文件評審導(dǎo)致平均每個采購項目的采購時間增加12個工作日,因集中評審招標(biāo)文件和評標(biāo),導(dǎo)致每個采購項目增加差旅等管理費用2.4萬元。對于需求時間緊迫、價值低、數(shù)量小的采購項目,不經(jīng)濟(jì),且效率較低。
(4)由于集中采購實施單位與采購需求人各自關(guān)注角度不同,雙方協(xié)調(diào)對接工作量較大。在企業(yè)集中采購模式下,采購需求人根據(jù)項目實際需求編制招標(biāo)文件初稿,上報集中采購中心,集中采購中心組織招標(biāo)代理公司和采購需求人進(jìn)行討論審查。采購需求人根據(jù)采購項目的重點、難點及實際需求,會提出一些個性化需求;而集中采購中心為實現(xiàn)批量處理、提高效率、滿足合規(guī)性要求,規(guī)避風(fēng)險,會對招標(biāo)文件的投標(biāo)人資格、技術(shù)要求及評標(biāo)辦法等提出修改意見。如:為避免限制投標(biāo)人,降低投標(biāo)人資格;再如:為防止評標(biāo)專家與投標(biāo)人串通評標(biāo),避免評標(biāo)的主觀性,盡量不采用綜合評標(biāo)法,或提高綜合評標(biāo)法中投標(biāo)報價的評分比重。因各自所處角度不同,雙方很難在短時間內(nèi)達(dá)成一致,往往需要多次溝通,有時還需要更高一級別的管理層協(xié)調(diào),而在這一過程中由于采購需求人希望能夠盡快完成快采購工作,保證項目順利實施,往往最終會妥協(xié),無奈接受集中采購中心的意見,這將為以后的合同執(zhí)行困難埋下伏筆。這一過程中,雙方對接工作量很大,耗時較長,嚴(yán)重影響采購效率。以某企業(yè)為例:根據(jù)集中采購實施一年來的數(shù)據(jù)統(tǒng)計,進(jìn)行一次以上的招標(biāo)文件評審采購項目占總采購項目的35%。
(5)集中采購實施單位與采購需求人的管理責(zé)任關(guān)系較難界定,容易造成責(zé)任推諉。鑒于集中采購存在本文第四條所述情形,進(jìn)入評標(biāo)階段后,資質(zhì)較低(雖能滿足采購項目最低資質(zhì)要求)的投標(biāo)人往往以報價較低而中標(biāo),在合同執(zhí)行過程中,中標(biāo)人可能因為管理能力和成本控制等因素,造成施工、供貨質(zhì)量、進(jìn)度等無法達(dá)到合同約定,影響項目的順利實施,甚至造成合同糾紛。一旦發(fā)生上述情況,采購需求人認(rèn)為是集中采購中心要求降低企業(yè)資質(zhì)、調(diào)整評標(biāo)辦法等因素所致,責(zé)任在集中采購中心。而集中采購中心則認(rèn)為招標(biāo)和定標(biāo)過程是按規(guī)定進(jìn)行的,中標(biāo)人合法,問題是因采購需求人管理不到位、中標(biāo)人違約等因素造成,責(zé)任在采購需求人或應(yīng)追究中標(biāo)人違約責(zé)任,與集中采購中心無關(guān)。雙方推諉責(zé)任,管理責(zé)任難以準(zhǔn)確界定,最終造成項目實施困難,損害股東利益。
3 結(jié) 論
綜上所述,集中采購存在較為明顯的優(yōu)勢,但同時也存在一定的弊端,集中招標(biāo)適用于企業(yè)集團(tuán)或跨國公司中能夠形成一定規(guī)模優(yōu)勢的大宗、批量且標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的同類貨物和服務(wù)。但難以滿足部分采購項目在時間方面的個性化需求,不適合需求時間緊迫、價值低、數(shù)量小的采購項目。且存在協(xié)調(diào)工作量大、推諉責(zé)任等管理難題,因此,企業(yè)應(yīng)根據(jù)采購需求,區(qū)別進(jìn)行,分類實施,充分發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢,盡量減小弊端帶來的不利影響,確保采購和項目的順利實施。
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