企業(yè)集中采購的特征及在實際工作中的弊端初探

王薇

[摘 要]集中采購有利于提高采購效率、降低采購成本、規(guī)范采購行為等顯著優(yōu)點，但企業(yè)在實際操作中也存在增加審批環(huán)節(jié)、難以滿足部分采購項目在時間方面的個性化需求，協(xié)調(diào)對接工作量大、容易造成推諉責(zé)任等管理難題，如何根據(jù)采購需求，區(qū)別進(jìn)行，分類實施，充分發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢，盡量減小弊端帶來的不利影響，確保采購和項目的順利實施，是企業(yè)集中采購管理需要破解的難題。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)管理；集中采購；采購管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.09.179

1 集中采購的特征

為整合企業(yè)采購資源，降低采購成本、提高采購效率、規(guī)范采購行為，大型企業(yè)多采用成立集中采購中心，統(tǒng)一管理和實施企業(yè)采購工作。企業(yè)集中采購具有有利于發(fā)揮規(guī)模采購優(yōu)惠、有利于規(guī)范采購行為、有利于優(yōu)化供應(yīng)鏈管理、有利于推進(jìn)采購標(biāo)準(zhǔn)化和信息化、有利于提高貨物和服務(wù)質(zhì)量等顯著優(yōu)點，集中采購的特征如下。

1.1 集中采購的組織特征

集中采購是將不同采購主體的工程、貨物或服務(wù)集中歸并于統(tǒng)一時間、地點、流程、規(guī)則進(jìn)行招標(biāo)采購。因此，加強(qiáng)采購需求使用主體與采購組織實施主體的協(xié)同配合，建立集中統(tǒng)一、專業(yè)高效、層級分明的集中招標(biāo)采購組織體系是保證集中招標(biāo)采購成功的組織基礎(chǔ)。

1.2 集中采購的需求特征

適應(yīng)集中采購范圍的是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的通用貨物或服務(wù)。凡是有特殊個性需求、未形成統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的貨物，或規(guī)模較小的零星項目，難以分類歸并集中實施招標(biāo)采購，因此，掌握集中采購需求特征，加強(qiáng)需求計劃管理至關(guān)重要。

1.3 集中采購的程序特征

集中采購涉及采購項目單位多、流程長、環(huán)節(jié)多，采購規(guī)范程度高。招標(biāo)文件審定、分標(biāo)分包規(guī)則、評標(biāo)辦法和評標(biāo)組織等程序事項與單一項目招標(biāo)相比，既有每次招標(biāo)采購之間的簡單重復(fù)性，又有一次招標(biāo)采購內(nèi)的多種需求和管控的復(fù)雜性。

1.4 集中招標(biāo)采購的價值目標(biāo)特征

集中招標(biāo)采購既具有社會影響大、法律與廉政風(fēng)險大，采購的公共性、透明度、規(guī)范性要求高，又可以發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢、提高采購效益、降低采購成本，有利于實現(xiàn)企業(yè)集約化發(fā)展的價值目標(biāo)。與單個項目分散招標(biāo)采購相比，集中招標(biāo)采購需要平衡各個價值目標(biāo)的綜合難度比較大。

2 集中采購中的主要問題

鑒于集中采購的以上特征，在企業(yè)實際操作中存在一些難以規(guī)避的問題，影響實際采購效率，主要表現(xiàn)如下：

（1）增加采購審批環(huán)節(jié)，降低采購效率。企業(yè)為實施集中采購，需要成立獨立的集中采購中心對采購工作進(jìn)行統(tǒng)一管理，這樣在采購需求人和招標(biāo)代理公司之間就增加一個管理單位，即企業(yè)集中采購中心。該集中采購中心的主要職責(zé)一般如下：負(fù)責(zé)依據(jù)國家招投標(biāo)法律法規(guī)和企業(yè)有關(guān)規(guī)定，制定采購管理的制度、標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)范性文件；負(fù)責(zé)組織編制和審核企業(yè)采購計劃；負(fù)責(zé)組織審核采購方案和招標(biāo)文件。

鑒于企業(yè)集中采購中心的職能，在進(jìn)行采購立項審批流程時，需要增加集中采購中心審批環(huán)節(jié)。如：某企業(yè)在實施集中采購前的采購立項審批流程為：采購需求人—招標(biāo)代理公司，在實施集中采購后的采購立項審批流程為：采購需求人—集中采購中心—招標(biāo)代理公司。以某企業(yè)為例：根據(jù)集中采購實施一年來的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，由于審批環(huán)節(jié)的增加，造成平均每個采購項目的采購時間增加10個工作日。審批環(huán)節(jié)的增加拉長了采購時間，一定程度上降低采購效率。

（2）集中采購按批次組織實施，時間相對固化，難以滿足部分采購項目在時間方面的個性化需求。為提高效率，降低采購成本，企業(yè)集中采購一般按批次進(jìn)行，如：每月原則上組織兩批次集中采購，每月的第一、三周集中審查招標(biāo)文件；第二、四周集中開評標(biāo)。如果在一個批次集中采購前無法完成采購立項審批，或采購需求人未完成招標(biāo)文件的初步編制和內(nèi)審，將錯過本批次采購，只能推遲至下個批次實施，這樣以來評標(biāo)、定標(biāo)、合同簽訂及供貨時間都將全部向后推遲，影響項目實施進(jìn)度。以某企業(yè)為例：根據(jù)集中采購實施一年來的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，由于批次集中采購的實施，造成約40%的標(biāo)段采購時間向后推遲，給后期合同簽訂后的工期帶來壓力。因此，集中采購難以滿足部分采購項目在時間方面的個性化需求，不適用于有特殊需求的采購項目。

（3）集中采購過程較長，成本較高，不適用價值低、數(shù)量小的采購項目。集中采購實施過程中，集中采購中心在組織招標(biāo)文件評審階段和評標(biāo)階段均需要將采購需求人集中到同一地點進(jìn)行招標(biāo)文件評審和參與評標(biāo)工作，如雙方無法就招標(biāo)文件關(guān)鍵條件達(dá)成一致，還需要進(jìn)一步溝通和協(xié)調(diào)，往往這一過程占據(jù)整個采購時間的1/3。另外，集中采購中心一般位于企業(yè)的總部，在采購招標(biāo)文件評審和評標(biāo)階段需要將招標(biāo)需求人集中到企業(yè)總部，增加企業(yè)管理成本。以某企業(yè)為例：根據(jù)集中采購實施一年來的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，由于集中采購的實施，因招標(biāo)文件評審導(dǎo)致平均每個采購項目的采購時間增加12個工作日，因集中評審招標(biāo)文件和評標(biāo)，導(dǎo)致每個采購項目增加差旅等管理費用2.4萬元。對于需求時間緊迫、價值低、數(shù)量小的采購項目，不經(jīng)濟(jì)，且效率較低。

（4）由于集中采購實施單位與采購需求人各自關(guān)注角度不同，雙方協(xié)調(diào)對接工作量較大。在企業(yè)集中采購模式下，采購需求人根據(jù)項目實際需求編制招標(biāo)文件初稿，上報集中采購中心，集中采購中心組織招標(biāo)代理公司和采購需求人進(jìn)行討論審查。采購需求人根據(jù)采購項目的重點、難點及實際需求，會提出一些個性化需求；而集中采購中心為實現(xiàn)批量處理、提高效率、滿足合規(guī)性要求，規(guī)避風(fēng)險，會對招標(biāo)文件的投標(biāo)人資格、技術(shù)要求及評標(biāo)辦法等提出修改意見。如：為避免限制投標(biāo)人，降低投標(biāo)人資格；再如：為防止評標(biāo)專家與投標(biāo)人串通評標(biāo)，避免評標(biāo)的主觀性，盡量不采用綜合評標(biāo)法，或提高綜合評標(biāo)法中投標(biāo)報價的評分比重。因各自所處角度不同，雙方很難在短時間內(nèi)達(dá)成一致，往往需要多次溝通，有時還需要更高一級別的管理層協(xié)調(diào)，而在這一過程中由于采購需求人希望能夠盡快完成快采購工作，保證項目順利實施，往往最終會妥協(xié)，無奈接受集中采購中心的意見，這將為以后的合同執(zhí)行困難埋下伏筆。這一過程中，雙方對接工作量很大，耗時較長，嚴(yán)重影響采購效率。以某企業(yè)為例：根據(jù)集中采購實施一年來的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，進(jìn)行一次以上的招標(biāo)文件評審采購項目占總采購項目的35%。

（5）集中采購實施單位與采購需求人的管理責(zé)任關(guān)系較難界定，容易造成責(zé)任推諉。鑒于集中采購存在本文第四條所述情形，進(jìn)入評標(biāo)階段后，資質(zhì)較低（雖能滿足采購項目最低資質(zhì)要求）的投標(biāo)人往往以報價較低而中標(biāo)，在合同執(zhí)行過程中，中標(biāo)人可能因為管理能力和成本控制等因素，造成施工、供貨質(zhì)量、進(jìn)度等無法達(dá)到合同約定，影響項目的順利實施，甚至造成合同糾紛。一旦發(fā)生上述情況，采購需求人認(rèn)為是集中采購中心要求降低企業(yè)資質(zhì)、調(diào)整評標(biāo)辦法等因素所致，責(zé)任在集中采購中心。而集中采購中心則認(rèn)為招標(biāo)和定標(biāo)過程是按規(guī)定進(jìn)行的，中標(biāo)人合法，問題是因采購需求人管理不到位、中標(biāo)人違約等因素造成，責(zé)任在采購需求人或應(yīng)追究中標(biāo)人違約責(zé)任，與集中采購中心無關(guān)。雙方推諉責(zé)任，管理責(zé)任難以準(zhǔn)確界定，最終造成項目實施困難，損害股東利益。

3 結(jié) 論

綜上所述，集中采購存在較為明顯的優(yōu)勢，但同時也存在一定的弊端，集中招標(biāo)適用于企業(yè)集團(tuán)或跨國公司中能夠形成一定規(guī)模優(yōu)勢的大宗、批量且標(biāo)準(zhǔn)化程度較高的同類貨物和服務(wù)。但難以滿足部分采購項目在時間方面的個性化需求，不適合需求時間緊迫、價值低、數(shù)量小的采購項目。且存在協(xié)調(diào)工作量大、推諉責(zé)任等管理難題，因此，企業(yè)應(yīng)根據(jù)采購需求，區(qū)別進(jìn)行，分類實施，充分發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢，盡量減小弊端帶來的不利影響，確保采購和項目的順利實施。

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