淺談多媒體在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用

劉晶

摘 要：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及有效改變了人們的生活方式，這一技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用也非常廣泛，人們利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也解決了我國(guó)檔案管理中存在的諸多問(wèn)題，在這一運(yùn)用中，多媒體在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的應(yīng)用是最廣泛的，該文主要針對(duì)我國(guó)檔案管理信息化過(guò)程中運(yùn)用多媒體技術(shù)的必要性進(jìn)行了較為詳細(xì)的分析，并針對(duì)應(yīng)用過(guò)程出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行闡述，明確了多媒體在檔案信息化過(guò)程中應(yīng)用的相關(guān)事項(xiàng)。

關(guān)鍵詞：多媒體技術(shù) 檔案信息化 管理 建設(shè) 應(yīng)用 分析

中圖分類(lèi)號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）02（a）-0133-02

計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得人們進(jìn)入信息時(shí)代的腳步越來(lái)越快，現(xiàn)如今社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛，檔案管理工作也逐漸轉(zhuǎn)向信息化建設(shè)，檔案的信息化主要是指運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以數(shù)字化建設(shè)為基準(zhǔn)，對(duì)檔案資源進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)和管理，并根據(jù)用戶(hù)的實(shí)際需求提供相關(guān)的服務(wù)。多媒體技術(shù)在檔案信息化中主要應(yīng)用在處理文字、圖形、圖像、聲音等檔案信息上，并在此基礎(chǔ)上建立具有實(shí)時(shí)信息聯(lián)系的交互性計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，再通過(guò)人為干預(yù)讓計(jì)算機(jī)能夠在處理檔案信息的時(shí)候更加具有人性化特點(diǎn)。

1 檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用多媒體技術(shù)的必要性分析

1.1 是檔案信息化的必然結(jié)果

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及給我們的檔案管理帶來(lái)了全新的機(jī)遇，檔案在載體、方式以及管理技術(shù)上都發(fā)生了非常大的轉(zhuǎn)變，而隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息量也在迅速膨脹中，現(xiàn)階段的信息收集、整理等工作的效率已經(jīng)不能滿(mǎn)足檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展，對(duì)人們的需求也達(dá)不到預(yù)期。檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化和信息化發(fā)展已經(jīng)是我國(guó)檔案管理工作中發(fā)展的一個(gè)大的趨勢(shì)。但是在實(shí)際的檔案管理信息化過(guò)程中，很多的工作人員文化程度不是很高，信息化過(guò)程中的工作效率都非常低，這些狀況也會(huì)直接影響到我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，而多媒體技術(shù)具有信息量大、直觀性強(qiáng)、傳播速度快等特點(diǎn)，對(duì)檔案的信息化發(fā)展所起的作用是非常關(guān)鍵的。多媒體技術(shù)在我國(guó)檔案管理中的有效應(yīng)用極大地提高了檔案管理的開(kāi)發(fā)、信息利用等能力。用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)手段也能夠最大化地發(fā)揮出檔案管理信息的真正價(jià)值，有效促進(jìn)了我國(guó)檔案管理模式以及管理技術(shù)和方法上的轉(zhuǎn)變。因此，在我國(guó)檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中，運(yùn)用多媒體技術(shù)也就成為了我國(guó)檔案管理發(fā)展的一個(gè)必然要求。

1.2 檔案信息的存儲(chǔ)方式更加多元化

多媒體技術(shù)為我們的檔案信息存儲(chǔ)提供了全新的選擇機(jī)會(huì)。檔案信息一般包括文字、影像等資料，而相對(duì)傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式只能被限制在紙張上，根本沒(méi)有辦法直觀地去描述檔案中的內(nèi)容，檔案信息化的發(fā)展也讓檔案的存儲(chǔ)方式以及存儲(chǔ)容量有了極大的提升，與此同時(shí)，多媒體技術(shù)的出現(xiàn)還能夠進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資源的存儲(chǔ)空間，而且檔案資源的安全性也能夠得到最大程度的保障。

1.3 多媒體技術(shù)的應(yīng)用簡(jiǎn)化了工作的流程

多媒體技術(shù)的出現(xiàn)不僅有效簡(jiǎn)化了工作的流程，而且還提高了檔案信息建設(shè)管理的整體水平。多媒體技術(shù)在我國(guó)檔案信息化管理中的應(yīng)用能夠極大地簡(jiǎn)化檔案管理中的相關(guān)流程，提高工作的效率，運(yùn)用多媒體技術(shù)對(duì)檔案中的文件進(jìn)行掃描和分類(lèi)，能夠有效降低工作人員的工作量，進(jìn)一步縮短工作的時(shí)間，降低工作人員的整體壓力，實(shí)現(xiàn)了簡(jiǎn)化檔案管理程序步驟的目的。與此同時(shí)，我們的檔案管理人員運(yùn)用多媒體技術(shù)對(duì)檔案文件進(jìn)行分類(lèi)和歸檔還能夠有效保證檔案資料的全面性和完整性。通過(guò)多媒體技術(shù)，廣大用戶(hù)還能夠直接下載檔案中的資料，方便了檔案工作人員跨部門(mén)提取檔案信息，這一舉措有效減少了工作人員的工作量，提升了檔案工作的整體效率。

1.4 方便了檔案信息的檢索

運(yùn)用多媒體技術(shù)還能夠?qū)n案信息進(jìn)行智能化分類(lèi)，并對(duì)其進(jìn)行智能檢索，實(shí)現(xiàn)用戶(hù)的簡(jiǎn)單、快捷操作，有效保證了用戶(hù)可以快速地獲取檔案資料信息。

2 多媒體技術(shù)在檔案信息化過(guò)程中的具體應(yīng)用

2.1 建立檔案信息庫(kù)

多媒體技術(shù)在檔案信息化中可以建立檔案信息庫(kù)，這一信息庫(kù)的建立主要是將檔案管理中的準(zhǔn)備系統(tǒng)、數(shù)字化系統(tǒng)、存儲(chǔ)系統(tǒng)等集于一身的完整的檔案信息處理系統(tǒng)。并將檔案的加工制作進(jìn)行有效的連接，進(jìn)而形成一個(gè)有條不紊的工作流程，這對(duì)于控制信息、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)都是非常有幫助的。

2.2 檢索程序編制

多媒體技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的運(yùn)用可以實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息的數(shù)字化，首先，我們將檔案中的資料目錄錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，隨后制定一個(gè)相對(duì)完善的檢索體系，然后再創(chuàng)建檔案著錄標(biāo)引，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)電子檢索，而建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的目的就是將數(shù)字化的檔案資源進(jìn)行歸類(lèi)整理，這樣也有利于發(fā)揮計(jì)算機(jī)的檢索功能。

3 多媒體技術(shù)在檔案管理信息化中應(yīng)用存在的問(wèn)題及解決對(duì)策

3.1 檔案信息保護(hù)系統(tǒng)不完善

對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)是必不可少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，但是隨著檔案信息數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)，大量的用戶(hù)檔案都出現(xiàn)了泄露的現(xiàn)象，還有的用戶(hù)信息被公然放到網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行買(mǎi)賣(mài)，這樣不僅會(huì)影響到檔案管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)作，而且對(duì)廣大用戶(hù)造成的傷害是非常大的。用戶(hù)個(gè)人信息的泄露，不僅會(huì)影響到用戶(hù)自身，而且還會(huì)帶來(lái)更多的信息犯罪，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)、個(gè)人、國(guó)家的財(cái)產(chǎn)都會(huì)受到極大的損失，再加上我們制定的檔案系統(tǒng)本身就存在一定的漏洞，這樣一來(lái)也會(huì)導(dǎo)致一些組織和個(gè)人利用檔案管理中存在的漏洞獲取檔案信息，在檔案管理出現(xiàn)上述信息問(wèn)題的時(shí)候，我們的檔案管理部門(mén)就要及時(shí)地對(duì)其進(jìn)行處理，創(chuàng)建一個(gè)動(dòng)態(tài)的、實(shí)時(shí)的信息安全保障體系，并對(duì)這一保障體系進(jìn)行技術(shù)以及管理制度上的創(chuàng)新，不斷提升檔案管理工作人員的信息保護(hù)能力，進(jìn)一步保護(hù)檔案的資源安全，從而確保人民的財(cái)產(chǎn)安全不受影響。

3.2 規(guī)范檔案管理的相關(guān)原則

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，就一定要建立一個(gè)完善的檔案管理規(guī)范和檔案管理原則，必要時(shí)還要建立與之相適應(yīng)的法律法規(guī)，并按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行管理。由于我國(guó)的檔案信息化建設(shè)相對(duì)比較晚一些，因此各個(gè)檔案管理部門(mén)的管理在原則上并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，這也就導(dǎo)致我們?cè)趯?shí)際的檔案管理以及檔案維護(hù)上存在很多的不便之處，基于此，我們的檔案管理部門(mén)要進(jìn)一步地完善檔案的規(guī)范性，讓檔案在保管、傳遞、檢索等各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠做到標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。

3.3 進(jìn)一步保護(hù)檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)安全

檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)就像信息數(shù)字化一樣，并沒(méi)有固定的形式，而且很多都是依附于外物而存在的，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^(guò)程中，由于檢索便捷，極易造成網(wǎng)絡(luò)侵權(quán)，不管是小說(shuō)還是攝影設(shè)計(jì)方面的知識(shí)產(chǎn)權(quán)只要在網(wǎng)上出現(xiàn)就一定會(huì)有侵權(quán)的行為。檔案信息只不過(guò)是證明知識(shí)產(chǎn)權(quán)所有者的直觀證據(jù)。

4 結(jié)語(yǔ)

在面對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的侵權(quán)行為發(fā)生的時(shí)候，我們要及時(shí)控制住這一現(xiàn)象，國(guó)家還要根據(jù)這一情況出臺(tái)與之相對(duì)應(yīng)的法律法規(guī)，對(duì)網(wǎng)上的知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行實(shí)時(shí)保護(hù)。與此同時(shí)還要積極地宣傳檔案資源中知識(shí)產(chǎn)權(quán)的自我保護(hù)知識(shí)，讓人們都能夠知法懂法守法，更好地促進(jìn)我國(guó)檔案信息化的建設(shè)。

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