中學檔案管理的重要性與檔案管理的優(yōu)化途徑思考

屈瑞敏

摘 要： 檔案是學校工作和教育教學活動的真實記錄和歷史反映，做好檔案管理，使檔案具有較高的使用價值，可以為學校合理規(guī)劃發(fā)展教育教學工作提供重要依據(jù)。那么，如何做好中學檔案管理工作呢？本文將從分析檔案管理及其實施的重要性展開，探究優(yōu)化中學檔案管理的有效途徑。

關鍵詞：檔案管理 重要性 優(yōu)化途徑

中圖分類號：G637 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）12-0029-01

中學檔案是教育事業(yè)的重要組成部分，是學校從事教育教學、黨政管理及其他實踐活動直接形成的對學校和社會有保存價值各種文字、圖聲、聲像等不同載體的真實記錄。是聯(lián)系學校過去、現(xiàn)在和未來的紐帶，保存好可以為學校及教育教學提供重要信息。但就目前中學檔案管理的實際情況來看，要想使檔案管理充分發(fā)揮作用，需要進一步優(yōu)化檔案管理，使其更適用、更有效[1]。所以，結合中學學校實際情況，優(yōu)化中學檔案管理是非常重要的。

一、中學檔案管理實施的重要性

1.反應現(xiàn)有教研水平，促進教學改革創(chuàng)新

在我國教育領域改革不斷深化的背景下，教學體制的改革、課程的改革、教職工隊伍管理改革等不斷推進。此種情況下，中學學校要想良好改革，提升本校教育教學水平更好發(fā)展，強化檔案管理是非常必要的。檔案管理的有效實施，可以為提供有較高使用價值的檔案，以便充分了解學校教學設備的容納量及新舊程度、教師的教學質量、生源質量等方面，使教職人員總結前期發(fā)展經(jīng)驗、規(guī)律、理論等，并根據(jù)時代特點，合理規(guī)劃教育教學計劃、課程、教學方法等方面，從而良好的教育和培養(yǎng)學生，同時促進本校良好發(fā)展。由此看來，檔案管理的有效實施，可以促進中學教學改革創(chuàng)新。

2.建立真實可靠的檔案，促進教學評估合理展開

學校教學評估是根據(jù)一定的教育目標和標準通過系統(tǒng)地搜集學校教學的主要信息，對學校辦學水平和教學質量進行客觀全面的評價。但從以往中學教學評估來看，其評估標準比較單一、評估準確度不高。然而，檔案管理的有效實施，則可以改變教學評估現(xiàn)狀。因為采用豐富的檔案資料，可以為教育評估提供教學程序、教學內容、教學安排等方面的信息，如此教育評估可以此為準，對教學內容、教學程序、教學安排等方面進行綜合評估，進而準確判斷教育教學水平。由此看來，檔案管理的有效實施，可以促進教育評估合理展開[2]。

二、中學檔案管理存在的問題

基于以上內容分析，確定中學檔案管理的有效實施，無論是對于教育教學水平的提高、學校發(fā)展都是非常有利的。但從目前中學檔案管理的實際情況來，存在一些問題，影響其作用發(fā)揮。

1.觀念方面

主要是小領導及管理者缺乏檔案管理意識。從思想意識方面來看，領導層并沒有意識到檔案管理實施的重要性，從而認為可有可無的，為此在檔案管理人力物力財力配備上所欠缺，使檔案管理無法有效、合理的落實，致使在學校中發(fā)揮作用不大，相應的領導也不會在檔案管理方面投入更多精力，長此以往將會導致檔案管理形同虛設。從檔案管理工作落實情況來看，檔案管理人員并沒有真正了解檔案管理，更沒有認識到檔案管理實施的作用，因此在日常進行檔案管理工作時比較隨意、比較馬虎，導致檔案管理效果不佳。

2.制度方面

檔案管理的有效實施，離不開檔案管理制度的約束、規(guī)范。因為健全、完善的檔案管理制度的實施，能夠為檔案管理設定統(tǒng)一、規(guī)范的標準，以便各項檔案管理工作在落實的過程中按照此標準執(zhí)行，進而使檔案管理充分發(fā)揮作用。但現(xiàn)實是諸多學校內并沒有設置健全的檔案管理制度，或照搬其他學校檔案管理制度、或參考相關理論及文獻直接編制而成，知識檔案管理制度并不適用于本校，即便是實施，也不能合理規(guī)范檔案管理、處理好本校檔案方面存在的問題[3]。

三、中學檔案管理的優(yōu)化途徑

針對當前中學檔案管理存在諸多問題的情況，筆者建議通過以下措施來優(yōu)化。

1.做好檔案基礎工作

1.1樹立現(xiàn)代化檔案管理觀念

加強檔案管理工作，不是游離于教學之外的舍本逐末，而是輔助教學，為促進整個教育事業(yè)良好發(fā)展奠定基礎。而要想形成現(xiàn)代化管理觀念，需要實現(xiàn)兩個轉變，即管理觀念的轉變、管理理念的轉變。只有樹立現(xiàn)代化的管理觀念與思想，才能實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化，為此，在實際工作中，中學學校管理者應當緊跟時代步伐，形成現(xiàn)代管理觀念，樹立科學管理、高校管理的觀念，改變過去重視管理、忽視檔案利用的觀念，改變過去等客上門的觀念。

1.2做好檔案收集工作

也就是檔案管理人員應當高度重視檔案收集工作，及時收集教研方面、政務方面、學生方面等檔案材料，并做好檔案的整理工作及評估工作，對檔案進行合理的分類存放，如此可以保證中學檔案資料及時歸檔，入卷保存。

1.3構建健全的檔案管理體系

也就是詳細分析當前檔案管理工作的實際情況，明確檔案管理存在的問題，進而實施檔案管理責任制，將各項檔案管理職責落實到具體管理人員頭上。除此之外，還要完善各項檔案管理工作規(guī)范，以便管理人員在執(zhí)行檔案管理工作過程中可以遵照統(tǒng)一的標準來執(zhí)行，保證工作準確無誤的落實。

2.創(chuàng)建檔案開放性服務

為了使檔案的使用價值可以最大的發(fā)揮，在優(yōu)化中學檔案管理工作之際，還要注意創(chuàng)建檔案開放性服務，具體內容為：（1）根據(jù)學校各項工作的需要，主動提供服務。詳細了解學校各項工作的需要，明確服務對象、服務內容等，進而提供切實所需的服務，以便學校教職人員能夠有效的利用檔案，開展教研工作或政務工作等。（2）借助現(xiàn)代化手段來創(chuàng)新服務。也就是利用計算技術、網(wǎng)絡技術、信息技術等，構建現(xiàn)代化檔案管理平臺，為檔案管理提供幫助，以便檔案查找、檔案保管、檔案錄入等工作得以更好更快進行[4]。

結語

中學檔案是聯(lián)系學校過去、現(xiàn)在和未來的紐帶，做好中學檔案管理，可以使中學檔案充分發(fā)揮作用，為學校及教育教學提供重要信息。但就目前中學檔案管理的實際情況來看，中學檔案管理在觀念方面、制度方面等存在一些問題，致使檔案管理作用未能充分發(fā)揮。對此，需要結合中學學校實際情況及檔案使用實際情況，進一步優(yōu)化檔案管理，使其更適用、更有效的落實，充分發(fā)揮作用，如此才能保證中學檔案的使用價值，為更好的建設學校、開展教育教學創(chuàng)造條件。所以，結合中學學校實際情況，優(yōu)化中學檔案管理是非常有意義的。

參考文獻

[1]陳傳榮.論中學檔案管理的重要地位及加強檔案管理的有效途徑[J].商，2015（40）：83.

[2]包曉紅.信息化時代中學檔案管理工作者素質提高的要求與應對措施[J].辦公室業(yè)務，2013（17）：161.

[3]肖玉珊.如何做好中學檔案管理的保密工作[J].課程教育研究（新教師教學），2014（32）：344-344.

[4]陳英.加強與改進中學檔案管理的若干思考[J].魅力中國，2015（43）：2-2，4.