事業(yè)單位人事檔案的信息化管理淺探構(gòu)建

谷濤

摘 要：事業(yè)單位作為我國展現(xiàn)政府職能與公共服務的重要社會組織，其檔案管理工作擺在了突出的位置。在當前信息化快速發(fā)展的洪流中，事業(yè)單位的檔案管理工作也發(fā)生了質(zhì)的變化，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變味了新型的電子檔案，類似的情況在信息化發(fā)展的過程中不勝枚舉。本文淺析了當前事業(yè)單位人事檔案的信息化管理現(xiàn)狀，并就未來的檔案管理提出了自己的意見和建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；信息化管理

1 人事檔案管理在事業(yè)單位當中的作用

人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，在人力資源管理過程中起著憑證、依據(jù)和參考的重要作用，在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險等相關(guān)證明時，都需要使用檔案。

事業(yè)單位的人事檔案管理工作因事業(yè)單位的政府背景顯得更加重要。不僅體現(xiàn)在其為國家人力資源管理工作的參考及數(shù)據(jù)支持上，更因為其作為一種基礎(chǔ)支持性信息，而貫穿于整個人力資源管理。

首先，人事檔案管理工作對事業(yè)單位的人力資源管理具有重要作用，依靠人事檔案，事業(yè)單位可以向管理部門提供人員保險辦理信息、人員申報職稱、工資調(diào)整、辦理退休等多項功能，同時對單位職工的不良行為等進行記錄，為后續(xù)人員的選拔任用提供可靠的、權(quán)威的數(shù)據(jù)支持。

其次，由于事業(yè)單位的特殊性，其檔案管理工作也具有較強的詳實性和權(quán)威性，對優(yōu)化單位內(nèi)部的人力資源結(jié)構(gòu)具有十分有利的作用。檔案信息中包括人員的學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、工作業(yè)績、特長愛好及思想品德等方面的表現(xiàn)情況，對領(lǐng)導干部進行任免、調(diào)動等工作時檔案具有不可忽視的參考作用，也是支持領(lǐng)導干部選拔任用的工作的重要信息。

2 信息化管理應用于人事檔案管理的優(yōu)勢分析

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作大多采用人力，在面對冗雜、繁多的人事檔案時，人力操作難以做到完美，加之大部分檔案都是以紙質(zhì)存儲，管理過程中的損壞問題不容忽視，在檔案收集、借閱過程中丟失、損耗等現(xiàn)象頻發(fā)。倘若在檔案管理過程中采用信息化技術(shù)就可以解決上述問題，比如說采用信息化技術(shù)收集信息保證信息收集的全面性和準確性，同時借助信息化我們可以滿足多人次多用途隨時隨地查檔案，免去了紙質(zhì)檔案查詢與專人管理的煩惱，也毋須考慮儲存時間對紙張的損壞問題。由此可見，信息化管理應用于人事檔案管理中具有較多的優(yōu)勢。

3 淺析事業(yè)單位在檔桿管理信息化過程中出現(xiàn)的問題

3.1 人事檔案信息化管理的配套建設(shè)不完善

目前，雖然有些單位建立了人事檔案電子數(shù)據(jù)庫，但是由于機制不完善，相互之間無法互聯(lián)互通，電子數(shù)據(jù)庫淪為了“雞肋”。由于經(jīng)濟因素與辦公條件的制約，有些部門可以采用電子檔案而有些部門無法采用電子檔案，造成了人事檔案的工作重心依舊停留在以傳統(tǒng)紙質(zhì)管理為主的現(xiàn)狀。同時因為對檔案信息化管理的人力物力財力投入不足，檔案管理設(shè)備的維護與管理也是事業(yè)單位人事檔案管理信息化不足的重要原因。

3.2 人事檔案信息化的人員管理素質(zhì)和技術(shù)保密性需要加強

信息技術(shù)為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給人事檔案管理帶來了安全隱患。由于檔案信息化管理的專業(yè)性、政治性和機密性，原本應該專人來做的工作，有些單位卻用非專業(yè)性人員安排到這個崗位上，造成檔案管理質(zhì)量的下降，這些人在進行檔案信息化建設(shè)的時候，安全意識不高、信息保密的技術(shù)不高、責任心不大，造成檔案信息的丟失與泄密。

3.3 對檔案信息化管理工作不重視，信息化投入不足

當前階段大部分事業(yè)單位都認為檔案只是記錄單位發(fā)展的一些歷程與簡單的記錄，與單位的繁榮沒有太大的意義。因此，往往不會給予較高的關(guān)注，這就必然導致檔案信息化管理的投入資金明顯不足，人員管理不善等問題。大部分人事檔案管理人員仍舊以兼職、監(jiān)管的形式進行，使檔案管理的權(quán)威性和客觀公正性大打折扣。

同時，因為檔案的信息化管理需要足夠的硬件設(shè)備作為支撐，再加上人才匱乏，從而導致現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作中，信息化技術(shù)沒有發(fā)揮它真正的作用。

4 解決措施

4.1 狠抓落實，加強事業(yè)單位對檔案信息化管理的重視程度

隨著社會的發(fā)展，檔案管理的信息化是必然的要求。很多高層領(lǐng)導都已然意識到了這一點，然而落實到基層卻鮮有人去做。事業(yè)單位的領(lǐng)導人員應該充分認識到檔案管理的信息化對自身發(fā)展的重要意義，意識到信息化檔案管理的優(yōu)勢，要具有與時俱進的意識，只有這樣才能在事業(yè)單位中將信息化檔案管理工作不斷向前推進，進入帶動全體員工進行檔案管理信息化的建設(shè)過程中。

4.2 銳意進取，更新管理設(shè)備，進行技術(shù)創(chuàng)新

現(xiàn)階段而言，僅僅有一個意識是完全不科學的。實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須有足夠的設(shè)備、資金支持。故而，事業(yè)單位在建設(shè)過程中，應當加大對檔案管理信息化設(shè)備的建設(shè)力度，加大資金投入，引進先進的設(shè)備技術(shù)，配備專業(yè)人員進行操作和保養(yǎng)。更應該不斷引入高科技技術(shù)，采用“責任倒逼”等方式充分利用信息技術(shù)提高事業(yè)單位檔案管理的水平。為檔案信息化的發(fā)展繁榮奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。

4.3 提質(zhì)增效，培育新生代的檔案管理人員，加強管理素質(zhì)建設(shè)

在整個檔案管理信息化建設(shè)過程中，除了前文所述的需要領(lǐng)導意識和物力財力支持外，落實到一線則是更需要管理人員的素質(zhì)與水平的提升。事業(yè)單位在以后的管理過程中，應當通過招聘等方式吸收更多的檔案管理信息化專業(yè)人才，如“檔案學”或“圖書館學”專門畢業(yè)者；同時對現(xiàn)階段的檔案管理人員進行培養(yǎng)，豐富其信息化專業(yè)知識，從而使得檔案管理信息化的專業(yè)人才具有相應的水平；采用績效考核機制，對完成效果不好或素質(zhì)低下的管理人員施行“懲戒制度”，嚴重阻礙檔案管理信息化進程的應當進行調(diào)離處理或解聘處理；借助宣傳、講座，營造單位電子管理優(yōu)先的環(huán)境；鼓勵創(chuàng)新，對專業(yè)人員的創(chuàng)新舉措施行褒獎制度；此外，對于專門人員管理信息檔案的工作，事業(yè)單位還應提高檔案管理信息化人才的待遇。

5 結(jié)束語

我們要意識到未來信息技術(shù)應用于各個領(lǐng)域的整體趨勢，提前發(fā)力，避免因某一方面的建設(shè)不足而掣肘大部分的建設(shè)發(fā)展。事業(yè)單位更應如此，新形勢下，推進人事檔案管理創(chuàng)新收到了新的機遇與挑戰(zhàn)，認識到信息化管理的重要性，是借勢發(fā)展的重要突破口。