智慧型檔案軟件在基層檔案室的開發(fā)與利用探討

張素霞

摘要：基層檔案室是用于存放各機(jī)關(guān)單位內(nèi)部所有檔案的地方，它也是檔案信息收藏量最多，最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。隨著智慧城市的發(fā)展，推動(dòng)了基層檔案室進(jìn)行智慧型檔案軟件的開發(fā)與利用，抓住時(shí)代的機(jī)遇，更好的促進(jìn)基層檔案室的高效管理。本文就通過對(duì)基層檔案室中進(jìn)行智慧型檔案軟件開發(fā)與利用的重要性進(jìn)行詳細(xì)的分析，進(jìn)而淺談一些自己的看法，提出智慧型檔案軟件在基層檔案室中開發(fā)與利用的具體措施，從而推動(dòng)基層檔案室中技術(shù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案軟件；基層檔案室；開發(fā)與利用；重要性

隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，信息化時(shí)代的高速發(fā)展，檔案形態(tài)的多遠(yuǎn)化，就需要層檔案室中進(jìn)行智慧型檔案的管理，使基層檔案室中的檔案管理功能進(jìn)一步提高，保存歷史，傳承未來以及服務(wù)社會(huì)等功能，逐漸形成智慧型的功能。使基層檔案室中更方便更有效地進(jìn)行檔案信息管理。接下來就層層深入，對(duì)智慧型檔案軟件在基層檔案室中的開發(fā)與利用進(jìn)行詳細(xì)地探討。

一、基層檔案室中進(jìn)行智慧型檔案軟件開發(fā)與利用的重要性

所謂檔案是記錄重要信息的，一方面是憑證作用，另一方面是參考作用。而基層檔案室就相當(dāng)于機(jī)關(guān)工作的助手，為機(jī)關(guān)管理以及機(jī)關(guān)職能活動(dòng)提供必要的檔案信息支持，并且基層檔案室保存的檔案數(shù)量很多，就需要進(jìn)行智慧型檔案軟件開發(fā)，為基層檔案室更好地服務(wù)。因此，基層檔案室中進(jìn)行智慧型檔案軟件開發(fā)與利用的重要性，主要有以下幾個(gè)方面：

（一）有利于為工作人員提供便捷性的管理

智慧型檔案軟件是通過對(duì)物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算以及各類網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)等技術(shù)的應(yīng)用，形成有規(guī)律的模式，將每一類的檔案文件在智慧型檔案軟件上進(jìn)行實(shí)名制的安排，接下來基層檔案室中的工作人員就只要掌握對(duì)智慧型檔案軟件的使用，就可以隨時(shí)隨地對(duì)基層檔案室中的所有檔案進(jìn)行有效地管理，工作人員在進(jìn)行檔案整理的時(shí)候就不需要到處去翻看檔案信息的標(biāo)注，就可以通過對(duì)智慧型檔案軟件的使用，進(jìn)行相應(yīng)的管理。因此，智慧型檔案軟件的開發(fā)與利用，有利于基層檔案室中的工作人員對(duì)所有檔案進(jìn)行便捷性的管理。

（二）有利于加強(qiáng)重要檔案的信息安全密度

基層檔案室是保存機(jī)關(guān)檔案信息的地方，其中有些檔案對(duì)其有著非常重要的作用，不僅影響著機(jī)關(guān)單位的發(fā)展，還直接關(guān)系著機(jī)關(guān)人員的個(gè)人信息。而智慧型檔案軟件就可以為基層檔案室中的所有檔案進(jìn)行密碼保護(hù)，即使有些檔案信息有所損壞，這個(gè)智慧型檔案軟件可以根據(jù)其相關(guān)條件進(jìn)行大致地恢復(fù)，并且當(dāng)檔案被遺失的時(shí)候，也可以通過智慧型檔案軟件進(jìn)行定位追蹤，就算被他人撿到，在這個(gè)軟件上設(shè)置了相關(guān)的密碼，他人也無法打開來看。因此，智慧型檔案軟件在基層檔案室中的開發(fā)與利用，就有利于加強(qiáng)檔案信息的安全力度，保護(hù)基層檔案室中的一些重要檔案信息。

（三）有利于推進(jìn)基層檔案室的持續(xù)發(fā)展

基層檔案室對(duì)于其機(jī)關(guān)單位最基層卻又重要的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，就企業(yè)單位而言，基層檔案室是用于保存他們眾多的檔案文件，其中記錄其各項(xiàng)活動(dòng)的重要內(nèi)容，也是企業(yè)重要的信息資源和知識(shí)資產(chǎn)，所以，檔案資源與其他的能源、材料、技術(shù)以及人才等處于相同的重要地位?；鶎訖n案室中的檔案資料能否實(shí)現(xiàn)妥善保存和完整收錄，將關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)管理、權(quán)益保障以及技術(shù)研發(fā)等相關(guān)活動(dòng)能否順利進(jìn)行。因此，智慧型檔案軟件在基層檔案室中的開發(fā)與利用，將有利于推進(jìn)基層檔案室的持續(xù)發(fā)展。

二、智慧型檔案軟件在基層檔案室開發(fā)與利用的具體措施

隨著智慧城市的快速發(fā)展，許多事物都朝著智慧化方面轉(zhuǎn)變，作為在機(jī)關(guān)單位中非常重要的組成部分，基層檔案室也在進(jìn)行智慧型的轉(zhuǎn)化，進(jìn)行智慧型檔案軟件的開發(fā)與利用。其實(shí)智慧型檔案軟件和現(xiàn)如今其他APP的使用方式大體上相似，智慧型檔案軟件的開發(fā)是基于物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算以及自動(dòng)控制等新技術(shù)構(gòu)建的一個(gè)使用軟件，它不僅可以管理基層檔案室中多元化檔案資源，并且具有感知與處置檔案信息的超強(qiáng)能力，還對(duì)基層檔案室中的所有檔案進(jìn)行有效的管理。接下來就對(duì)智慧型檔案軟件在基層檔案室中開發(fā)與利用的具體措施進(jìn)行詳細(xì)探討，主要從以下幾個(gè)方面入手：

（一）形成檔案資源多元化歸類，使基層檔案室“智慧”起來

智慧型檔案軟件是在數(shù)字檔案的基礎(chǔ)上進(jìn)行的創(chuàng)新，它是通過各類采集終端和各種有線以及無線寬帶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行高效率的整理，智慧型檔案軟件可以在網(wǎng)絡(luò)的連接下，隨時(shí)可以獲取基層檔案室中自己所需要的檔案信息，不僅可以在電腦上運(yùn)用智慧型檔案軟件，也可以在手機(jī)下載這個(gè)APP，隨時(shí)隨地，只要有需要就可以這個(gè)智慧型檔案軟件上進(jìn)行搜索，不僅可以提供電子版，還可以直接告訴你所需檔案的具體信息。進(jìn)行智慧型檔案軟件的開發(fā)，首先要利用“大數(shù)據(jù)”技術(shù)進(jìn)行檔案資源的多元化歸類，進(jìn)而使基層檔案室中所有檔案進(jìn)行智慧型管理。

（二）建立檔案智慧管理、服務(wù)以及保護(hù)監(jiān)督平臺(tái)，加強(qiáng)檔案的“智慧型”管理

對(duì)于基層檔案室而言，它的工作任務(wù)不僅要保管好其中的檔案資料，還要進(jìn)行相應(yīng)的管理、服務(wù)以及監(jiān)督等工作，以此來保證基層檔案室中的檔案文件完好無損。智慧型檔案軟件的開發(fā)與利用，對(duì)基層檔案室來說，簡(jiǎn)直就是一個(gè)“三用合一”的檔案管理工具，在智慧型檔案軟件中建立檔案智慧管理、服務(wù)以及保護(hù)監(jiān)督平臺(tái)，在這個(gè)軟件平臺(tái)中對(duì)基層檔案室中的所有檔案資料進(jìn)行對(duì)應(yīng)的管理，并且可以在手機(jī)APP中進(jìn)行有效的檔案保護(hù)。

建設(shè)智慧型檔案軟件，對(duì)基層檔案室中的檔案文件進(jìn)行網(wǎng)格化的管理，建立一個(gè)完整的軟件監(jiān)督指導(dǎo)體系，并且對(duì)基層檔案室中的檔案文件實(shí)現(xiàn)檔案歸檔及時(shí)指導(dǎo)、檔案質(zhì)量智能化監(jiān)控、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)支持服務(wù)以及檔案管理模型的智能化構(gòu)建，完善在線檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)模式，提升監(jiān)管效能。因此，智慧型檔案軟件在基層檔案室中的開發(fā)與利用，可以在智慧型檔案軟件中建立檔案智慧管理、服務(wù)以及保護(hù)監(jiān)督平臺(tái)，加強(qiáng)基層檔案室中的“智慧型”管理。

結(jié)論：

總而言之，智慧型檔案軟件的開發(fā)與利用是信息革命發(fā)展的必然產(chǎn)物，它的開發(fā)與利用對(duì)于基層檔案室起著非常重要的作用，不僅為基層檔案室提供便捷的管理，還為其中的檔案信息進(jìn)行了高密度的安全保障，給檔案信息提供更智慧的手段。檔案是記錄相關(guān)人員相關(guān)活動(dòng)的信息載體，而進(jìn)行智慧型檔案軟件的開發(fā)與利用，更好效地進(jìn)行檔案的集中收集以及保管等工作，進(jìn)一步推動(dòng)基層檔案室的全面發(fā)展。

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