淺談如何提升辦公室檔案文書管理工作

劉志勇

摘 要：對于辦公室檔案管理來講，一定要堅持檔案管理的完整性以及科學(xué)性原則，結(jié)合辦公室檔案管理的實際工作不斷完善以及創(chuàng)新，保證辦公室檔案管理質(zhì)量基礎(chǔ)上，能夠真正實現(xiàn)檔案管理的價值。檔案管理一直是辦公室管理中非常重要的內(nèi)容，需要制定專門的檔案管理制度作為管理基礎(chǔ)，同時還需要完善辦公室檔案管理中存在的不足，保證辦公室檔案管理的安全，制定更加適合辦公室管理的方式進行辦公室檔案管理。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案文書管理；提升

在時代發(fā)展背景下，辦公室管理工作也實現(xiàn)了全面創(chuàng)新。其中，檔案管理是辦公室管理工作中的重點，同樣需要與時俱進，使其查詢與檢索的功能得以充分發(fā)揮，有效地實現(xiàn)辦公室工作人員工作效率的全面提升。對于辦公室檔案管理工作而言，本質(zhì)上就是對資料數(shù)據(jù)的有效收集，進而全面整理并保存。由此可見，檔案管理對于辦公室工作的開展具有積極參考與借鑒性作用。

1 單位文書檔案管理的特點

1.1 文書檔案管理的重點是收集和保存

事業(yè)單位在正常運營的情況下，會產(chǎn)生很多關(guān)于單位人事關(guān)系、組織運營過程中資金花費以及文件報告等方面的文書檔案，這些檔案是一個事業(yè)單位的核心內(nèi)容，而文書檔案管理工作就是把這些內(nèi)容記錄到檔案文件里面，然后進行分類保存工作，這是文書檔案管理的重點內(nèi)容。對于所記錄的資料檔案要求必須全面科學(xué)，以便于以后有需要時進行查閱。

1.2 單位的文書檔案管理主要是文書工作

總體來說，單位的文書工作就是指收集檔案、記錄檔案、歸類整理檔案和保存檔案等一系列過程，在文書工作的基礎(chǔ)上進一步完善和發(fā)展。檔案主要是來源于文書部門工作中收集和整理的事業(yè)單位運營資料，文書檔案管理就是將文書部門提供的資料進行歸檔整理，文書工作是主要內(nèi)容。

2 辦公室文檔管理所存在的相關(guān)問題

2.1 檔案管理內(nèi)容缺乏創(chuàng)新性

現(xiàn)今社會，很多單位從根本上沒有重視檔案文書管理，因為平時工作比較繁忙，所以很多單位的領(lǐng)導(dǎo)還是以傳統(tǒng)的管理方式進行檔案文書管理。相關(guān)負責(zé)人員缺乏專業(yè)管理創(chuàng)新常識，沒有檔案管理和保護意識，這種情況下造成行政單位對于檔案文書利用率不高的情況發(fā)生。

2.2 檔案管理方式落后

很多單位對于檔案管理的監(jiān)管制度落后，多數(shù)的檔案管理人員都是兼職，缺乏對檔案文書管理的責(zé)任心，行政單位對于這塊工作的投入不大，管理資金有限，無法更好的整理和開發(fā)檔案文書。

2.3 不重視檔案文書管理工作

很多單位沒有專門深入開發(fā)檔案管理，所以沒有意識到文書管理的重要作用，檔案文書管理工作又是一個需要細致、耐心、時間的工作，而且不易出成績，所以很多員工對這種工作的積極性不高。單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不重視，所以也沒有對負責(zé)員工進行專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，員工也因為領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作而不積極工作，即使努力工作，也得不到領(lǐng)導(dǎo)重視和肯定，待遇也沒有其他崗位好，所以很多員工常常疏于管理檔案文書。

3 辦公室檔案管理工作效率的提升做法

3.1 積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

首先，單位領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)當(dāng)給予檔案管理工作高度重視，強化單位檔案綜合管理工作，特別是在工作謀劃與實施的部署方面，應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作的開展。其次，針對檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)積極開展業(yè)務(wù)考核工作。另外，對獎懲制度進行不斷完善，對管理工作人員的工作予以重視，更好地為其工作提供便利。在此基礎(chǔ)上，還能夠嚴(yán)格監(jiān)督管理工作人員工作，通過給予壓力來轉(zhuǎn)變思想觀念。而管理工作人員本身也同樣需要強化對于檔案工作的重視程度，這樣一來，就能夠有效地提升工作效率。

3.2 與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機結(jié)合

在現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展并廣泛應(yīng)用的背景下，檔案管理工作呈現(xiàn)出系統(tǒng)化與網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢，一定程度上促進了檔案內(nèi)部管理的開展。其中，在辦公室自動化推進之下，檔案收集的過程也呈現(xiàn)出明顯的自動化特點，能夠?qū)崿F(xiàn)自動化地獲取與識別，檔案保存也與時俱進，實現(xiàn)了自動化。因此，使得檔案管理工作人員的工作量得以降低，實現(xiàn)了檔案管理工作效率的全面提升。另外，當(dāng)前管理規(guī)范始終未摒棄紙質(zhì)檔案，所以，現(xiàn)階段是電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理階段。而在信息技術(shù)的安全程度不斷提高的背景下，電子檔案管理也必將成為檔案管理的重點發(fā)展方向。除此之外，應(yīng)當(dāng)對信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)予以靈活地運用，更好地運用檔案，構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)管理的使用系統(tǒng)，將分層級授權(quán)查詢作為重點，以保證電子檔案分享與集散功能的全面發(fā)揮。

3.3 做好文書工作與檔案管理工作的銜接

文書工作是單位的檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提，必須將這兩項工作緊密結(jié)合，才能有效地完成文書檔案管理工作?？梢酝ㄟ^制定一些規(guī)范要求，一方面認真負責(zé)完成文書工作和檔案管理，絕不能忽略細節(jié)問題。另一方面，對于檔案文件的格式、文件的歸類以及文件的整理等工作也有一定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，避免出現(xiàn)一些雜亂問題。通過這些相關(guān)方面的規(guī)范要求，能夠更好地把文書工作和單位的檔案管理工作緊密地聯(lián)系在一起，充分發(fā)揮其作用。

3.4 引進專業(yè)技術(shù)人才，做好培訓(xùn)工作

引進專業(yè)的技術(shù)人才能夠更好地完成文書檔案管理工作，這也是目前形勢發(fā)展的要求，否則，則會出現(xiàn)一系列檔案問題。在引進專業(yè)文書檔案管理人員的同時，培訓(xùn)工作也是必不可少的。一方面通過考核制度可以從中挑選出具備充分專業(yè)知識的優(yōu)秀技術(shù)人員，另一方面也對這些人員進行高素質(zhì)培養(yǎng)，從整體上有效加強文書檔案管理。而且，對于這些技術(shù)人員在規(guī)范要求方面也必須嚴(yán)格監(jiān)督，在進行資料管理工作時嚴(yán)格按照正規(guī)的步驟來管理。

3.5 強化辦公室檔案管理制度

加強辦公室檔案管理制度是保證檔案管理的又一項重要措施，因為很多辦公室檔案管理中，不管是檔案文件形式還是檔案內(nèi)容都不能確保全部齊全，一定會存在一定的缺陷，特別是很多辦公室檔案管理時間不長，對于檔案管理意識不強，管理手段等比較落后，認為檔案管理只是簡單將資料進行統(tǒng)計，保管好即可，在這種管理理念以及管理制度的影響下，導(dǎo)致辦公室檔案管理存在很多問題。針對辦公室檔案管理中存在的問題展開相關(guān)的分析，從中得出改善辦公室檔案管理意識以及管理手段的基礎(chǔ)上，還需要針對檔案管理制度進行強化，明確檔案管理制度，加強對辦公室檔案的管理力度，提高辦公室檔案管理效率。在強化辦公室檔案管理制度期間，首先需要重視辦公室檔案管理人員的管理意見，積極聽取相關(guān)管理意見以及實際管理中的問題，強化相關(guān)規(guī)章制度管理期間，發(fā)揮眾人的力量。俗話講得好“眾人拾柴火焰高”，只有檔案的實際管理人員提出相關(guān)管理意見，才能更好檔案管理制度能夠真正對檔案管理起到作用。其次需要從實際辦公室檔案管理工作中進行不斷探索以及完善，不斷分析檔案管理制度中存在的不足，及時針對其中的不足做出積極改善，保證相關(guān)規(guī)定制度強化基礎(chǔ)上，更好地促進辦公室檔案管理。

4 結(jié)束語

隨著社會信息化進程的不斷加快，鄉(xiāng)鎮(zhèn)（辦事處）檔案文書管理工作就顯得尤為重要。此種情況下，單位領(lǐng)導(dǎo)及管理層高度重視檔案文書管理工作，對辦公室檔案文書管理工作落實實際情況進行分析，明確其特點，進而提出切實有效的措施來提高檔案文書管理工作水平，以便規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化地推進檔案文書管理工作，為單位能夠隨時利用檔案文書信息處理工作奠定基礎(chǔ)。

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