推進事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理策略

張荻

摘 要：在事業(yè)單位中加強對檔案管理規(guī)范化建設(shè)，能夠推動事業(yè)單位科學發(fā)展，顯著提升事業(yè)單位工作效率和工作質(zhì)量。本文從分析目前事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理存在的問題出發(fā)，針對這些問題，探討了推進事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理的策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案；規(guī)范化管理；策略

事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要組成部分，是事業(yè)單位規(guī)范化管理的核心內(nèi)容。在這個背景下，研究推進事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理策略的諸多問題，具有重要的現(xiàn)實意義。

1 事業(yè)單位檔案管理工作重要性分析

檔案是在社會實踐活動中形成的，對歷史情況進行客觀記錄，是確鑿的原始材料和歷史證件，對于事業(yè)單位檔案來說也亦如此。因此，加強事業(yè)單位檔案管理工作具有一定的重要性，具體表現(xiàn)為：第一，事業(yè)單位檔案材料既是事業(yè)單位自身建設(shè)、發(fā)展記錄的第一手材料，又是對事業(yè)單位職工人生經(jīng)歷的重要參考資料。因此，事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位信息材料的匯總，對于事業(yè)單位持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展具有重要基礎(chǔ)作用。因此，加強事業(yè)單位檔案管理工作至關(guān)重要。第二，事業(yè)單位檔案材料中包含了事業(yè)單位發(fā)展過程中一些成果與總結(jié)，是對事業(yè)單位科學管理的集中體現(xiàn)。通過對事業(yè)單位檔案材料查詢與應用，可以有效的為后期事業(yè)單位內(nèi)部管理工作提供重要參考依據(jù)。此外，事業(yè)單位檔案由于具有公共服務(wù)和保密性等特點，這可以為相關(guān)法律部門提供重要的檔案查詢服務(wù)，有利于維護事業(yè)單位合法權(quán)益，對于事業(yè)單位規(guī)范化管理具有顯著作用。

2 目前事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理存在的問題

2.1 人們對于檔案規(guī)范化管理的重視程度不高

隨著社會經(jīng)濟和科學技術(shù)的發(fā)展，絕大多數(shù)事業(yè)單位都已經(jīng)對檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作傾注了足夠的重視和努力，但仍然有部分事業(yè)單位尚未對檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要意義進行充分的認識。因此，人們對于檔案規(guī)范化管理的重視程度不高。以下兩種現(xiàn)象足以說明對于檔案規(guī)范化管理，部分事業(yè)單位需要引起足夠的重視。首先，是部分事業(yè)單位不能清醒地認識到檔案管理的重要性和特殊性，片面、武斷的認為規(guī)范化的事業(yè)單位檔案管理在短期內(nèi)不會產(chǎn)生經(jīng)濟效益，尤其缺乏長期眼光。因此，單位領(lǐng)導很少對檔案管理工作進行審查和監(jiān)督。其次，即使部分事業(yè)單位的領(lǐng)導在思想上對檔案管理工作有一定程度的重視，但是他們卻吝于進行規(guī)范化建設(shè)方面的資金和人才投資，阻礙了檔案管理工作的進一步深入開展和作用發(fā)揮。

2.2 健全的檔案管理制度的缺失

首先，從目前的事業(yè)單位檔案管理實踐來看，雖然大部分的事業(yè)單位已經(jīng)實現(xiàn)對相關(guān)的檔案管理制度的制定，但是，在這些制度中，絕大部分的內(nèi)容主要針對檔案管理部門工作人員，進行一定程度上的行為規(guī)范，而對于事業(yè)單位的其他部門和人員，仍然不受約束。這種情況會導致檔案管理工作缺乏整體合力。其次，部分事業(yè)單位對自身制定的檔案管理制度做不到高效、高質(zhì)執(zhí)行，缺乏執(zhí)行力，再完善的檔案管理制度也會淪為虛設(shè)。

2.3 電子文件管理工作所需軟硬件設(shè)施不齊全

在信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，辦公的形式越來越多的向電子文件靠攏。為了適應這一變化，對電子文件的統(tǒng)一、規(guī)范的管理也應該被納入我國事業(yè)單位的檔案管理中。但是從目前的事業(yè)單位檔案管理實踐來看，電子檔案管理中所需要的相關(guān)硬件設(shè)施存在配備不齊全、電子檔案錄取工作麻煩不宜行等問題。

2.4 受傳統(tǒng)檔案管理模式影響，當前多數(shù)事業(yè)單位

在檔案管理模式方面仍沿用傳統(tǒng)、陳舊的檔案管理模式，這對事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作開展具有不利影響。一方面，在部分事業(yè)單位檔案管理工作中仍沿用傳統(tǒng)以人工為主的管理方式，而缺乏現(xiàn)代信息化技術(shù)的融入，造成檔案管理工作質(zhì)量與效率偏低；另一方面，在開發(fā)和利用事業(yè)單位檔案工作方面，受事業(yè)單位檔案管理工作人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)能力偏低影響存在著明顯不足，對于推進事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理進程具有顯著不利影響。

3 推進事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理的策略

3.1 強化檔案規(guī)范管理的地位，加強對檔案管理人員的技能培訓

事業(yè)單位要通過各種形式，致力于單位內(nèi)檔案管理工作者對自身工作重要性認識程度的提升。不管是通過宣傳還是職工職業(yè)道德教育，都是體現(xiàn)事業(yè)單位整體人事管理核心的重要舉措。

3.2 建立健全檔案管理規(guī)章制度，明確工作人員職責

事業(yè)單位應該逐步建立一整套基于自身實際情況的檔案管理制度，并且不斷提升規(guī)章制度的執(zhí)行力，對檔案人員嚴格要求，實現(xiàn)規(guī)章制度的高效、高質(zhì)執(zhí)行，杜絕一切違紀違法的行為。同時，事業(yè)單位檔案管理部門要切實遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的管理原則，在實施檔案規(guī)范管理時，注重總體規(guī)劃的強化，分類指導的進行，相關(guān)監(jiān)督工作的做出，檔案工作規(guī)范化管理成績評估工作的分級組織。

3.3 提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平

運用科學的管理手段將檔案管理的效力充分發(fā)揮，是提升事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為了實現(xiàn)檔案管理工作內(nèi)容的全面化，要加強對信息資源檔案收集的力度，爭取全面涵蓋文字、圖像、影音等信息資源，并且將這些資源科學、合理的進行并歸等處理。其次，要保證電子檔案的保密性，嚴防電子檔案信息的泄露，而對于不需保密而需向社會披露的信息，要及時通過信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)向社會公布，更好地為人民服務(wù)，提升檔案的利用效率。

3.4 轉(zhuǎn)變事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理模式

樹立正確的工作方法和態(tài)度，積極開發(fā)利用檔案的信息資源。一方面，應做好事業(yè)單位檔案日常管理工作，保證事業(yè)單位工作需求；另一方面，針對事業(yè)單位自身發(fā)展形勢需要，通過匯編檔案資料方式加強本單位發(fā)展改革的經(jīng)驗與業(yè)績的總結(jié)，以為本單位后期發(fā)展提供寶貴的參考依據(jù)。

檔案管理是一項復雜而艱巨的工作。事業(yè)單位的檔案管理規(guī)范化是時代提出的要求，是時代的趨勢。檔案管理工作面臨著現(xiàn)實情況不斷變遷而帶來的挑戰(zhàn)，做到事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化，與時俱進，大膽創(chuàng)新推進事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理策略，有利于不斷提升事業(yè)單位的工作效率，使檔案能為人們提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，最終實現(xiàn)對我國社會的發(fā)展提供強有力的保障。

參考文獻

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