企業(yè)文書檔案管理的創(chuàng)新途徑探索

馬麗燁

摘 要：文書檔案記錄了企業(yè)發(fā)展過程中的各項數(shù)據(jù)，對企業(yè)的各項重大決策都提供了重要的參考。但是從目前企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀來看，很多企業(yè)都忽視了檔案管理工作，相關(guān)的管理措施也比較落后，嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量。本文在分析了文書檔案管理的重要意義基礎(chǔ)上，對企業(yè)文書檔案管理的不足以及創(chuàng)新思路提出了自己的觀點。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；文書檔案；管理創(chuàng)新

隨著企業(yè)發(fā)展速度越來越快，文書檔案對企業(yè)各項決策的參考功能逐漸凸顯。為了保障企業(yè)平穩(wěn)有序地開展經(jīng)營活動，有必要提高文書檔案管理的質(zhì)量，使這些資料可以為企業(yè)的發(fā)展提供更多幫助。基于這點，企業(yè)有必要結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展實際，重新審視檔案管理是否存在不足之處，積極探索創(chuàng)新文書檔案管理的新方式，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展提供保障。

1 文書檔案管理的重要意義

（一）必要性分析

對于企業(yè)的自身發(fā)展來說，要想實現(xiàn)企業(yè)又好又快地發(fā)展，持續(xù)提升企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績，有必要對企業(yè)發(fā)展過程中的各種信息做出匯總整理，為日后的發(fā)展提供大量的數(shù)據(jù)參考。從目前文書檔案管理現(xiàn)狀來看，文書檔案資料已經(jīng)成為企業(yè)尤其是大型企業(yè)發(fā)展必不可少的參考數(shù)據(jù)，也對企業(yè)自身工作的反省和提升提供了充足參考。

（二）重要性分析

1.提高文件管理質(zhì)量

在文書檔案管理中，絕大多數(shù)的文件都對企業(yè)發(fā)展來說至關(guān)重要，屬于重要的文件。這些文件體現(xiàn)了企業(yè)發(fā)展的方向以及大致的政策方針，對提升企業(yè)管理能力具有十分重大的意義。文件是文書的一部分，因此創(chuàng)新企業(yè)文書檔案管理的途徑對于提升文件管理質(zhì)量起到重要的推動作用。

2.有助于企業(yè)未來發(fā)展

創(chuàng)新企業(yè)文書檔案的管理方式，提高檔案資料的管理質(zhì)量與效率，可以充分保證文書檔案的安全性，使文書檔案得到充分合理的運用。尤其是在這些文書檔案中，絕大多數(shù)的文書檔案都涉及到企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的秘密，屬于重點保護(hù)的對象。因此創(chuàng)新檔案管理方式，保護(hù)文書檔案的秘密性，對企業(yè)未來發(fā)展來說至關(guān)重要，也是企業(yè)市場競爭力的重要組成。

2 文書檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）領(lǐng)導(dǎo)層忽視檔案管理工作

因為部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)為檔案管理工作可有可無，導(dǎo)致文書檔案管理質(zhì)量每況愈下，這些檔案資源的作用自然無從發(fā)揮。隨著企業(yè)之間的競爭力越來越大，企業(yè)將工作的重心更多地投入在了經(jīng)濟(jì)效益增長的環(huán)節(jié)，而文書管理的質(zhì)量并不能直接導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)效益的增長，因此也很難得到領(lǐng)導(dǎo)層的重視。除此以外，文書檔案多是記載企業(yè)過去的發(fā)展情況，采用的管理辦法，但是現(xiàn)在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)所堅持的是改革創(chuàng)新，不斷更新企業(yè)管理方式的理念，因此對文書檔案資料不多關(guān)注。

（二）文書檔案與現(xiàn)代化辦公模式不吻合

文書檔案的管理工作必須以紙質(zhì)版文書為基礎(chǔ)，但是隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，很多企業(yè)單位都逐漸向無紙化辦公的方向發(fā)展，很多的文書資料都是以電子化的形式呈現(xiàn)，文字版檔案資料越來越少。有的企業(yè)的檔案管理工作比較落后，還沒有開設(shè)電子檔案的管理工作，這造成了企業(yè)每天產(chǎn)生的大量電子檔案無法歸檔，很多電子檔案可能因為保管不得力而丟失。

（三）檔案管理工作安全性偏低

雖然紙質(zhì)化檔案數(shù)量呈現(xiàn)出了逐年遞增的趨勢，但是很多企業(yè)仍然以紙質(zhì)版檔案為主，這些文書檔案一旦歸檔入庫，再次尋找和利用都會比較困難。除此以外雖然很多企業(yè)都已經(jīng)認(rèn)識到了信息化檔案管理方式的重要性，但是工作量僅僅停留在將現(xiàn)有的紙質(zhì)化檔案向電子化檔案轉(zhuǎn)換的層面，還未普及到更多的領(lǐng)域中。在電子檔案管理方面，很多企業(yè)未重視對電腦軟件的保護(hù)，這就容易造成文檔資料因為受到病毒的攻擊而丟失或者泄露。

（四）文書檔案的利用率不高

受到傳統(tǒng)文檔保護(hù)思想的影響，認(rèn)為文檔資料對現(xiàn)在以及未來工作的共享率很少，過多地關(guān)注與對文書文檔的保存，忽視了對文書文檔的開發(fā)管理。加上很多企業(yè)沒有完全實現(xiàn)信息化的檔案管理模式，造成許多檔案資源無法及時被查找，更不用說對企業(yè)員工借閱檔案，或者利用檔案資源輔助決策。除此以外，因為工作人員對文書檔案的重視程度偏低，造成了很多檔案資源的浪費。

3 企業(yè)文書檔案管理創(chuàng)新途徑探索

（一）重視文書檔案管理在企業(yè)中的地位

只有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，才能自上而下地帶動文書檔案事業(yè)的發(fā)展。因此當(dāng)前有必要克制住領(lǐng)導(dǎo)管理層片面追求經(jīng)濟(jì)效益的思想，應(yīng)當(dāng)著眼于企業(yè)未來的長遠(yuǎn)發(fā)展，認(rèn)識到文書檔案對于企業(yè)未來發(fā)展決策產(chǎn)生的重要作用，從設(shè)備和人員上支持檔案管理工作的開展。為了有效督促文書檔案管理工作的開展，可以將文書檔案的管理情況納入到領(lǐng)導(dǎo)業(yè)績考核中，直接與薪酬相掛鉤。在管理內(nèi)容上，檔案工作者應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)整理企業(yè)建立至今在發(fā)展過程中取得的各種成果、數(shù)據(jù)資料，對經(jīng)驗和教學(xué)進(jìn)行總結(jié)，從檔案資料中分析出企業(yè)的短板，這也是文書檔案管理的重要性所在。

（二）檔案管理向信息化方向逐漸發(fā)展

從信息化發(fā)展趨勢來看，企業(yè)如果仍然堅持文書檔案管理這一種管理方式，則會造成檔案管理質(zhì)量偏低，因此有必要引入信息化的大難管理模式。企業(yè)應(yīng)當(dāng)增加對檔案管理室的設(shè)備投入力度，增加計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的配備量，輔助信息化檔案管理工作。首先利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將各個部門的檔案資源進(jìn)行匯總，有效地實現(xiàn)檔案資源在各個部門之間的信息共享；二是利用計算機(jī)儲存量巨大的有力優(yōu)勢，將紙質(zhì)化的檔案資源進(jìn)行編號，并且將目錄記錄到軟件中，方便查找。

（三）建立高素質(zhì)的管理團(tuán)隊

管理團(tuán)隊素質(zhì)的高低也決定了檔案管理工作的質(zhì)量。文書檔案管理工作中，即使有再好的設(shè)備資源，但是缺少高素質(zhì)的人才團(tuán)隊，管理質(zhì)量也無法提高，因此企業(yè)有必要加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，選拔出對工作勤勤懇懇，對企業(yè)忠誠度高的人員組成企業(yè)的文書檔案管理團(tuán)隊。在開始檔案管理工作之前，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，增強(qiáng)團(tuán)隊的檔案管理技能，加強(qiáng)工作人員的保密意識，保證文書檔案的各項管理工作都有效落實。

（四）完善檔案管理的工作制度

工作制度是保證工作質(zhì)量的前提，為文書檔案的管理工作提供了明確的標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理更加規(guī)范化。該制度建設(shè)包括文書檔案的制作、借閱、歸檔等等，制度目的是為了保證文書檔案的安全性和管理質(zhì)量。從工作內(nèi)容上來看，該項工作制度又包括了檔案制作、移送、入庫等工作流程制度、檔案保密制度、借閱制度等等。在制定完上述這些制度之后，應(yīng)當(dāng)監(jiān)督該制度的實施情況，將員工對制度的遵守情況納入到日?？己水?dāng)中，對遵守制度規(guī)定的員工予以獎勵，對違反規(guī)定的員工做出相應(yīng)的懲罰，以保證制度的落實。

4 結(jié)束語

綜上所述文書檔案是各個企業(yè)檔案資源最常見的形式，對文書檔案資源管理質(zhì)量的高低，直接決定了企業(yè)對檔案資源的利用效率.目前很多企業(yè)的文書檔案管理質(zhì)量偏低，導(dǎo)致檔案資源嚴(yán)重浪費，因此有必要創(chuàng)新傳統(tǒng)的文書檔案管理方式，通過制度、人員建設(shè)等工作來完善原有檔案管理方式的不足。

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