關(guān)于新時期文書檔案管理工作的思考

陳婭

摘 要：文書檔案對于公司的有序發(fā)展十分重要，新時期的公司文書檔案管理工作需要與時俱進地進行規(guī)范和完善。建設(shè)具有現(xiàn)代化的檔案管理工作需要立足于管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升，文書人員對檔案意識的強化，以及建立科學(xué)合理的文書檔案管理制度。才能滿足當(dāng)前新形勢下公司的發(fā)展要求。該文主要就當(dāng)前公司文書檔案管理存在的問題和改進策略進行探討，提出新時期文書檔案的現(xiàn)代化管理策略，以期為公司持續(xù)健康發(fā)展提供有益的建議。

關(guān)鍵詞：文書檔案；新時期；管理提升

文書檔案管理是一項機密性、原則性很強的工作，既要嚴格執(zhí)行有關(guān)檔案方面的法律、法規(guī)，又要遵循文書檔案自身的工作特點和規(guī)律性。公司文書檔案管理工作的任務(wù)就是把各種工作資料按照檔案管理的要求組成一個體系，通過分類使之固定下來，為使用者提供方便。公司文書檔案是否完整和系統(tǒng)是衡量一個公司管理工作水平的重要標(biāo)志，它的內(nèi)容對于單位的決策者和管理者來說都至關(guān)重要。在新時期，文書檔案管理需要緊跟時代潮流，在開拓創(chuàng)新中不斷提升管理水平， 使文書檔案的管理在新時期時代背景下獲得新的突破。

1 當(dāng)前文書檔案管理存在的問題分析

1.文書檔案資料收集不全，對檔案管理工作的價值發(fā)揮形成影響。只有文書檔案越全面才能夠為公司積累更多的發(fā)展資料，為公司決策時能夠提供更細致的參考材料。但是，由于行政管理部門忽視文書檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案收集不全的現(xiàn)象非常嚴重。為了真實完整地收集文書檔案，滿足公司決策部門更全面的信息需求，必須要將文書檔案的資料在誕生之時就及時提交，由于很多公司并沒有將文書檔案制度獨立出來，難以滿足資料整理的實際需求，所以影響了檔案管理工作的價值發(fā)揮。

2.缺乏對文書檔案管理的深刻認識，難以準(zhǔn)確捕捉有用的信息資源。為保證文書檔案工作能夠發(fā)揮最大的價值，需要對檔案資料進行全面的信息收集與整理，需要檔案工作人員具有高度的職業(yè)敏感度。但是，目前大多數(shù)文書檔案管理的從業(yè)人員年齡較大，常年在檔案室工作的職員，由于自身的局限性缺乏對文書檔案管理工作的深刻認識，自身的職業(yè)能力有限，難以準(zhǔn)確地捕捉與檔案收集有用的信息資源，導(dǎo)致了檔案管理工作的不順暢，甚至有部分員工會出現(xiàn)文件質(zhì)量或者是數(shù)量上的問題，為檔案收集管理工作的開展帶來障礙。

3.文書檔案的應(yīng)用效率低下。文書檔案的具體信息資源需要來自于公司的各個職能部門，而檔案的實際操作價值在于文書檔案的日常應(yīng)用。但是目前由于公司在文書檔案的移交管理過程中存在漏洞，沒有任何專業(yè)性的部門對公司的運行進行監(jiān)督管理，行政部門檔案管理工作流于形式，工作質(zhì)量不高，導(dǎo)致檔案的信息收集與管理工作效率低下。與此同時，由于單位員工的流動性非常大，領(lǐng)導(dǎo)部門與基層員工對檔案的實際應(yīng)用價值沒有深刻的了解，為檔案的日常應(yīng)用埋下了潛在危機。

2 文書檔案管理工作的改進策略

1.提升文書檔案收集意識，保證文件收集的真實性、完整性，強化檔案管理。檔案的管理工作與日常的工作內(nèi)容具有緊密的聯(lián)系，文件是參與檔案工作的基礎(chǔ)，檔案是文件的最終歸宿。文書檔案管理人員做好文書的信息收集工作是參與檔案管理的前提條件，并且初級的文書收集工作直接決定了最終的檔案管理水平。所以，這就要求文書檔案管理人員一定要具備良好的文書收集意識，保證文件收集的真實性、完整性。與此同時，檔案管理人員需要加強與管理工作人員之間的聯(lián)系，積極做好檔案的保護以及統(tǒng)計工作。

2.加強現(xiàn)代計算機技術(shù)語網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理的自動化水平。為強化公司的文書檔案管理工作水準(zhǔn)，需要采用現(xiàn)代化的信息管理手段，大力加強計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用力度，將一系列現(xiàn)代化的操作手段應(yīng)用于檔案管理工作流程的各個環(huán)節(jié)。為實現(xiàn)信息化的檔案管理工作，首先需要重視文書檔案的數(shù)據(jù)建庫工作，促進數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一、規(guī)范，為實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的及時共享與信息開發(fā)打下堅實基礎(chǔ)。與此同時，需要對文書檔案的信息收集運用計算機來操作管理，提高檔案管理的自動化程度。

3.重視檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升。為保障和提升文書檔案管理工作的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)與操作質(zhì)量，需要重視對管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升，要有一支高素質(zhì)的工作人員作為組織工作的重要保障。所以，公司需要強化對文書檔案管理工作人員的思想指導(dǎo)與意識管理，為工作人員及時了解國家檔案管理的規(guī)章制度，在信息政策的了解中提高工作人員的思想意識與信息敏感度。與此同時，在對檔案管理人員專業(yè)技能的提升中增強工作人員的責(zé)任感與使命感，在對文書檔案管理工作的技能提升中強化該項工作的應(yīng)用價值。

3 實現(xiàn)文書檔案管理工作現(xiàn)代化的建議

1.加強現(xiàn)代化檔案管理工作的制度建設(shè)。保障文書檔案管理行之有效的前提條件就是建立規(guī)范的文書檔案管理制度，規(guī)范化的制度建設(shè)是保障管理工作有據(jù)可依的重要條件，科學(xué)合理的制度建設(shè)加上專業(yè)化的操作管理技巧，能夠?qū)⑽臅男畔⑹占c檔案管理工作開展得更加有條不紊。為建立現(xiàn)代化的檔案管理制度，首先需要廢除以往不科學(xué)的，陳舊落后的，對于充分提升管理效率沒有幫助的操作方式，需要結(jié)合企業(yè)文書檔案管理的實際情況建立有利于公司結(jié)構(gòu)獲得提升的管理體系，在去偽存真中保障公司檔案管理制度操作的靈活性與科學(xué)性。在對不良制度的改善中積極結(jié)合富有時代特色的管理理念，在新舊操作方式的接洽、協(xié)調(diào)中建立嚴密的管理體系。

2.創(chuàng)新文書檔案管理的工作機制。創(chuàng)新檔案管理的工作機制，需要強化組織的自我管理機制，主要的工作內(nèi)容需要對公司或者是該部門制定科學(xué)合理的階段性目標(biāo)，在對檔案管理的操作流程與實際運用中提升工作質(zhì)量。其次，需要強化組織公司的自我參與機制。將文書檔案的信息應(yīng)用發(fā)展為部門開展工作的重要協(xié)助內(nèi)容，積極主動地參與到部門組織的日常管理中。最后，改善檔案管理工作機制需要注意的是對互動協(xié)調(diào)機制的重視。加強檔案管理工作與操作部門之間的協(xié)調(diào)關(guān)系，在良好的雙向互動中提升部門之間的鏈接作用。

3.進一步提升檔案管理隊伍的專業(yè)素質(zhì)?，F(xiàn)代化的文書檔案管理工作需要建立在具有現(xiàn)代化素質(zhì)的操作隊伍之上，最大限度內(nèi)滿足文書檔案現(xiàn)代化的信息管理需求。為提升檔案管理隊伍的質(zhì)量要求，需要建立完善合理的人才選拔機制，對具有文書檔案管理工作經(jīng)驗或者專業(yè)素質(zhì)非常高的人員采取擇優(yōu)錄取，對于職業(yè)技能不夠突出的現(xiàn)有工作人員進行必要的職業(yè)培訓(xùn)，開展定期的職業(yè)講座或者職業(yè)宣講課，在優(yōu)秀經(jīng)驗與管理理念的學(xué)習(xí)中強化工作人員的檔案管理意識，在定期的職業(yè)培訓(xùn)中提升工作人員的職業(yè)技能，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員給予必要的物質(zhì)獎勵，在爭創(chuàng)先進的氛圍中建立和諧的工作氛圍與學(xué)習(xí)環(huán)境。

4.深化檔案室的信息化建設(shè)。具有現(xiàn)代氣息與信息化技術(shù)支撐的檔案室是參與檔案工作管理的必要環(huán)境支持，信息化的檔案室操作是適應(yīng)新時期檔案管理要求的重要技術(shù)表現(xiàn)。為建立現(xiàn)代化的檔案室條件，首先需要公司投入一定的資金，在經(jīng)濟的支持下開展檔案室的信息化建設(shè)。引進科學(xué)、先進的信息化技術(shù)設(shè)備也是參與檔案室建設(shè)的重要條件，最后在對文書資源信息化的轉(zhuǎn)移中實現(xiàn)技術(shù)協(xié)調(diào)，在電子檔案的建立中實現(xiàn)有效的信息共享，便于文書檔案的應(yīng)用操作。

4 結(jié)語

綜上所述，在新時期的信息時代背景下，對文書檔案管理提出了更高的要求與挑戰(zhàn)，需要公司管理人員或者部門負責(zé)人強化對文書檔案管理的操作意識，采用科技化的手段和優(yōu)秀的管理理念參與檔案的日常整理，在對資源的有效收集與整理中提升其應(yīng)有價值，為公司持續(xù)發(fā)展提供必要的信息支撐。

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