企業(yè)檔案信息化建設的實踐與思考研究

吳尚蕓

摘 要：信息化建設作為企業(yè)信息化不可或缺的一部分，企業(yè)檔案信息化建設對提高企業(yè)檔案管理效率并且探索企業(yè)檔案的潛在價值具有重要意義。 但是，如今企業(yè)檔案信息化建設還沒有完善起來仍然存在各種各樣的問題，這將要求企業(yè)的各層領導及管理人員對檔案信息化建設進行深入探究，完善企業(yè)文件信息的管理系統(tǒng)加快檔案信息化建設的進程并且實現(xiàn)企業(yè)的最大利益，本篇文章先概括如今企業(yè)檔案信息化建設的現(xiàn)狀再通過現(xiàn)狀分析如今面臨的問題并且提出可行性的建議促進信息化的建設。

關鍵詞：企業(yè)檔案；信息化建設；思考研究

隨著經(jīng)濟的高速發(fā)展和科技的進步，企業(yè)的各級管理信息以及人員信息為了方便統(tǒng)一管理，共同納入企業(yè)的信息化系統(tǒng)。檔案信息化建設和檔案信息化，現(xiàn)已成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇?，F(xiàn)如今企業(yè)為了提高市場競爭力，就需要不斷提高自己的信息管理水平的工作。 企業(yè)檔案信息化建設是企業(yè)實現(xiàn)信息化發(fā)展的重要途徑，也是提高企業(yè)整體管理效率的重要內(nèi)容，所以企業(yè)檔案信息化的建設對企業(yè)應對快速發(fā)展的信息社會已是必然選擇，逐漸檔案信息化將會成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必要趨勢。

1 企業(yè)檔案信息化建設的現(xiàn)狀

目前，企業(yè)的管理部門能夠利用現(xiàn)有的硬件設施和軟件設施來收集和組織企業(yè)的業(yè)務文件，并提供給各部門下一次使用的機會，信息可以方便靈活的使用， 一些公司也可以大幅度推進信息管理資源整合，集中統(tǒng)一分析企業(yè)各種檔案信息資源，大大提高記錄管理工作的水平。企業(yè)信息化的建設少不了數(shù)字化建設的各方面人才，由于還有一些傳統(tǒng)的企業(yè)檔案信息化建設更多的是手工操作，運算的能力較為緩慢，已經(jīng)嚴重影響了企業(yè)的高速運轉，落后于其他的現(xiàn)在新興的檔案信息化建設的企業(yè)，不利于傳統(tǒng)企業(yè)的發(fā)展。并且企業(yè)檔案信息化人才也較為缺少，導致如今檔案信息化建設發(fā)展進度較慢。

2 企業(yè)檔案信息化建設存在的問題

2.1 企業(yè)沒有意識到檔案信息的重要性

許多企業(yè)對檔案信息的安全性不夠了解以及文件信息的預防措施還不夠，也沒有實現(xiàn)文件信息得規(guī)范管理，對檔案信息管理的缺乏關注和信息安全意識缺乏風險意識，嚴重地依賴單一的一層防御系統(tǒng)，但隨著時代的快速發(fā)展，這一套防御系統(tǒng)便很快就會過時，已經(jīng)不適應如今的檔案信息化建設，信息化的防御系統(tǒng)的更新速度太慢，日積月累不重視的話會引起檔案信息的泄露被不法分子利用帶來嚴重的后果。

2.2 企業(yè)管理系統(tǒng)的不夠完善以及人才技術缺少

隨著越來越多的員工實現(xiàn)檔案信息化，以前的檔案信息化系統(tǒng)已經(jīng)不適應現(xiàn)在的發(fā)展，為了改變這一現(xiàn)狀，上級從國外購進先進的信息化管理系統(tǒng)，完全忽視了公司真正所需要的信息化系統(tǒng)，導致信息化管理系統(tǒng)與企業(yè)不符，或者引進的信息化管理系統(tǒng)太過于高端以至于公司的員工不會使用，缺少真正的信息化建設的人才，又或許是只有信息化建設的人才但卻沒有信息化建設的系統(tǒng)，人才和技術的缺失嚴重影響到信息化建設的進程。

2.3 企業(yè)檔案信息化管理發(fā)展不平衡

在不發(fā)達的地區(qū)，一些中小企業(yè)不重視檔案信息化的建設，甚至有些企業(yè)都已經(jīng)廢除了檔案信息化部門，沒有認識到它的重要性，導致檔案系統(tǒng)信息化的發(fā)展受到了嚴重的阻礙，使檔案信息化的建設變得可有可無。雖然我國已經(jīng)對有關的檔案信息化建設有了明確的規(guī)定，但我國的檔案信息化建設還是比著發(fā)達國家較為落后，其中的一些規(guī)定不易實施，也無法真正下達到中小企業(yè)，在大企業(yè)已經(jīng)發(fā)展的很好的時候小企業(yè)還沒有意識到檔案信息化建設的重要性，導致信息化建設發(fā)展很不平衡。

3 實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設的建議

3.1 建立一套完善的可實施的檔案信息化建設系統(tǒng)

在原有檔案信息化建設的系統(tǒng)上將一些難以實施的規(guī)定都刪除或加以改正，升級檔案信息化管理系統(tǒng)，使大企業(yè)和中小企業(yè)都可以統(tǒng)一適用，對各種檔案資源信息先分類管理再進行統(tǒng)一管理，要充分實現(xiàn)各個環(huán)節(jié)的信息化管理，根據(jù)各種企業(yè)的特點，在一些不同的地方要有明確的規(guī)定，避免大中小企業(yè)信息化建設造成沖突，經(jīng)過實施升級后的檔案信息化系統(tǒng)，最終實現(xiàn)檔案系統(tǒng)信息化、電子化和數(shù)字化的充分結合，提高企業(yè)的經(jīng)營效益，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3.2 培養(yǎng)信息化建設的技術人才

電子信息化的發(fā)展使企業(yè)信息化建設對企業(yè)的影響意義重大，由于人才和技術的缺少使我國的信息化建設的進程落后，所以我們應該有一批能夠開拓創(chuàng)新并且擁有先進的技術高素質(zhì)人才，應該成立專門的信息化建設的隊伍，鼓勵有興趣人都參與這個隊伍中，提高面試的門檻，只面向一些高學歷和高素質(zhì)的人員，然后經(jīng)過層層選拔，經(jīng)過考核，優(yōu)勝劣汰，最終選出一批優(yōu)秀的信息化建設人才為我國的信息化建設做貢獻，在上崗前一定要進行嚴格的培訓，認真對待，不能徇私舞弊，不適合的就要淘汰，只留下一些真正的人才。

3.3 加強企業(yè)員工的整體素質(zhì)

企業(yè)的檔案信息化建設不僅僅只是高級上層人員的責任，而是企業(yè)的每個員工都有責任與義務貢獻出自己的一份力量來促進檔案信息化的建設，所以要提高員工的素質(zhì)，定期召開員工大會，向他們普及檔案信息化建設，也可以使他們也出謀劃策，讓他們正確認識到這也是屬于自己的一份責任，將企業(yè)的利益當作是自己的利益，與企業(yè)的檔案信息化建設結合，通過員工與上司之間的配合促進企業(yè)的長遠發(fā)展。

4 結語

企業(yè)檔案信息化建設是不僅是企業(yè)信息化建設的重要組成部分，也是國家信息化建設不可或缺的一部分，社會的高速發(fā)展使企業(yè)慢慢走向電子化、自動化、信息化的道路，為了提高企業(yè)的檔案管理水平，檔案信息換的建設實踐必不可少，對目前的檔案信息化的不足進行分析找到對策并且實施，逐漸完善檔案信息化的建設，引領它走向正確的發(fā)展道理，抓住機遇應對挑戰(zhàn)，開辟一個真正的檔案信息化時代。

參考文獻

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