扈萍萍
摘 要:信息化建設(shè)是未來檔案管理工作的必經(jīng)之路,是提高檔案管理的質(zhì)量的重要途徑。信息化建設(shè)不僅可以提高檔案管理部門的管理效率,也可以為檔案用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。本文在分析了信息化建設(shè)特征的基礎(chǔ)上,著重對目前檔案信息化建設(shè)與管理中存在的各種問題進(jìn)行了分析,并且提出了有針對性的建議。
關(guān)鍵詞:檔案資源;信息化建設(shè);檔案管理
引言:檔案管理中的信息化建設(shè),是將原來的紙質(zhì)化檔案保存方式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化保存模式,實現(xiàn)長期完整保存檔案資料的效果。信息化既為檔案管理人員提供了許多便利,也方便了用戶查詢檔案。目前絕大多數(shù)的檔案管理部門已經(jīng)開展了信息化管理,但是仍然是處于初步的探索階段,在管理過程中也面臨著許多的問題,影響到管理的質(zhì)量與效率。
1 檔案信息化建設(shè)特征分析
檔案信息化建設(shè)是在檔案部門的組織領(lǐng)導(dǎo)下,運用信息化技術(shù)開展檔案資源的管理工作,這是對傳統(tǒng)檔案管理模式的改革,提高了檔案的利用效率,同時也使檔案的管理方式更加科學(xué)。從整體上看,檔案信息化建設(shè)具備了以下幾方面特征。
1.1 改革性
運用信息化技術(shù)開展檔案管理,需要對原本的檔案館職能、工作人員的任務(wù)、機構(gòu)設(shè)置進(jìn)行重新的分配,是對傳統(tǒng)管理模式的改革創(chuàng)新。與此同時,信息化建設(shè)自身所具備的優(yōu)勢也彌補了傳統(tǒng)檔案管理的許多不足之處,在檔案的利用、整理、收集等各個方面都提出了新思路、新方法,為檔案事業(yè)指明了新的發(fā)展道路。
1.2 時效性
信息化建設(shè)不是一蹴而就的,是個系統(tǒng)龐大的工程,需要依托于不斷更新的科學(xué)技術(shù)。因此檔案管理部門在開展信息化建設(shè)的過程中,應(yīng)當(dāng)及時做好軟件和硬件設(shè)施的更新?lián)Q代,保證設(shè)備資源的時效性,否則容易錯過信息化發(fā)展的重要時期。
2 檔案信息化建設(shè)與管理中存在的問題分析
2.1 管理人員對信息化建設(shè)缺少認(rèn)識
信息化建設(shè)是一種新的檔案管理方式,是對傳統(tǒng)檔案管理的創(chuàng)新改革,但是現(xiàn)實中存在著部分檔案管理人員并未認(rèn)識到信息化對于檔案事業(yè)發(fā)展的重要性,對信息化建設(shè)也不是很了解。信息化建設(shè)給檔案管理工作帶來的轉(zhuǎn)變體現(xiàn)在以下三方面:(1)提高了部門工作效率,為部門工作節(jié)約了更多時間;(2)信息化建設(shè)提高了檔案人員的工作效率,同時也方便用戶查詢檔案;(3)信息化建設(shè)有利于實現(xiàn)檔案資源的互通共享,提高檔案的利用率??梢哉f很多檔案管理者并沒有認(rèn)識到以上的這些優(yōu)勢之處,因而在信息化建設(shè)中也表現(xiàn)出了消極被動的心態(tài),影響了信息化建設(shè)進(jìn)程。
2.2 對信息資源的利用存在錯誤認(rèn)識
管理人員對信息資源的利用存在錯誤的認(rèn)識,這也是影響信息化建設(shè)的重要因素,導(dǎo)致信息化建設(shè)水平遲遲無法提高。很多管理者認(rèn)為,檔案管理就是將紙質(zhì)化的檔案資源長期保存在館內(nèi),保證資源的安全性,方便用戶查閱。但是信息化建設(shè)的目的在于實現(xiàn)檔案資源的互通共享,著力點在于如何更多地發(fā)揮出檔案資源的價值,提高其利用率。這種全新的管理理念,與管理人員保守的檔案管理方式格格不入。只關(guān)心檔案的保存質(zhì)量,而忽略了檔案的利用共享,這也意味著檔案價值未充分體現(xiàn)。
2.3 信息化建設(shè)質(zhì)量層次不齊
每個地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度不同,接受到的信息化水平也有所差異,不同的檔案管理部門的工作人員素質(zhì)層次不齊,這也導(dǎo)致了檔案的信息化建設(shè)無法均衡發(fā)展,也影響到了檔案的后期共享。有些檔案部門已經(jīng)大量購置了聯(lián)網(wǎng)計算機輔助檔案管理工作,開展了信息化管理模式,但有的管理部門仍然堅持的是單機操作,則無法實現(xiàn)資源的共享,同時每天的工作量很大,影響到管理的質(zhì)量。
3 提高檔案信息化建設(shè)與管理水平的途徑分析
3.1 強化對電子文檔的管理
隨著計算機在各行各業(yè)中的普及,很多的文檔都是以電子文檔的方式呈現(xiàn),越來越多的電子文檔被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)中,給檔案管理管理部門也帶來了許多的工作量。實踐經(jīng)驗證明,電子文檔比紙質(zhì)文檔具有更強的保存性,可以長期保存更多有價值的文檔資料,因此檔案管理部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到電子文檔的重要性,加強對電子文檔的管理。
首先檔案管理部門應(yīng)當(dāng)有專門的技術(shù)部門,主要負(fù)責(zé)日常網(wǎng)站的維護(hù),保證電子檔案的安全性;其次是設(shè)置專門人員負(fù)責(zé)電子檔案的處理工作,包括電子檔案的接受、歸檔、更改等,保證每個電子檔案都得到了有效的處理;最后解決電子檔案在保存中的一些問題,比如對于保密等級高,需要長期保存的文檔,應(yīng)當(dāng)定期復(fù)制,以免檔案丟失。
3.2 建立網(wǎng)絡(luò)檔案
網(wǎng)絡(luò)檔案的建立可以更好地提高檔案利用的效率,提升檔案管理質(zhì)量。首先建立專門的檔案網(wǎng)站,設(shè)置專門的服務(wù)窗口鏈接,為用戶提供自助服務(wù);其次是為檔案管理部門購置必要的軟件和硬件設(shè)備,為信息化建設(shè)提供設(shè)備支撐,保證網(wǎng)絡(luò)資源的互通共享,同時也保障網(wǎng)絡(luò)檔案的安全性;最后向社會廣泛宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案的優(yōu)勢,鼓勵社會大眾在網(wǎng)站中自己尋找需要的檔案,充分發(fā)揮出檔案的優(yōu)勢作用。
3.3 提高管理人員素質(zhì)
管理人員素質(zhì)水平直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量,提高管理者素質(zhì)水平可以從以下幾方面進(jìn)行:(1)在選拔管理人員環(huán)節(jié)上,應(yīng)當(dāng)選擇綜合素質(zhì)高的員工,不僅要有將檔案資源分類整理的能力,更要會使用計算機,通過信息網(wǎng)絡(luò)做好檔案資源的接受、儲存工作;(2)對員工開展定期培訓(xùn),可以通過舉辦講座、外出培訓(xùn)等多種方式,使員工了解最新信息化技術(shù)發(fā)展情況,使員工素質(zhì)與時俱進(jìn)。
4 結(jié)束語
綜上所述在信息化時代中,信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路,對提高檔案管理質(zhì)量來說意義重大,可以提高檔案管理的水平,使檔案資源得到充分利用。但值得注意的是,信息化建設(shè)是個漫長且復(fù)雜的過程,需要檔案部門的不斷努力,才能成功實現(xiàn)信息化。
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