檔案信息化建設(shè)與檔案管理研究

扈萍萍

摘 要：信息化建設(shè)是未來檔案管理工作的必經(jīng)之路，是提高檔案管理的質(zhì)量的重要途徑。信息化建設(shè)不僅可以提高檔案管理部門的管理效率，也可以為檔案用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。本文在分析了信息化建設(shè)特征的基礎(chǔ)上，著重對目前檔案信息化建設(shè)與管理中存在的各種問題進(jìn)行了分析，并且提出了有針對性的建議。

關(guān)鍵詞：檔案資源；信息化建設(shè)；檔案管理

引言：檔案管理中的信息化建設(shè)，是將原來的紙質(zhì)化檔案保存方式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化保存模式，實現(xiàn)長期完整保存檔案資料的效果。信息化既為檔案管理人員提供了許多便利，也方便了用戶查詢檔案。目前絕大多數(shù)的檔案管理部門已經(jīng)開展了信息化管理，但是仍然是處于初步的探索階段，在管理過程中也面臨著許多的問題，影響到管理的質(zhì)量與效率。

1 檔案信息化建設(shè)特征分析

檔案信息化建設(shè)是在檔案部門的組織領(lǐng)導(dǎo)下，運用信息化技術(shù)開展檔案資源的管理工作，這是對傳統(tǒng)檔案管理模式的改革，提高了檔案的利用效率，同時也使檔案的管理方式更加科學(xué)。從整體上看，檔案信息化建設(shè)具備了以下幾方面特征。

1.1 改革性

運用信息化技術(shù)開展檔案管理，需要對原本的檔案館職能、工作人員的任務(wù)、機構(gòu)設(shè)置進(jìn)行重新的分配，是對傳統(tǒng)管理模式的改革創(chuàng)新。與此同時，信息化建設(shè)自身所具備的優(yōu)勢也彌補了傳統(tǒng)檔案管理的許多不足之處，在檔案的利用、整理、收集等各個方面都提出了新思路、新方法，為檔案事業(yè)指明了新的發(fā)展道路。

1.2 時效性

信息化建設(shè)不是一蹴而就的，是個系統(tǒng)龐大的工程，需要依托于不斷更新的科學(xué)技術(shù)。因此檔案管理部門在開展信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)當(dāng)及時做好軟件和硬件設(shè)施的更新?lián)Q代，保證設(shè)備資源的時效性，否則容易錯過信息化發(fā)展的重要時期。

2 檔案信息化建設(shè)與管理中存在的問題分析

2.1 管理人員對信息化建設(shè)缺少認(rèn)識

信息化建設(shè)是一種新的檔案管理方式，是對傳統(tǒng)檔案管理的創(chuàng)新改革，但是現(xiàn)實中存在著部分檔案管理人員并未認(rèn)識到信息化對于檔案事業(yè)發(fā)展的重要性，對信息化建設(shè)也不是很了解。信息化建設(shè)給檔案管理工作帶來的轉(zhuǎn)變體現(xiàn)在以下三方面：（1）提高了部門工作效率，為部門工作節(jié)約了更多時間；（2）信息化建設(shè)提高了檔案人員的工作效率，同時也方便用戶查詢檔案；（3）信息化建設(shè)有利于實現(xiàn)檔案資源的互通共享，提高檔案的利用率?？梢哉f很多檔案管理者并沒有認(rèn)識到以上的這些優(yōu)勢之處，因而在信息化建設(shè)中也表現(xiàn)出了消極被動的心態(tài)，影響了信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.2 對信息資源的利用存在錯誤認(rèn)識

管理人員對信息資源的利用存在錯誤的認(rèn)識，這也是影響信息化建設(shè)的重要因素，導(dǎo)致信息化建設(shè)水平遲遲無法提高。很多管理者認(rèn)為，檔案管理就是將紙質(zhì)化的檔案資源長期保存在館內(nèi)，保證資源的安全性，方便用戶查閱。但是信息化建設(shè)的目的在于實現(xiàn)檔案資源的互通共享，著力點在于如何更多地發(fā)揮出檔案資源的價值，提高其利用率。這種全新的管理理念，與管理人員保守的檔案管理方式格格不入。只關(guān)心檔案的保存質(zhì)量，而忽略了檔案的利用共享，這也意味著檔案價值未充分體現(xiàn)。

2.3 信息化建設(shè)質(zhì)量層次不齊

每個地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度不同，接受到的信息化水平也有所差異，不同的檔案管理部門的工作人員素質(zhì)層次不齊，這也導(dǎo)致了檔案的信息化建設(shè)無法均衡發(fā)展，也影響到了檔案的后期共享。有些檔案部門已經(jīng)大量購置了聯(lián)網(wǎng)計算機輔助檔案管理工作，開展了信息化管理模式，但有的管理部門仍然堅持的是單機操作，則無法實現(xiàn)資源的共享，同時每天的工作量很大，影響到管理的質(zhì)量。

3 提高檔案信息化建設(shè)與管理水平的途徑分析

3.1 強化對電子文檔的管理

隨著計算機在各行各業(yè)中的普及，很多的文檔都是以電子文檔的方式呈現(xiàn)，越來越多的電子文檔被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)中，給檔案管理管理部門也帶來了許多的工作量。實踐經(jīng)驗證明，電子文檔比紙質(zhì)文檔具有更強的保存性，可以長期保存更多有價值的文檔資料，因此檔案管理部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到電子文檔的重要性，加強對電子文檔的管理。

首先檔案管理部門應(yīng)當(dāng)有專門的技術(shù)部門，主要負(fù)責(zé)日常網(wǎng)站的維護(hù)，保證電子檔案的安全性；其次是設(shè)置專門人員負(fù)責(zé)電子檔案的處理工作，包括電子檔案的接受、歸檔、更改等，保證每個電子檔案都得到了有效的處理；最后解決電子檔案在保存中的一些問題，比如對于保密等級高，需要長期保存的文檔，應(yīng)當(dāng)定期復(fù)制，以免檔案丟失。

3.2 建立網(wǎng)絡(luò)檔案

網(wǎng)絡(luò)檔案的建立可以更好地提高檔案利用的效率，提升檔案管理質(zhì)量。首先建立專門的檔案網(wǎng)站，設(shè)置專門的服務(wù)窗口鏈接，為用戶提供自助服務(wù)；其次是為檔案管理部門購置必要的軟件和硬件設(shè)備，為信息化建設(shè)提供設(shè)備支撐，保證網(wǎng)絡(luò)資源的互通共享，同時也保障網(wǎng)絡(luò)檔案的安全性；最后向社會廣泛宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案的優(yōu)勢，鼓勵社會大眾在網(wǎng)站中自己尋找需要的檔案，充分發(fā)揮出檔案的優(yōu)勢作用。

3.3 提高管理人員素質(zhì)

管理人員素質(zhì)水平直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量，提高管理者素質(zhì)水平可以從以下幾方面進(jìn)行：（1）在選拔管理人員環(huán)節(jié)上，應(yīng)當(dāng)選擇綜合素質(zhì)高的員工，不僅要有將檔案資源分類整理的能力，更要會使用計算機，通過信息網(wǎng)絡(luò)做好檔案資源的接受、儲存工作；（2）對員工開展定期培訓(xùn)，可以通過舉辦講座、外出培訓(xùn)等多種方式，使員工了解最新信息化技術(shù)發(fā)展情況，使員工素質(zhì)與時俱進(jìn)。

4 結(jié)束語

綜上所述在信息化時代中，信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，對提高檔案管理質(zhì)量來說意義重大，可以提高檔案管理的水平，使檔案資源得到充分利用。但值得注意的是，信息化建設(shè)是個漫長且復(fù)雜的過程，需要檔案部門的不斷努力，才能成功實現(xiàn)信息化。

參考文獻(xiàn)

[1]李曉琳，王艷華.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理，2016，14（5）：115-116.

[2]陳志文，方鳳英.淺談檔案信息化管理面臨的問題及對策[J].經(jīng)營管理者，2014，11（12）：148-149.