陶維穎

【摘 要】會計檔案是單位檔案中的重要組成部分之一，也是對單位財務經濟活動的真實記錄。加強會計檔案管理，對單位的發(fā)展有著重要的意義。本文就會計檔案的立卷與歸檔管理要點進行分析，以期進一步提高會計檔案管理水平。

【關鍵詞】會計檔案；立卷；歸檔

會計檔案具有專業(yè)性強、利用率高等特點，不同于一般的檔案資料，會計檔案的優(yōu)勢在于歸檔基礎較好。由于財會人員的職業(yè)敏感性，會計檔案的收集比其它類別檔案來說更加及時、完整。伴隨著時代的發(fā)展，會計檔案的內容與種類也發(fā)生了明顯的變化，對會計檔案管理工作提出了新要求。立卷與歸檔是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，旨在將雜亂分散的資料整理后形成分門別類的檔案。因此，本文就會計檔案的立卷與歸檔工作進行簡要分析，以供參考。

一、會計檔案定義與種類分析

會計檔案是指各機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位的財會部門，在會計核算活動中所形成的，具有查考價值的專業(yè)文件材料。根據會計檔案內容的不同，可將其分為四類，包括會計憑證、財務報告、會計賬簿、其它材料。其中，會計憑證種類也很多，常見的有原始憑證、記賬憑證、匯總憑證以及其他會計憑證。財務報告根據時間來分，包括月度、季度、年度財務報告；其內容除了會計報表、附表外，還包括附注、文字說明。會計賬簿是記錄與反映相關經濟業(yè)務的薄籍。會計憑證只能反映某個具體的經濟業(yè)務，而賬簿能夠全面系統(tǒng)地反映出經濟狀況，這正是二者的區(qū)別所在。會計賬簿類型主要包括總賬、日記賬、明細賬、固定資產賬、輔助賬簿等。其它類材料還包括銀行對賬單、銀行存款余額調節(jié)表、會計檔案移交清冊、會計檔案銷毀清冊等。

二、會計檔案的歸檔

歸檔是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各類紙質文件資料。對于會計檔案來說，歸檔對象是各種會計資料，包括會計憑證、會計賬簿、財務報告、其他材料。而上級有關財務的普發(fā)性不辦文件（非指本單位），沒有定稿與重份的文件，尚未生效的合同、協議、單據，不具備查考利用價值的臨時性、一般性文件均不在歸檔范圍內。由財務部門經辦的相關財會工作的方針、政策、制度、工作總結、報告、計劃以及來往的文書應歸為文書檔案范疇，參照文書檔案管理規(guī)定來執(zhí)行。對于當年所形成的會計檔案，可等到會計年度終了后，交給會計機構暫時保管，時期為一年。然后，會計機構需編制移交清冊，將其交給本單位檔案部門保管。一般來說，在檔案移交的過程中盡量采用原卷冊的封裝。若實在需要拆封重新整理的，必須由經辦人會同本單位檔案機構、會計機構工作人員共同處理。這樣做有助于分清責任，也能使檔案更規(guī)范。對無檔案部門的單位，可在會計機構內部安排專人保管。注意禁止讓出納員兼管會計檔案工作。會計檔案的分類方法是否恰當，在很大程度上影響到分類的質量。一般通過名稱分類法、機構分類法、年度分類法來對會計檔案分類。在整理會計檔案的時候，很少使用一種分類方法，一般都是采用幾種分類法，即復式分類法。目前常用的分類法是“名稱——年度——內設機構”。

三、會計檔案歸檔立卷要點分析

1.對會計憑證的立卷裝訂

按照記賬類別與時間順序編號將記賬憑證排列好，然后裝訂保存。在裝訂前應仔細審查核對記賬憑證，確保不遺漏、不缺號。裝訂操作時以左齊上齊為準。當右邊與底邊不齊時，可通過折疊的方法讓憑證紙頁與憑證封面保持大小一致。利用打孔機在一冊檔案左上角打三個孔，連同封底封面三角裝訂，隨后粘貼包角。立卷人需在包角貼口部位加蓋騎縫章。在案卷封面上還附上案卷的詳細信息，包括源自哪個單位、內部機構名稱、年度、月份。同時，還應標明記賬憑證的起始編號、張數、保管時限、檔號等。最后由立卷人、會計機構負責人審核后分別蓋章或簽名。

2.對會計賬簿的管理

在年度終了，結轉下年建立新賬時，根據賬簿種類進行整理，并結對賬戶，核實賬簿的扉頁、項目，檢查填寫是否完整。最后，由記賬人員與會計主管人員簽字蓋章。待年終結賬后將其裝訂成冊。在賬簿封面上必須標注以總分類賬戶命名的賬簿名稱。對于幾個總分類賬戶合訂成一冊的，需標明幾個子賬簿名稱。對于由一個總分類賬戶分訂為幾本的，不僅要標明賬簿名稱，還要注明本賬簿共裝訂為幾本，這屬于第幾本。通常在年終對已經注銷的卡片式賬頁進行集中組卷處理。

3.對會計報表的歸檔與立卷

一般根據月報、季報、年報的方法對會計報告進行分類立卷，一冊為一卷。將審計報告、決算審核意見書等資料附在本期財務報告后面共同裝訂。財務報告封面必須注明下列信息：單位名稱、內設機構名稱、報表名稱，年份、本卷張數、保管時限與檔號。然后，由立卷人、會計機構負責人簽字蓋章。

4.對其他類型會計檔案的立卷歸檔

這主要是對銀行對賬單、銀行余額調節(jié)表、會計檔案相關清冊、會計人員交接表等資料進行收集、分類、審核、分別立卷。在案卷封面也必須注明相關信息，最后由會計機構負責人與立卷人分別簽字蓋章。

總之，會計檔案工作涉及面廣、內容繁雜。檔案立卷與歸檔是會計檔案管理中的重要內容。不僅能夠反映單位真實的財會活動歷史，還能促使會計檔案管理效率的提升。因此，會計檔案工作人員必須積極探索，尋找與本單位相適應的會計檔案管理思路，不斷提高會計檔案的管理水平。

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