電子會計檔案與紙質會計檔案的比較分析

許琳

摘要：隨著信息化技術的發(fā)展，會計檔案也開始向著電子化的方向發(fā)展。但值得注意的是，電子會計檔案與紙質會計檔案有較大的差異，還要結合實際需求進行會計資料歸檔管理?；谶@種認識，本文從格式、存儲、提取、保護和管理成本幾個方面對電子會計檔案與紙質會計檔案進行了比較，從而為關注這一話題的人們提供參考。

關鍵詞：電子會計檔案；紙質會計檔案；比較

能否較好的進行會計檔案管理，關系到財會人員能否保持較高的工作效率。而就目前來看，財會人員在工作中將接觸到兩種會計檔案，即紙質會計檔案和電子會計檔案。為更好的進行不同檔案的利用，還要加強對電子會計檔案與紙質會計檔案的比較分析，進而更好的開展有關工作。

一、電子會計檔案與紙質會計檔案的格式比較

比較兩種檔案的格式可以發(fā)現，二者檔案格式依托紙張和磁盤等不同的載體，所以擁有不同的格式。相較于電子檔案，紙質檔案格式單一，只能以文字和圖表形式對會計信息進行固化。比如，需要采用一致的會計憑證編號。而這樣的檔案格式較為完整，能夠傳遞完整的信息。不同于紙質檔案，人們無法直接從光盤等載體上獲得信息。但是，電子檔案的格式多樣，包含.txt、.jpg、.dbf、等多種。借助計算機工具，會計人員能夠完成多種格式的讀取。按照國家檔案局要求，不同種類的會計檔案應該按照相應的標準和技術進行歸檔。比如，財務檔案需要采用XBRL-FR標準，賬簿檔案需要采用XBRL-GL標準。就目前來看，國內使用的大型會計信息系統(tǒng)將利用大型數據庫完成會計資料信息的存儲，這意味著其電子會計檔案擁有復雜的文件格式，甚至出現多種格式“復合”的情況。對于會計人員來講，則會給數據的處理帶來一定的麻煩。因此，在電子會計檔案管理上，還應按照相關規(guī)定進行會計檔案電子格式的選擇，以便為電子會計檔案的利用和管理提供便利。

二、電子會計檔案與紙質會計檔案的存儲比較

在檔案存儲方面，由于紙質檔案的紙張存儲有一定要求，所以還要嚴格按照這些要求進行檔案管理。具體來講，就是要在14-20℃和50%-60%濕度條件下進行檔案存儲，并采取措施對檔案進行防潮、防水、防塵、防火等處理。不同于紙質檔案，電子會計檔案的存儲提出了更多要求。但在環(huán)境溫濕度等方面，電子會計檔案和紙質檔案同樣提出了一定的要求。以環(huán)境濕度為例，如果環(huán)境濕度過高，將導致紙張因氧化而強度變低，出現字跡模糊、擴散等問題，并導致紙張壽命縮短。對于電子會計檔案來講，則會出現電子載體變形的情況，進而導致數據無法順利讀寫。除了光盤等載體的存儲有防水、防光和防火等要求外，電子檔案存儲對環(huán)境溫濕度、防靜電、防磁性等方面也有一定要求。以磁場為例，對于紙質會計檔案來講，磁場不會對其產生任何影響。但對于電子會計檔案來講，磁場的存在將導致文檔消磁，進而導致檔案存儲的會計信息丟失或無法識別。除此以外，電子會計檔案還要預防人為破壞和侵入，需完成獨立存儲設備的配置，并確保檔案的安全性和獨立性。如果企業(yè)需要利用遠程方式進行檔案訪問，還要確保會計軟件供應商能夠確保檔案的使用安全。此外，企業(yè)需完成電子會計檔案的備份。從存儲空間上來看，電子會計檔案占用的空間明顯較小，而紙質會計檔案需要大量的空間存儲保管，需要管理者耗費較多的時間和精力進行檔案保存。

三、電子會計檔案與紙質會計檔案的提取比較

在檔案提取方面，電子和紙質會計檔案也存在一定的差別。如果需要進行紙質檔案的移交，還要完成對應清單手冊的編制，并按照手續(xù)進行簽字移交。在移交的過程中，應確保原卷封裝狀態(tài)得到保持，并按照清單完成文件數量清點，以確保資料的完整性。在進行電子會計檔案提取時，接收人要對檔案電子數據和元數據的準確性和完整性進行確定，并確認數據是否安全、可用[1]。為達成這一目的，還要按照校驗規(guī)則進行檔案驗證。具體來講，就是利用軟件完成檔案可用性的驗證，確認檔案能否順利打開。在操作正確的情況下，檔案應當被順利打開，才能確定檔案具有可用性。在電子會計檔案的安全性檢查上，需要反復利用病毒掃描軟件檢查，以確認檔案中是否存在危害文件。針對財務報告和會計憑證等檔案，還要確認憑證號碼是否連續(xù)、報表與賬簿關系是否對應等內容。在實際檢查時，還要借助軟件完成文件檢測，以確認檔案是否存在危害。最后，還要對電子簽名的是否合法進行確認。

四、電子會計檔案與紙質會計檔案的保護比較

在檔案保護方面，紙質會計檔案無需刻意采取有關技術進行保護。但是，檔案在收集、利用和存儲等環(huán)節(jié)中都存在遺失或損壞的風險。從檔案入庫開始，還要重點進行檔案保管。不同于紙質檔案，電子會計檔案的保護工作將始終開展。從電子會計資料獲取開始，就要采取措施對資料的形成和傳輸進行保護，以免資料的真實性受到影響。從檔案存在以來，就要對檔案數據的存取性、完整性等方面進行保護，以免檔案數據被破壞或篡改。因為這些問題的出現，并不僅僅將導致某部分會計資料無法讀取，很可能導致所有會計數據信息無法讀取。比如病毒的存在，就有可能通過篡改其它程序嵌入自身拷貝，并感染其它程序，繼而使電子會計檔案無法使用。就目前來看，如何增強電子會計檔案的抗病毒能力也是加強電子會計檔案保護的重要問題。針對這一問題，有專家提出了“雙套制”，即同時建立電子檔案和紙質檔案。由于會計檔案不屬于擁有永久保存價值的資料，所以可以利用該制度提供保護。此外，在電子會計檔案保護方面，還要使記賬憑證、會計報告和賬簿等內容間的邏輯關系得到保持，以確保會計人員能夠輕松進行各種資料的調用。

五、電子會計檔案與紙質會計檔案的管理成本比較

從管理成本上來看，電子和紙質會計檔案的管理顯然將產生不同的成本。在紙質檔案管理上，從會計資料歸檔后，就要在庫房管理方面支付相應的人工費用和管理費用，消耗的資金較少，并且相對固定。而在電子會計檔案管理上，需要在環(huán)境建設、磁盤管理、設備維護、人員管理等多個方面進行費用的支付，費用結構相對復雜。而由于具有一定的復雜性，所以檔案管理成本擁有較大的變化浮動范圍。此外，由于會計資料將得到不斷積累，因此系統(tǒng)運行、維護和升級也將產生較高的費用，進而導致檔案管理成本不斷提升[2]。針對這種情況，企業(yè)還應引入云存儲技術，以便使電子會計檔案管理成本得到適當降低。采用該技術，可以利用專業(yè)云計算服務供應商提供的軟硬件完成電子會計檔案存儲，無需進行檔案的運維管理，所以能夠加強檔案成本管理。但對于大中企業(yè)來講，還應實現電子會計檔案的統(tǒng)籌管理，以便在降低檔案管理成本的同時，滿足有關規(guī)定的檔案建設要求。

六、結論

通過分析可以發(fā)現，在格式、存儲、提取、保護和管理成本方面，電子會計檔案和紙質會計檔案都存在較大的差異。而為確保會計檔案資料能夠得到更好的保存，還應采取“雙套制”，即同時進行紙質會計檔案和電子會計檔案的管理，并對二者進行聯(lián)合使用，進而為會計工作的開展提供更多保障。

參考文獻：

[1]梁靜.電子會計檔案管理與紙質會計檔案管理的比較分析[J].民營科技，2017，04：107.

[2]蔡玲玲.電子檔案與紙質檔案保護的比較分析[J].黑龍江史志，2013，15：92.

（作者單位：中國電信股份有限公司安徽分公司）