高校檔案管理中檔案利用服務(wù)評價體系分析

姚秀峰

摘 要：在高校檔案管理工作中，檔案利用服務(wù)已經(jīng)成為檔案功能的重要組成部分，對檔案利用服務(wù)水平進行科學(xué)的評價，對于提高高校檔案管理水平、促進高校檔案信息的利用效率具有至關(guān)重要的作用。本文結(jié)合當(dāng)前高校檔案管理中利用服務(wù)的實際情況，構(gòu)建高校檔案利用服務(wù)評價體系，并進行實踐分析。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；檔案利用服務(wù)；評價體系

1 高校檔案利用服務(wù)概述

高校檔案利用服務(wù)通常是指高校檔案管理部門通過一定的方法，將所館藏的檔案信息資源為利用者服務(wù)的一項業(yè)務(wù)工作，從利用者對高校檔案的利用方式來看，可將高校檔案利用服務(wù)分為直接利用工作和間接利用工作兩類。通常直接利用服務(wù)包括閱覽、檔案證明、復(fù)制、外借、咨詢等，而間接利用服務(wù)則是高校檔案管理部門將原始檔案資料盡心整合優(yōu)化，然后編輯、匯編成專門的參考資料，以實現(xiàn)對現(xiàn)存檔案的信息開發(fā)，并最終向利用者提供系統(tǒng)、完整、精煉的二次信息。

從高校檔案管理中的檔案利用服務(wù)工作開展的現(xiàn)狀總結(jié)來看，檔案利用服務(wù)工作應(yīng)具有以下要求：一是高校需要加強各項基礎(chǔ)工作建設(shè)，二是高校及檔案管理部門樹立主動服務(wù)思想，三是檔案管理部門需要對檔案用戶進行深入的分析研究，了解用戶的利用需求和效果，四是高校檔案管理部門要緊隨社會發(fā)展步伐，不斷完善檔案利用的服務(wù)方式，五是致力擴大利用范圍，服務(wù)社會，服務(wù)公民。在高校檔案利用服務(wù)工作的開展中，要遵循滿足檔案利用者、擴大利用率、注意檔案信息安全等原則。高校檔案利用服務(wù)具有周期性、時機性、系統(tǒng)性、廣泛性等特點。

2 高校檔案利用服務(wù)評價指標(biāo)的影響因素

（1）檔案館形象與組織結(jié)構(gòu)

對于高校檔案管理工作而言，檔案館的形象通常是由高校及相關(guān)組織單位、高校師生、社會公眾以及其他與高校檔案館有業(yè)務(wù)往來關(guān)系的人員對檔案館、檔案館行為、檔案館各項活動的綜合評價。由定義可知，影響高校檔案館形象的主要因素包括檔案館網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)水平、檔案館自身館藏資源與可共享的其他信息資源、檔案館所能提供的個性化服務(wù)、檔案的利用效率、檔案館的知名度、檢索工具、用戶滿意度與服務(wù)質(zhì)量等。

高校檔案管理工作中的組織結(jié)構(gòu)通常是指檔案管理自上而下的所有管理及執(zhí)行單元所構(gòu)成的組織形態(tài)。組織結(jié)構(gòu)的影響因素主要包括組織內(nèi)部學(xué)習(xí)氛圍與能力、交流程度、組織創(chuàng)新、員工周轉(zhuǎn)率、服務(wù)創(chuàng)收效益、領(lǐng)導(dǎo)者能力、人才培養(yǎng)等。

（2）員工競爭力與服務(wù)滿意度

高校檔案館在開展檔案利用服務(wù)工作時，檔案管理人員、檔案服務(wù)人員是檔案利用服務(wù)供給的關(guān)鍵因素，高校檔案館員工自身素質(zhì)以及其競爭力直接影響了高校檔案利用服務(wù)的質(zhì)量和效率。影響高校檔案館員工競爭力的主要因素有員工的年齡結(jié)構(gòu)與學(xué)歷結(jié)構(gòu)、員工的學(xué)習(xí)能力與業(yè)務(wù)能力、員工的收入與福利、員工的滿意度、員工的創(chuàng)造力與凝聚力、業(yè)務(wù)培訓(xùn)與學(xué)術(shù)交流等。

高校檔案利用服務(wù)的服務(wù)滿意度是指檔案用戶對檔案館形象、服務(wù)質(zhì)量、以及其他方面認(rèn)識的信息而盡心的評價結(jié)果。服務(wù)滿意度有助于幫助高校檔案管理工作人員及時發(fā)現(xiàn)問題，并針對性的解決問題。服務(wù)滿意度的主要影響因素有個性化服務(wù)內(nèi)容、人性化服務(wù)理念、便捷化服務(wù)方式、全面化服務(wù)內(nèi)容、以現(xiàn)代化服務(wù)手段等。

（3）財務(wù)成本的與業(yè)務(wù)流程

財務(wù)成本是高校檔案利用服務(wù)評價指標(biāo)的重要組成部分。對于高校檔案管理的財務(wù)成本而言，通話分為檔案館資金投入與檔案館資金利用兩個方面。影響財務(wù)成本的因素主要有高校資金投入量、檔案信息化投入、領(lǐng)導(dǎo)能力、員工待遇與配備、檔案環(huán)境、各部門資金分配等。業(yè)務(wù)流程是指檔案工作人員為了完成用戶所需的目標(biāo)而完成的一系列活動，其影響因素包括業(yè)務(wù)分工、業(yè)務(wù)熟練度、員工協(xié)同能力與服務(wù)速度、業(yè)務(wù)數(shù)字化與信息化程度、業(yè)務(wù)水平、員工創(chuàng)新能力、檔案資源。

3 高校檔案利用服務(wù)評價指標(biāo)體系設(shè)計

（1）設(shè)計原則

建立科學(xué)的評價體系是對高校檔案利用服務(wù)工作的支撐，評價體系的建立是對高校檔案利用服務(wù)進行綜合評判的基礎(chǔ)。在結(jié)合高校檔案管理的實際情況下，構(gòu)建檔案利用服務(wù)評價體系需要遵循以下主要原則：科學(xué)性原則、系統(tǒng)性原則、通用可比性原則、代表性原則、實用性原則、可獲取性原則、綜合性原則。為了配合檔案利用服務(wù)的科學(xué)評價工作，高校檔案管理工作也許遵循全面系統(tǒng)性、保持動態(tài)性、目的明確性、方法得當(dāng)創(chuàng)新等原則。

（2）高校檔案利用服務(wù)評價指標(biāo)的設(shè)置

結(jié)合高校檔案利用服務(wù)工作的實際情況，評價指標(biāo)根據(jù)客觀差異可分為客觀指標(biāo)、主觀指標(biāo)與半客觀指標(biāo)三類。結(jié)合指標(biāo)分類，需要選取最能夠完成科學(xué)評價的指標(biāo)來構(gòu)建指標(biāo)體系。評價指標(biāo)的選取步驟為：

①對高校檔案管理專業(yè)教授及檔案館館長發(fā)相關(guān)資料，在設(shè)定時間召集其進行檔案利用服務(wù)的相關(guān)討論；②要求教授及館長分別選出一個最重要與最不重要的指標(biāo)，當(dāng)出現(xiàn)分歧時，則剔除該指標(biāo)，形成一個新的指標(biāo)集；③重復(fù)以上兩步，直到?jīng)]有指標(biāo)可除掉為止，這樣得到一個新的指標(biāo)集；④對以上步驟得到的指標(biāo)集進行完整性分析，最終得到一個完整的初步指標(biāo)精選集；⑤采用專家打分法對指標(biāo)打分，并進行統(tǒng)計分析，運用相關(guān)矩陣驗證其合理性；⑥若超出規(guī)定范圍則需要對打分進行調(diào)整；⑦如果在范圍內(nèi)則將打分匯總整理。

結(jié)合高校檔案利用服務(wù)現(xiàn)狀與專家打分法對評價指標(biāo)進行研究分析，最終得出高校檔案利用服務(wù)評價體系由六個方面組成：組織結(jié)構(gòu)、財務(wù)成本、檔案館形象、員工競爭力、業(yè)務(wù)流程、服務(wù)滿意度。

（3）指標(biāo)權(quán)重的確定

在確定高校檔案利用服務(wù)評價指標(biāo)體系之后，對指標(biāo)體系進一步細(xì)分，最終使評價指標(biāo)體系分為一級指標(biāo)與二級指標(biāo)。在明確指標(biāo)之后，采用主、客觀思想的層次分析法來確定權(quán)重?；趯哟畏治龇ǖ闹笜?biāo)權(quán)重計算的步驟為：

①計算各指標(biāo)重要性排序；②檢驗指標(biāo)的權(quán)數(shù)分配是否合理；③對各指標(biāo)進行矩陣計算，得出各自權(quán)重數(shù)值，并進行一致性檢驗；④結(jié)合以上分析結(jié)果，得到各評價指標(biāo)的權(quán)數(shù)分配。

結(jié)合高校檔案利用服務(wù)工作的實踐開展情況可知，檔案信息化建設(shè)越快，檔案資源內(nèi)容越豐富，檔案館形象越高。不同組織文化、員工的競爭力也是檔案利用服務(wù)的重要因素。此外，業(yè)務(wù)數(shù)字化、信息化程度越高、服務(wù)速度越快，檔案利用服務(wù)流程越健康，主動服務(wù)的方式影響檔案館服務(wù)滿意度。

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