對(duì)高校教學(xué)檔案管理工作存在問(wèn)題及解決對(duì)策的思考

何亞潔

摘 要：學(xué)校教學(xué)檔案反映了教學(xué)管理的全過(guò)程，教學(xué)檔案和教學(xué)質(zhì)量評(píng)估相輔相成，兩者相互促進(jìn)。要重視檔案信息的安全性內(nèi)容，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家頒布的信息安全法律法規(guī)，防止機(jī)密事件的丟失發(fā)生。要保護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的安全，需要對(duì)其進(jìn)行長(zhǎng)期的監(jiān)控和維護(hù)。目前，教學(xué)檔案管理還存在很多問(wèn)題。在分析現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出加強(qiáng)高校檔案管理的具體措施。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；管理工作；解決對(duì)策

高校在檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作中，信息安全問(wèn)題需要引起檔案管理人員高度重視，找到切實(shí)可行的辦法。對(duì)于目標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，開(kāi)展全面的24小時(shí)監(jiān)控，時(shí)序評(píng)估并進(jìn)行安全整合，確保服務(wù)器的安全可靠運(yùn)行。還要提高文件管理人員信息網(wǎng)絡(luò)的安全意識(shí)。職業(yè)學(xué)院檔案管理人員對(duì)信息安全保護(hù)現(xiàn)有保護(hù)措施，如防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)、防病毒軟件等充分利用網(wǎng)絡(luò)安全，加強(qiáng)學(xué)習(xí)技術(shù)方面的突發(fā)情況，這個(gè)問(wèn)題可以及時(shí)處理。其次，檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)信息的保密性和安全教育，提高文件檔案管理員的責(zé)任感、安全意識(shí)和保密意識(shí)。

1 高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)

1.1 多樣性

教學(xué)檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)和多樣性特征，這是因?yàn)榻虒W(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)是一個(gè)非常復(fù)雜的做法，隨著學(xué)校擴(kuò)大招生規(guī)模，入學(xué)情況的多樣性和學(xué)校領(lǐng)域拓展新的專業(yè)，有時(shí)新興學(xué)科的出現(xiàn)，使教學(xué)文件內(nèi)容越多越豐富。因此，這種實(shí)踐活動(dòng)的教學(xué)文件內(nèi)容和載體的記錄變得非常復(fù)雜，形式也越來(lái)越多樣化。不僅是紙質(zhì)教學(xué)課程，教學(xué)大綱、教學(xué)材料等，還有錄音、錄像、課件等材料。[1]每所學(xué)校在專業(yè)設(shè)置、課程、教學(xué)內(nèi)容、方法等方面有所不同，教學(xué)和教學(xué)管理活動(dòng)是一項(xiàng)非常專業(yè)的活動(dòng)，其書(shū)面形式也表現(xiàn)出不同學(xué)科的教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理的專業(yè)性。

1.2 分散性

教學(xué)檔案的特點(diǎn)還有權(quán)力下放和集中，由于教學(xué)活動(dòng)和管理活動(dòng)的分工，學(xué)校教材往往分散在各個(gè)教學(xué)部門(mén)。大學(xué)教學(xué)檔案由上級(jí)和學(xué)校兩級(jí)教育教學(xué)活動(dòng)，即由上級(jí)頒發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)文件，還負(fù)責(zé)教學(xué)部門(mén)教學(xué)改革的形成、培訓(xùn)方案、培訓(xùn)目標(biāo)、學(xué)科設(shè)置、課程等方面的材料，以及部門(mén)的日常教學(xué)組成教學(xué)檔案。這使得生產(chǎn)部門(mén)的檔案檔案在保存一定時(shí)間之內(nèi)具有有效性，為了保證檔案的完整性，必須按照統(tǒng)一集中管理的原則。

2 目前教學(xué)檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理人員分工不明確

對(duì)于學(xué)術(shù)事務(wù)辦公室來(lái)說(shuō)，例如負(fù)責(zé)一個(gè)事務(wù)的工作人員，導(dǎo)致了文件管理分散，難以收集。教學(xué)文件的收集落后于此他的部門(mén)，有些老師對(duì)檔案進(jìn)行倉(cāng)促整理，導(dǎo)致大量寶貴的教學(xué)文件不能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致一些有價(jià)值的物質(zhì)損失，很難發(fā)揮教學(xué)檔案的作用。

2.2 檔案信息不完整

據(jù)前幾年的學(xué)校檔案分析，教學(xué)檔案已經(jīng)收集程，教學(xué)檔案給學(xué)生資料、教學(xué)時(shí)間表、入學(xué)時(shí)間表，優(yōu)秀畢業(yè)論文和設(shè)計(jì)、技能、競(jìng)賽材料，科學(xué)研究相關(guān)材料稀缺雖然隨著教學(xué)檔案館的范圍根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況進(jìn)行了修訂和完善，但仍有一些檔案部門(mén)和部門(mén)門(mén)傳文件重復(fù)，沒(méi)有統(tǒng)一的昭和點(diǎn)。每年教學(xué)文件歸檔目錄的觀點(diǎn)，沒(méi)有規(guī)律性，年檔案內(nèi)容是有不同的教學(xué)經(jīng)理和教師不了解教學(xué)檔案的重要性足夠參加教學(xué)文件的收集缺乏動(dòng)力，導(dǎo)致文件收集也是因?yàn)槲募稚ⅲ娣挪灰?guī)范，不能統(tǒng)一管理轉(zhuǎn)讓，教學(xué)文件的出現(xiàn)丟失，類型不完整。

2.3 檔案沒(méi)有進(jìn)行分類

目前大多數(shù)院系仍然以傳統(tǒng)的方式管理教學(xué)文件，一般仍然采用按目錄排序的方式，查詢?nèi)狈π畔⑹侄?，沒(méi)有建立完整的教學(xué)文件電子查詢系統(tǒng)。[2]主要體現(xiàn)在雖然每個(gè)文件人員幾乎都有辦公電腦，但只限于某些信息進(jìn)入電腦或相關(guān)的電子數(shù)據(jù)打印出來(lái)。檔案也主要通過(guò)教材需要編寫(xiě)的教材很多，電子和紙質(zhì)材料較為分散，由于缺乏網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，造成資源共享不暢，重復(fù)歸檔現(xiàn)象突出。今天高度發(fā)達(dá)的信息技術(shù)中的這種歸檔和管理工具長(zhǎng)期以來(lái)一直無(wú)法滿足教學(xué)檔案的需要。

2.4 缺乏管理檔案的模式

教學(xué)過(guò)程材料歸檔重點(diǎn)不突出，收集不完整不僅涉及到整個(gè)教師教學(xué)檔案館的建設(shè)問(wèn)題，而且與文件的使用有關(guān)。一是在具體的收集和整理過(guò)程中，往往無(wú)法把握重點(diǎn)，往往按照學(xué)院辦公室等部門(mén)的紅頭收集信息，并忽略教學(xué)過(guò)程中形成參考資料的價(jià)值；也一般只保留結(jié)果，忽略材料收集的過(guò)程，要求一些文件批準(zhǔn)，缺乏過(guò)程；沒(méi)有文字和附件。如青少年微型競(jìng)賽，通常只有比賽的最終結(jié)果，缺乏各種材料和評(píng)論的過(guò)程中的內(nèi)容；部分文件發(fā)布時(shí)間不一致或缺乏相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)信息。其次，部分部門(mén)只是文件資料收集檔案的一部分內(nèi)容和問(wèn)題，其他文件材料的重要事項(xiàng)尚未提交。例如，在視聽(tīng)材料的教學(xué)活動(dòng)中，科研項(xiàng)目在實(shí)驗(yàn)階段的文件資料缺乏相應(yīng)的系統(tǒng)管理模式。

3 解決教學(xué)檔案管理工作漏洞的對(duì)策

3.1 建立科學(xué)的檔案管理模式

教學(xué)檔案作為大學(xué)歷史教學(xué)史的后期教學(xué)材料之一，科研管理具有重要的參考價(jià)值，立法部門(mén)要高度重視教學(xué)檔案工作，歸檔過(guò)程應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況、突出重點(diǎn)、質(zhì)量和數(shù)量。為提高教學(xué)檔案工作水平和意識(shí)水平，教學(xué)檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督部門(mén)要做好檔案工作的思想工作，建立學(xué)校和建立聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)體系，加強(qiáng)和教師教學(xué)文件人員溝通溝通，提高他們對(duì)教學(xué)檔案的了解程度，使部門(mén)教學(xué)檔案的立法從被動(dòng)主動(dòng)提升教學(xué)檔案工作的責(zé)任。

3.2 優(yōu)化歸檔過(guò)程

為了使具體和運(yùn)行的內(nèi)容需要?dú)w檔，我們必須全面梳理教學(xué)檔案的內(nèi)容，加強(qiáng)檔案工作規(guī)章制度，制定具體規(guī)范的文件管理方法，按照實(shí)用主義和科學(xué)管理原則減少不必要的項(xiàng)目，調(diào)整施工標(biāo)準(zhǔn)，突出教學(xué)檔案建設(shè)科學(xué)實(shí)用。通過(guò)這種方式，可以減少檔案工作者的主觀因素對(duì)教學(xué)檔案工作的影響。[3]具體方法如下：細(xì)化過(guò)程，易于實(shí)施。首先要開(kāi)展科學(xué)實(shí)用的檔案館檔案工作，要體現(xiàn)教學(xué)檔案工作的基本原則，也要符合學(xué)校實(shí)際情況；檔案要求必須清晰明確。對(duì)于有關(guān)部門(mén)的學(xué)校有各種文件和材料的歸檔過(guò)程，

3.3 使用現(xiàn)代管理工具

大學(xué)電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)與建立，是科學(xué)有效地新型管理工具，應(yīng)該得到引用。紙上教紙管理文件，入學(xué)記錄等數(shù)字化，通過(guò)傳統(tǒng)紙質(zhì)制度文件進(jìn)入電子信息，使用電腦技術(shù)存儲(chǔ)，檢索方便在計(jì)算機(jī)上直接查詢和輸出。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，內(nèi)置要教授文件數(shù)據(jù)庫(kù)和管理站點(diǎn)，使文件信息及時(shí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向廣大師生提供文件查詢，進(jìn)行學(xué)校教學(xué)改革和開(kāi)發(fā)服務(wù)。

3.4 提高管理人員的素養(yǎng)

首先要完善文件管理的穩(wěn)定性，建立檔案管理團(tuán)隊(duì)。改善文件管理業(yè)務(wù)質(zhì)量和專業(yè)知識(shí)。加強(qiáng)各方面的能力部門(mén)教學(xué)檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，加強(qiáng)交流加強(qiáng)大的信息技術(shù)培訓(xùn)，打造優(yōu)質(zhì)教學(xué)檔案管理團(tuán)隊(duì)。隨著教育改革和發(fā)展，教學(xué)檔案是學(xué)校重要的參考衡量標(biāo)尺，管良好的教學(xué)文件是文件工人的公義現(xiàn)任責(zé)任文件管理人員和學(xué)院，所有部門(mén)的文件案件應(yīng)充分意識(shí)到教學(xué)文件在學(xué)校教育和教學(xué)中的重要性正義，運(yùn)用科學(xué)規(guī)范的管理手段和現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信科技，使教學(xué)檔案真正成為學(xué)校教育教學(xué)工作助理。特別是學(xué)校的私立高校限制資源進(jìn)行文件制作這是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

對(duì)于目前高校繁雜的教學(xué)檔案管理工作，應(yīng)該建立績(jī)效機(jī)制，完善監(jiān)督評(píng)估。檔案管理部門(mén)的重要職能之一是有效控制檔案管理工作。高校應(yīng)納入考核范圍的績(jī)效評(píng)估范圍，建立相應(yīng)的績(jī)效評(píng)估小組，職能部門(mén)對(duì)相關(guān)工作的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)有效性進(jìn)行客觀公正的評(píng)估。此外，高等院校應(yīng)將檔案資料積累到文件管理人員責(zé)任制度中，實(shí)行定量評(píng)估，使報(bào)酬明確。建立相應(yīng)的檔案管理組織和領(lǐng)導(dǎo)制度，各部門(mén)檔案工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。只有這樣，才能充分調(diào)動(dòng)檔案館的積極性和創(chuàng)造力，增強(qiáng)檔案管理的力量，提高檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

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[3]王凱宏.在教學(xué)評(píng)估中如何做好材料整理工作m隴東學(xué)院學(xué)報(bào)，2015（9）.endprint