大連理工大學(xué)“掌上離校”化繁為簡(jiǎn)

文 /張巍 郭曉明 劉曉梅 劉鳳偉

大連理工大學(xué)“掌上離校”化繁為簡(jiǎn)

文 /張巍 郭曉明 劉曉梅 劉鳳偉

當(dāng)前，數(shù)字離校已經(jīng)成為很多高校畢業(yè)生離校工作采用的模式。通過(guò)數(shù)字離校，可以充分發(fā)揮信息化高效、便捷的優(yōu)勢(shì)，優(yōu)化和規(guī)范業(yè)務(wù)部門(mén)的工作流程，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高度共享和快速流動(dòng)，提高業(yè)務(wù)辦理效率，減輕業(yè)務(wù)部門(mén)工作強(qiáng)度，提高畢業(yè)生的滿意度。

大連理工大學(xué)于2014年啟動(dòng)了離校管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，以加強(qiáng)部門(mén)間的協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，簡(jiǎn)化畢業(yè)生離校手續(xù)，使畢業(yè)生離校工作流程更加合理、規(guī)范和便捷，為畢業(yè)生提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，營(yíng)造熱情和諧的畢業(yè)離校氛圍。

離校系統(tǒng)需求分析

高校畢業(yè)生在離校報(bào)退時(shí)，需要在相對(duì)集中的時(shí)間內(nèi)到多個(gè)部門(mén)辦理一系列離校手續(xù)。傳統(tǒng)的離校報(bào)退流程是畢業(yè)生持高校離校管理部門(mén)自制的紙質(zhì)“報(bào)退單”到學(xué)校各相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)單獨(dú)辦理并蓋章確認(rèn)，即使有些業(yè)務(wù)不需要辦理，學(xué)生也必須蓋章確認(rèn)，因此經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)排隊(duì)辦理的現(xiàn)象。業(yè)務(wù)部門(mén)為完成畢業(yè)生報(bào)退工作，一般要預(yù)先準(zhǔn)備專門(mén)的場(chǎng)所，將畢業(yè)生名單打印下來(lái)，安排工作人員現(xiàn)場(chǎng)為畢業(yè)生辦理離校業(yè)務(wù)，學(xué)生的登記、材料核對(duì)、繳費(fèi)、退費(fèi)等業(yè)務(wù)辦理工作強(qiáng)度非常大，效率也很低。同時(shí)，畢業(yè)生離校數(shù)據(jù)不能共享，導(dǎo)致教務(wù)、圖書(shū)管理、一卡通等系統(tǒng)的畢業(yè)生數(shù)據(jù)不一致，對(duì)后續(xù)統(tǒng)計(jì)分析、業(yè)務(wù)處理等工作造成困擾。

基于上述問(wèn)題，畢業(yè)生離校系統(tǒng)的主要需求包括三方面：

1.畢業(yè)生需求：了解本人報(bào)退必須辦理的業(yè)務(wù)、可能需要辦理的業(yè)務(wù)以及如何辦理；能夠快速辦理各種業(yè)務(wù)；能夠進(jìn)行業(yè)務(wù)自助辦理；可以及時(shí)了解業(yè)務(wù)辦理結(jié)果。

2.報(bào)退業(yè)務(wù)部門(mén)需求：掌握畢業(yè)生基本信息，保證需要畢業(yè)生辦理的業(yè)務(wù)都能夠辦理；高效完成本部門(mén)畢業(yè)生報(bào)退辦理的業(yè)務(wù)；業(yè)務(wù)辦理情況統(tǒng)計(jì)和查詢等。

圖1 碩士研究生離校報(bào)退流程

3.信息化部門(mén)：掌握和共享畢業(yè)生基本信息和畢業(yè)生畢業(yè)報(bào)退情況數(shù)據(jù)；報(bào)退數(shù)據(jù)導(dǎo)入學(xué)校公共數(shù)據(jù)庫(kù)，同步到相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

離校系統(tǒng)建設(shè)思路及業(yè)務(wù)流程

1.系統(tǒng)建設(shè)思路

離校系統(tǒng)建設(shè)涉及的部門(mén)多，業(yè)務(wù)廣。除本科生、研究生、留學(xué)生管理等部門(mén)外，還涉及學(xué)校財(cái)務(wù)、圖書(shū)館、信息化、后勤、檔案、保衛(wèi)、招生就業(yè)等多個(gè)職能部門(mén)。同時(shí)，學(xué)校的畢業(yè)生離校系統(tǒng)業(yè)務(wù)范圍還包含主校區(qū)、開(kāi)發(fā)區(qū)校區(qū)、盤(pán)錦校區(qū)三個(gè)校區(qū)，因此在離校系統(tǒng)建設(shè)中，部門(mén)協(xié)同是系統(tǒng)順利建設(shè)和實(shí)施的關(guān)鍵。為此，學(xué)校建立了由主校區(qū)教務(wù)處、研究生院、國(guó)際教育學(xué)院作為負(fù)責(zé)部門(mén)，開(kāi)發(fā)區(qū)校區(qū)、盤(pán)錦校區(qū)各部門(mén)為協(xié)助部門(mén)，網(wǎng)絡(luò)與信息化中心為技術(shù)部門(mén)的離校系統(tǒng)建設(shè)組織構(gòu)架。形成了如下系統(tǒng)方案建設(shè)思路，即：以主校區(qū)的學(xué)生離校工作為藍(lán)本，由教務(wù)處、研究生院與網(wǎng)絡(luò)與信息化中心共同確立一個(gè)初步方案，之后由國(guó)際教育學(xué)院、開(kāi)發(fā)區(qū)校區(qū)、盤(pán)錦校區(qū)根據(jù)實(shí)際情況作出修改、調(diào)整和完善，最終匯總形成離校系統(tǒng)的建設(shè)方案。

2.系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)和優(yōu)化

離校業(yè)務(wù)是高校學(xué)生一條線管理中很重要的一環(huán)，只有信息和流程都梳理清晰后, 才能更容易地開(kāi)發(fā)離校管理與服務(wù)系統(tǒng)。學(xué)校已有的離校工作模式經(jīng)過(guò)了學(xué)校多年的摸索和積累，已經(jīng)形成了固有的業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)處理方式。為使離校系統(tǒng)適應(yīng)原有的業(yè)務(wù)流程并加以優(yōu)化和改進(jìn)，我們?cè)谑崂硭须x校環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上對(duì)部分業(yè)務(wù)進(jìn)行合理的信息化改造，使離校工作在整體上和局部環(huán)節(jié)都得到優(yōu)化。

以碩士研究生報(bào)退流程為例（圖1），學(xué)校將畢業(yè)生離校手續(xù)分為必須辦理環(huán)節(jié)和非必須辦理環(huán)節(jié)，畢業(yè)生只有完成全部必須辦理的手續(xù)后，方可領(lǐng)取畢業(yè)證和學(xué)位證。

圖2 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和事項(xiàng)辦理模塊

圖3 查詢統(tǒng)計(jì)模塊

圖4 學(xué)生查詢模塊

在畢業(yè)生離校業(yè)務(wù)優(yōu)化方面，通過(guò)業(yè)務(wù)梳理和系統(tǒng)之間的對(duì)接，減化了學(xué)生辦理業(yè)務(wù)的流程，但還有一些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)需要進(jìn)一步的理順和改造。

如檔案材料提交環(huán)節(jié)，這是每個(gè)研究生畢業(yè)離校必須辦理的環(huán)節(jié)。由于所提交材料中的“學(xué)位授予證明”領(lǐng)取時(shí)間較晚，畢業(yè)生必須在兩天之內(nèi)完成所有檔案材料的提交，導(dǎo)致排隊(duì)現(xiàn)象十分嚴(yán)重。為此，研究生院與相關(guān)部門(mén)溝通之后決定由研究生輔導(dǎo)員匯總“學(xué)位授予證明”后統(tǒng)一交至檔案館。同時(shí)檔案館把原來(lái)兩天的集中報(bào)退時(shí)間延長(zhǎng)到一周，讓學(xué)生可以自主選擇時(shí)間提交相關(guān)材料，并用一卡通進(jìn)行刷卡登記確認(rèn)，徹底解決了排隊(duì)和效率問(wèn)題。

又如畢業(yè)生報(bào)退時(shí)各類欠費(fèi)繳納和退費(fèi)工作，原有模式是畢業(yè)生自行到各個(gè)部門(mén)辦理，也是排隊(duì)非常嚴(yán)重的環(huán)節(jié)。為此，學(xué)校利用一卡通的電子支付平臺(tái)，與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，學(xué)生可隨時(shí)了解本人欠費(fèi)情況，隨時(shí)利用校內(nèi)電子支付平臺(tái)或一卡通圈存機(jī)繳納欠費(fèi)，不需要到各個(gè)環(huán)節(jié)所在管理部門(mén)辦理；同時(shí)，網(wǎng)信中心匯總畢業(yè)生的各種退費(fèi)，在畢業(yè)生離校后，由財(cái)務(wù)處統(tǒng)一退到學(xué)生預(yù)留的銀行卡中。

離校系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)

大連理工大學(xué)離校系統(tǒng)包括離校管理信息系統(tǒng)和“掌上離?！眱刹糠?。

1.離校管理信息系統(tǒng)

離校管理信息系統(tǒng)主要包括數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、事項(xiàng)辦理、查詢統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)管理以及畢業(yè)生查詢等模塊。

（1）數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

數(shù)據(jù)準(zhǔn)備模塊主要完成各類學(xué)生報(bào)退所需數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作，通過(guò)數(shù)據(jù)導(dǎo)入或系統(tǒng)對(duì)接的方式進(jìn)行，包括：畢業(yè)生數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)欠費(fèi)、借款信息、派遣信息、戶口遷移信息、住宿等信息的導(dǎo)入和圖書(shū)借閱、網(wǎng)絡(luò)欠費(fèi)等信息系統(tǒng)的對(duì)接。同時(shí)為各業(yè)務(wù)部門(mén)提供了數(shù)據(jù)準(zhǔn)備進(jìn)度查詢的功能，根據(jù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備進(jìn)度情況啟動(dòng)報(bào)退工作。

（2）事項(xiàng)辦理

事項(xiàng)辦理模塊主要由各部門(mén)完成畢業(yè)生離校所有環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)的辦理，通過(guò)系統(tǒng)對(duì)接的業(yè)務(wù)直接提取是否需要辦理以及辦理后的狀態(tài)，通過(guò)一卡通刷卡現(xiàn)場(chǎng)辦理的業(yè)務(wù)，直接標(biāo)記完成狀態(tài)。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)可以查詢各項(xiàng)業(yè)務(wù)的辦理情況。

（3）查詢統(tǒng)計(jì)

查詢統(tǒng)計(jì)模塊為各業(yè)務(wù)部門(mén)和相關(guān)職能部門(mén)提供所有畢業(yè)生各項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理詳細(xì)情況的查詢、導(dǎo)出以及總體情況的統(tǒng)計(jì)和圖表展示，便于隨時(shí)掌握畢業(yè)生離校工作的進(jìn)展。

（4）系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理模塊用于完成對(duì)報(bào)退業(yè)務(wù)、流程、人員、權(quán)限等方面的管理，以便靈活配置和調(diào)整畢業(yè)生離校工作，具體包括：批次管理、類型管理、事項(xiàng)管理、事項(xiàng)關(guān)系管理、權(quán)限管理等內(nèi)容。

（5）學(xué)生查詢

該模塊主要用于畢業(yè)生快捷掌握需要辦理的離校手續(xù)以及辦理方式、辦理狀態(tài)。畢業(yè)生報(bào)退業(yè)務(wù)在查詢頁(yè)面中分“紅燈”、“綠燈”和“黃燈”三種狀態(tài)顯示，分別表示“未辦理”、“已辦理”和“可能需要辦理”。畢業(yè)生查詢頁(yè)面只要有紅燈即表示相應(yīng)業(yè)務(wù)沒(méi)有辦理，只有全部為綠燈或黃燈才可以領(lǐng)取畢業(yè)證和學(xué)位證。

圖5 掌上離校

2.“掌上離?！?/p>

“掌上離校”是基于大連理工大學(xué)移動(dòng)校園“i大工”平臺(tái)的掌上應(yīng)用，包括iOS、安卓?jī)蓚€(gè)版本，使畢業(yè)生可以通過(guò)手機(jī)等移動(dòng)設(shè)備快捷地查詢離校業(yè)務(wù)辦理情況。

離校系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成

離校系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了畢業(yè)生數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)辦理信息的協(xié)同共享。由于大連理工大學(xué)教務(wù)系統(tǒng)、研究生系統(tǒng)均沒(méi)有畢業(yè)報(bào)退模塊，且本科生、研究生報(bào)退流程差異較大，數(shù)據(jù)格式不能統(tǒng)一，因此在畢業(yè)生數(shù)據(jù)準(zhǔn)備上仍舊采用數(shù)據(jù)導(dǎo)入的方式，導(dǎo)入后的畢業(yè)生數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了各業(yè)務(wù)部門(mén)的共享。同時(shí)，對(duì)于住宿管理、財(cái)務(wù)欠費(fèi)等業(yè)務(wù)由于沒(méi)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)支撐或出于安全考慮，也采用數(shù)據(jù)導(dǎo)入的方式。而對(duì)于圖書(shū)借閱清繳、論文提交、檔案資料提交、繳納網(wǎng)絡(luò)欠費(fèi)等環(huán)節(jié)則直接通過(guò)系統(tǒng)對(duì)接方式實(shí)時(shí)獲取結(jié)果數(shù)據(jù)并在離校系統(tǒng)中直接反饋。

畢業(yè)生離校后，離校系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)將同步到學(xué)校公共數(shù)據(jù)庫(kù)中，并與教務(wù)、圖書(shū)管理、一卡通、網(wǎng)絡(luò)管理等系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)同步，各業(yè)務(wù)部門(mén)不用再重復(fù)處理畢業(yè)生數(shù)據(jù)，直接完成已畢業(yè)用戶的注銷等后續(xù)業(yè)務(wù)。

畢業(yè)生離校系統(tǒng)運(yùn)行以來(lái)，在提高工作效率、降低工作強(qiáng)度、優(yōu)化工作流程、提高服務(wù)水平等方面發(fā)揮了重要作用，得到了畢業(yè)生和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的高度認(rèn)可。同時(shí)，離校系統(tǒng)的成功建設(shè)和運(yùn)行也為學(xué)校建設(shè)多部門(mén)、多業(yè)務(wù)協(xié)同的信息系統(tǒng)提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)。我們也將繼續(xù)優(yōu)化和完善畢業(yè)生離校系統(tǒng)，使之更好地服務(wù)于師生。

（責(zé)編：王左利）

（作者單位為大連理工大學(xué)網(wǎng)絡(luò)與信息化中心）