淺談計算機信息處理技術在辦公自動化上的應用

毛華

淺談計算機信息處理技術在辦公自動化上的應用

毛華

文章首先分析了辦公自動化系統(tǒng)的系統(tǒng)特性，在此基礎上對其所應用的多種信息處理技術進行了分析，最后對其未來的發(fā)展趨勢進行了討論和預測。

辦公自動化；信息處理；發(fā)展趨勢

計算機技術的發(fā)展具有巨大的推動作用，極大地促進了企事業(yè)單位的辦公效率，特別是基于信息處理技術的辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展與成熟已經(jīng)使其成為現(xiàn)代辦公的主要工具和手段之一。依靠辦公自動化相關技術可以將信息以數(shù)字的方式進行存儲、傳輸以及管理，可以充分利用多種信息資源來提升員工的工作效率和工作質量，可以幫助更好地優(yōu)化現(xiàn)有組織與管理結構，實現(xiàn)協(xié)同辦公，增強經(jīng)濟效益。

一、基于計算機信息處理技術的辦公自動化系統(tǒng)特性分析

辦公自動化系統(tǒng)以計算機信息處理技術為核心，可以便捷高效的實現(xiàn)對個人辦公、信息資源等的管理，還可以增強對共享信息的控制力，提升辦公網(wǎng)絡的傳輸效率，優(yōu)化工作及其管理流程。

（一）個人辦公管理

辦公自動化系統(tǒng)中的個人辦公管理允許員工利用軟件對個人的各項工作進行編排與統(tǒng)一管理，還能夠提供提醒、查看等功能。這對提高員工的工作效率具有非常明顯的推動作用。同時，個人用戶還可以通過辦公自動化系統(tǒng)中的電子郵件等功能進行資料傳輸、意見交流、問題討論等來簡化工作流程。

（二）工作文檔管理

企業(yè)事業(yè)單位中文件的收發(fā)與管理是一項重要內容。當需要生成和提交一份工作文件時，員工可以利用系統(tǒng)相關功能起草擬定文件內容，并通過工作網(wǎng)絡傳遞給特定審批人員，審批后意見還可以及時返回給員工，便于員工進一步修訂或歸檔。這樣就可以非常方便的實現(xiàn)收發(fā)文件的一站式管理。

（三）資源管理

系統(tǒng)可以對辦公資源進行存儲以及管理，這就降低了傳統(tǒng)的基于人工的管理工作的復雜度，增強了資源管理的科學性與調理性，使得各類信息資源都可以在統(tǒng)一的平臺下進行處理與存儲，這就極大地提升了辦公工作的靈活度與可信度。此外，諸如電子公告、郵件通知等功能還可以方便的將公共信息傳遞到員工手中查閱，這是傳統(tǒng)的辦公管理所無法實現(xiàn)的。

（四）網(wǎng)絡傳輸及其管理

通過辦公自動化信息傳輸網(wǎng)絡，各用戶之間可以非常方便的實現(xiàn)文件的發(fā)送、接收，還可以設定相關參數(shù)來確定信息接收者是否進行自動回復等。這種基于網(wǎng)絡的信息處理方式消除了傳統(tǒng)辦公方式中存在的不確定性，增強了信息傳輸?shù)谋Ｃ苄阅堋?/p>

（五）工作流程管理

辦公自動化系統(tǒng)的突出特點之一就是可視化工作界面，通過該界面用戶可以對諸如登記、待辦、已辦、辦公文檔狀態(tài)等的流程進行管理與監(jiān)控，使得各部門、各員工的協(xié)同辦公成為可能。

（六）系統(tǒng)管理

自動化辦公系統(tǒng)還能夠提供功能強大的系統(tǒng)管理功能，便于管理者對用戶工作狀態(tài)、部門工作效率、用戶權限、文檔信息等進行設置與管理，最大限度地增強了辦公自動化系統(tǒng)的可靠性與安全性。

二、辦公自動化系統(tǒng)中的計算機信息處理技術

（一）文字處理技術

文字處理技術是辦公自動化系統(tǒng)的核心技術之一。通過該技術可以規(guī)范高效的進行數(shù)字信息錄入、編輯與輸出，還可以及時對所生成的信息進行收集和歸檔。該技術可以有效提升員工的工作效率。

（二）數(shù)據(jù)處理技術

利用該技術可以對辦公或管理過程中生成的多種原始數(shù)據(jù)進行加工、分類、計算、匯總等，通過上述操作可以獲得精確的處理結果，還可以生成更加直觀和明了的統(tǒng)計圖表等，通過這種可視化數(shù)據(jù)處理結果可以更加明確地開展后續(xù)工作或執(zhí)行計劃制定。

（三）網(wǎng)絡通信技術

應用網(wǎng)絡通信技術可以通過辦公網(wǎng)絡或專用數(shù)據(jù)交換設備完成相關信息的傳輸、交換與共享，進而實現(xiàn)諸如遠程會議、信息監(jiān)控、活動開展等。

（四）電子郵件技術

電子郵件技術是實現(xiàn)無紙辦公的可靠保證。該技術不僅具有便捷、高效、經(jīng)濟等特點，還可以根據(jù)辦公需求將相關信息傳送給多個不同類型的人群，使得信息傳輸效率大大提升。此外，電子郵件還支持如聲音、數(shù)據(jù)、圖像、文字等的多媒體信息傳輸，用戶只需要登錄客戶端即可完成信息的收發(fā)與讀取操作，這是傳統(tǒng)的辦公方式所無法實現(xiàn)的。

（五）決策支持技術

辦公自動化系統(tǒng)可以按照工作需求定期收集與分析相關工作信息并生成明晰的分析結果供管理人員進行數(shù)據(jù)篩選與信息分析，從中預測和尋求最佳的決策方案和制定工作計劃，使得決策更具目的性和功能性。

三、辦公自動化的發(fā)展趨勢

就其發(fā)展趨勢而言，辦公自動化更加傾向于向以下三個方向發(fā)展：

基于 C/S 架構的辦公自動化，該發(fā)展趨勢可以支持用戶以更加便捷和高效的方式接入辦公自動化網(wǎng)絡中進行辦公和信息處理。

基于 C/S 和 Web 的辦公自動化，Web 網(wǎng)絡可以為企事業(yè)員工提供更加多樣的網(wǎng)絡接入方式和信息接收渠道。

B/S 架構的辦公自動化，該系統(tǒng)可以支持全網(wǎng)絡辦公和移動化辦公，使得辦公靈活性更強。

四、總結

總之，應用辦公自動化系統(tǒng)進行辦公是現(xiàn)代企事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢。其不僅可以提供更為靈活和便捷的交流與溝通方式，還可以增強辦公的效率，幫助企業(yè)實現(xiàn)管理，降低運營成本，規(guī)范員工工作方式。在可預測的未來，基于計算機信息處理技術的辦公自動化系統(tǒng)必將得到廣泛而深入的應用。

毛華，江蘇省外事辦。

TP317.1

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1008-4428（2017）06-136-02