新形勢下提升企業(yè)檔案管理水平的有效措施

譚俏梅

摘 要：檔案管理是企業(yè)發(fā)展中重要的組成部分，對于企業(yè)的現(xiàn)狀以及未來發(fā)展都具有一定的意義。但是在目前的企業(yè)檔案管理中仍然存在著許多問題，導(dǎo)致檔案文件失效或者消失等，困擾著企業(yè)的工作人員同時也給許多工作帶來不必要的麻煩。因此，在新形勢下企業(yè)應(yīng)該努力提升企業(yè)檔案管理水平，本文就關(guān)于該內(nèi)容進行分析并提出幾點建議。

關(guān)鍵詞：新形式；提升；企業(yè)檔案管理；措施

新形勢下企業(yè)之間的競爭日益激烈，高層人員應(yīng)當(dāng)從各個方面考慮，著實提高企業(yè)的競爭優(yōu)勢。而企業(yè)的檔案管理水平與企業(yè)的未來發(fā)展有著密切的聯(lián)系，企業(yè)的一切歷史活動與工作內(nèi)容都保存于檔案中，可以為日后的計劃提供參考，同時企業(yè)的檔案也是企業(yè)價值的參考工具。因此，有效提高企業(yè)檔案的管理水平，提高資料的完整性是企業(yè)的一項重要任務(wù)。

1 當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）企業(yè)對檔案管理缺乏重視

許多企業(yè)高層人員認為企業(yè)檔案管理只不過是一項簡單的整理工作，并沒有在檔案管理上投入適當(dāng)?shù)馁Y金，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)常聘用非專業(yè)的兼職檔案管理人員進行相關(guān)工作。這些兼職人員對企業(yè)內(nèi)容了解不足又缺乏專業(yè)的管理知識，在檔案管理中也只是將類似的文件擺放在一起，并且沒有達到理想的檔案管理工作，同時兼職人員缺乏一定的責(zé)任意識，將一些難以處理的內(nèi)容拋在一邊，嚴重影響檔案資料的再利用，延誤企業(yè)的發(fā)展。此外，企業(yè)對檔案管理人員缺乏定期的培訓(xùn)工作，導(dǎo)致檔案管理人員無法及時更新專業(yè)技能以及提高檔案管理能力。

（二）缺少科學(xué)統(tǒng)一的檔案管理方法

科學(xué)的檔案管理方法對于檔案的收集和管理工作具有一定的影響。當(dāng)前許多企業(yè)的檔案管理方法相對落后，在很大程度上需要更大的技術(shù)革新與發(fā)展。在缺乏高效的檔案管理方法情況下，檔案管理工作人員通常會采用最為簡便的方法進行檔案管理便于自身的工作，但是由于每一位檔案管理人員的想法不同就會產(chǎn)生不同的檔案管理方法，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)各種差異，對于日后的檔案查詢具有很大的消極影響。此外，缺少科學(xué)統(tǒng)一的檔案管理方法會導(dǎo)致日后檔案管理人員工作的交接存在問題，對企業(yè)的未來發(fā)展存在不利影響。

（三）企業(yè)檔案管理信息化程度低

隨著互聯(lián)網(wǎng)事業(yè)的快速發(fā)展，許多先進企業(yè)已經(jīng)采用新型的信息化檔案管理方法，在檔案管理工作中引入了先進的科學(xué)技術(shù)，促進檔案管理水平和效率的提高。但是經(jīng)過調(diào)查，許多企業(yè)檔案管理信息化程度低，企業(yè)內(nèi)部的信息化管理技術(shù)不夠成熟和完善，導(dǎo)致新型的檔案管理方法沒有達到預(yù)期的水平和效果，同時也耗費了企業(yè)管理的部分資金。許多檔案管理人員依舊支持傳統(tǒng)的檔案管理方法，由于他們的計算機能力水平低，采用先進的檔案管理技術(shù)只會延誤原本的工作，導(dǎo)致其在工作中出現(xiàn)消極態(tài)度，檔案管理水平?jīng)]有得到進一步提升。并且企業(yè)對于該問題沒有提高重視，沒有采取實際的行動提高管理人員的操作水平，導(dǎo)致企業(yè)檔案的管理水平一直處于慢速降低狀態(tài)。

2 提高企業(yè)檔案管理水平的有效措施

（一）提高企業(yè)對檔案管理的重視程度

只有提高對某項任務(wù)的重視程度，人們才會更加積極地參與和完成。企業(yè)的檔案管理工作也是如此，只有企業(yè)提高對該工作的重視有關(guān)工作人員才會提高警惕，進一步加強檔案管理水平，促進企業(yè)的良好發(fā)展。對此，企業(yè)的有關(guān)人員需要采取一些合理的措施，提高檔案工作人員的工作意識，讓他們意識到檔案管理工作對企業(yè)的意義。企業(yè)可以定期舉辦檔案知識教育工作，聘請檔案管理專家對檔案管理工作進行講解，同時教授工作人員恰當(dāng)?shù)臋n案管理方法。同時企業(yè)也應(yīng)該舉辦檔案管理知識測試，提高檔案管理人員的管理知識，時刻提醒工作人員要加強自身管理能力。

（二）聘用專業(yè)的檔案管理人才

從上文可知，許多企業(yè)由于管理資金的缺乏經(jīng)常性聘用非專業(yè)的檔案管理兼職人員，而這些兼職人員對企業(yè)內(nèi)容情況不了解，缺乏一定的工作責(zé)任意識，對檔案管理工作處于松懈狀態(tài)，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理水平不高，對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生消極影響。因此，企業(yè)應(yīng)該升級檔案管理工作人員，由原來的兼職人員改為專業(yè)檔案管理人才。專業(yè)的檔案管理必定是經(jīng)過了正規(guī)的檔案管理知識教育，在檔案管理方法以及檔案管理效率上都具有自我的看法和做法，可以在很大程度上促進企業(yè)檔案管理水平的提高。同時專業(yè)的檔案管理人員具有更好的責(zé)任意識、耐心和細心，對于檔案管理工作必當(dāng)會盡職盡責(zé)，做好每一項任務(wù)。此外，在檔案管理人員正式工作之前，企業(yè)需要對其進行專業(yè)的培訓(xùn)，讓其采用企業(yè)專用的檔案管理方法，配合其他企業(yè)人員的工作。同時企業(yè)也需著力提高檔案管理人才的素質(zhì)道德水平，讓其意識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要性，有助于檔案管理水平的進一步提高。

（三）引進先進的檔案管理儀器，提高檔案管理信息化水平

在新形勢背景下，企業(yè)引進先進的檔案管理儀器，提高檔案管理信息化水平有助于增加企業(yè)的競爭優(yōu)勢。傳統(tǒng)的檔案管理工作在于利用人工將恰當(dāng)?shù)奈募胖迷谝黄?，便于日后的查詢作用，但是紙質(zhì)的檔案文件容易受潮、損壞和丟失，直接影響了日后對文檔的利用。因此，運用現(xiàn)代化技術(shù)將各類文檔存儲于計算機中是提高檔案管理水平的重要措施。利用計算機存儲企業(yè)檔案文件不僅可以保障文檔的安全性和質(zhì)量，也方便日后的查詢。在當(dāng)代檔案管理查詢儀器中，只需工作人才輸入關(guān)鍵詞或者文檔的名字就可以快速查找到相關(guān)文件，省去了傳統(tǒng)方法下的查詢工作。同時檔案管理信息化節(jié)省了檔案的存放空間，解決了由于辦公面積小而無法存放所有檔案資料的問題。所以，企業(yè)為有效提高檔案的管理水平應(yīng)該引進先進的檔案管理儀器，同時企業(yè)可以借鑒國外企業(yè)的檔案管理方法和技術(shù)，優(yōu)化自身的檔案管理水平。

（四）設(shè)立專門的檔案管理部門，完成檔案管理一體化

在傳統(tǒng)的檔案管理中，通常是由各個部門管理自身的檔案內(nèi)容，不利于各部門之間的檔案信息參考，導(dǎo)致復(fù)雜的檔案查詢工作。因此，企業(yè)應(yīng)該對該問題提高重視，設(shè)置專門的檔案管理部門，完成檔案管理工作的一體化，有效提高檔案管理水平。企業(yè)可以為管理人員開設(shè)專門的工作室，要求企業(yè)的檔案管理內(nèi)容全部在其中進行，檔案管理人員應(yīng)該將各部門的檔案內(nèi)容進行分類，設(shè)置具有部門針對性的檔案管理文件。同時檔案管理人員需要詳細了解檔案一體化的工作流程，提高自身的工作效率。

3 結(jié)束語

新形勢下，企業(yè)的檔案管理工作越來越受到關(guān)注和重視。但是就目前的企業(yè)檔案管理工作而言存在著許多不足之處，不利于企業(yè)未來的發(fā)展。因此，企業(yè)應(yīng)該利用各種方法加強檔案管理水平，引進先進的管理技術(shù)，有效解決檔案管理工作中存在的問題。

參考文獻

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